¿Qué es un libro de visitas y por qué lo necesita?
Cada instalación, ya sea un hotel, un hospital, una escuela o una oficina corporativa, tiene como objetivo mantener la seguridad como su máxima prioridad. Sin embargo, la mayoría de las entradas a las oficinas no son seguras y la razón es el uso de hojas de registro manuales y en papel para registrar los datos de los visitantes.
Para mitigar las preocupaciones y los riesgos de seguridad, es imprescindible que las organizaciones implementen un libro de visitas digital.
Más que nunca, es crucial estar atentos a la seguridad en el lugar de trabajo: las personas que entran & salen del edificio. La seguridad de la propiedad y el personal es primordial, pero el libro de registro de visitantes tradicional no es adecuado en relación con los peligros de seguridad.
¿Qué es un libro de visitas?
Un libro de visitas es una herramienta esencial que ayuda a capturar quién entra y sale de las instalaciones de su oficina. Es un libro de registro que mantiene un registro de los visitantes en el sitio, su identidad, la compañía que representan, a quién vinieron a visitar, el propósito de entrar, los detalles de contacto, el tiempo de entrada y de salida.
Los libros de registro de visitantes pueden ser tanto digitales como en papel. Un libro de visitas en papel en la recepción de recepción es un libro tradicional que requiere que los huéspedes llenen un formulario con sus datos de contacto, la hora de llegada y la persona que están visitando.
Por otro lado, un libro de visitas digital es una versión automatizada y simplificada donde la información se inserta con la ayuda de la tecnología. Puede capturar imágenes estáticas de visitantes, registros con códigos QR, escaneo de tarjetas de identificación, huellas dactilares biométricas y más que ayudan a hacer que el lugar de trabajo sea más seguro.
Además, un libro de visitas en línea mantiene registros digitales de todos y cada uno de los visitantes que entran y salen. También genera notificaciones y alertas en caso de emergencia para informar a los visitantes actuales del sitio de cualquier peligro.
¿Por qué las organizaciones necesitan un libro de visitas?
Más que nunca, la seguridad es la máxima prioridad para todas las instalaciones, incluidas las oficinas corporativas. Los empleadores han mantenido la seguridad de los empleados y del lugar de trabajo en la parte superior de su lista. Mantener las instalaciones de la oficina seguras es indispensable para la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo.
Se proyecta que el mercado de sistemas de gestión de visitantes crezca en los próximos cinco años, lo que reitera la importancia de implementar uno. Numerosas razones pueden contribuir a por qué las organizaciones necesitan mantener un libro de visitas.
Estos incluyen:
- Seguridad y protección: control de acceso y mejora la seguridad general del lugar de trabajo
- Vigilancia de emergencias: conocer a los visitantes en el sitio
- Análisis de visitantes: datos de visitantes entrantes y salientes que pueden ser necesarios para muchos fines
Profundicemos en cada uno de ellos.
Seguridad y protección
Los registros de visitantes son una parte integral de un sistema de gestión de visitantes, ya que se asegura de que la persona que ingresa a las instalaciones tenga credenciales válidas para acceder a algo, ya sea para visitar a alguien, o para controlar la base de datos o el sistema.
Para tener las redes de seguridad necesarias en su lugar, es imperativo que las organizaciones tengan un sistema y un proceso de registro adecuados que restrinjan la entrada de visitantes no autorizados y garanticen la seguridad en el lugar de trabajo por todos los medios.
Además, un visitante registra los contactos del sistema y pregunta a las personas que entran en las instalaciones increíblemente útiles.
Por ejemplo, no se puede permitir que una persona de entrega pase de la recepción. Pero con un libro de visitas, pueden recibir los permisos apropiados al iniciar sesión y seguir adelante. De esta manera, la información de contacto y los detalles de identificación se almacenan en el sistema en caso de que sea necesario.
Vigilancia de emergencia
Los registros de visitantes pueden proporcionar información vital sobre los visitantes, incluido su nombre, con quién se reunieron, lo que puede dar pistas sobre el área del edificio en la que se encuentra el visitante. Por ejemplo, en caso de una calamidad natural o emergencia por incendio, puede ayudar con la evacuación más rápida y precisa.
Naturalmente, los visitantes no estarán familiarizados con las áreas del edificio, por lo que pueden perderse, quedarse atrás o quedar atrapados en un lugar desconocido que puede arriesgar sus vidas. Con un libro de visitas, usted sabría en qué áreas se encuentra la mayoría de las personas y cuáles necesitan ser evacuadas de inmediato.
Y supongamos que es un libro de visitas digital. En ese caso, tiene todo el registro de visitantes almacenado en el sistema que puede alertar a las personas en las instalaciones con notificación de emergencia automática, por lo que el proceso de evacuación es más fácil y rápido.
Enfoque basado en datos
Si bien la seguridad es la razón más importante para aprovechar un libro de registro de visitantes, la información obtenida de un libro de registro también puede ayudar a las organizaciones con otras cosas.
Con un sistema de registro de visitantes digital, obtiene información y análisis valiosos, que pueden ayudarlo a diseñar estrategias para su enfoque en consecuencia.
Los libros de registro de visitantes le proporcionan una gran cantidad de datos sobre los visitantes en el edificio. Esta información puede ser vital para usted, ya que puede analizar los datos y medir los patrones de visitantes y la efectividad general de los libros de registro de visitantes.
Esto, a su vez, puede ayudarlo a tomar decisiones informadas y tomar las medidas necesarias para proteger el lugar de trabajo si es necesario.
Digitalizarse: el futuro de los libros de registro de visitantes
Muchas empresas han migrado a un libro de registro de visor digital y han simplificado sus procesos de inicio de sesión y mantenimiento de registros. Impulsado por un sistema de gestión de visitantes, el libro de registro de visitantes digital ofrece una amplia variedad de beneficios.
El registro de visitantes de baja tecnología no solo hace que su organización parezca obsoleta, sino que también no protege la información de los visitantes, ya que está disponible a la vista para usuarios no autorizados.
Estas son algunas de las ventajas que puede obtener al cambiar a un libro de visitas digital.
Registro de entrada rápido y fácil, cierre de sesión
Un sistema de registro de visitantes digital proporciona comodidad al tiempo que garantiza la seguridad. Le ahorra tiempo y molestias que viene con un proceso de registro manual. Además, permite a los visitantes iniciar sesión en cuestión de segundos escaneando sus tarjetas de identificación o un código QR (registro sin contacto).
Los detalles de los visitantes, como su propósito, el nombre de la persona que desean visitar y otra información, se pueden capturar y almacenar fácilmente con su foto para facilitar el acceso.
Con el libro de visitas digital de Sine, puede tener soluciones sin contacto. Estos incluyen registros con código QR que garantizan la seguridad de los huéspedes y te permiten personalizar la gestión del flujo de visitantes.
Seguridad mejorada
A diferencia de un registro en papel, un libro de registro de visitantes digital captura automáticamente toda la información confidencial de un visitante durante el proceso de registro. Puede reconocer y restringir fácilmente la entrada de visitantes en la lista negra o no autorizados.
Además, también puede controlar la estancia de los visitantes. Lo que significa que el sistema también le alerta sobre cualquier visitante que se quede más tiempo de lo previsto. Proporcionar acceso a los datos de esa persona para asegurarse de que está permitido estar en las instalaciones.
Un sistema de gestión de visitantes como Sine facilita varias opciones que aumentan la seguridad en el lugar de trabajo. Por ejemplo, reconocimiento facial, captura de identificación con foto de visitante, prepara y alerta al personal con listas de seguimiento. Por encima de todo, Sine cumple con el RGPD, que protege toda la información de la empresa y de sus visitantes al tiempo que fomenta un lugar de trabajo seguro.
Solución basada en la nube
Cuando se trata de seguridad de datos, los libros de registro en papel no pueden proteger la información confidencial de sus visitantes de la misma manera que un libro de registro digital basado en la nube.
Cualquier empleado o invitado puede pasar y revisar los registros de visitantes en el registro de papel. Exponer su información de contacto, lo que es una invasión de la privacidad.
Por otro lado, un libro de visitas digital almacena automáticamente la información de las llegadas y salidas de los huéspedes. Todo mientras se protege el acceso a la información de usuarios no autorizados y otras personas.
Además, es mucho más fácil recuperar la información del sistema digital. Puede obtener acceso a datos personalizados con solo unos pocos clics de una fecha y hora específicas. Atrás quedaron los días de hojear cientos de páginas para encontrar los datos de un determinado individuo.
Leave a Reply