¿Qué es un proceso de control de cambios y cómo lo usas?

Un proceso de control de cambios es una forma en que los gerentes de proyecto envían solicitudes a las partes interesadas para su revisión, que luego son aprobadas o denegadas. Es un proceso importante para ayudar a gestionar grandes proyectos con múltiples partes móviles.

Cuando se trata de administrar varios proyectos, las cosas se pueden complicar. Desde la coordinación de los plazos de trabajo hasta el seguimiento de los objetivos y resultados, lo último con lo que desea lidiar es un cambio importante en el proyecto. Pero con un proceso de control de cambios implementado, enviar solicitudes de cambio de proyecto es muy sencillo.

El proceso de control de cambios es esencial para grandes iniciativas en las que muchos compañeros de equipo trabajan en departamentos. Profundicemos en el proceso y ejemplos tangibles para ayudarlo a implementar un procedimiento de control de cambios propio.

¿Qué significa el proceso de control de cambios?

El control de cambios es un proceso que se utiliza para gestionar las solicitudes de cambio de proyectos y grandes iniciativas. Forma parte de un plan de gestión del cambio, que define los roles para gestionar el cambio dentro de un equipo o empresa. Si bien hay muchas partes en un proceso de cambio, la forma más fácil de pensarlo es que implica crear un registro de cambios en el que realizará un seguimiento de las solicitudes de cambio del proyecto.

En la mayoría de los casos, cualquier parte interesada podrá solicitar un cambio. Una solicitud puede ser tan pequeña como una ligera modificación del calendario del proyecto o tan grande como un nuevo entregable. Es importante tener en cuenta que no todas las solicitudes serán aprobadas, ya que depende de las partes interesadas clave aprobar o denegar las solicitudes de cambio.

Dado que el proceso de control de cambios tiene muchas partes móviles y difiere de una empresa a otra, es útil implementar herramientas que puedan ayudar a que el proceso del ciclo de vida fluya sin problemas. Herramientas como el software de gestión de flujos de trabajo pueden ayudarlo a administrar el trabajo y la comunicación en un solo lugar.

Control de cambios vs. gestión de cambios

¿Confundido por la diferencia entre control de cambios y gestión de cambios? No te culpamos. Hay muchas diferencias entre el control del cambio y un plan de gestión del cambio. El control del cambio es solo una de las muchas piezas de una estrategia de gestión del cambio.

• Control de cambios: Un proceso de control de cambios es importante para cualquier organización y puede ayudar al flujo de información cuando se trata de cambios en el proyecto. Un proceso exitoso debe definir métricas de éxito, organizar su flujo de trabajo, permitir que los equipos se comuniquen y configurar su equipo para el éxito futuro.

• Gestión del cambio: Un plan de gestión del cambio consiste en coordinar el presupuesto, el calendario, la comunicación y los recursos. Por lo tanto, si bien un proceso de control de cambios consiste en un documento formal que describe una solicitud de cambio y el impacto del cambio, la gestión del cambio es el plan general.

Como puede ver, un proceso de control de cambios es solo una pequeña parte de un plan de gestión de cambios más grande. Así que, aunque están relacionados, los dos términos son diferentes.

Lea: ¿ Qué es la gestión del cambio? 6 pasos para crear un proceso de gestión de cambios exitoso

¿Cuáles son los beneficios de un proceso de control de cambios?

Implementar un proceso de control de cambios puede ayudar a organizar a su equipo con el soporte de software de organización y eficiencia en torno a los entregables del proyecto y las fechas de vencimiento. También es crucial al considerar las consecuencias de un cambio que no se gestiona de manera efectiva.

Un proceso de gestión de cambios puede ayudarle a ejecutar un plan de gestión de recursos u otros objetivos de gestión del trabajo. Estos son algunos beneficios adicionales de implementar un proceso de control de cambios.

Aumento de la productividad

Un proceso de control de cambios eliminará la confusión en torno a los entregables del proyecto y permitirá centrarse en la ejecución en lugar de recopilar información. Esto se traduce en una mayor productividad y eficiencia, especialmente con la ayuda de software de productividad.

Sin un proceso en marcha, la productividad puede sufrir debido al tiempo dedicado al trabajo sobre el trabajo. Con un ancho de banda limitado disponible para el trabajo más importante, más de un cuarto(26%) de los plazos se pierden cada semana.

Comunicación efectiva

La documentación adecuada de los cambios puede ayudar a aliviar los problemas de comunicación. Cuando las metas y los objetivos están claramente definidos, la comunicación en equipo puede florecer. Tenga en cuenta que un proceso de control de cambios no solucionará todos los problemas de comunicación. También puede ser útil incorporar software de gestión del trabajo para mantener la comunicación sobre los proyectos en un solo lugar.

Un proceso de control de cambios también se puede compartir con las partes interesadas ejecutivas para proporcionar fácilmente contexto para las solicitudes de cambio.

Leído: 12 consejos para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Mejor trabajo en equipo y colaboración

La comunicación efectiva no solo es un beneficio por derecho propio, sino que también puede ayudar a mejorar la colaboración. Con una comunicación clara sobre los cambios en los proyectos, es más fácil colaborar y trabajar juntos.

Por ejemplo, cuando los cambios se comunican claramente la primera vez, las partes interesadas tienen más tiempo para centrarse en la creatividad y el trabajo en equipo. Sin una comunicación efectiva, las partes interesadas se ven obligadas a dedicar tiempo a reunir información en lugar de trabajar de forma creativa con los miembros del equipo.

¿Desea mejorar aún más la colaboración? Combine su proceso de control de cambios con el software de administración de tareas para preparar a su equipo para el éxito.

Los cinco pasos de un proceso de control de cambios

Al igual que las cinco fases de gestión de proyectos, hay cinco pasos clave cuando se trata de crear un proceso de control de cambios. Aunque algunos procesos difieren ligeramente, todos contienen algunos elementos clave. Desde el inicio hasta la implementación, cada uno de estos pasos básicos ayuda a que las solicitudes de cambio se muevan de manera eficiente a través de la canalización y eviten cambios innecesarios.

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Algunos prefieren ver el procedimiento en un flujo de proceso de control de cambios, que puede ser más fácil de visualizar. No importa cómo elija mirarlo, el resultado será una decisión final sobre si una solicitud de cambio es aprobada o denegada.

Profundicemos en los cinco pasos que hacen que un proceso de control de cambios sea efectivo y en lo que se incluye en cada uno.

Inicio de solicitud de cambio

En la fase de inicio del proceso de control de cambios, se solicita un cambio. Hay numerosas razones por las que puede solicitar un cambio. Por ejemplo, un producto creativo está tardando más de lo previsto. A continuación se solicitaría que se ajustara la fecha de entrega. Si bien es más probable que una solicitud provenga de un participante o líder de proyecto, cualquier persona puede solicitar un cambio propuesto.

Un miembro del equipo que desee hacer una solicitud debe enviarla a través de un formulario de solicitud de cambio. Como gerente de proyecto, debe almacenar el registro de cambios en un lugar que sea fácil de encontrar y al que todos tengan acceso.

Una vez que se haya completado el formulario de solicitud, actualizará el registro de cambios con un nombre, una breve descripción y cualquier otro detalle que considere adecuado, como la fecha y el nombre del solicitante. El registro es un registro de todos los cambios del proyecto, lo que puede ser beneficioso para administrar varios proyectos que abarcan muchos meses.

Este es un ejemplo de varios campos que puede incluir en un formulario de solicitud de cambio.

• nombre del Proyecto

• Fecha

• descripción de la Petición

• Solicitado por

• Cambio de propietario

• Prioridad

• el Impacto de los cambios

• fecha Límite

Los campos que incluyen dependerá de cómo exhaustiva usted quiere que su registro de cambios y el tipo de cambios que venir a través.

Evaluación de solicitud de cambio

Una vez que se haya completado la solicitud y se haya enviado y aprobado el formulario inicial, se evaluará la solicitud. Esto es diferente del envío del formulario inicial, ya que la evaluación es cuando se evaluará el cambio real.

La fase de evaluación no es necesariamente donde se toma una decisión, sino que se revisa para obtener información básica. La información probablemente será evaluada por un jefe de proyecto o departamento, que revisará detalles como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud y a quién se debe transmitir la solicitud.

Si la solicitud de cambio pasa la evaluación inicial, se pasará a la fase de análisis donde se tomará una decisión real.

Análisis de solicitud de cambio

La fase de análisis del impacto del cambio es donde se tomará una decisión final sobre si la solicitud es aprobada o denegada por el responsable del proyecto correspondiente. Si bien también puede dar su opinión sobre la decisión, es una buena idea obtener la aprobación oficial de un líder también. En algunos casos, incluso puede haber una junta de control de cambios que controle las aprobaciones de cambios.

Una solicitud de cambio aprobada requerirá la aprobación y, a partir de ahí, se comunicará al equipo y continuará con el resto del proceso de cinco fases. Debe documentarse en el registro de cambios y en cualquier otro lugar de la vida de la comunicación del proyecto para garantizar que todas las partes interesadas del proyecto comprendan los cambios necesarios.

Si se deniega la solicitud de cambio, también debe documentarse en el registro de cambios. Si bien comunicar una solicitud denegada al equipo no es necesario, podría ser útil para evitar confusiones.

Implementación de solicitud de cambio

Si se aprueba la solicitud de cambio, el proceso pasará a la fase de implementación. Aquí es donde usted y las partes interesadas del proyecto trabajarán para hacer que el proyecto cambie.

La implementación de un cambio se verá diferente dependiendo de la etapa en la que se encuentre el proyecto, pero generalmente consiste en actualizar los plazos y entregables del proyecto, así como informar al equipo del proyecto. Entonces el trabajo real puede comenzar. Es una buena idea evaluar el alcance del proyecto para garantizar que cualquier cambio en el cronograma no tenga un gran impacto en los objetivos proyectados.

Lo mejor es difundir la información de la solicitud en un espacio de trabajo compartido y en el registro de cambios para garantizar que no se pierda la productividad al intentar buscar nueva información. Es posible que incluso desee enviar un caso de negocio revisado para cubrir todas sus bases.

Cierre de solicitud de cambio

Una vez que la solicitud se ha documentado, difundido e implementado, la solicitud está lista para cerrarse. Si bien algunos equipos no tienen un plan de cierre formal, es útil tener uno para almacenar información en un lugar al que todos los miembros del equipo puedan hacer referencia en el futuro.

En la fase de cierre, cualquier documentación, registro de cambios y comunicación deben almacenarse en un espacio compartido al que se pueda acceder más adelante. También debe almacenar el formulario de cambio inicial y cualquier plan de proyecto revisado que haya creado a lo largo del camino.

Una vez que los documentos están en el lugar adecuado, puede cerrar cualquier tarea abierta y trabajar para completar con éxito su proyecto. Algunos líderes del proyecto también organizan una reunión post mortem antes de cerrar oficialmente el proyecto.

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Ejemplo de proceso de control de cambios

Ahora que entiendes los cinco pasos de un proceso de control de cambios, es hora de ponerlos en acción. Hemos creado un ejemplo para darte un punto de partida tangible.

Antes de elaborar su propio plan, es importante evaluar sus procesos y herramientas actuales para asegurarse de que sean adecuados para su equipo. Es posible que incluso desee crear un caso de negocio o un plan de proyecto para presentarlo a las partes interesadas de la empresa.

Las entradas que incluya en su registro de cambios pueden variar según los tipos de cambios que encuentre con frecuencia y lo complicados que sean los proyectos. Si bien los proyectos complicados que abarcan meses pueden tener más solicitudes de cambio, los proyectos únicos más pequeños pueden no necesitar un registro de cambios tan detallado.

Aquí hay un ejemplo de registro de cambios para darle una idea de qué incluir y cómo formatear el suyo propio. Este ejemplo de control de cambios incluye:

• Nombre del proyecto

• Nombre de la tarea

• Cesionario

• Fecha de vencimiento

• Categoría de prioridad

• Estado del progreso

• Cambiar tipo

Este formato simple es un excelente punto de partida para un registro de cambios, pero puede optar por agregar campos adicionales dependiendo de la complejidad de su proyecto.

Para crear su propio registro de cambios, puede crear una plantilla personalizada o ver nuestra galería de plantillas de proyecto.

Cuándo usar un proceso de control de cambios

Es una buena idea tener en cuenta cuándo usar un plan de gestión de control de cambios para estar preparado cuando llegue el momento. Hay muchos tipos diferentes de cambio que puede encontrar, dependiendo de cualquier nueva iniciativa y las herramientas en su lugar.

Los cambios comunes pueden incluir solicitudes para extender los plazos, reorganizar la información o cambiar los entregables. Aquí hay algunas instancias adicionales en las que es posible que desee usar un proceso de control de cambios.

• Sobre ámbito: Es posible que desee considerar el uso de este proceso cuando un proyecto está pasando por encima del ámbito, también conocido como arrastre de ámbito.

• Inconsistencias del proyecto: Si observa inconsistencias durante un proyecto, solicitar un cambio puede ayudarlo a evitar tener que volver a trabajar los entregables más adelante.

• Metas empinadas: En algunos casos, los OKR pueden estar fuera de su alcance y es una buena idea señalar esos problemas antes de que se complete el proyecto.

• Nuevas herramientas: Si hay nuevos procesos o herramientas en su lugar, el cambio puede ser inevitable mientras resuelve nuevos problemas durante sus primeros proyectos.

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Solicite su forma de cambiar

Aunque los cambios son inevitables, la buena noticia es que un cambio no tiene que descarrilar su próximo proyecto. Al implementar un proceso de control de cambios, puede asegurarse de que el proyecto se mantenga en el buen camino y que la comunicación sea clara y efectiva. Esto aumentará la productividad y reducirá la confusión sobre los entregables de su proyecto.

En el caso de que se produzca un cambio, es tranquilizador saber que tiene los procesos adecuados para manejar la situación. Cuando tiene un plan de gestión del cambio listo para funcionar, puede mitigar los impactos negativos asociados con un cambio de estrategia y seguir centrándose en generar impacto.