¿Qué es una intranet y sigue siendo relevante para su organización?
Las comunicaciones internas están en el centro de la transformación digital actual. Y, a medida que las empresas adoptan herramientas tecnológicas cada vez más avanzadas para comunicarse con los empleados e involucrarlos, existe una creciente responsabilidad de llegar de manera efectiva a los empleados de primera línea y en la oficina, sin importar dónde trabajen.
En un informe reciente, descubrimos que el 57% de los profesionales de comunicaciones internas y recursos humanos están más presionados para desarrollar un enfoque cohesivo para el compromiso de los empleados.
¿Qué es una intranet?
Te estarás preguntando: ¿Qué es una intranet? Las intranets son redes privadas utilizadas por las organizaciones para distribuir comunicaciones exclusivamente a sus empleados, y las empresas las han utilizado durante décadas para comunicaciones internas.
¿Cuál es la diferencia entre una intranet e Internet?
Las intranets surgieron junto con Internet en la década de 1990. La diferencia entre Internet y la intranet es simple: internet es una red pública que no es propiedad de ninguna entidad, mientras que una intranet es de propiedad privada y no es accesible para cualquiera que pueda conectarse en línea.
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¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?
Es posible que también hayas oído hablar de una extranet. La distinción entre una intranet y una extranet es que, si bien una intranet tiene un acceso limitado a una organización, terceros autorizados, como clientes, proveedores o socios, pueden acceder a una extranet.
Las intranets son utilizadas predominantemente por los empleados para buscar información, comunicarse en toda una organización y administrar flujos de trabajo. Un ejemplo de intranet es un sitio web utilizado exclusivamente por una compañía aérea para ofrecer actualizaciones e información a su personal.
Mientras que las intranets comenzaron como sitios web empresariales exclusivos para construir, ahora tienen la capacidad de integrarse con otras herramientas, como plataformas y redes sociales, para una experiencia de comunicación interna sólida. Por ejemplo, SharePoint es una intranet popular de Microsoft Office.
Ventajas y desventajas de una intranet
Ventajas de una intranet
A pesar de que están surgiendo nuevas tecnologías para avanzar en el campo de las comunicaciones, para muchas empresas, todavía hay ventajas clave en tener una intranet hecha y administrada por un equipo interno dedicado. Estos son tres beneficios estratégicos de tener una intranet de empresa.
Fácil almacenamiento de archivos e información
Cada organización tiene cientos, si no miles, de archivos con un formato diferente que flotan entre hilos de correo electrónico, Google Drive o discos duros en computadoras portátiles o de escritorio. Tener una intranet de empresa facilita el almacenamiento y el acceso a todos sus archivos en una ubicación central. Cualquier comunicación que ocurra en una intranet también se guardará mientras la intranet esté activa. Esto hace que sea más fácil para las personas buscar publicaciones pasadas desde la intranet de su empresa.
Formas fáciles de comunicarse entre empleados
Las intranets suelen tener perfiles de usuario similares a los de tu perfil de LinkedIn. Contienen una foto, título y descripción del trabajo, e información de contacto. Cualquier empleado con acceso a la intranet puede descubrir nuevos colegas y enviarles mensajes a través de la intranet. Esto facilita una mayor colaboración y ayuda a establecer una red de personal.
Un buen Sistema de Gestión de Contenidos (CMS)
Las intranets comenzaron en la década de 1990 como una simple página de bienvenida con escasa información sobre una empresa. Desde entonces, han evolucionado para incluir foros de discusión, blogs y funciones sociales. Esto ha permitido a los comunicadores internos utilizar su intranet para compartir mensajes clave y actualizaciones de la organización. La intranet de CMS permite a los comunicadores internos crear y compartir contenido fácilmente en todo el sistema.
Desventajas de una intranet
Obviamente, las herramientas que han estado en uso durante décadas también pueden llegar a parecer torpes y obsoletas, especialmente si no están actualizadas o modificadas para seguir el ritmo de las necesidades de la empresa. Aquí hay cinco desventajas comunes de tener una intranet para muchas empresas.
La información es difícil de encontrar
Las intranets se han estructurado tradicionalmente en un formato obsoleto que obliga a los empleados a buscar en miles de páginas o carpetas para encontrar la información que necesitan. Las intranets no extraen historias relevantes y actuales de la forma en que estamos acostumbrados a recibir información. El contenido a menudo está desactualizado porque publicar en intranets puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Además, no puede dirigirse a los empleados ni personalizar las comunicaciones, por lo que la información es relevante y oportuna.
Dado que la información es difícil de encontrar, los trabajadores pueden desilusionarse al mantenerse al día con las comunicaciones de intranet. Esto repercute negativamente en la experiencia de los empleados y disminuye el efecto de sus mensajes en objetivos empresariales más amplios.
Los trabajadores sin escritorio no pueden acceder fácilmente a las intranets
Las intranets tienen una capacidad limitada para llegar a todos los empleados, ya que a veces solo se puede acceder a ellas desde el escritorio. Es posible que los trabajadores remotos, como los trabajadores minoristas, las enfermeras, el personal de almacén y los conductores de camiones, no tengan la capacidad de acceder a las intranets. Es posible que los trabajadores de primera línea no tengan una computadora portátil de la empresa, acceso doméstico a la intranet o acceso regular a Internet. Incluso si estos trabajadores esperan hasta tener una computadora para acceder a la intranet, la información en la intranet a menudo está desactualizada o desorganizada, lo que dificulta que los empleados encuentren rápidamente el contenido que necesitan. Para llegar a todos los trabajadores, debe asegurarse de que sus herramientas de comunicación sean compatibles con los trabajadores remotos y de campo.
Compilamos comentarios directos de los líderes de TI sobre este problema. Resulta que el 80% de los líderes de TI piensan que la falta de acceso a la información reduce la productividad de primera línea. Para llegar a todos los trabajadores, debe asegurarse de que sus herramientas de comunicación sean compatibles con los trabajadores remotos y de campo.
Dow Chemical utilizó Firstup para su intranet moderna y alcanzó el 80% de compromiso con los trabajadores de la oficina y de fabricación.
El móvil no es compatible
No es ningún secreto que como sociedad somos adictos a nuestros teléfonos celulares. Más del 85% de los millennials tienen su propio teléfono inteligente. Muchas intranets no son compatibles con dispositivos móviles o necesitan actualizarse con la próxima versión móvil. Si ya tienes una intranet, puede ser tentador esperar hasta la próxima actualización que tenga una función móvil en lugar de comprometerte a un cambio de imagen de las comunicaciones. Pero al esperar para hacer el cambio, está perdiendo una forma fácil y accesible de comunicarse con toda su fuerza de trabajo. Las comunicaciones móviles, especialmente las aplicaciones nativas, son convenientes para todos los trabajadores y es más probable que los mantengan comprometidos.
Las actualizaciones de intranets pueden llevar mucho tiempo
La tecnología y el software de comunicación mejoran y evolucionan constantemente. Estamos acostumbrados a actualizaciones de software programadas regularmente, nuevos lanzamientos y nuevas funciones emocionantes. En comparación, pueden pasar años hasta que salgan nuevas versiones de intranet. Microsoft, por ejemplo, está en un ciclo de lanzamiento de tres años. Este retraso impide que los comunicadores internos con intranets tengan acceso a las últimas estrategias para mantener informados y actualizados a los trabajadores. Con estas nuevas y grandes versiones, los empleados necesitan aprender nuevas funciones complicadas y ajustar sus antiguos flujos de trabajo. Es posible que las nuevas versiones no se integren bien con otro software que utilice o que sea tedioso instalarlas si espera demasiado tiempo entre las versiones.
Las soluciones de portal de Intranet no son fáciles de usar
Si está pensando en una actualización de intranet o en una solución de software de intranet, puede que no sea la mejor inversión. Esto es solo una superposición a su intranet existente, por lo que todos sus mismos problemas se cubren con una interfaz más bonita. Te quedarás atascado con la misma mala búsqueda, tecnología obsoleta y falta de capacidad de respuesta móvil.
La “Intranet Moderna” se creó para ayudar a resolver algunos de estos problemas.
¿Dónde encaja la intranet en el lugar de trabajo digital?
Las intranets son ejecutadas, creadas y actualizadas por un equipo dedicado de intranet o lugar de trabajo digital. Estos equipos utilizan una variedad de habilidades multifuncionales para administrar la intranet. La matriz de habilidades de Intranet y Lugar de trabajo digital de Spark Trajectory muestra cómo los equipos de intranet y lugar de trabajo digital tienen una variedad de conjuntos de habilidades que provienen de la tecnología y la gestión de TI, el contenido y la comunicación, el diseño de la experiencia del usuario y la gestión social y de colaboración.
Todos estos conjuntos de habilidades se prestan para crear una herramienta que incorpore comunicación, administración de bases de datos y diseño. La matriz de habilidades de Sparks también destaca cómo el departamento y sus responsabilidades no son tan fijas o definidas como recursos humanos o TI. Debido a que el equipo de intranet es responsable de crear, cargar y administrar la intranet, puede ser difícil descubrir dónde es preciso agregar exactamente nuevas funciones y herramientas.
La intranet no es el lugar de trabajo digital. El objetivo es derribar las barreras de comunicación y fomentar la eficiencia, la innovación y el crecimiento. No es una solución única para todos, sino más bien un conjunto de plataformas y herramientas de primera clase que hacen que el trabajo se realice sin problemas. Un lugar de trabajo digital exitoso utiliza flujos de trabajo inteligentes para que todo funcione bajo demanda y con menos fricción.
Una buena plataforma de comunicaciones es el núcleo del lugar de trabajo digital: proporciona la información correcta en el momento adecuado al trabajador adecuado. Si su gente está desinformada o, peor aún, nunca informada, sus mejores esfuerzos caerán sin efecto. Si no lo saben, no pueden hacerlo.
Prácticas recomendadas de Intranet
Optimizar la eficiencia y la eficacia de su intranet implica asegurarse de que está al día con las prácticas recomendadas. Debido a que las intranets han existido durante décadas, a menudo pueden ser difíciles o lentas de actualizar. Para proporcionar la mejor intranet, deberá hacer lo siguiente.
Asegúrese de que la intranet es el método de comunicación preferido de sus empleados
¿Es una intranet el modo de comunicación que sus empleados desean utilizar? Hoy en día, existe una brecha tecnológica clara en las comunicaciones corporativas: solo el 25% de los comunicadores utilizan las intranets de su empresa para comunicarse con los empleados. En su lugar, los comunicadores internos a menudo usan boletines de correo electrónico, aplicaciones de la empresa, señalización digital o publicaciones y anuncios físicos.
Debe asegurarse de que una intranet sea el medio preferido para llegar a su personal. Pregúntate a ti mismo:
- ¿Nuestros equipos usan la intranet?
- ¿Todos los trabajadores tienen acceso a él?
- ¿Pueden los empleados encontrar la información que necesitan en ella?
Si se encuentra respondiendo no a cualquiera de estas preguntas, puede ser el momento de reconsiderar su estrategia de intranet para un enfoque multicanal.
¿Qué es un enfoque omnicanal?
Los empleados tienen preferencias cuando se trata de cómo se comunican sus empresas con ellos. Algunos no tienen correos electrónicos de la empresa o computadoras portátiles, y es posible que les guste usar las aplicaciones de su empresa. Mientras tanto, otros empleados podrían encontrar correos electrónicos o intranets más convenientes.
Depende de los comunicadores llegar a los empleados donde están y en su canal preferido. La mejor manera de lograr esto es integrar todos sus canales de comunicación en una plataforma de comunicaciones para la fuerza de trabajo.
Lo mismo ocurre con la intranet. Considere la posibilidad de conectar su intranet a una plataforma de comunicaciones para el personal. El Amplificador de contenido Firstup envía las noticias y la información de la empresa a la intranet de una manera que mantiene a los empleados informados y regresan por más. Para mantener a su personal interesado en su mensaje, es vital que llegue a los empleados en el canal que prefieran. Contar con una solución que sea fácil de usar y que muestre información relevante alentará a los empleados a interactuar con sus comunicaciones.
Llegar a todos los trabajadores
Las intranets se crearon antes del aumento de los trabajadores remotos, lo que significa que a menudo no se han actualizado con suficientes funciones y herramientas nuevas para soportar este segmento de fuerza de trabajo en crecimiento. Su intranet debe usarse como una herramienta para conectar a todos sus empleados y mantener a su fuerza de trabajo alineada con los objetivos de la organización.
Para que sus mensajes tengan un impacto, las comunicaciones deben satisfacer a los trabajadores en la elección del dispositivo y el canal. Esto es especialmente cierto para involucrar a los trabajadores sin escritorio, ya que es posible que no tengan acceso a un escritorio en todo momento. Simplemente, confiar en publicar en la intranet todas sus comunicaciones no será suficiente para involucrar a su fuerza de trabajo.
Tener un enfoque multicanal que incluya dispositivos móviles es la mejor manera de optimizar el alcance de sus comunicaciones. Múltiples canales maximizan el número de puntos de contacto, asegurándose de que sus mensajes se vean. Este enfoque podría incluir mensajería instantánea, una función de suministro de noticias y una aplicación móvil. Una aplicación móvil ayudará especialmente a llegar a los trabajadores de primera línea que son el rostro de su empresa.
Del mismo modo, es mucho más fácil dirigirse a diferentes segmentos de empleados al comprender cómo interactúan con el contenido que creas. Es más probable que los trabajadores interactúen con contenido personalizado y relevante. Por ejemplo, si sabe que los trabajadores de primera línea usan la aplicación de su empresa más de lo que abren sus correos electrónicos, puede dirigir la mayoría de los mensajes dentro de la aplicación para que se centren en sus necesidades.
Mantenga el contenido atractivo y que pueda relacionarse
Para cautivar verdaderamente la atención de sus empleados, su intranet necesita tener más contenido que proporcione valor a toda su fuerza de trabajo. La forma en que consumimos contenido ha cambiado y las herramientas que utilizamos para involucrar a nuestra fuerza de trabajo deben reflejar las formas en que nos comunicamos en línea y fuera de la oficina.
Para optimizar su estrategia de contenido, debe asegurarse de que los trabajadores puedan acceder y descubrir fácilmente sus mensajes. Los diferentes tipos de contenido en su intranet podrían incluir:
- Anuncios de eventos y conferencias
- Piezas de liderazgo de pensamiento de CEO
- Preguntas frecuentes
- Tutoriales prácticos de TI
- Fuentes de noticias
- Foros de debate
- Un blog
- Reconocimiento público de logros individuales
Su intranet debe ser una herramienta para ayudar a proporcionar una experiencia de empleado increíble. Es mucho más probable que los equipos se involucren con tu contenido si mantienes el contenido enfocado en fomentar la participación de los trabajadores en lugar de enviar mensajes de arriba hacia abajo.
Una intranet debe ser un lugar para el diálogo entre el empleador y el empleado en lugar de un lugar donde los trabajadores solo consumen información en lugar de participar.
Todas las mejores intranets necesitan estas cosas
Una vez más, las intranets son una tecnología más antigua, lo que significa que las empresas deben tomar medidas para mantenerlas actualizadas y funcionando de manera que se adapten a las necesidades de la empresa. Aunque las intranets, por diseño, se actualizan con lentitud, son de difícil acceso para los trabajadores remotos y de primera línea, y no se crearon realmente para proporcionar información oportuna, eso no significa que no pueda superar estas desventajas. Por lo general, las mejores intranets pueden estar equipadas con las mejores herramientas para habilitar a sus empleados. Estos son los elementos clave que necesita su intranet.
Diseño fácil de usar
Dado que el equipo de intranet es responsable de cargar, crear y administrar la intranet, a menudo puede ser difícil retroceder y asegurarse de que la intranet sea fácil de usar. Debería preguntarse, ¿por qué los trabajadores utilizan la intranet? ¿Lo están usando para colaborar con colegas, descubrir nueva información o simplemente llenar papeleo?
Esto es lo que necesita su intranet si desea que sea fácil de usar y proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan.
- Funcionalidad de integración: en lugar de someterse a la tediosa tarea de actualizar la intranet, tener funcionalidad de integración significa que puede obtener las últimas herramientas y funciones sin tener que someterse a una actualización completa. Con la funcionalidad de integración, puede enviar automáticamente noticias y actualizaciones directamente a la intranet sin tener que dar un paso más.
- Funcionalidad de búsqueda: uno de los mayores obstáculos de una intranet es una función de búsqueda obsoleta. Asegurarse de que sus empleados obtengan la información que necesitan sin pasar horas investigando página tras página es fundamental para garantizar una experiencia fácil de usar.
Su intranet debe ser el primer lugar al que acudan sus empleados para obtener la información que necesitan. Optimizar su experiencia significa asegurarse de que su intranet esté diseñada para habilitar y apoyar a su fuerza de trabajo.
Métricas
Su intranet debe servir como plataforma para las comunicaciones internas y ayudar a alcanzar objetivos empresariales más amplios. Pregúntese qué papel desempeña la intranet en la resolución de los objetivos estratégicos de la organización, y ¿está alineada para ayudar a alcanzarlos?
La única forma de saber si la intranet contribuye al éxito de su empresa es medir el rendimiento de sus comunicaciones internas. Para optimizar su estrategia de comunicación, necesita saber qué está funcionando y qué no. Al analizar sus métricas de comunicación, puede descubrir cómo interactúan los diferentes empleados con sus mensajes.
Primero tendrá que definir qué métricas realizará un seguimiento para analizar su rendimiento. Ya sea que se trate de aumentar la adopción de intranet o capacitar a los empleados para comunicarse a través de la intranet, identificar indicadores clave de rendimiento le ayudará a realizar un seguimiento de su progreso. Mediante el seguimiento de sus métricas a lo largo del tiempo, puede crear información útil para redefinir su estrategia de comunicaciones.
Empoderamiento de los empleados
Una organización exitosa tiene una fuerte cultura empresarial que está presente en todos los departamentos. Una intranet puede servir como vehículo para transmitir su misión y valores a toda su plantilla.
Los empleados deben sentirse cómodos construyendo y contribuyendo a la cultura de su empresa a través de un diálogo vibrante en su intranet. Ponga a disposición recursos que capaciten a los empleados para construir una cultura empresarial sólida. Características como el reconocimiento de los empleados, los objetivos de rendimiento, un proceso de incorporación y alentar a los trabajadores a estar activos en la intranet pueden contribuir a construir una cultura empresarial exitosa.
¿Cómo se compara su lugar de trabajo digital?
¿Sabía que, según McKinsey & Company, las comunicaciones internas eficaces pueden aumentar la productividad en un 20-25%?
Mantener a los empleados comprometidos y productivos es un objetivo importante para muchas empresas. Tener mensajes de fácil acceso y disponibles en diferentes dispositivos y canales es fundamental para mantener informados a los equipos.
No hay duda de que la productividad en el lugar de trabajo se ha probado este año como nunca antes. Pero, ¿hay demasiadas aplicaciones empresariales que compiten por la atención de sus empleados? Lea nuestro informe y vea por qué los líderes de TI están de acuerdo: el 74% dice que el alto volumen de canales de compromiso de los empleados ha impactado la productividad en el lugar de trabajo.
A medida que los trabajadores se vuelven más distribuidos, las herramientas de comunicación deben poder llegar a todos los trabajadores. La mayoría de las intranets tardan años en actualizarse y a menudo son inaccesibles para los empleados que no trabajan en un escritorio. Esta ineficiencia dificulta la capacidad de los trabajadores para desempeñar sus funciones. Si bien una actualización de intranet puede estar en su lista de tareas pendientes, considere preguntarse si una intranet por sí sola es la mejor solución para sus necesidades de comunicación. Deberías preguntarte a ti mismo:
- ¿Una intranet sigue siendo relevante para su organización?
- ¿Sus mensajes son fáciles de usar y frecuentes?
- ¿Puede su personal sin escritorio acceder fácilmente a la intranet?
- ¿Está llegando a todos los empleados en sus canales preferidos?
- ¿Puede dirigirse a segmentos específicos de empleados con información personalizada?
- ¿Cuánto tiempo espera para poder actualizar su intranet?
- ¿Puede medir con precisión el impacto de sus comunicaciones?
Si se pregunta por qué todavía tiene una intranet, puede ser el momento de repensar su estrategia y aprovechar una plataforma de comunicaciones para la fuerza de trabajo para integrar todos sus canales de comunicación internos para involucrar y alinear realmente a sus empleados.
Una actualización de Internet no solucionará los problemas estructurales fundamentales que impiden a los empleados obtener la información que necesitan de manera oportuna. Aproveche todo el potencial de su intranet al mantenerse al día con las mejores prácticas e integrarse con las herramientas que pueden ayudarlo a alcanzar sus objetivos de negocio.
Descubra cómo Firstup empodera a las organizaciones con la plataforma líder de comunicaciones con la fuerza de trabajo para llegar, informar e involucrar realmente a los empleados para que trabajen como uno solo.
Preguntas frecuentes de Intranet
Pregunta: ¿Qué es una intranet?
Respuesta: Las intranets son redes privadas utilizadas por las organizaciones para distribuir comunicaciones exclusivamente a sus empleados, y las empresas las han utilizado durante décadas para comunicaciones internas.
Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre Internet y una intranet?
Respuesta: Internet es una red pública que no es propiedad de ninguna entidad, mientras que una intranet es de propiedad privada y no es accesible para cualquiera que pueda conectarse en línea.
Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?
Respuesta: La distinción entre una intranet y una extranet es que, si bien una intranet tiene un acceso limitado a una organización, terceros autorizados, como clientes, proveedores o socios, pueden acceder a una extranet.
Pregunta: ¿Por qué una empresa utilizaría una intranet?
Respuesta: Las intranets son utilizadas predominantemente por los empleados para buscar información, comunicarse en toda la organización y administrar los flujos de trabajo. Un ejemplo de intranet es un sitio web utilizado exclusivamente por una compañía aérea para ofrecer actualizaciones e información a su personal.
Pregunta: ¿Qué es el software de intranet?
Respuesta: Un software de intranet permite a las empresas construir una red privada y segura a la que solo pueden acceder los empleados de esa empresa. Esta intranet sirve de portal para que los empleados accedan a recursos internos y externos y les permite comunicarse, colaborar y compartir documentos y otra información.
Pregunta: ¿Qué es un sitio de intranet?
Respuesta: Un sitio de intranet es un sitio web (o portal) interno que ayuda a los empleados a mantenerse al día con su empresa. Sirve como sitio web, canal de comunicaciones, herramienta de gestión del conocimiento y plataforma de colaboración. A medida que las empresas adoptan herramientas tecnológicas cada vez más avanzadas para comunicarse con los empleados e involucrarlos, existe una creciente responsabilidad de llegar de manera efectiva a los empleados de primera línea y en la oficina, sin importar dónde trabajen.
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