Qué son las empresas de cumplimiento y Cómo Funcionan en 6 Pasos

Una empresa de cumplimiento es una ubicación que se especializa en el manejo de inventario, procesamiento de pedidos y envío de productos para otras empresas, liberando de manera efectiva un tiempo y recursos preciosos para impulsar el crecimiento en otros lugares. El término cumplimiento se refiere a todas las funciones de la cadena de suministro relacionadas con la recepción, el procesamiento y la entrega de pedidos de clientes.

Para muchos minoristas de comercio electrónico, la tensión de manejar las operaciones de cumplimiento internamente los deja sin recursos cruciales como el espacio y el tiempo. Afortunadamente para comerciantes, mayoristas y fabricantes por igual, estas tareas pueden subcontratarse a socios externos llamados empresas de cumplimiento, como ShipBob o Red Stag Fulfillment.

Qué hacen las empresas de cumplimiento de pedidos

Cada paso del proceso de cumplimiento es importante para garantizar que sus pedidos se realicen sin problemas y que la experiencia del cliente siga siendo positiva. Algunos comerciantes, especialmente cuando están comenzando un negocio minorista, descubren que estas tareas se pueden realizar de manera eficiente en la empresa. Cuando el volumen del pedido supera el espacio disponible, la mano de obra y el tiempo, tiene sentido entregar esas tareas a una empresa asociada. El siguiente gráfico muestra cómo funcionan los servicios de cumplimiento de pedidos.

Aquí hay una mirada en profundidad a los seis pasos involucrados en el cumplimiento de pedidos.

El inventario Se entrega a Su Empresa de Logística

El primer paso para trabajar con una empresa de logística es entregarles su inventario. Dependiendo de dónde se origina su stock, hay múltiples formas en que esto puede suceder.

Si compra productos para reventa, sus pedidos se pueden enviar directamente de su proveedor a su empresa de cumplimiento. Luego, cuando un envío de existencias esté en camino, reenviarás los detalles del envío a tu socio de cumplimiento. A menudo, su orden de compra o la confirmación de pedido del proveedor es todo lo que el centro de cumplimiento necesita para recibir el envío correctamente.

Si fabrica productos en sus propias instalaciones, enviará las existencias a su empresa de logística usted mismo a través de transportistas de carga de camiones o paquetes como UPS o FedEx. Los detalles del envío se proporcionan cuando notifica a la compañía de la entrega de entrada, y la compañía asociada la toma de allí cuando llegan los productos.

Su Empresa de Distribución Clasifica Sus Productos

Una vez que ha llegado al centro de distribución, el personal de la empresa asociada recibe y clasifica sus existencias. Las empresas de cumplimiento reciben envíos de inventario de la misma manera que cualquier almacén de comercio electrónico o tienda minorista acepta inventario nuevo. Usando los detalles del envío que proporcionó, facturan su stock verificando las cantidades e inspeccionando los daños. Es habitual que confirmen la recepción y comuniquen cualquier discrepancia antes de continuar, lo que le brinda la oportunidad de trabajar con su proveedor o compañía de envío para recibir un crédito por bienes dañados o perdidos.

Una vez recibidos, sus productos se gestionan y organizan dentro del centro de distribución a través de un sistema de etiquetado, al igual que en cualquier almacén o tienda física. Hay diferentes métodos utilizados para esta tarea, y el tipo de sistema utilizado depende en gran medida de la empresa asociada que elija. Muchas empresas ofrecen la capacidad de coordinar con su sistema de SKU personal para su uso en su etiquetado y organización; esto generalmente viene acompañado de tarifas basadas en cantidades de SKU y requisitos de contenedores.

Algunos centros de distribución se especializan en Sistemas avanzados de Gestión de Almacenes (WMS), como seguimiento RFID, monitoreo de video y automatización. Estas opciones son populares entre los comerciantes que venden productos de alto valor.

El inventario es almacenado Por Su empresa de logística

Con sistemas de organización y etiquetado expertos en su lugar, sus productos se trasladan al almacenamiento. A diferencia de un almacén tradicional destinado a la retención estática a largo plazo, un centro de distribución está diseñado para una logística optimizada y una rotación rápida. Mantener una cantidad saludable de mercancía disponible debe compensarse con las tarifas de almacenamiento que incurren cuando su exceso de existencias ocupa espacio. Los expertos recomiendan evitar que sus productos se almacenen en un centro de distribución durante más de un mes.

Los vendedores deben mantener los envíos regulares para garantizar que el stock disponible siempre sea suficiente para satisfacer la demanda de pedidos. Los datos proporcionados por su socio de cumplimiento pueden ayudarlo a mantener ese equilibrio. El crecimiento de su empresa resulta en una asociación más rentable para ellos, por lo que su proveedor de servicios de cumplimiento siempre estará encantado de trabajar con usted para refinar sus procesos.

Los pedidos de los clientes se envían a su empresa de logística

Ahora que su inventario se entrega, recibe y almacena de forma segura en su empresa de logística, está listo para procesar las compras de sus clientes.

No importa el sistema que elija para administrar sus pedidos, las empresas de cumplimiento van a la distancia para simplificar la conectividad. Si no tiene un sistema de recepción de pedidos, pueden proporcionar un portal en línea para la entrada manual de pedidos. Algunos socios de cumplimiento incluso se encargarán de esta tarea por usted u ofrecerán opciones de servicio al cliente para aceptar sus pedidos por teléfono o correo electrónico.

Estas son algunas de las opciones de enrutamiento de pedidos más comunes.

Integración completa

La integración completa con su sistema de punto de venta minorista (POS), plataforma de comercio electrónico o software de gestión de pedidos es la mejor manera de que su empresa transmita los pedidos a una empresa de cumplimiento de socios. Esta opción envía automáticamente sus pedidos al sistema interno de su empresa de cumplimiento, lo que les permite recibir información completa sobre los pedidos, incluidas las especificaciones del producto, la información del cliente y el método de envío, tan pronto como se coloca.

La integración completa es común entre la mayoría de las empresas de cumplimiento y las principales plataformas de comercio electrónico, sistemas POS y sistemas de gestión de pedidos. Dado que la integración aumenta la eficiencia de sus operaciones, la mayoría de las empresas de cumplimiento promueven en gran medida esta capacidad y la ofrecen sin costo adicional. Al comprar un socio de cumplimiento, busque la compatibilidad con su sistema de recepción de pedidos existente.

Envío de pedidos en archivo CSV

Si su empresa de logística no se integra completamente con el sistema que utiliza, puede enviar pedidos en masa utilizando una hoja de cálculo de valores separados por comas (CSV). Este tipo de archivo es un formato de datos universal que la mayoría de los sistemas reconocen. Prácticamente todos los programas de hojas de cálculo, sistemas POS, plataformas de comercio electrónico y herramientas de gestión de pedidos le permiten guardar los datos de su pedido en un archivo CSV.

La mayoría de las empresas de cumplimiento tienen un portal de clientes para cargar estos archivos o un representante de cuenta que puede encargarse de la entrada de CSV por usted. Dependiendo de su volumen de ventas, es posible que necesite exportar hojas de pedidos varias veces al día, una vez al día o incluso algunas veces a la semana. El método de archivo CSV requiere más trabajo y atención que otras opciones optimizadas, pero una vez que se configura el proceso, es fácil de realizar.

Entrada manual de pedidos

La mayoría de los portales de clientes de la empresa de cumplimiento también tienen una función que permite la entrada manual de pedidos. Es el método menos eficiente para transmitir datos de pedidos a su empresa asociada: cada pieza de información de pedido se escribe manualmente o se copia y pega en la página, lo que requiere mucho tiempo y deja sus pedidos propensos a errores.

Para los vendedores que prefieren mantener su configuración lo más simple posible o mantener la independencia de la tecnología, esta opción rudimentaria es útil. Incluso para las empresas que utilizan los otros métodos de envío de pedidos explicados anteriormente, la entrada manual es a menudo el mejor medio para ingresar pedidos por teléfono, enviar solicitudes de muestra o manejar otras necesidades especiales de pedidos.

Su Empresa de Cumplimiento Procesa y Envía Sus Pedidos

Una vez que su empresa asociada reciba sus pedidos, los procesará para su envío y los llevará de camino a sus clientes. Esta parte de la operación se denomina comúnmente pick, pack y ship. Así es como funciona cada paso:

Picking Products

“Picking” describe el proceso de selección y recuperación de los artículos pedidos del inventario almacenado. A menudo, su centro de distribución mantendrá una pequeña cantidad de existencias cerca de su estación de empaque para mayor eficiencia, y reservará una porción más grande en el almacenamiento para retirarla periódicamente. El personal de cumplimiento escanea o verifica los productos que seleccionan contra la información de su pedido y luego mueve sus artículos a la etapa de embalaje para preparar cada envío.

Pedidos de embalaje

En el embalaje, el personal verifica dos veces la precisión de los artículos seleccionados, luego los empaqueta en consecuencia. Si sus productos requieren ensamblaje, muchas compañías de cumplimiento ofrecen la opción de agregar mano de obra especializada a este paso.

Los centros de distribución están equipados para ofrecer una amplia gama de cajas de envío, correos y materiales de embalaje para garantizar la entrega segura de sus artículos; incluso pueden ayudarlo a desarrollar un embalaje personalizado para una experiencia de desembalaje de marca o ensamblar varios productos en un grupo empaquetado (una opción llamada kitting). En respuesta a la creciente popularidad de las cajas de suscripción seleccionadas, muchos socios de distribución ofrecen servicios de kitting adaptados a este formato.

Los recibos de pedido, las etiquetas de devolución y otros insertos se agregan en la fase de embalaje, que también se pueden personalizar fácilmente.

Paquetes de envío

Una vez que todo está correctamente embalado, el personal de cumplimiento sella las cajas, pesa los pedidos y los etiqueta para su envío. Si se designó un método de envío o transportista específico en el pedido, el personal enrutará el paquete en consecuencia. En todos los demás casos, la empresa asociada hará compras de tarifas para encontrar la tarifa más baja y el tiempo de entrega más razonable para cada pedido.

La compra de tarifas ayuda a reducir sus costos de envío y, al mismo tiempo, mantiene a los clientes satisfechos con entregas rápidas. Dado que las compañías de cumplimiento generalmente envían un gran volumen con todos los transportistas, disfrutará de tarifas mucho más bajas que las que obtendría por su cuenta.

Dependiendo del tamaño y el peso de sus productos, asociarse con una empresa de cumplimiento que se especializa en el envío de productos más pesados puede tener el sentido más económico para su negocio. Las capacidades de Red Stag Fulfillment están orientadas a paquetes más grandes y pesados con un promedio de 10 libras o más, y ofrece una prueba sin riesgos de 30 días para averiguar si su servicio es una buena combinación.

Visite Cumplimiento de ciervo rojo

Una vez enviado, su empresa de cumplimiento actualizará el estado del pedido a su plataforma de comercio electrónico, punto de venta o sistema de gestión de pedidos. Incluso puede configurar notificaciones automáticas por correo electrónico que envían información de envío a sus clientes, lo que les permite recibir confirmación y realizar un seguimiento del estado de su entrega.

Su Empresa de Cumplimiento Procesa las Devoluciones de su Cliente

A la llegada del pedido, el proceso de cumplimiento está completo, a menos que su cliente quiera devolver los productos que compró. Afortunadamente, asociarse con una empresa de cumplimiento hace que este procedimiento sea fácil para usted y sus clientes por igual.

La mayoría de las empresas de cumplimiento reciben y procesan devoluciones como parte de su servicio básico. Al incluir su dirección en cualquier información de devolución que publique o en las etiquetas que envíe, los clientes simplemente envían sus productos no deseados directamente al centro de distribución donde se manejan. Usted define los requisitos de condición para que los artículos se agreguen de nuevo al inventario, se vendan en liquidación o se descarten, y el personal de su empresa de cumplimiento maneja la mercancía devuelta en consecuencia. Los informes que reciba de ellos por cada artículo devuelto se pueden usar para emitir reembolsos o devolver crédito a sus clientes, según la política de su tienda.

Por qué usar una Empresa de cumplimiento

Con una comprensión de cómo funcionan estos servicios, es posible que se pregunte si su negocio podría beneficiarse de asociarse con una empresa de cumplimiento. Si bien realizar estas tareas internamente tiene sentido para muchos vendedores a pequeña escala, el 60% de los minoristas de comercio electrónico optan por externalizar algunas o todas sus necesidades de cumplimiento a un tercero, según una encuesta de DHL. Estas son las principales razones por las que:

Tiempo y prioridades

El proceso de cumplimiento es complejo y exigente; requiere una cantidad significativa de tiempo, atención y espacio para realizarse de manera efectiva. Uno de los mayores beneficios de entregar tareas de cumplimiento a un tercero es poder redirigir su tiempo a áreas donde se puede gastar mejor. Los propietarios a menudo descubren que el aumento de la rentabilidad que ven al dedicar más atención al marketing, el abastecimiento de productos o el desarrollo supera el costo de la subcontratación. Si su prioridad diaria es manejar pedidos para empacar y enviar por la puerta, las tareas importantes que realmente ayudan a hacer crecer su negocio a menudo pasan a un segundo plano.

Flexibilidad y escalado

Las empresas de cumplimiento pueden escalar fácilmente los servicios en función del volumen de pedidos, que es otro de los principales beneficios de externalizar esta función. Dado que asignan espacio y personal a muchas cuentas, solo pagas por lo que realmente usa tu negocio. Luego, cuando el crecimiento o las fluctuaciones estacionales cambian sus necesidades de cumplimiento, un socio de cumplimiento flexible puede asignar rápidamente más recursos para que las cosas funcionen sin problemas.

Realizar sus operaciones de despacho internamente significa ajustar la capacidad de mano de obra y de espacio para manejar los turnos en el volumen de pedidos. Esto viene junto con el aumento de la carga de trabajo de manejo de arrendamientos de almacén, administración de nóminas, gastos generales y más. Luego, cuando el negocio se ralentiza de forma natural, puede quedarse con un exceso de recursos difícil de manejar. Al permitir que una empresa de cumplimiento gestione estos detalles por usted, su negocio puede estar listo para cualquier cosa, lo que lo convierte en una opción popular con empresas dinámicas como proyectos de crowdfunding.

“Las actividades promocionales como una campaña de Kickstarter, el lanzamiento de un nuevo producto o la atención inesperada de la cobertura de televisión o las publicaciones virales en las redes sociales conducen a picos repentinos en el volumen de pedidos. Manejar una afluencia sorpresa de pedidos de manera eficiente es fundamental para ganar nuevos clientes y mantener el crecimiento. Necesita una empresa de cumplimiento que pueda escalar sin problemas para satisfacer cualquier cambio en el volumen de pedidos sin problemas.”

— Anthony Watson, Vicepresidente de Estrategia, ShipBob

Dejárselo a los profesionales

Asociarse con una empresa de cumplimiento es como contratar a un equipo de expertos para hacer lo que mejor saben hacer. El cumplimiento de pedidos es un proceso complejo con muchas piezas móviles, y cualquier supervisión o inexactitud puede tener un gran impacto en la experiencia del cliente. Al subcontratarlo a especialistas, la precisión y la eficiencia están garantizadas, y su éxito está respaldado por una operación enfocada en láser.

Además de su experiencia, los socios de cumplimiento ofrecen beneficios de costos de sus relaciones únicas con las empresas de envío y suministro. Dado que compran suministros de embalaje y servicios de envío en grandes volúmenes, pueden negociar mejores ofertas de las que cualquier pequeña empresa podría esperar obtener por su cuenta. La mayoría de las empresas de cumplimiento pasan estos ahorros a sus clientes para ganar y asegurar su negocio. Cuando ejecuta los números, el ahorro en materiales de envío y embalaje por sí solo a menudo cubre una gran parte de sus costos generales de cumplimiento.

Resultados

El uso de los servicios proporcionados por una empresa de cumplimiento de socios para manejar la logística de la administración de inventario, procesamiento de pedidos y envío de productos le permite centrarse en el crecimiento de su negocio. La externalización de estas funciones también proporciona una serie de otros beneficios que pueden facilitar el desarrollo y optimizar los recursos.

Los requisitos de cumplimiento de cada vendedor son únicos, y una amplia gama de socios y servicios diferentes están disponibles para elegir. Saber cómo se comparan sus necesidades con sus opciones de cumplimiento es crucial para encontrar la combinación adecuada. Consulte nuestras empresas de cumplimiento de pedidos recomendadas para obtener más información sobre cómo estos servicios pueden funcionar para su pequeña empresa.

FulfillmentCompanies.net también proporciona un servicio de emparejamiento que compara sus necesidades con los posibles socios preseleccionados.

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