Qué son las Hojas de Trabajo (y Por Qué Son Importantes)

Atrás quedaron los días de cientos de hojas de trabajo guardadas en su disco duro, creadas en Excel o Word.

En estos días, somos mucho más inteligentes. Sabemos que si producimos buenas hojas de trabajo, el trabajo se hará. Los ingenieros sabrán lo que están haciendo, y nos hará la vida más fácil a largo plazo.

¿Qué Son Las Hojas De Trabajo?

Las hojas de trabajo pueden venir en muchos formatos y tamaños. Son el pegamento que mantiene unido un trabajo. Los ingenieros pueden encontrar detalles sobre un trabajo, incluidos el contacto y la dirección del sitio. También pueden ingresar los resultados a medida que completan el trabajo, completar las listas de acciones y marcarlo como completado una vez que todo está terminado.

Probablemente ya esté familiarizado con las hojas de trabajo. Estos eran una vez sólo trozos de papel fotocopiados. Pero ahora se puede convertir en plantillas para asegurarse de que no pierda tiempo creando nuevas desde cero. Y ese es solo uno de los beneficios de adoptar la tecnología.

¿Por Qué Son Importantes Las Hojas De Trabajo?

De acuerdo, así que sabemos qué son las hojas de trabajo, y lo más probable es que ya las use a diario. Pero, ¿por qué son tan importantes para la industria de servicios?

Las hojas de trabajo electrónicas han sido el camino a seguir desde hace un tiempo. El formato digital tiene muchos beneficios para una variedad de empresas diferentes. Ya sea que sea ingeniero de gas o gerente de un negocio de equipos de catering, es importante realizar un seguimiento de los trabajos de la manera correcta.

Aquí hay cinco razones por las que nos encantan las hojas de trabajo:

1. Hace felices a los clientes

Proporcionar a sus ingenieros todo lo que necesitan para llegar al sitio y hacer el trabajo hará que todo el proceso sea mucho más suave.

Darles la mitad de una dirección, sin nombre de cliente o las partes incorrectas va a estresarlos. Es posible que hayan olvidado un bolígrafo o derramado café en su papeleo. Tendrán un mal día incluso antes de comenzar el trabajo, lo que resultará en clientes insatisfechos y posibles quejas.

Con las hojas de trabajo electrónicas, es una historia diferente; su ingeniero llega a tiempo con su aplicación de hojas de trabajo en la mano. El cliente firma el papeleo electrónicamente y el tiempo de administración en el trabajo se reduce. Esto deja a un cliente feliz que recomienda su negocio a su familia y colegas.

2. Historial de tiendas

Las hojas de trabajo electrónicas están directamente vinculadas a la cuenta de cliente, por lo que tiene todo lo que necesita para un proyecto en un solo lugar. Tendrá un historial completo de trabajos anteriores, así como facturas, quién es su contacto, en qué sitios ha trabajado, etc. Esto significa que no vas a llegar al trabajo sin estar preparado.

Cualquier cosa y todo estará allí.

Las hojas de trabajo se pueden encontrar en un contacto / empresa en el CRM. Puede encontrar fácilmente cualquier hoja de trabajo relacionada con un cliente, incluso si tiene un par de años. No podría hacerlo tan fácilmente con hojas de trabajo en papel, incluso si su sistema de archivo es impecable.

3. Mantiene el proceso de ventas en movimiento

Tener cada etapa del proceso vinculada también ayuda a mantener el negocio organizado.

Las hojas de trabajo contienen un registro de todo el trabajo que ha realizado, lo que significa que no olvidará crear la factura. Tan pronto como un ingeniero marque el trabajo como completo, puede crear una factura y enviarla directamente a su cliente.

Si utiliza un software de gestión de trabajos, la posibilidad de vincular hojas de trabajo a otros módulos también puede beneficiar a sus clientes.

Quizás sus clientes tengan su propio acceso remoto a trabajos e información importante. Pueden plantear incidentes de servicio cuando surge un problema para informarle rápidamente del problema. A partir de ahí, puede crear una hoja de trabajo, asignar un ingeniero y comenzar el trabajo en unos pocos clics. Los clientes pueden ver el progreso de sus incidentes y trabajos relacionados, incluso fuera del horario de oficina.

Con esta facilidad de acceso para sus clientes, significa que puede comenzar a trabajar lo antes posible. Menos retrasos en cada etapa del proceso le dan a usted y a su equipo más tiempo para concentrarse en terminar el trabajo con un alto nivel.

4. Ayuda a planificar con anticipación

Las hojas de trabajo le permiten determinar cuánto trabajo se espera para que pueda aumentar los niveles de personal si es necesario. Puede ver las hojas de trabajo en un horario o diario de ingeniero para ver fácilmente cuán ocupada estará su fuerza de trabajo.

Anote las horas de inicio y finalización en las hojas de trabajo y asigne ingenieros para evitar la doble reserva. De esta manera, está ofreciendo un servicio receptivo, manteniendo a los ingenieros ocupados y no decepcionando a sus clientes.

Cumplir con el mantenimiento planificado también es un proceso importante para los ingenieros. Llevar un registro de trabajos de mantenimiento anteriores lo prepara a usted y a su personal para futuras revisiones de mantenimiento y trabajos anuales.

5. Registra todo lo que haces

Tus ingenieros tienen que registrar la mayor parte de lo que hacen. Todo, desde la mano de obra y los tiempos de viaje, el trabajo realizado y las piezas utilizadas.

Desea que esto sea lo más fácil posible para ellos, para que puedan dedicar menos tiempo a la administración y más al trabajo real. Ahora, con una aplicación de hojas de trabajo en el móvil de sus ingenieros, esto se ha hecho increíblemente simple.

Las hojas de trabajo son un punto focal de su negocio. Por lo tanto, es importante que se hagan con precisión. Con las aplicaciones de gestión de trabajos, los ingenieros tienen todo lo que necesitan para realizar el trabajo y enviárselo a la oficina.