înțelegerea facturării electronice și a facturării electronice: definiții, beneficii și nuanțe

este timpul să vă îndepărtați de facturile de hârtie, care necesită imprimare și livrare prin poștă și să îmbrățișați facturarea electronică pentru a obține o livrare mai eficientă și mai eficientă. Facturile electronice pot chiar să se conecteze direct la Întrebări frecvente sau la procesarea plăților, pentru a accelera plățile facturilor.

Ce Este Facturarea Electronică?

facturarea electronică sau facturarea electronică este procesul prin care facturile sunt trimise și plătite electronic. Acest proces permite clienților să primească facturi prin e-mail, portal web sau chiar în formate de date care pot fi citite automat, facilitând livrarea și plata mai eficiente.

procesul de facturare electronică este gestionat de Departamentul de creanțe, preluând rezultate din software de contabilitate sau sisteme ERP și livrând acest lucru clienților. Din ce în ce mai mult, aspectele acestui proces informatizat sunt automatizate pentru a îmbunătăți viteza și acuratețea, inclusiv acțiunile de urmărire în care termenele de plată a facturilor depășesc termenii.

cum arată o factură electronică

o factură electronică sau o factură electronică este pur și simplu o versiune electronică a unei facturi sau facturi tradiționale. Din punct de vedere vizual, acest lucru poate reflecta un aspect tradițional al facturii pe hârtie sau poate utiliza capabilități online – cum ar fi o legătură directă cu plata facturilor, Întrebări frecvente sau resurse asociate.

alternativ, facturile electronice pot fi livrate ca date care pot fi citite automat, cum ar fi documentele în format EDI sau XML, pentru a facilita procesarea automată și plata prin software-ul de creanțe.

într-un context B2B, facturarea electronică se referă la livrarea facturilor electronice care au detalii specifice, cum ar fi termenul de plată, informațiile fiscale, numărul OP și rezultatele detaliate.

cum funcționează procesul de facturare electronică

facturarea electronică este procesul prin care facturile electronice sunt generate și livrate clienților, mementourile trimise și plățile colectate. Procesul de facturare electronică cuprinde, de asemenea, un anumit grad de stabilire a prețurilor și a creditelor, care poate fi setat manual pentru fiecare client sau determinat prin automatizare bazată pe reguli.

pașii din procesul de facturare electronică sunt enumerați mai jos.

1. Credit setting – primul pas în orice proces de facturare este de a determina limita de credit și data scadenței pentru remitențe. Soluțiile moderne de facturare electronică pot închide bucla de la vânzări la setarea creditului pentru a optimiza performanța și a minimiza riscul.
2. prețuri – următorul pas este determinarea prețurilor pentru bunurile sau serviciile furnizate. Soluțiile electronice de facturare pot căuta prețuri dintr-o bază de date și pot aplica reduceri la nivel de cont sau contact, după cum este necesar.
3. crearea facturilor – facturile electronice sunt generate din datele ERP sau ale sistemului contabil, care sunt introduse în șablonul de factură necesar pentru fiecare destinatar-de la PDF la EDI. Acest pas este în mod normal automatizat și progresează mult mai repede decât crearea tradițională a facturilor manuale.
4. livrarea facturilor – un alt pas care este în mod obișnuit automatizat, livrarea facturilor electronice poate progresa prin e-mail, portal, transfer de fișiere sau transmisie directă de date. Notificarea facturilor prin SMS, notificare prin e-mail, WhatsApp sau canale similare poate fi utilizată pentru a alerta destinatarii cu privire la disponibilitatea facturii electronice prin intermediul unui portal online securizat.
5. Mementouri – dacă biller consideră că clienții nu au recunoscut, deschis sau plătit factura electronică într-un anumit interval de timp, comunicările de memento pot fi declanșate automat pentru a încuraja plata promptă.
6. procesarea plăților – facturarea electronică oferă un avantaj distinct față de facturarea pe hârtie în primirea plăților, deoarece clienților li se poate furniza un link pentru a face clic și a-și plăti factura online prin card de credit sau depozit direct. O mai mare automatizare este posibilă atunci când facturile electronice sunt livrate către sisteme automate de plată a conturilor care validează cererea de plată prin referința numărului PO și efectuează plăți automate prin ACH/NACHA.
7. Sales intelligence and reporting – urmărirea și raportarea cu privire la livrarea facturilor electronice, primirea și chiar cine a citit sau a răspuns la facturile electronice oferă un avantaj distinct atunci când abordează plățile întârziate pentru un flux de numerar sănătos. Perspectivele de vânzări pot fi obținute din ceea ce a fost facturat, unde și când, precum și înțelegerea conturilor care se pot lupta să plătească la timp și să prezinte un risc de credit viitor.

Principalele beneficii ale Software-ului de facturare electronică

software-ul de facturare electronică permite departamentelor de creanțe să devină mult mai eficiente. Eliminarea ineficiențelor procesului economisește timp și bani, precum și asigurarea unei livrări mai precise și mai rapide a facturilor către clienți pentru plata promptă. Un sistem de facturare electronic bine implementat este mai mult decât un upgrade operațional, este un avantaj strategic.

principalele beneficii ale software-ului de facturare electronică sunt:

1. eficiența procesului – facturile de hârtie necesită mult mai mult timp și efort pentru a produce și livra, facturile electronice iau o fracțiune din aceasta.
2. precizie îmbunătățită – Conexiunea directă între sistemul electronic de facturare și software-ul de contabilitate și/sau sistemele ERP elimină erorile umane din proces.
3. livrabilitate îmbunătățită – trimiterea facturilor de hârtie, prin poștă, nu garantează livrabilitatea. Pandemia de coronavirus a arătat că livrarea electronică este mai flexibilă și mai precisă, ajungând la clienți acolo unde se află, în formatul dorit.
4. stare vizibilitate – știind cine a primit, citit și a răspuns la facturile lor electronice permite acțiuni de urmărire mai direcționate și ajută la prognozarea fluxului de numerar.
5. automatizare – companiile caută din ce în ce mai mult să automatizeze procesele manuale repetitive pentru o eficiență sporită, astfel încât personalul calificat să se poată concentra pe activități mai profitabile. Trecerea de la facturile de hârtie la facturarea electronică prezintă o oportunitate masivă pentru automatizarea proceselor.
6. plățile facturilor simplificate – facturile electronice pot fi trimise cu linkuri de plată pentru a efectua plăți online prin card de credit, card de debit sau depozit direct.
7. cheltuielile generale reduse – lipsa întreținerii și gestionării utilajelor pentru tipărirea și livrarea facturilor de hârtie și nici plata livrării poștale pot reprezenta o economie considerabilă de costuri pentru multe întreprinderi.
8. scalabilitate și flexibilitate – e-billing prezintă o soluție mult mai scalabilă decât facturarea pe hârtie. În mod tradițional, dacă volumele de facturare au crescut, ar trebui să existe investiții în imprimare, gestionarea proceselor și livrare. Această investiție ar fi redundantă și irosită dacă volumele ar scădea. Sistemele electronice se pot extinde în sus și în jos mai rapid și mai eficient.
9. amprenta de carbon redusă – facturile de hârtie necesită mai multă energie și resurse pentru a produce și livra (prin poștă). Facturile electronice sunt mult mai eficiente din punct de vedere energetic și mai bune pentru mediu.
10. experiență îmbunătățită a clienților – facturile de hârtie pot părea puțin vechi pentru clienți acum. Facturile electronice pot fi prezentate într-o manieră mai profesionistă, cu acces simplificat și procesare a plăților, simplificând și îmbunătățind experiența fiecărui client cu privire la marca dvs.

cine e-facturare ajută

e-facturare ajută o gamă largă de funcții în cadrul oricărei afaceri. De la eficientizarea creării și livrării facturilor în cadrul conturilor de încasat, până la automatizarea proceselor de plată a conturilor clienților dvs. Îmbunătățirile în capitalul de lucru și prognoza fluxului de numerar oferă asigurarea și capitalul pentru a sprijini creșterea și investițiile în întreaga afacere. Unele dintre cele mai mari impacturi sunt enumerate mai jos.

• Finance – e-billing îmbunătățește eficiența facturării și eliberează capitalul de lucru, prin reducerea DSO, deținută anterior în registrul creanțelor. Vizibilitatea mai mare a statutului inerentă facturării electronice permite o prognoză mai precisă a fluxului de numerar, sprijinind investițiile în întreaga afacere mai largă pentru creștere și stabilitate.
• clienți – atunci când clienții își primesc facturile electronic, sunt capabili să le plătească mai ușor și mai rapid, precum și să aibă acces la istoricul facturării în cazul în care trebuie să retipărească ceva.
• furnizori – dacă permiteți lanțului dvs. de aprovizionare să vă factureze electronic, aceștia pot funcționa mai eficient și puteți efectua plăți mai rapid, fără a pierde timp pentru interogarea și clarificarea detaliilor inexacte ale facturii.
• Departamentul AR– conturile de încasat beneficiază de facturare electronică mai mult decât orice alt aspect al afacerii, aici beneficiile automatizării proceselor și îmbunătățirile eficienței permit performanțe îmbunătățite împotriva KPI-urilor.
• Departamentul AP– primirea facturilor în mod electronic ajută conturile plătibile pentru a prognoza cheltuielile, pentru a profita de reducerile de plată anticipată și pentru a procesa plățile mai eficient.
• operațiuni – operațiunile beneficiază de fluxul de numerar îmbunătățit și de capacitățile de prognoză financiară pe care le aduce facturarea electronică, permițând investiții mai mari acolo unde este necesar pentru a îmbunătăți capacitățile de operare și eficiența.

Cum Diferă Facturarea Electronică De Facturarea Electronică?

deși facturarea electronică și facturarea electronică sunt uneori utilizate în mod interschimbabil, facturarea electronică este mai frecvent utilizată pentru a descrie un aspect specific al procesului de facturare într-un context B2B. Consumatorii care primesc o factură electronică de utilități ar tinde să descrie acest lucru ca o factură, în timp ce o afacere care primește o factură pentru anumite livrabile listate, împotriva unui anumit PO, ar vorbi despre primirea unei facturi.

facturile sunt documente de facturare specifice trimise în timpul procesului de facturare. Facturarea electronică tinde să cuprindă o gamă mai largă de funcții decât crearea facturilor, livrarea, urmărirea și gestionarea plăților găsite în EIPP (prezentarea și plata facturilor electronice) sau facturarea electronică. e-facturare include, de asemenea, un element de stabilire a limitei de credit și tabele de stabilire a prețurilor, precum și închiderea bucla de la plăți la vânzări insight și ajustarea scorurilor de credit.

sistemul sau soluția de facturare electronică din cadrul unei organizații va include un element EIPP, dar îl extinde pentru a include informații, prețuri și considerente de credit aplicabile atât contului, cât și plătitorului.

facturarea electronică și facturarea electronică pot ajuta organizația mea

după ce ați citit până acum, este posibil să aveți în vedere o investiție în e-facturare, poate doriți să implementați software-ul de facturare electronică în interior sau să selectați un furnizor de servicii adecvat asigurați-vă că implementarea dvs. de facturare electronică este un succes.

sfatul nostru ar fi să discutați cu câțiva furnizori diferiți de facturare electronică, care vă pot ajuta să definiți soluția de care aveți nevoie și cum să faceți cel mai bine acest lucru. La Corcentric, vă putem ajuta să evaluați diferite aspecte ale EIPP și setul mai larg de soluții de facturare electronică-luați legătura astăzi pentru un apel de descoperire fără obligații.