înainte de a vă extinde la o firmă de avocatură virtuală: Ce trebuie să știți

firmele de avocatură virtuale elimină spațiul tradițional de birouri din cărămidă și mortar și, în schimb, aleg să-și servească clienții în primul rând-dacă nu în întregime—prin utilizarea tehnologiei.

această abordare devine din ce în ce mai populară, stimulată de progresele majore în tehnologia comunicațiilor și de încercarea mereu prezentă de a găsi modele de afaceri mai competitive și de a îmbunătăți marjele de profit. Mai mult, pandemia COVID-19 a provocat o schimbare seismică în modul în care companiile și clienții se angajează unul cu celălalt—din ce în ce mai mulți oameni se simt acum perfect confortabili să se ocupe de afaceri fără a fi nevoie să interacționeze cu ei personal.

dar ce este nevoie pentru a rula o firmă de avocatură virtuală cu succes? Ce provocări unice vă veți confrunta atunci când vă operați firma într-un mediu virtual?

în această postare, vom explora câteva dintre întrebările fundamentale pe care va trebui să le abordați atunci când începeți o firmă de avocatură virtuală și vom analiza unele dificultăți comune care ar putea apărea odată ce sunteți în funcțiune.

ce vom acoperi:

• beneficiile de a rula o firmă de avocatură virtuală
• Cum de a începe o firmă de avocatură virtuală: Elementele de bază
• instrumentele de care aveți nevoie pentru a conduce o firmă de avocatură virtuală

ca o afacere care a construit un instrument care este conceput pentru a vă ajuta să vă păstrați avocații, personalul și clienții conectați, avem o privire directă asupra tipurilor de instrumente, oameni și procese care sunt de obicei necesare pentru a face tranziția firmei dvs. către Lumea virtuală un succes.

deci, să începem prin a analiza avantajele adoptării unui model de lucru la distanță pentru firma dvs. de avocatură.

vedeți cum aceste patru firme de avocatură din Florida, Chicago și New York și—au adaptat operațiunile pentru a lucra de oriunde-oferind în același timp o experiență excelentă pentru clienți. Descărcați gratuit playbook studiu de caz!

beneficiile de a rula o firmă de avocatură virtuală-de ce o fac?

unii avocați se tem de ideea de a încorpora mai multă tehnologie în practicile lor și pe bună dreptate.

ei se tem că acest lucru îi va expune la riscuri inutile în ceea ce privește securitatea și confidențialitatea. Dar faptul este că majoritatea instrumentelor moderne nu sunt doar sigure și sigure, ci sunt, de asemenea, extrem de prietenoase cu clienții și de încredere.

dacă puteți depăși acest scepticism tehnologic (și puneți protocoalele potrivite în aplicare, desigur), veți aprecia aceste beneficii de afaceri ale conducerii unei firme virtual:

costuri generale mai mici

beneficiul principal al conducerii firmei dvs. practic este că puteți economisi drastic costurile generale. În loc să plătiți pentru un spațiu de birouri fix și toate costurile materiale și de întreținere care vin cu acesta, puteți rula o firmă de avocatură complet operațională pe cloud—la o fracțiune din cost.

libertate(!)

unul dintre cele mai prețioase bunuri pe care le avem este timpul. Și naveta poate dura o cantitate disproporționat de mare din timpul nostru, fie că este vorba de naveta la și de la birou sau de călătorie pentru a întâlni clienți.

când conduceți o firmă de avocatură virtuală, puteți obține o mulțime de acest timp înapoi. Verificați cum legea MHP&din Tennessee conduce o firmă foarte reușită, prietenoasă la distanță.

mai multă putere de a atrage și de a păstra talentul

economiile pe care le faceți din a avea o structură aeriană mai mică vor însemna adesea că vă puteți permite să vă compensați avocații (și dvs.) mai generos în comparație cu o firmă tradițională. Și o compensație mai bună va face, desigur, firma dvs. mai atractivă pentru recruți mai buni.

dar mulți avocați găsesc modelul firmei virtuale atrăgător și din alte motive. Cert este că avocații care lucrează la distanță tind să se bucure de mult mai mult control asupra echilibrului dintre viața profesională și cea privată. Ei petrec mai puțin timp făcând naveta și au libertatea de a alege cum, când și unde lucrează—fie că este acasă, într-o cafenea sau în timp ce așteaptă copiii să termine clasa de dans.

o experiență mai bună a clientului

având costuri generale mai mici înseamnă că puteți alege să transmiteți o parte din economiile de costuri clienților dvs. sub formă de rate de facturare mai mici sau noi structuri de taxe. De asemenea, înseamnă că vă puteți permite să luați unele cazuri mai riscante sau mai neobișnuite decât în cazul unui model mai tradițional. Această combinație de factori vă poate face firma mai atractivă pentru o populație de clienți mult mai largă.

cum să începeți o firmă de avocatură virtuală: elementele de bază

înainte de a adopta un model virtual pentru firma dvs. de avocatură, va trebui să vă gândiți mult la următoarele considerente:

Spațiu de birou

unul dintre primele lucruri la care să vă gândiți înainte de a merge virtual este dacă ar trebui să aveți vreun fel de spațiu de birou fix. Anticipați nevoia de a găzdui clienți în persoană de multe ori? Unele firme adoptă un model hibrid de a avea o forță de muncă semi-distribuită, dar păstrând un spațiu de birouri fizic mai mic, în timp ce alte firme sunt complet îndepărtate și elimină cu totul locațiile din cărămidă și mortar.

structura echipei

majoritatea firmelor virtuale urmează o ierarhie organizațională similară cu firmele tradiționale și folosesc același tip de structură de management pentru a coordona între avocați, asistenți juridici și personalul de sprijin.

desigur, modul specific în care sunt organizate departamentele firmei dvs. depinde în mare parte de tipul de probleme pe care le gestionați. Acestea fiind spuse, este obișnuit ca firmele virtuale să aibă un departament de admisie și recomandări pentru a filtra cazurile slab potrivite, un departament de litigii pentru situațiile în care nu se poate ajunge la decontări, o echipă de marketing care să se ocupe de promovare și social media și o echipă administrativă pentru a face față conturilor și nevoilor operaționale de rutină.

proces

când treceți la un model la distanță, va trebui să actualizați politicile și procesele firmei dvs. pentru a adapta comutatorul și pentru a vă asigura că există o perturbare minimă a serviciilor dvs., în timp ce angajații și contractorii dvs. se confruntă cu operarea de la distanță.

de exemplu, ar trebui să fie clar pentru toată lumea cum trebuie procesate cazurile în cadrul noii configurații virtuale. Odată ce un nou caz a fost atribuit unei echipe juridice, cum vor ajunge inițial la client pentru a aduna mai multe detalii despre caz și ce sisteme vor folosi pentru a menține corespondența?

odată ce procesele actualizate au fost definite, asigurați-vă că comunicați în mod constant aceste noi așteptări cu toată lumea. Nimeni nu ar trebui să aibă nicio îndoială cu privire la momentul în care sunt orele online, cum ar trebui atribuite sarcinile și ce canale ar trebui utilizate pentru comunicare.

ar putea fi, de asemenea, o idee bună să găzduiți o întâlnire săptămânală la nivel de firmă, în timpul căreia să rezolvați orice probleme legate de gestionarea virtuală a cazurilor-cel puțin până când toată lumea își ia rulmenții.

privind partea

chiar dacă lucrul pentru o firmă de avocatură virtuală înseamnă că membrii echipei dvs. au mai mult control asupra aranjamentelor personale de lucru, este totuși esențial ca toată lumea să proiecteze o imagine profesională. Acesta este un factor deosebit de important dacă avocații dvs. folosesc conferințe video pentru a comunica cu clienții sau partenerii de recomandare.

dezvoltarea culturii companiei dvs.

conducerea unei firme de avocatură virtuale prezintă unele dificultăți unice care nu sunt neapărat prezente într-un cadru tradițional de cărămidă și mortar.

poate că cea mai mare problemă este să îți dai seama cum să creezi și să menții o cultură de lucru sănătoasă și colaborativă atunci când colegii tăi sunt localizați în locuri diferite.

colegii ar putea găsi mai dificil să construiască relații între ei din cauza lipsei de comunicare în persoană. Această formă de comunicare este greu de reprodus, deoarece implică preluarea unor indicii subtile în expresiile faciale ale oamenilor, tonul vocii și limbajul corpului. Aceste indicii sunt semnale importante care îi ajută pe oameni să se cunoască mai bine—gândiți-vă cât de greu poate fi să transmiteți umor, ironie sau sarcasm în scris.

o provocare conexă atunci când vine vorba de construirea unei culturi de lucru virtuale strânse este absența chat-ului tradițional “răcitor de apă”. Lucrătorii de la distanță sunt predispuși să se simtă “la ceas” ori de câte ori interacționează prin telefon sau în scris și ar putea fi mai înclinați să păstreze totul exclusiv legat de muncă.

există câteva modalități de a aborda aceste probleme. Primul lucru este de a comunica în mod repetat valorile de bază ale firmei și declarația de misiune pentru a promova un sentiment de unitate și scop comun. Un altul este să programați întâlniri regulate unu-la-unu și de echipă în timpul cărora este alocat un timp pentru chat personal. Cu toate acestea, o altă metodă frecvent utilizată pentru cultivarea spiritului de echipă este de a organiza întâlniri periodice în care membrii echipei dvs. se pot întâlni și socializa-poate fi ceva discret, cum ar fi un grătar de vară sau un eveniment mai luxos, cum ar fi o retragere anuală de o săptămână.

în cele din urmă, totuși, disponibilitatea zilnică a echipei dvs. de a lucra împreună și de a dezvolta relații puternice va depinde în mare măsură de sistemele de comunicare pe care le aveți. Ceea ce ne duce la următorul punct…

XV aflați cum o firmă de avocatură oferă o experiență de client 24/7—fără a fi online 24/7.

instrumentele de care aveți nevoie pentru a rula o firmă de avocatură virtuală

tehnologia formează coloana vertebrală a oricărei echipe la distanță. Firma dvs. virtuală pur și simplu nu va funcționa fără un set de instrumente de comunicații adecvate și sisteme care vă permit cu ușurință (și în siguranță!) gestionați fișierele și informațiile importante ale clienților. Ca cineva care conduce o firmă virtuală, ar trebui să fiți mereu în căutarea noilor tehnologii care vă pot ajuta să vă rezolvați problemele de afaceri.

când treceți la virtual, primul lucru de făcut este să faceți un inventar al instrumentelor pe care le utilizați deja, astfel încât să vă puteți da seama de ce altceva veți avea nevoie. Majoritatea firmelor se bazează foarte mult pe software-ul de gestionare a practicilor de drept pentru a gestiona funcții esențiale, cum ar fi programarea programărilor, urmărirea timpului, verificarea conflictelor și gestionarea cazurilor legale. Ar trebui să vă faceți timp să vă gândiți cu atenție la opțiunile dvs. și să rețineți că poate fi necesar să investiți și în formarea suplimentară a echipei pentru a profita la maximum de orice instrumente noi pe care le adoptați.

când vine vorba de comunicarea în echipă într-un mediu de lucru virtual, nu vă puteți aștepta să funcționați eficient în timp ce vă bazați exclusiv pe e-mail și telefon. Inboxurile sunt aglomerate și conversațiile importante sunt îngropate, în timp ce apelurile telefonice nu sunt potrivite pentru anumite sarcini, cum ar fi documentarea informațiilor relevante pentru o utilizare ulterioară.

telefon

indiferent de ceea ce spune cineva acum, totuși, este greu de argumentat cu faptul că a avea un serviciu telefonic este esențial pentru aproape fiecare firmă de avocatură, virtuală sau nu. În timp ce videoconferința este o opțiune nouă (mai multe despre asta mai târziu), un apel telefonic este încă una dintre cele mai ușoare și mai convenabile modalități de a intra în contact cu clienții (și pentru ca aceștia să ajungă și la dvs.).

acum, desigur, ai putea folosi doar telefonul tipic de afaceri pentru asta. Dar dacă vorbești des la telefon cu clienții și colegii, atunci s-ar putea să ai nevoie de ceva mai sofisticat. De exemplu, știați că există aplicații de comunicare care vă permit să întoarceți apelul telefonic de pe telefon pe computer?

nu numai că, unele dintre aceste aplicații vă permit, de asemenea, să comutați apelul telefonic la un apel video (în cazul în care doriți să vorbiți față în față sau să partajați ecranul) cu doar o atingere:

și ambele aceste caracteristici îngrijite vin incluse cu RingCentral desktop și mobile app! Puteți să-l verificați mai detaliat aici:

XV obțineți o privire practică asupra modului în care funcționează RingCentral rezervând un tur de produse!

alegeți un timp

de asemenea, puteți utiliza acest calculator pentru a vedea aproximativ cât de mult ar putea economisi afacerea dvs. utilizând RingCentral pentru a sprijini comunicarea echipei dvs. între ele. (Și clienți, și contractori, și parteneri, și așa mai departe…)

mesagerie instantanee

mai mult, când vine vorba de comunicarea cu clienții, aproximativ unul din trei (34%) clienți preferă atunci când avocații le oferă opțiunea de a rămâne în contact prin canale precum chat live sau conferințe video.1 este probabil sigur să presupunem că această cifră este chiar mai mare pentru clienții care caută în mod specific un sfat de la o firmă de avocatură virtuală.

conferințe Video

dacă conduceți o firmă de avocatură virtuală, atunci una dintre cele mai mari ajustări va fi trecerea de la întâlniri în persoană la întâlniri virtuale.

ceea ce înseamnă că veți avea nevoie de un software bun de conferințe video. (Aflați mai multe despre cum să alegeți un instrument bun pentru firma dvs.)

deci, dacă conduceți o firmă de avocatură axată pe online, este esențial să investiți în instrumente care să faciliteze colaborarea echipei dvs. distribuite și care să ofere clienților dvs. o varietate de moduri de a păstra contactul.

de exemplu, spațiul de lucru virtual RingCentral pentru firmele de avocatură face exact acest lucru prin consolidarea mesageriei instantanee, a întâlnirilor video și a unui sistem modern de telefonie de afaceri, toate într-o singură platformă de comunicații ușor de utilizat. Și da, funcționează pe orice dispozitiv-Mac sau PC, Android sau iOS:

platforma creează o linie de comunicare permanentă pentru clienți și reunește toate mesajele lor-de la social media, e—mail și chat live—într-un singur tablou de bord centralizat, astfel încât echipa dvs. să poată răspunde prompt și precis.

în același timp, membrii echipei dvs. pot rămâne sincronizați între ei prin întâlniri video, pot gestiona sarcinile de caz și pot partaja fișiere prin mesageria echipei și pot captura și urmări interacțiunile clienților cu jurnalele de apeluri.

în mod crucial, platforma RingCentral vă oferă un plus de liniște sufletească, protejând toate conversațiile și informațiile despre clienți prin măsurile sale de securitate robuste. Mai mult, ca platformă de comunicații all-in-one, nu va mai trebui să vă abonați la mai multe instrumente doar pentru a vă menține echipa conectată!

sunteți gata să treceți la o firmă de avocatură virtuală?

în ciuda beneficiilor, a face saltul pentru a conduce o firmă de avocatură virtuală nu este pentru cei slabi. Există un grad considerabil de pregătire necesar pentru a asigura interacțiunea fără probleme între procesele, tehnologia și personalul dvs. într-un mediu virtual.

acestea fiind spuse, cu condiția să puneți în avans lucrările de pregătire necesare și să fiți gata să faceți o mulțime de adaptări pe măsură ce vă găsiți drumul în acest nou teren, recompensele de a lucra pentru o firmă virtuală pot fi semnificative.