5 pași pentru a Include în revizuirea procesului de afaceri (BPR)

toată lumea are nevoie de un plan

fiecare organizație ar trebui să aibă un plan continuu de îmbunătățire continuă. Într—un mediu competitiv, orice șansă de a îmbunătăți un proces poate oferi avantajul de care are nevoie o companie pentru a supraviețui-și, în cele din urmă, pentru a prospera. Un bun Business Process Review (BPR) șablon este un prim pas valoros în acest plan.

când trebuie să efectuați o revizuire a procesului de afaceri?

pentru a păstra lucrurile simple, să discutăm două scenarii de afaceri diferite în care un BPR ar fi de ajutor.

Scenariul 1: compania dvs. este pe piață pentru o nouă soluție de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).

când căutați un pachet ERP care să se potrivească nevoilor dvs., trebuie mai întâi să adunați cât mai multe informații pentru a realiza care sunt aceste nevoi. O revizuire detaliată a proceselor de afaceri ar oferi claritate cerințelor fiecărui departament din organizație, împreună cu identificarea integrării între departamente. Orice soluție ERP pe care o alegeți nu ar trebui să se potrivească doar proceselor dvs. actuale, ci mai important ar trebui să îmbunătățească și să îmbunătățească aceste procese.

căutați software ERP pentru compania dvs.? Efectuați o evaluare aprofundată a opțiunilor dvs. cu ajutorul acestei cărți electronice gratuite.

scenariul 2: aveți deja o soluție ERP și doriți să documentați utilizarea și eficacitatea acesteia.

una dintre cele mai mari greșeli pe care unele companii le fac atunci când implementează o nouă soluție ERP nu este documentarea corectă a noilor proceduri. Devine un gând ulterior în mijlocul implementării. De-a lungul anilor, eroziunea cunoștințelor are loc pe măsură ce noii angajați vin, angajații vechi pleacă și așa mai departe. O revizuire a proceselor de afaceri poate ajuta la “îndreptarea navei” și la readucerea soluției pe drumul cel bun, așa cum a fost intenționat inițial.

ambele scenarii ar beneficia de un BPR; principala diferență dintre cele două este modul în care BPR este utilizat. O revizuire a procesului în scenariul 1 ar fi o revizuire “așa cum este”, oferind o reprezentare reală a modului în care desfășurați afacerea astăzi.

în scenariul 2, BPR ar fi o revizuire” așa cum ar trebui să fie”. Ar identifica care ar trebui să fie procesul, în comparație cu ceea ce este în prezent.

5 pași cheie de revizuire a proceselor de afaceri

indiferent de scenariul de mai sus care se potrivește companiei dvs., este necesară o metodologie specifică de revizuire a proceselor de afaceri pentru ca BPR să aibă succes. Lista de verificare Business Process Review ar trebui să includă acești cinci pași esențiali:

1. Construiți o imagine de ansamblu a fluxului de proces

faceți o diagramă de flux care descrie întreaga afacere dintr-o perspectivă la nivel înalt. Ar trebui să arate modul în care progresul fluxurilor de lucru între departamente și ce instrumente și rapoarte ar putea utiliza fiecare departament.

2. Creați detaliile fluxului de proces

după ce ați identificat modul în care procesul curge între departamente, creați o diagramă de flux de proces mai detaliată specifică fiecărui departament. Folosind ca exemplu intrarea comenzilor de Vânzare, diagramați modul în care o comandă este primită și procesată pe parcursul intrării comenzii și faceți referire la orice altă documentare a procesului Departamentului pe măsură ce comanda progresează către acele departamente. Dacă acesta este un client nou, de exemplu, este posibil ca comanda să trebuiască să curgă mai întâi către Departamentul de credit pentru aprobare, apoi să revină la intrarea comenzii.

3. Scrieți procedura de operare

după identificarea fiecărei etape a procedurii unui departament în detaliul fluxului de proces, în continuare veți oferi o explicație scrisă și o definiție pentru fiecare obiect “cutie” și “decizie” din detaliul diagramei de flux. Acest pas ajută la definirea scopului și domeniului de aplicare al procedurilor individuale și face referire la toate detaliile fluxului de proces și documentele de instrucțiuni de lucru corespunzătoare.

4. Dezvoltați o instrucțiune detaliată de lucru

documentul de instrucțiuni de lucru este cel mai detaliat strat dintre toți pașii de revizuire a procesului. Aici veți adăuga instrucțiuni pas cu pas pentru fiecare procedură departamentală la documentul anterior de procedură de operare. Acesta este documentul pe care noii angajați ar trebui să îl poată face referire pentru a—și îndeplini sarcinile-cu puțin sau deloc asistență din partea altcuiva. Desigur, acest nivel de detaliu face ca instrucțiunea de lucru să fie cel mai mare pas al unei revizuiri a procesului și, fără îndoială, cel mai critic. Este cea mai mare apărare împotriva “eroziunii cunoașterii.”

5. Aveți un Plan pentru îmbunătățirea continuă a procesului

Orice revizuire bună a procesului de afaceri ar trebui rezumată cu o secțiune pentru îmbunătățirea procesului. Revenind la scenariul 1 de la început, rezultatul final poate fi o recomandare de a implementa o soluție ERP pentru a îmbunătăți procesele învechite sau disjuncte. Recomandările din scenariul 2 ar include, probabil, modalități mai bune de eficientizare a procedurii actuale sau o explicație a modului în care mai multă formare ar putea aduce beneficii procesului.

în timp ce fiecare companie este unică într-un fel și numărul de pași poate varia cu siguranță, având o revizuire adecvată a procesului de afaceri efectuată poate crește foarte mult utilizarea eficientă a oricărei soluții ERP de către compania dvs. Dacă doriți să discutați despre un BPR, faceți clic mai jos.