6 moduri Simple de a Reduce consumul de hârtie în biroul dvs.

sunt șanse, compania dvs. dorește să fie mai conștientă de mediu, atât pentru că publicul se așteaptă la asta, cât și pentru că doriți să vă comportați etic și responsabil. Dincolo de aceasta, dacă reduceți consumul de hârtie, vă puteți simplifica operațiunile și puteți economisi bani. În timp ce merge informatizat ar putea părea descurajantă acum, există pași treptați puteți lua pentru a se asigura biroul dumneavoastră face tranziția cât mai perfect posibil.

buget pentru reduceri incrementale de hârtie

Dacă intenționați să reduceți dramatic utilizarea hârtiei sau să mergeți complet fără hârtie, o schimbare bruscă va perturba aproape sigur fluxul de lucru al companiei dvs. În schimb, căutați modalități de a reduce treptat. Începeți cu bugetul dvs. și decideți unde nu mai aveți nevoie de hârtie, apoi abordați această zonă pe parcursul mai multor luni. De exemplu, dacă un departament care ar putea merge fără hârtie are un buget de 2.000 USD în livrări anuale de hârtie, urmărește să reducă acest număr cu 200 USD în fiecare lună. Dacă preferați să faceți modificări în toate domeniile afacerii dvs., încercați să reduceți utilizarea hârtiei departamentale în general cu un anumit procent în fiecare lună.

Backup totul electronic

unii lucrători de birou și manageri place să facă mai mult de o copie a fiecărui document. Acest mod amănunțit de arhivare face cu siguranță lucrurile mai ușoare pentru revizuirile interne sau auditurile externe, dar spațiul pe care îl ocupă acele stive de copii este dublat. În loc să duplicați fizic totul, luați în considerare copierea de rezervă a fișierelor importante pe un computer sau dedicarea stocării serverului documentelor esențiale. De asemenea, s-ar putea să doriți să utilizați hard disk-uri externe, stick-uri de memorie sau cloud pentru recuperarea mai convenabilă a documentelor prețioase.

luați în considerare tranzacțiile electronice

dacă sunteți o companie care face o mare parte din achiziții, luați în considerare alternative la trimiterea cecurilor sau tipărirea comenzilor de cumpărare. Există mai multe opțiuni B2B atunci când vine vorba de tranzacții de comerț electronic, cum ar fi depozitele directe. Nu numai ca este mult mai rapid pentru tine de a face aceste tranzacții on-line, veți sări peste toate zilele pe care le-ar lua în mod normal pentru cecuri pentru a ajunge sau de a fi procesate. Software – ul ca al nostru poate ajuta la eficientizarea tranzacțiilor și a comenzilor de cumpărare, reducând în același timp și hârtia.

efectuați toate comunicările interne online

ajutați-vă personalul să renunțe la obiceiul de a imprima note sau de a lăsa note galbene post-it pe biroul dvs., mandatând utilizarea programelor de e-mail sau de mesagerie instantanee. Încercați să organizați întâlniri fără a utiliza hârtie, oferind prezentări cu PowerPoint sau diapozitive Google și trimițând agende prin e-mail. Amintiți-vă că, dacă toate celelalte nu reușesc, puteți vorbi și cu personalul sau conducerea dvs. în mod vechi: prin telefon sau personal.

comandați hârtie mai ușoară și mai subțire

dacă se pare că a merge fără hârtie este un obiectiv mai îndepărtat decât s-a realizat anterior, există câteva soluții pe termen scurt pe care le puteți face, care vă vor reduce amprenta asupra mediului. Începeți prin reducerea stocului de obligațiuni de la spun, 50 lbs la 20 lbs. De asemenea, evitați stocul acoperit sau de specialitate acolo unde este posibil sau utilizați-l numai pentru documente pe care le-ați putea împărtăși cu un client.

decideți ce are nevoie de imprimare

în biroul modern de acasă de astăzi, probabil că aveți o idee bună despre ce documente trebuie emise pe hârtie și ce pot fi partajate electronic. De exemplu, este probabil mai ușor să vă gestionați documentele contabile pe ecran într-un format ușor de citit. Totuși, pot exista unele documente care ar trebui tipărite, cum ar fi situațiile financiare sau materialele de prezentare formale. Discutați aceste standarde cu angajații dvs., astfel încât aceștia să se simtă împuterniciți să ia decizii cu privire la utilizarea imprimantei pe cont propriu. Dacă ceva trebuie tipărit, încurajați angajații să utilizeze fonturi mai mici sau să imprime pe ambele părți ale foii.

reduceți consumul de hârtie și salvați câțiva copaci

foarte puține dintre aceste sfaturi implică modificări drastice ale comportamentului biroului sau modificări bruște ale fluxului de lucru al companiei. Odată executate, nu numai că vor economisi banii companiei dvs. în comenzi de hârtie, ci și timp prețios implicat în manipularea, Întreținerea și căutarea minuțioasă a documentelor tipărite. Mai mult, probabil că veți avea o mai mare liniște sufletească știind că este posibil să fi salvat câțiva copaci anul acesta.