6 pași pentru a vă organiza documentele fiscale

23 martie 2018 | impozite

situația

în fiecare an am amânat să-mi fac impozitele până la o luptă de ultim moment pentru chitanțe și documente. (Am un concert lateral care vinde mobilier de epocă, așa că am o mulțime de cheltuieli de afaceri pentru a face față.) După ce am terminat în cele din urmă depunerea, am arunca totul într-o cutie și împinge-l în dulap, dar aceste cutii sunt piling sus. Există atât de multe lucruri de urmărit înainte și după ziua fiscală, dar nu sunt niciodată sigur ce să păstrez și cât timp. Ajutor!

—Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

soluția

nu ești singurul amânător al sezonului fiscal—nu cu o lovitură lungă. Până la un sfert din toate filers fiscale așteptați până la ultimele două săptămâni înainte de termenul limită IRS pentru a obține întoarce lor în. Ceea ce, după cum ați adunat deja, nu este supersmart, având în vedere că majoritatea oamenilor vor primi o rambursare. Dar pentru cineva ca tine, înotând în chitanțe și căutând documente, durerea este acută.

să știți asta, totuși: odată ce mușcați glonțul și vă organizați, ușurarea pe care o veți simți va fi ca greutatea a o mie de încasări ridicate de pe umeri.

“învățarea modului de organizare a documentelor este o abilitate pe care oricine o poate învăța”, a declarat rashelle Isip, consultant al organizației din New York, care face bloguri la TheOrderExpert.com. ” da, este nevoie de răbdare, disciplină și dăruire pentru a pune și a păstra documentele în ordine, dar randamentele pot fi minunate atunci când vine vorba de liniștea sufletească.”

OK, dar când stai în partea de jos a documentelor de montare, cum începi chiar să sortezi totul? Și de unde știi ce să păstrezi și ce să distrugi odată ce ai terminat? Iată câteva sfaturi pentru a începe.

1. face o investiție de timp în avans. Aruncarea unei facturi sau a unei chitanțe într-o grămadă undeva în casa ta durează aproximativ 0,3 secunde. (Sunt sigur că, undeva în lume, există un om de știință care studiază acest lucru.) Sortarea totul veni timp de impozitare poate dura aproximativ … pentru totdeauna. Bugetarea mai mult timp pe front—end—o oră sau două pentru a configura un sistem de evidență, un minut sau cam asa ceva pentru a depune fiecare nouă bucată de hârtie-va plăti mare de timp. Veți petrece mult mai puțin timp rătăcind prin casă căutând lucruri și mormăind sub respirație ca o persoană nebună.
2. crearea unui sistem centralizat pentru documente pe suport de hârtie. Acest lucru poate părea complicat, dar Isip recomandă o abordare simplă. “Este mai ușor să primiți, să deschideți și să procesați documente salariale, venituri și investiții atunci când aveți o locație de depozitare desemnată pentru acestea în casă sau la birou”, a spus ea. “Pur și simplu etichetarea unui dosar manila “documente fiscale” și plasarea oricăror materiale relevante în interiorul acestuia pot face truc, la fel ca un dosar de acordeon, cutie de pantofi sau chiar un suport pentru reviste.”
3. evidența electronică este locul în care se află. Dacă gândul de documente te sperie—sau esti doar un fel de techie de persoană—scana chitanțele și descărca declarațiile online într-un folder de pe computer. (Dacă nu aveți un scaner, aplicațiile de telefon precum Genius Scan sau Scanner Pro funcționează excelent.) Da, IRS este A-OK cu această metodă. Dacă utilizați înregistrări electronice, totuși, trebuie să le faceți o copie de rezervă în siguranță într-un cloud precum Dropbox sau Google Cloud. Acest lucru nu este doar meu interior departamentul IT vorbesc; este o cerință IRS. (Chiar și persoanele care păstrează copii pe hârtie ale tuturor ar trebui să stocheze o copie electronică în cloud.)
4. lenea te—ar putea costa-literalmente. În cazul declarațiilor și formularelor electronice, este tentant să le lăsați online până când aveți nevoie de ele. Multe instituții fac înregistrări electronice accesibile gratuit pe site—urile lor doar pentru o perioadă de, să zicem, un an sau optsprezece luni-poate mai puțin. După aceea, este posibil să trebuiască să le solicitați, ceea ce poate dura câteva zile. Vi se poate cere chiar să plătiți o taxă.
5. Întreținerea previne criza. Dacă ați creat un sistem, sunteți la jumătatea drumului. Cealaltă jumătate o folosește. Alegeți o anumită oră pentru a depune: în fiecare zi când primiți poșta, în fiecare vineri în timp ce vizionați The Great British Baking Show sau când vă plătiți facturile. Isip a avut un client, un proprietar de afaceri mici, pentru care sezonul fiscal “întotdeauna a ajuns să fie destul de un calvar.”Ea și-a sfătuit clientul să poarte un dosar fizic în timpul zilei pentru chitanțe și apoi să le depună într-o locație centrală acasă în fiecare noapte, pe tot parcursul anului. A mers.
6. urmați “regula pentru totdeauna sau șapte ani.”În general, IRS are trei ani pentru a vă audita odată ce ați depus o întoarcere, dar dacă identifică o eroare substanțială, se poate întoarce mai departe, în general șase ani. Cu toate acestea, dacă cineva depune o returnare frauduloasă sau încearcă să renunțe la plata impozitelor cu totul, nu există un statut de limitări. Deci, ar trebui să vă păstrați returnările—și W-2s și 1099s—pentru totdeauna și să susțineți documentele financiare timp de șapte ani. (Pentru mult mai mult pe ce să păstreze și pentru cât timp, a se vedea la îndemână financiare depunerea diagramă în Capitolul 2 din cartea mea ia-o viață financiară.)

nu amânați organizarea până când Mount Paperwork dispare magic. În loc să vă faceți impozitele în mod obișnuit și haotic în acest an, creați acel dosar și mergeți la o vânătoare de chitanțe. Organizați-vă W-2s și 1099s.Go digital. Veți stabili un precedent pentru un comportament mai bun al sezonului fiscal anul viitor. Cine spune că este prea târziu pentru rezoluțiile de Anul Nou?