6 tipuri de înregistrări de personal și de ce sunt importante pentru a păstra înregistrările de personal

sunt modul standard de documentare a relației unui angajat cu o companie sau organizație. În unele cazuri, aceste înregistrări conțin informații destul de generale, în timp ce alteori pot include detalii private sau confidențiale. Indiferent de tipul de fișier, înregistrările personalului trebuie actualizate periodic pentru a asigura eficiența operațională și succesul.

ce sunt înregistrările de personal?

dosarele de personal sau dosarele de personal sunt înregistrări referitoare la angajații unei organizații și constau în informații complete, acumulate. Înregistrările de personal sunt de obicei menținute de Departamentul de Resurse Umane al unei agenții și includ informații relevante cu privire la cererea unui angajat, descrierea postului, datele salariale și multe altele.

6 tipuri diferite de înregistrări de personal

deși există o serie de înregistrări de personal pe care o organizație le poate utiliza, toate aceste documente se încadrează într-una din cele șase categorii. Dintre aceste categorii, cele mai frecvent menționate tind să fie angajarea de documente și rapoarte privind performanța locului de muncă.

1. Informații generale: această grupare ecompasses informații personale, cum ar fi numele complet al angajatului, data nașterii, numărul de securitate socială, numărul de telefon, adresa, și, eventual, numerele lor de contact de urgență, de asemenea.
2. documente de angajare: majoritatea angajatorilor se agață de documentele utilizate în procesul de angajare, cum ar fi cererile de angajare, fișele postului și CV-urile sau scrisorile de intenție.
3. acorduri ale angajaților: Uneori, aspectele relației angajator-angajat sunt guvernate de documente oficiale, cum ar fi contractele sindicale, acordurile de neconcurență și acordurile de confidențialitate sau de nedivulgare.
4. compensare: înregistrările legate de compensare (și informații despre beneficii) includ W-4S, formulare de beneficiari, înregistrări de salarizare și carduri de timp pentru anii precedenți.
5. performanța postului: această secțiune este destul de largă, dar poate include evaluări ale performanței, acțiuni corective, scrisori disciplinare, premii, nominalizări, educație, acreditări, înregistrări de formare sau promoții în cadrul Agenției.
6. Informații Post-angajare: în același mod angajatorii păstrează documentele de angajare, multe informații post-angajare, de asemenea. Aceste documente sunt lucruri cum ar fi o scrisoare de demisie sau de reziliere, evaluarea finală a performanței și salariul final.

6 înregistrări care ar trebui păstrate într — un fișier confidențial separat

este o idee bună — și adesea necesară din punct de vedere legal-să păstrați anumite înregistrări și informații ale angajaților într-un fișier confidențial care este separat de restul documentelor. Gestionarea corectă a înregistrărilor de personal ar putea necesita un efort suplimentar, dar este un pas necesar pentru protejarea confidențialității tuturor angajaților sau membrilor personalului.

1. rezultatele verificării de fond: rezultatele verificării de fond se întind de la verificarea angajării anterioare, până la istoricul creditelor, până la istoricul penal al unui solicitant. Efectuarea verificărilor de fond se face pentru a asigura siguranța și securitatea fiecărui angajat.
2. documente litigioase: litigiul este un proces de soluționare a litigiilor în cadrul sistemului judiciar. Documente implicate într-un litigiu (i. e. acțiunea în litigiu în sine sau decizia finală a judecătorului) ar trebui să fie întotdeauna stocate într-un dosar confidențial.
3. Formularul I-9s: Formularul I-9s este utilizat pentru a verifica identitatea și autorizația de angajare a persoanelor angajate pentru muncă în Statele Unite. Deoarece aceste formulare posedă informații extrem de sensibile, identificabile personal, ele impun o protecție atentă.
4. fișe medicale: orice documente legate de angajare care conțin informații medicale trebuie salvate independent de alte fișiere de personal, astfel încât nimic nu este dezvăluit sau împărtășit din greșeală cu un alt angajat.
5. documente de concediu Federal și de stat: majoritatea lucrătorilor federali și de stat primesc concediu plătit în fiecare an pentru situații precum nașterea, adopția sau plasarea în plasament a unui nou copil; îngrijirea soțului, a copilului sau a părintelui; în scopuri militare de îngrijire și concediu; și motive personale de sănătate, toate acestea fiind complet confidențiale.
6. investigarea angajaților: documentele referitoare la acțiunea disciplinară a unui angajat sau la o investigație de resurse umane referitoare la o cerere a unui angajat trebuie să fie protejate într-un fișier confidențial care nu poate fi accesat de alți membri ai personalului din birou.

de ce este important să țineți evidența personalului la zi

este mai ușor să depuneți impozite

revizuirea înregistrărilor dvs. de personal este esențială pentru succesul organizației dvs., mai ales atunci când luați în considerare modul în care aceste înregistrări intră în joc pentru depunerea impozitelor de stat și federale ale angajaților. Dacă vă relaxați pe actualizarea acestor documente, veți avea probabil mai mult de o provocare completarea formularelor fiscale obligatorii și pregătirea detalii trimestriale pentru salarizare. Dar, cu o evidență precisă și continuă, veți avea un timp mult mai ușor de depunere a salariilor neimpozabile, a beneficiilor angajaților, a timpului de vacanță, a concediului medical și așa mai departe.

se conformează cu legea

în plus față de actualizarea înregistrărilor de personal fiind o bună practică de afaceri, este posibil va trebui să țină pasul cu anumite înregistrări pentru a se conforma cu dispozițiile de Drept atât de stat și federale. În timp ce legile statului variază în mod evident în funcție de locul în care lucrați, veți dori să vă asigurați că respectați legile aplicabile oriunde se află birourile dvs. Aceste legi pot dicta ce informații trebuie colectate, ce poate face sau nu organizația dvs. cu informațiile menționate și cât timp trebuie stocate înregistrările angajaților.

ajută la revizuirile salariale

o revizuire salarială diferă de o majorare salarială, prin faptul că o revizuire ajustează întreaga structură salarială (inclusiv toate componentele primare). Deoarece o revizuire este mai implicată decât o creștere tradițională, este mult mai important să aveți informațiile corecte pentru a facilita această schimbare. Fără înregistrări precise de personal care să servească drept ghid, orice număr de probleme ne pot decupa atunci când încercăm să inițiem această modificare. Cu toate acestea, cu înregistrări actualizate, revizuirile salariale se pot întâmpla fără probleme, datorită datelor și procentelor actuale furnizate.

asistă într-o dispută juridică

dacă organizația dvs. se află în mijlocul unei dispute juridice, veți fi bucuroși să aveți un teanc de dosare de personal pentru a vă susține cazul. Menținerea înregistrărilor de personal vă permite să păstrați un istoric scris în jurul unui eveniment (sau evenimente) desemnat, iar în procedurile legale, acest tip de documentație poate fi esențial pentru rezultatul final. Fișierele bine gestionate sunt cea mai bună modalitate de a cita promoțiile angajaților, creșterile salariale, acțiunile disciplinare sau chiar încetarea, iar acest tip de dovezi fizice pot contribui mult la garantarea unei decizii corecte și echilibrate.

determină promoțiile sau terminările

un alt motiv pentru care este recomandat să păstrați fișierele de personal actualizate este pentru că ajută la determinarea promoțiilor — și uneori dezvăluie și motivele rezilierii. Dacă organizația dvs. nu își modifică și nu își îmbunătățește înregistrările, poate fi incredibil de dificil să monitorizați performanța și nivelurile de productivitate ale angajaților. Dar când faceți un punct pentru a documenta întârzierea, absenteismul și performanța personală, puteți urmări mai bine unde angajații prosperă sau nu reușesc și apoi să luați măsuri după cum este necesar pe baza acestor informații.

digitizarea înregistrărilor de personal

actualizarea înregistrărilor de personal este o parte necesară a oricărui departament de resurse umane bine organizat și, totuși, gestionarea tuturor acestor documente se poate simți ca o sarcină descurajantă (și fără sfârșit). Vestea bună este că digitalizarea fișierelor de personal face lucrurile mai ușoare și mai simplificate pentru fiecare echipă. Prin utilizarea înregistrărilor digitale, nu veți mai avea de — a face cu dulapuri greoaie și, în schimb, aveți documentele importante încărcate convenabil și accesibile prin cloud-ceea ce mulți sunt de acord că este cel mai sigur și mai eficient mod de a gestiona documentele și procesele.

prin parteneriatul cu Image API, agenția dvs. poate trece dincolo de stivele sale de înregistrări de personal de hârtie și se poate scufunda în peisajul modern, digital. Serviciile de imagistică digitală Image API, managementul conținutului cloud și automatizarea proceselor digitale sunt concepute pentru a simplifica complexitatea gestionării înregistrărilor și pentru a vă asigura că organizația dvs. obține o valoare măsurabilă și rezultate durabile la viteza digitală.

trecerea digitală cu înregistrări de personal face ca gestionarea corespunzătoare a fișierelor să fie mai ușoară și mai sigură. Păstrarea confidențială a anumitor fișiere de personal este simplificată cu permisiuni diferite pentru diferite niveluri de utilizatori, iar găsirea documentelor necesare este eficientă cu opțiuni de căutare inteligente. Înregistrările de personal digitalizate fac, de asemenea, respectarea programelor de retenție complicate nedureroase — sisteme precum image API Axiom Pro gestionează automat aceste programe.

personal record Întrebări frecvente

Cine are dreptul de a vedea înregistrările de personal?

în majoritatea circumstanțelor, dosarele de personal ale angajaților ar trebui tratate ca înregistrări private care aparțin organizației și angajatului corespunzător. Acestea fiind spuse, poate fi util să stabiliți o politică care să recunoască cine are dreptul să vizualizeze înregistrările personalului, cum ar fi supraveghetorul sau managerul angajatului (pe lângă angajatul însuși).

de ce este important să ținem evidența personalului?

este important să țineți evidența personalului, deoarece aceste documente oferă o istorie scrisă a tot ceea ce sa întâmplat pe durata angajării. Din acest motiv, sunt necesare înregistrări de personal pentru a sprijini acțiuni precum promoții, creșteri salariale și chiar acțiuni disciplinare.

care sunt principalele documente care ar trebui să fie într-un dosar de personal?

înregistrările de personal trebuie păstrate pentru fiecare angajat de la data oficială a angajării. Principalele documente care trebuie depuse includ informații generale (nume, adresă, număr de telefon); formulare de angajare (cerere, CV, fișa postului); acorduri oficiale ale angajaților (contracte sindicale, acorduri de neconcurență); date privind compensațiile sau salariile; evaluări ale performanței; și Informații post-angajare (scrisoare de reziliere, revizuire finală).