beneficiile unui loc de muncă Fără hârtie

ce este un birou fără hârtie?

un birou fără hârtie este un loc de muncă care are procese minime pe hârtie și se bazează în schimb pe documente digitalizate. Unele organizații preferă termenul “hârtie-lumină”, deoarece multe birouri și departamente nu pot elimina complet fișierele de hârtie din cauza cerințelor de proces sau de conformitate.

indiferent, reducerea utilizării hârtiei ajută la accelerarea călătoriei de transformare digitală a unei organizații. Aceasta implică de obicei trecerea la un sistem electronic de gestionare a documentelor care digitalizează fișierele și le stochează într-un depozit central.

beneficiile de a merge informatizat

corporații din SUA cheltui mai mult de 120 miliarde dolari pe an pe forme tipărite singur, cele mai multe dintre care devin caduce în termen de trei luni și sfârșesc în coșul de gunoi. În plus, lucrătorii de birou își petrec 30-40% din timp căutând documente în dulapurile fizice.

unele dintre cele mai intense departamente de hârtie sunt resursele umane, conturile de plătit și de primit, managementul facilităților și serviciul pentru clienți, care se ocupă de un volum mare de aplicații, CV-uri, chitanțe, comenzi de lucru, facturi, facturi și multe altele.

evident, lucrul cu documente pe hârtie creează probleme care împiedică un angajat să fie productiv și o organizație să economisească Costuri. Adoptarea unui sistem informatizat poate rezolva aceste provocări și poate obține beneficii precum:

• economisirea timpului petrecut pe localizarea și regăsirea fișierelor fizice. Documentele digitale pot fi ușor organizate și indexate, ceea ce face ca găsirea fișierelor de care aveți nevoie să fie mult mai rapidă cu capacitățile de căutare. Pe măsură ce documentele devin mai accesibile, timpul necesar pentru a prelua fișiere este redus semnificativ, astfel încât echipa dvs. să poată fi mai productivă și să se concentreze asupra altor sarcini de mare valoare.
• promovarea colaborării între membrii echipei. Personalul poate partaja fișiere digital fără a imprima și vizualiza versiuni actualizate și anterioare ale documentelor. Acest lucru minimizează pașii și optimizează fluxul de lucru atunci când lucrați împreună la documente.
• Îmbunătățirea securității informațiilor. Drepturile de acces pot fi atribuite și revocate în funcție de nivelul utilizatorului și de tipul documentului. Cu setările de securitate granulare, informațiile confidențiale și sensibile pot fi urmărite și protejate împotriva utilizării necorespunzătoare și a modificărilor neautorizate. Acest lucru reduce, de asemenea, riscul de pierdere și furt.
• economisirea costurilor cheltuite pentru imprimarea și stocarea documentelor. Eliminarea majorității documentelor vă ajută să economisiți banii cheltuiți pe hârtie și dulapuri de depozitare, precum și alte costuri, cum ar fi cerneala fotocopiatorului și papetărie de birou.

cum se transformă într-un birou fără hârtie

un sistem de gestionare a documentelor Captează și stochează informații digital pe o singură platformă cu opțiuni de căutare integrate. Pentru a ușura trecerea de la hârtie la digital, puteți începe prin:

• determinarea soluției corecte. Platforma pe care o implementați ar trebui să abordeze și să rezolve nevoile și provocările dvs. unice de afaceri, cu flexibilitatea de a se adapta la schimbări și de a scala odată cu creșterea.
• începerea procesului de digitizare. Aceasta este probabil cea mai dificilă parte din cauza timpului și a forței de muncă implicate. Mărimea lucrării depinde de câte fișiere de hârtie există pentru început. Cu toate acestea, cu ajutorul furnizorului dvs. de soluții, puteți lucra la o strategie pentru a aborda procesul de digitalizare care poate fi apoi implementat ca cele mai bune practici pentru angajați.
• instilarea managementului schimbării. O parte crucială a oricărei inițiative de transformare de succes este câștigarea buy-in-ului de la părțile interesate. Ajutați-vă echipa să înțeleagă nevoia de schimbare și modul în care un nou sistem îi ajută să devină mai productivi, cu impact și valoroși în munca lor. Dezvoltați un program de instruire pentru a pregăti angajații cu privire la gestionarea noilor procese și pentru a obține feedback de la aceștia pentru îmbunătățiri ulterioare.

ca și în cazul oricărei modificări, va fi nevoie de timp pentru ca organizația dvs. să se adapteze. Se recomandă să începeți la o scară mai mică cu procese critice care au cel mai mare impact de a merge fără hârtie, înainte de a scala soluția la alte procese și departamente.

pentru a afla mai multe despre modul în care un sistem de gestionare a documentelor vă poate ajuta biroul să devină informatizat, contactați-ne.