Blog, resurse

mutarea birourilor poate revoluționa modul în care faceți afaceri. Indiferent dacă căutați un spațiu mare pentru a oferi companiei dvs. spațiu pentru a crește sau pentru a vă extinde acoperirea prin ramificarea în birouri satelit mai mici, există o mulțime de motive pentru care ați putea dori să vă mutați.

oricare ar fi motivația dvs., acest ghid vă va ajuta să vă pregătiți pe dvs. și echipa dvs., oferind o listă de verificare la îndemână pentru relocarea biroului. Pe parcurs, vom acoperi totul, de la angajarea personalului dvs. în procesul de luare a deciziilor până la evaluările riscurilor în contextul COVID-19. Vino alaturi de noi ca vom explora cele mai importante lucruri să ia în considerare atunci când se deplasează birouri.

planificarea și stabilirea termenelor

pregătirea este esențială atunci când vine vorba de o mutare de birou. Dacă vă faceți timp să vă gândiți clar la obiectivele companiei dvs. pentru mutare, vă veți salva o durere de cap în viitor și vă veți asigura că tranziția se desfășoară cât mai ușor posibil. Setați toate ideile dvs. pe hârtie, inclusiv detalii precum bugetul, locația preferată și data la care doriți să fiți mutat.
o altă parte importantă a fazei de planificare este stabilirea termenelor limită pentru punctele cheie din călătoria dvs. de relocare a Biroului: alegeți un interval de timp în care să finalizați cercetarea inițială, să rulați idei de către echipa dvs. și apoi să decideți o listă de caracteristici pe care biroul dvs. ideal le va avea. Veți dori să permiteți cel puțin câteva luni după aceasta să cercetați și să comparați opțiunile înainte de a lua o decizie.

angajarea personalului dvs.

când vă gândiți la ce tip de birou s-ar potrivi cel mai bine afacerii dvs., încercați să vă angajați echipa. Oferind personalului dvs. un cuvânt de spus în procesul de luare a deciziilor, nu numai că veți face mișcarea mult mai productivă pe termen scurt, dar veți îmbunătăți și bunăstarea angajaților și ratele de retenție pentru viitor.
într-un sondaj recent, puțin sub 70% dintre angajați au raportat că mutarea birourilor a avut un efect benefic asupra lor și a afacerii lor în ansamblu, avantajele precum faptul că au mai mult spațiu pentru a îndeplini sarcinile și a lucra într-un mediu mai atrăgător din punct de vedere vizual apar ca principalele motive din spatele unei mutări reușite.
având în vedere acest lucru, este probabil ca opiniile echipei dvs. cu privire la mutarea într-un nou birou să se bazeze pe caracteristici destul de subiective, așa că consultarea acestora înainte de a începe chiar căutarea este o decizie inteligentă. O abordare care a funcționat bine pentru clienții noștri este să începem cu chat-uri informale, apoi să urmărim un sondaj la nivel de companie odată ce știți care sunt caracteristicile pe care oamenii le pasă cel mai mult.

criterii de alegere

următorul pas este să stabiliți o listă de criterii pentru mutarea dvs. la birou. Înțelegerea a ceea ce caută personalul dvs. în noul spațiu vă va ajuta să realizați acest lucru. Dacă echipa dvs. are o preferință pentru parcarea la fața locului sau zonele spațioase de breakout, atunci încercați să țineți cont de acest lucru (asigurați-vă că se potrivește cu propriile obiective și fiți realist cu privire la bugetul dvs.).
nu vă faceți griji dacă ideea de a veni cu o listă de verificare definitivă pare puțin copleșitoare la început. Este o etapă importantă în relocarea biroului dvs., dar am lucrat cu o mulțime de companii pentru a obține această parte în trecut – trebuie doar să luați legătura și echipa noastră prietenoasă va fi mai mult decât fericită să vă ajute.

găsirea premiselor perfecte

cu toate cercetările dvs. inițiale îngrijite și lista de verificare a criteriilor gata, este timpul să începeți căutarea. După cum am vorbit deja, punerea în ordine a planurilor dvs. la timp și conform unui program este o parte importantă a procesului de relocare a biroului – dar încercați să nu grăbiți căutarea efectivă a biroului în sine.
indiferent de locația pe care ați decis-o, instrumentul nostru de căutare la îndemână este aici pentru a vă ajuta să descoperiți spațiile perfecte pentru dvs. din sute de locații din Marea Britanie. Pur și simplu spuneți-ne unde doriți să fie noile birouri și vă vom ajuta să restrângeți opțiunile.
restricțiile locale de blocare permit, oferim tururi ghidate cu distanțare socială și toate măsurile necesare pentru a vă asigura că aruncați o privire adecvată în jur, fără a compromite siguranța dvs. sau a personalului dvs. Pentru cei care preferă să nu participe personal, vizionările video sunt uneori puse la dispoziție (nu ezitați să ne contactați și să întrebați!)
tururile noastre virtuale de 360 de centimi vă permit, de asemenea, să explorați birourile noastre oriunde v-ați afla. S-au găsit undeva vă place aspectul de? Accesați orice pagină de birou de pe site – ul nostru pentru a experimenta aspectul locului în timpul dvs.-trebuie doar să faceți clic pe pictograma ‘360’ de sub imagine.

evaluarea riscurilor la mutarea birourilor

în special în contextul COVID-19 și adaptarea la noua normalitate, siguranța personalului dvs. ar trebui să fie prioritatea dvs. principală în timpul unei mutări la birou. Evaluarea riscurilor dvs. trebuie să depășească considerentele obișnuite de sănătate și siguranță, gândindu-vă la întrebări cheie, cum ar fi:

• există suficient spațiu de birou pentru personalul dvs. la distanță socială?
• zonele de relaxare din cantine și zonele comune pot fi distanțate?
• holul are o zonă adecvată pentru check-in în condiții de siguranță și orice alte măsuri de precauție înainte de a intra în clădire?
• există chiuvete, bucătării și băi ușor accesibile, astfel încât personalul să își poată spăla mâinile în mod regulat?
• spațiile de lucru pot fi ventilate prin deschiderea ferestrelor și ușilor din apropiere?

vizitați ghidul oficial al HSE privind evaluările riscurilor în timpul pandemiei COVID-19 pentru mai multe informații.

înainte de mutare

după ce ați luat o decizie și ați semnat pe linia punctată, trebuie să începeți să vă gândiți la logistica mutării în sine. Iată câteva lucruri finale de luat în considerare înainte de a vă muta în noul birou:
1. Numiți un manager de relocare de birou
o idee grozavă pe care am luat-o de la clienții BizSpace este să numim un manager de relocare de birou care să supravegheze aspectele practice ale mutării în sine. Ei vor fi responsabili de aranjarea punctelor mai fine, cum ar fi schimbarea adresei de birou și alte considerații acoperite mai jos. Începeți să luați aplicații odată ce ați decis că mergeți mai departe cu mutarea biroului și oferiți o formă de remunerație pentru responsabilitatea suplimentară.
2. Wi-Fi și linii telefonice
nu uitați să sortați liniile Wi-Fi și telefonice. Rețineți că ar putea exista unele perioade de nefuncționare – în special dacă schimbați furnizorii – așa că planificați acest lucru cu câteva săptămâni înainte de mutare. Dacă alegeți un birou deservit, este probabil ca unele facilități esențiale să fie incluse în pachetul dvs. de închiriere, dar asigurați-vă că verificați acest lucru în avans.
3. Adresa și numărul de telefon
una dintre responsabilitățile cheie ale managerului dvs. de relocare a biroului este de a aranja schimbarea adresei și a numărului de telefon. Ar trebui să încercați să păstrați numărul dvs. de telefon la fel ca un punct de contact convenabil pentru clienți și furnizori. Dacă acest lucru nu este posibil, aranjați un serviciu de redirecționare a apelurilor și anunțați persoanele de contact despre noul număr și adresă. În cele din urmă, configurați o redirecționare de e-mail către noua dvs. adresă de birou.
4. Livrări Office
conectat la acest ultim punct, veți dori, de asemenea, să notificați furnizorii de livrări office despre schimbarea adresei dvs. (sau să aranjați noi furnizori dacă vă deplasați mai departe). De la alimente și băuturi la consumabile de curățare și papetărie, există o mulțime de lucruri pe care personalul dvs. le va dori să fie livrate de la început, astfel încât sortarea acestui lucru devreme va asigura o trecere lină pentru toți cei implicați.
5. Securitate și asigurare
securitatea biroului poate fi acoperită ca parte a contractului dvs. de închiriere, dar verificați dacă aveți ceva potrivit în loc cu mult înainte de termen pentru a evita orice sughiț. Pe o notă similară, va trebui, de asemenea, să vă gândiți la ce tipuri de asigurări sunt aplicabile afacerii dvs. Aceasta ar putea include lucruri precum conținutul & stoc, acoperirea clădirilor și asigurarea de răspundere publică.
6. Gândiți-vă la mobilier și depozitare
în funcție de tipul de pachet pe care îl alegeți, poate fi necesar să vă uitați la opțiunile dvs. atunci când vine vorba de mobilier și depozitare. Luând în considerare planurile companiei dvs. de creștere sau reducere, asigurați – vă că aveți suficiente birouri, dulapuri și dulapuri pentru a sprijini întreaga forță de muncă-și sortați-le dacă descoperiți că există un deficit. Dacă este posibil, merită o vizită pentru a măsura înainte de a cumpăra ceva.
7. Verificări finale
mergeți la noul dvs. sediu de lucru cu o săptămână înainte de data mutării pentru a efectua verificări finale. Vă recomandăm să parcurgeți lista pe care am furnizat-o aici încă o dată și să bifați lucrurile în timp ce mergeți pentru a vă asigura că ați lovit terenul.
acest ghid BizSpace a oferit o listă completă de verificare a relocării biroului, care vă va ghida prin toate detaliile importante care fac o mișcare lină și reușită. Dacă doriți să utilizați o listă de verificare fizică în cadrul organizației dvs., puteți descărca o listă de verificare PDF care conține tot ceea ce am acoperit.
pentru orice informații suplimentare – sau pentru a discuta planurile dvs. cu echipa noastră prietenoasă și experimentată – nu ezitați să ne contactați astăzi.