care este scopul unui sistem de comandă de achiziție?

care este scopul unui sistem de comandă de achiziție?

la un moment dat pe parcursul operațiunilor de afaceri mici, va trebui cu siguranță să cumpere bunuri sau servicii de la o altă companie. Fie că este vorba de o grămadă de achiziții mici sau câteva achiziții mari, veți avea nevoie de o modalitate de a urmări comenzile. Un sistem de comenzi de achiziție vă permite să creați și să executați comenzile – de la solicitarea de cumpărare până la plata furnizorului pentru a vă eficientiza procesul de achiziție.

cum funcționează un sistem de comenzi de achiziție

după ce ați configurat sistemul cu toți utilizatorii din organizația dvs. – de la personalul care poate solicita articole la șefii de departamente care vor aproba achizițiile, la Departamentul de achiziții care se va ocupa de achiziții mai mari, devine ușor să automatizați procesul de aprobare și să transmiteți lucrurile către Departamentul de Conturi plătibile pentru a gestiona plata facturilor.

rechiziție de cumpărare

atunci când cineva are nevoie de bunuri sau servicii pentru afacere, creează o cerere de cumpărare care prezintă ceea ce au nevoie, de la cine au nevoie, când au nevoie, unde vor fi livrate și cât costă.

de acolo, va merge la membrul personalului corespunzător pentru aprobare. Dacă nu este aprobat, membrul personalului poate observa de ce a fost respins sau poate solicita modificări înainte de aprobare.

comanda de achiziție

odată ce cererea de achiziție este aprobată, aceasta va deveni o comandă oficială de achiziție care este trimisă furnizorului. Odată ce este acceptat de furnizor, acesta devine un contract obligatoriu din punct de vedere juridic și impune vânzătorului să trimită bunurile sau serviciile care au fost comandate.

fiecărui PO i se atribuie un număr de comandă de achiziție pentru o urmărire mai ușoară prin sistem. Acesta include totul, de la solicitare, împreună cu adresa de facturare și orice termeni suplimentari.

comanda îndeplinită

în acest moment, vânzătorul a trimis bunurile sau a furnizat serviciile comandate. Vânzătorul ar trebui să furnizeze informații de urmărire, astfel încât organizația dvs. să știe când să aștepte sosirea expedierii.

bunuri primite

odată ce expedierea ajunge, cineva din organizație confirmă primirea articolelor. Deoarece articolele pot ajunge în mai multe expedieri, este important să verificați biletul de ambalare împotriva articolelor care au fost comandate de fiecare dată, pentru a vă asigura că ați primit doar articolele pe care le-ați comandat și să plătiți doar pentru ceea ce primiți.

procesarea facturilor

sistemul de comenzi de achiziție ar trebui să automatizeze procesul de potrivire în trei direcții, comparând comanda de achiziție cu bunurile primite, cu factura furnizorului. În cazul în care ceva nu se potrivește, este marcat pentru intervenție manuală.

când totul se potrivește, este transmis automat Departamentului de Conturi plătibile pentru plată. Acest lucru asigură că facturile nu cad prin fisuri, permițându-vă să plătiți cu promptitudine toți furnizorii dvs., consolidând astfel relațiile cu furnizorii și, eventual, permițându-vă să capturați reduceri de plată anticipată.

în organizațiile în care un departament gestionează bugetul, altul face achiziții și altul plătește facturile, un sistem de comenzi de achiziție permite tuturor să vadă ce se întâmplă în timp real, în timp ce sistemele de hârtie lasă mult spațiu pentru erori.

beneficiile unui sistem de comenzi de achiziție

Îmbunătățiți precizia comenzii

trimiterea unei comenzi de achiziție către furnizorul dvs. este o ofertă legală pentru a face o achiziție. Dacă furnizorul acceptă comanda, acesta formează un document legal între dvs. și furnizor. Până când furnizorul acceptă comanda, nu există niciun contract.

utilizarea comenzilor de cumpărare oferă o documentație exactă a ceea ce a fost comandat, în cazul unei dispute. PO listează cantitățile, descrierile articolelor, prețul, reducerile, data livrării și instrucțiunile, astfel încât există un potențial redus de eroare în comparație cu o comandă verbală.

asigurarea detaliilor privind PO sunt corecte va face, de asemenea, plata facturii asociate mult mai ușor.

o mai bună gestionare a achizițiilor

deoarece sistemul PO prezintă costurile înainte de începerea unui loc de muncă, este mai ușor să vedem cum sunt afectate bugetele. Puteți plasa o comandă pentru un singur proiect sau mai multe proiecte în același timp.

când comandați bunuri sau servicii pentru un proiect, aplicați referința proiectului la comandă, astfel încât să puteți conecta bunurile din comandă la proiect. Aceasta automatizează alocarea stocului și a costurilor proiectului în fiecare etapă a ciclului de viață al comenzii de achiziție, astfel încât să puteți oferi cotații exacte.

dacă doriți ca POs-ul dvs. să fie corect, trebuie să calculați cantitățile efective ale comenzii de achiziție pentru a determina costurile înainte de începerea unui proiect.

Economisiți timp și bani

când furnizorii trimit facturi care fac referire la numărul dvs. de PO, angajații nu trebuie să petreacă timp verificând pentru a se asigura că factura este legitimă. Deoarece op devine un contract odată ce furnizorul îl acceptă, elimină orice litigiu în această privință.

datorită procesului PO, factura trebuie introdusă în sistemul dvs. contabil cu referire la PO-ul original, înregistrând livrarea și actualizând automat nivelurile stocurilor. Timpii de plată mai rapizi înseamnă că economisiți bani în ceea ce privește costurile de procesare a facturilor, deoarece este nevoie de mai puțin timp pentru a le procesa, permițând echipei dvs. să fie productivă cu alte sarcini.

desfășurați afaceri cu agențiile guvernamentale

majoritatea agențiilor guvernamentale nu vor plăti facturi până nu primesc o comandă de achiziție valabilă. Fără capacitatea de a crea POs, sunteți limitat în ceea ce privește oportunitățile de afaceri.

dacă produceți comenzi de cumpărare, le spuneți altora că sunteți la curent cu finanțele și fluxul de numerar, astfel încât să puteți câștiga mai multă încredere în companiile care nu utilizează un sistem de comenzi de achiziție.

eficientizați stocul

cu un software eficient de comandă de cumpărare în loc, puteți vedea cu ușurință investiția financiară pe Inventar pentru o mai bună gestionare a inventarului. Veți putea vedea nivelurile actuale ale stocurilor, nivelurile de reordonare, stocul în așteptare și stocul gratuit. Acest lucru vă oferă un nivel de claritate și control pe care multe companii le lipsesc – ceea ce duce la lipsa stocurilor. Utilizarea comenzilor de achiziție vă oferă vizibilitate în toate aceste domenii, pe lângă costuri și procesul de vânzare, astfel încât să puteți vedea mai bine marjele de profit pentru fiecare dintre produsele dvs.

descoperiți cei mai buni furnizori

știți că cei mai buni furnizori sunt? Știi de la cine comanzi majoritatea produselor tale? Știți ce ați plătit pentru produsele anterioare și dacă ar trebui sau nu să primiți reduceri pe contract sau din cauza volumului de achiziție?

multe companii lasă aceste întrebări fără răspuns și, ca atare, își fac un mare deserviciu.

sistemul dvs. de comandă de achiziție vă va permite să vedeți mai rapid și mai ușor ce furnizori se ocupă de majoritatea nevoilor dvs. De asemenea, veți putea determina care furnizori nu își mențin sfârșitul de afacere – prin livrări întârziate consistente, articole din stoc și așa mai departe.

aceste informații vă permit să vedeți când este timpul să renunțați la un furnizor în favoarea unui alt furnizor sau când este timpul să negociați condiții de plată mai bune cu unii dintre furnizorii dvs.

operarea cu un sistem solid de comenzi de achiziție vă asigură că afacerea dvs. are acces la o mulțime de informații pentru a vă ajuta să luați decizii bazate pe date. Informațiile despre ceea ce cheltuiți, unde îi cheltuiți și cu cine îi cheltuiți vă vor ajuta să informați alegerile în viitor pentru a accelera creșterea și a îmbunătăți profitabilitatea.