Carte de Minute: Ce este o carte corporativă și de ce este importantă

ce este o carte de minute?

de ce este important să păstrați o carte corporativă sau înregistrări de afaceri?

ce este inclus într-o carte de minute și care sunt consecințele cărții de minute nu este actualizată?

în acest articol, vom descompune tot ce trebuie să știți despre minute books.

sunteți gata?

să începem…

ce este o carte de minute

o carte de minute, o carte de minute corporative sau o carte corporativă este o înregistrare oficială a activităților și deciziilor interne ale companiei.

Merriam-Webster definește o carte de minute ca “înregistrarea oficială scrisă a tranzacției acționarilor și a directorilor unei corporații”.

cartea de minute este în esență un liant corporativ care conține rezoluțiile companiei, registrul acționarilor, actul constitutiv, lista directorilor, statutul și toate documentele corporative interne ale companiei.

când încorporați pentru prima dată o companie, trebuie să organizați imediat toate documentele corporative în cartea de minute pentru a vă asigura că păstrați înregistrări clare ale companiei.

cartea minute va oferi detalii cu privire la istoria companiei.

deoarece societatea este o persoană juridică care acționează prin intermediul consiliului său de administrație, trebuie să țină evidența activităților și evenimentelor importante din viața sa și să documenteze procesul său de luare a deciziilor.

o persoană fizică poate ține un jurnal al evenimentelor importante din viața sa.

o corporație trebuie să țină evidența deciziilor importante din viața sa și să demonstreze că aceste decizii au fost luate în conformitate cu regulile de guvernare corporativă și cu legea.

cartea de minute conține în esență Jurnalul companiei.

ce sunt “minutele”

minutele sau minutele întâlnirii reprezintă Contul documentat al unei întâlniri sau al unei decizii.

de exemplu, consiliul de administrație al companiei este responsabil să ia decizii importante și strategice pentru companie.

în general, se vor întâlni de mai multe ori pe an pentru a discuta afacerile companiei, guvernarea, pentru a evalua cum merg lucrurile și ce ar trebui făcut în continuare.

secretarul companiei este responsabil de pregătirea unei relatări scrise a ceea ce a fost discutat în timpul acestor întâlniri și a deciziilor luate.

asta numim întâlnirea “minute”.

procesul-verbal reprezintă o notă detaliată a ceea ce a fost discutat și ce decizii au fost luate de către cine.

odată ce procesul-verbal al ședinței este pregătit, acestea sunt transmise ulterior fiecărui membru al Consiliului prezent la ședință pentru a aproba și confirma conținutul acestuia.

în cele din urmă, procesul-verbal aprobat al ședinței va fi plasat în cartea de minute a companiei pentru a ține cont de decizia companiei și de procesul de luare a deciziilor.

ce se întâmplă într-o carte de minute

ce se întâmplă într-o carte de minute și conținutul său este în general standard.

există câteva documente esențiale și informații găsite în cartea minute pentru corporații:

1. Actul Constitutiv
2. statut
3. Rezoluția Consiliului de administrație
4. rezoluția acționarilor
5. Registrul administratorilor
6. Registrul funcționarilor
7. registrul acționarilor
8. registrul acționarilor
9. Registrul transferurilor de acțiuni
10. acorduri de subscriere
11. documente de registru corporativ
12. certificate de acțiuni
13. acord acționar
14. subvenții pentru opțiuni
15. aranjamente de credit
16. modificări ale articolelor sau regulamentelor companiei

cartea de minute vă oferă informații cu privire la structura juridică a companiei, deciziile care au fost luate în trecut de către directori și acționari, modul în care compania poate adopta noi decizii importante și care sunt părțile interesate ale companiei.

când trebuie să afișați cartea dvs. corporativă

există multe cazuri în care trebuie să produceți istoricul companiei și cartea de minute.

iată câteva exemple de evenimente care necesită să arătați cartea de minute pentru corporația dvs:

1. procesul de Due diligence
2. vânzarea companiei dvs.
3. transferul afacerii dvs. către o altă persoană
4. Finanțare bancară
5. tranzacție imobiliară
6. cumpărare de vehicule
7. finanțare rotundă de semințe
8. finanțarea investitorilor
9. oferta publică inițială
10. deschiderea facilităților liniei de credit
11. în scopuri de contabilitate fiscală
12. auditul companiei
13. care se ocupă de autoritățile guvernamentale

în oricare dintre circumstanțele de mai sus, vi se poate solicita să arătați că istoricul companiei dumneavoastră este bine documentat și că investitorul sau compania de finanțare tranzacționează cu dvs. pe baza cunoașterii complete a statutului și istoriei companiei dvs.

dacă registrul dvs. de evidență corporativă este incomplet sau nu este documentat, acest lucru vă poate întârzia tranzacția sau chiar o poate compromite.

deci, asigurați-vă că vă păstrați înregistrările actualizate.

am nevoie de o carte minut

răspunsul scurt este da!

care este importanța unei cărți de minute?

aveți nevoie de o carte de minute pentru a explica istoria companiei.

într-un anumit sens, nu este cartea minut real, care este important, dar tot conținutul pe care vi se cere să mențină în ea.

în viața companiei dvs., în multe cazuri, va trebui să vă întoarceți la procesele verbale corporative pentru a furniza dovezi ale deciziilor sau acțiunilor anterioare ale companiei.

de exemplu, dacă compania dvs. a luat o linie importantă de credit la bancă, a emis acțiuni în contextul finanțării corporative sau al finanțării rotunde sau poate că a cumpărat acțiuni înapoi de la anumiți acționari, va trebui să furnizați înregistrările în procesul-verbal al companiei dvs. pentru a demonstra că astfel de decizii au fost luate în conformitate cu regulile și legile aplicabile companiei.

dacă o companie își neglijează cartea corporativă și nu reușește să țină procesele verbale ale companiei referitoare la deciziile sale importante, poate ajunge să plătească o mulțime de taxe legale pentru a recrea istoria companiei.

este posibil ca societatea să fie nevoită să plătească pentru a documenta decizii anterioare importante și pentru a prezenta dovezi că deciziile sale anterioare au fost aprobate în mod corespunzător de Consiliul de administrație și de acționarii companiei.

cum organizezi o carte de minute

organizarea unei cărți de minute nu este fundamental un proces complicat.

desigur, pot exista diferențe semnificative între manipularea cărții minute pentru un mare multi-național față de un mic magazin local.

deci, cum să mențină o carte minut?

cartea dvs. de minute ar trebui să conțină minim:

1. actul constitutiv sau certificatul de constituire, împreună cu toate modificările sale
2. statutul societății dumneavoastră, împreună cu toate modificările sale
3. Registrul Consiliului dumneavoastră de administrație
4. rezoluția și procesul-verbal al reuniunii organizatorice inițiale
5. procesul-verbal al tuturor reuniunilor Consiliului de administrație
6. rezoluțiile acționarilor se afișează toate aprobările acționarilor
7. acționarii companiei și registrul de acțiuni

fiecare companie poate decide ce informații să păstreze în cartea lor de minute.

adesea, orice informație care poate afecta corporația ca entitate ar trebui păstrată în cartea corporativă.

ce se întâmplă dacă cartea mea de minute nu este actualizată

s-ar putea să vă confruntați cu consecințe importante dacă compania dvs. nu are o carte de înregistrări actualizată și bine documentată.

adesea, companiile văd o tranzacție importantă întârziată sau chiar deraiată ca urmare a inadecvării cărții lor de minute.

de exemplu, ați muncit din greu pentru a găsi un investitor care să investească în compania dvs.

ai nevoie de fondurile de investiții prost.

Hopa, există o problemă!

investitorul nu dorește să investească până când compania dvs. nu poate arăta și documenta în mod corespunzător deciziile anterioare.

investitorul dorește să se asigure că societatea nu a încălcat drepturile nimănui în trecut, deciziile sale au respectat legea și reglementările companiei.

fără confortul că operațiunile companiei au fost regulate, investitorul vede risc.

Iată o listă scurtă de cazuri în care o companie se poate confrunta cu consecințele potențiale ale eșecului de a-și menține cartea de minute:

1. neîndeplinire a obligațiilor de reglementare
2. expunerea la sancțiuni legale pentru nerespectarea reglementărilor
3. audit mai amplu în contextul unei tranzacții de vânzare
4. Consiliul de administrație supus unui proces în funcție de natura deciziei nedocumentate
5. posibil proces al acționarilor pentru decizii nedocumentate care afectează drepturile acționarilor
6. foștii directori devin responsabili pentru acțiunile noilor directori dacă schimbarea nu a fost documentată
7. imposibilitatea de a recrea istoria companiei la satisfacția unui investitor important

intensitatea consecințelor poate varia în funcție de natura deciziei, dimensiunea companiei, posibilele încălcări ale legii și numărul părților interesate potențial afectate de deciziile companiei.

cel mai bine este să se consulte cu un avocat corporative pentru a vă asigura că menține compania dumneavoastră minute carte în mod corespunzător pentru a evita orice risc inutil.

Takeaways

cartea de minute a companiei este înregistrarea oficială a istoriei companiei de când a fost încorporată.

companiile trebuie să țină o evidență detaliată a documentelor, deciziilor și tranzacțiilor corporative.

de obicei, cartea corporativă la procesul-verbal al companiei este ținută la sediul central al companiei.

cartea de minute a companiei include:

1. Actul Constitutiv
2. Registrul administratorilor și funcționarilor
3. rezoluțiile Consiliului de administrație
4. rezoluția acționarilor
5. procesul-verbal al Consiliului
6. registrul acționarilor
7. Registrul transferurilor de acțiuni
8. documente de depozit de reglementare

și mai mult.

dacă mențineți în mod corespunzător cartea de minute a companiei dvs. și vă asigurați că conținutul său este actualizat, veți reduce în mod eficient riscul pentru companie și directorii care conduc compania.

Consiliul de administrație va avea confortul că deciziile lor au fost bine documentate și păstrate în evidențele companiei.

acționarii au asigurarea că au aprobat orice rezoluție a Consiliului de administrație așa cum era necesar prin lege.

terții precum băncile, investitorii, guvernele, auditorii sau avocații pot vedea rapid un istoric detaliat al companiei și au confortul că deciziile și activitățile anterioare ale companiei au fost conforme cu normele sale interne și cu legea.

menținerea corectă a minutelor este crucială pentru ca o companie să-și documenteze istoria.

aveți o experiență pe care doriți să o împărtășiți cu noi în legătură cu registrul de evidență corporativă?

ne-ar plăcea să auzim de la tine.