ce este ciclul P2P? – 12 etape ale ciclului SAP Procure-to-Pay

un ciclu P2P este un proces pentru modul în care o organizație sau o companie se ocupă de achiziționarea de bunuri și Servicii, Plata furnizorului și primirea bunurilor.

ciclul începe cu solicitarea de oferte de la furnizori înainte de a crea comenzi de cumpărare care sunt trimise furnizorilor. Odată primite, se efectuează verificări de calitate înainte de emiterea facturilor urmate de plată.

acest articol discută fiecare etapă a ciclului p2p în detaliu.

ce este procedura P2P?

ciclul procure-to-pay (p2pcycle) este activitățile procesului de afaceri care apar în timp ce se creează și se acceptă comenzi de cumpărare, plăți pentru articole sau servicii.

aceasta include totul, de la aprovizionarea produselor la vânzătorii plătitori după primirea livrării acestor bunuri; poate implica chiar tranzacții inversate în care articolele achiziționate anterior sunt returnate înainte de a fi expediate!

toate sistemele ERP moderne, inclusiv SAP, mențin funcționalități bune de automatizare a proceselor P2P.

în acest post, ciclul P2P SAP MM este luat ca referință.

etapele ciclului p2p

puteți găsi cele 12 etape ale ciclului SAP Procure-to-Pay mai jos.

procesul ciclului Procure-to-Pay sau P2P începe atunci când un cumpărător găsește nevoia unor bunuri sau servicii.

identificarea cerinței

identificarea cerinței este primul pas în ciclul p2p.

ori de câte ori există un deficit de materii prime sau servicii sau orice piese necesare pentru a continua operațiunea, persoana responsabilă va identifica nevoia sau beneficiul materialului.

nevoia materialului sau a serviciului este apoi informată Departamentului de achiziții prin crearea unei cereri de achiziție.

cererea de cumpărare va fi transmisă managerului de achiziții.

autorizarea comenzii de achiziție

managerul de achiziții evaluează comanda de achiziție primită.

în funcție de importanța și costul materialului sau al serviciului, acesta va fi trimis directorilor de nivel superior pentru revizuire.

aici comanda de achiziție poate fi aprobată sau respinsă.

aprobarea comenzii de cumpărare

să presupunem că managerul de achiziții primește aprobarea de la seniorii săi. În acest caz, el va autoriza comanda de achiziție și va trimite PO la Departamentul de achiziții.

Departamentul de achiziții verifică formularul de cerere pentru a înțelege cerința.

preselectarea furnizorilor

în funcție de tipul solicitării, fie o nouă listă de furnizori va fi preselectată, fie Departamentul de achiziții poate aborda direct vânzătorul existent pentru material.

preselectarea furnizorilor depinde de credibilitatea acestora, de evaluarea furnizorilor, de calitatea produsului sau a serviciului și de prețuri.

luând citate de la furnizori

aici cumpărătorul trimite RFPs tuturor furnizorilor preselectați pentru a explica cerințele. Vânzătorii sunt apoi rugați să dea cotațiile lor.

selecția furnizorului

aici sunt evaluate răspunsurile furnizorului la RFP, termenii și cotațiile sunt negociate cu furnizorii.

vânzătorul a cărui ofertă și cumpărătorul acceptă termenii sunt selectați, iar acordul va fi semnat.

notificare de expediere

odată ce acordul este semnat și PO este confirmat, vânzătorul trimite notificarea de expediere către cumpărător. Notificare de informare cu privire la bunurile sau serviciile pe care le furnizează.

în acest moment, suntem la jumătatea ciclului procure-to-pay. Notificarea de expediere include toate detaliile, cum ar fi o descriere a mărfurilor, data expedierii.

primirea bunurilor

compania primește bunurile de la furnizor. Materialele sau serviciile obținute sunt inspectate pentru a verifica calitatea materialelor.

echipa de livrare compară PO cu notificarea de expediere pentru a valida dacă cele două se potrivesc. Dacă se potrivesc, compania emite chitanța vânzătorului.

dar dacă există discrepanțe, compania poate contacta vânzătorul și poate solicita o rambursare sau înlocuire.

înregistrarea facturii

după primirea chitanței de la companie, furnizorul le trimite factura pentru plată. Factura va avea toate detaliile de plată aferente bunurilor livrate.

3 Way Match

odată ce factura este primită de la furnizor, toate documentele aferente, cum ar fi comanda de cumpărare și notificarea de expediere, trebuie revizuite de departamentul contabil al companiei.

efectuarea unei plăți către furnizor

să presupunem că Departamentul de plată a contului găsește potrivirea dintre toate documentele privind prețul, cantitatea și termenii și condițiile. În acest caz, plata va fi efectuată vânzătorului conform Termenilor conveniți.

raportare

odată ce vânzătorul efectuează plata, procesul complet este documentat și sunt create rapoarte.

avantajele ciclului procure-to-pay

ciclul de cumpărare-plată vă ajută afacerea să crească cu următoarele avantaje.

îmbunătățește procesul de achiziție: ciclul procure-to-pay definește în mod clar pașii implicați în procedura de achiziție. Prin urmare, crește eficiența generală a procesului de cumpărare.

scade costurile de procesare: modulul de achiziție ERP ajută la scăderea costurilor de procesare a procedurii de achiziție prin furnizarea de urmărire a inventarului fără documente.

capacitatea sa de comandă online ajută utilizatorul să regleze nivelurile stocurilor imediat ce comenzile sunt achiziționate.

oferă transparență: Ciclul de cumpărare-la-plata ajută oamenii de cumpărare și vânzătorii pentru a vedea în cazul în care cererea este. În acest fel, aduce și sporește vizibilitatea în lanțul de aprovizionare.

stimulează relația cu vânzătorul: procesul de cumpărare-plată asigură că comenzile sunt făcute cu precizie și plățile pentru furnizori sunt create corect.

de asemenea, permite vânzătorilor și cumpărătorilor să comunice și să colaboreze cu ușurință pentru a rezolva rapid disputele. Aceste lucruri esențiale duc la îmbunătățirea relației cu vânzătorul.

oferă o șansă de a negocia prețul: Deoarece îmbunătățește relația cu vânzătorul, cumpărătorii pot solicita negocierea prețului și a condițiilor de contractare.

facilitează raportarea datelor: când aveți un sistem de gestionare a inventarului bazat pe cloud, puteți prelua cu ușurință rapoarte în timp real, cum ar fi rapoarte de rentabilitate, rapoarte de costuri și rapoarte de deșeuri.

aceste informații permit managerilor să dețină complet fluxul de numerar și să ia decizii adecvate de cumpărare.

îmbunătățește productivitatea: deoarece optimizează procesul de achiziție, acest lucru ajută la îmbunătățirea productivității.

ajută la livrarea la timp: când productivitatea se îmbunătățește, veți livra produsul sau Serviciile la timp.

cum îmbunătățiți ciclul procure-to-pay?

urmând practicile de mai jos, vă puteți îmbunătăți procesul de achiziție-plată.

• păstrați transparența procesului
• implementați cel mai bun software pentru cumpărare pentru a plăti
• îmbunătățiți angajamentul furnizorului
• aveți un management bine organizat al contractelor
• îmbunătățiți stocurile

automatizarea ciclului P2P

ciclul cumpărare-plată implică multe departamente ale organizației, precum și mulți furnizori.

deoarece este un proces lung care implică o mulțime de documente și sarcini administrative, necesită mulți bani și timp.

prin automatizarea ciclului P2P, organizațiile pot optimiza întregul proces cu ajutorul tehnologiei.

scăderea documentelor și interferența umană prin automatizarea procesului P2P ajută companiile să reducă costurile operaționale.

parametri pentru a selecta software-ul pentru ciclul procure-to-pay

trebuie să alegeți cea mai bună tehnologie pentru procesul P2P. În timp ce selectați software-ul, luați în considerare următorii parametri.

• viteza software-ului: Selectați aplicația care funcționează rapid, astfel încât să ajute la reducerea timpului necesar procesului și să diminueze puterea echipei.
• flexibilitatea software-ului: Alegeți aplicația care poate îndeplini toate nevoile dvs. de afaceri și urmați regulile de afaceri. Software-ul ar trebui să fie upgradabil la noua versiune și ușor de personalizat în funcție de nevoile dvs.
• transparență: aplicația ar trebui să ofere informații bune pentru a vă face munca. Ar trebui să vă permită să aveți informațiile corecte pentru a reduce urmăririle atât în interiorul, cât și în afara companiei.
• chiar și partajarea sarcinilor: asigurați-vă că software-ul dvs. împarte sarcina în mod egal între membrii echipei. Software-ul ar trebui să aibă capacitatea de a trimite rechizițiile automat la furnizor în funcție de istoricul achizițiilor anterioare.
• comunicarea furnizorului: aplicația ar trebui să vă ajute să comunicați cu furnizorii dvs. și ar trebui să permită, de asemenea, furnizorilor să verifice facturile, aprobările de ofertă, plățile de la sine.

lista furnizorilor de software procure-to-pay

mulți furnizori furnizează software-ul pe piață. Sunt listarea câțiva cei mai buni furnizori.

• SAP Ariba
  • oferă o tehnologie simplă, rapidă și ușor de utilizat.
  • se integrează eficient cu alte sisteme ERP.
  • oferă procese flexibile cu verificarea bugetului și gestionarea aprobării.
  • acesta oferă primirea absolută și procesul de reuniune.
• GEP Smart
  • este construit prin expertiză în procesul de achiziție.
  • oferă o tehnologie cuprinzătoare pentru procesele de achiziții directe și indirecte.
  • acesta oferă o platformă cloud cu aprovizionare în amonte unificat și procesul de achiziții în aval.
• Coupa BSM platform
  • oferă software care are vizibilitate completă și ține la procesul de achiziție.
  • oferă o experiență de design modernă.

care sunt provocările unui ciclu procure-to-pay?

în timp ce procesează achiziția la plată, o organizație se confruntă cu multe probleme. Aici am de gând să lista de provocări în procesul de achiziție a plăti.

consolidarea sistemului și a procesului

știți că o organizație are multe departamente și fiecare departament va avea sistemele și instrumentele sale. Acest lucru face dificilă integrarea datelor.

absența autorității și a conformității

de obicei, guvernanța și conformitatea afectează flexibilitatea procesului de achiziție.

nepăsarea conducerii

în general, managementul consideră că procesul de cumpărare nu este un proces critic. Astfel, managementul acordă mai puțină prioritate îmbunătățirii procesului cu tehnologii modernizate.

absența adopției

de obicei, o persoană care știe mult mai multe despre achiziții și complexitatea sa proiectează instrumente sau software de achiziții.

prin urmare, software-ul va fi complet axat pe caracteristicile sale, nu pe gradul de utilizare. Deci, uneori, utilizatorii pot găsi dificultăți în timpul utilizării sistemului de achiziții.

utilizatorii nu au suficientă pregătire pentru a utiliza sistemul în mod corespunzător. Din cauza tuturor acestor probleme, mai multe companii nu vor manifesta interes în adoptarea tehnologiei de cumpărare-plată.

lipsa de comunicare

în multe organizații, schimbările făcute în întreaga organizație nu vor comunica cu utilizatorii sau personalul. Deci, uneori, organizația nu va reuși să aleagă software-ul de achiziție potrivit pentru aceasta.

prin urmare, tehnologia aleasă nu va satisface și satisface cerințele utilizatorului. Mai mult, afectează calitatea și livrarea la timp a producției.

cum să facem față provocărilor?

următoarele sunt câteva sugestii pentru a face față provocărilor de mai sus cu care se confruntă procesul ciclului de cumpărare-plată.

automatizați procesul

este cea mai bună idee să automatizați întregul proces de cumpărare-plată. Ajută la creșterea eficienței și la scăderea costului procesului.

conversia cererii de cumpărare în comanda de achiziție se va face automat.

procesul de aprobare, facturare și alte procese au loc fără complicații și întreruperi. Prin urmare, este potrivit atât pentru furnizori, cât și pentru organizație.

acest sistem automat permite echipei de achiziții să se concentreze pe lucrări mai valoroase. De asemenea, permite departamentului de plată a contului să crească productivitatea și să scadă cheltuielile.

tehnologia plătește vânzătorul la timp. Prin urmare, nu există riscul de întârziere a plății. Ajută la legarea clientului și furnizorului cu o legătură bună.

din cauza plății anticipate, puteți obține, de asemenea, unele reduceri, care ajută la reducerea costurilor.

luați în considerare experiențele utilizatorului

automatizarea procesului devine reușită și demnă doar atunci când își servește scopul. Prin urmare, ar trebui să fie util și ușor de utilizat pentru angajați.

dacă angajații consideră că este dificil în timp ce utilizează sistemul sau tehnologia, nu există nici un folos în implementarea procesului automatizat.

prin urmare, în timp ce implementați un nou sistem, luați în considerare experiența angajaților sau a utilizatorilor.

gândiți-vă la un design adecvat

adoptați o metodă centrată pe lucrător pentru a proiecta procesul de achiziție. Ajută la dezvoltarea unui sistem care să ia în considerare utilizatorul și gradul de utilizare. Va fi ușor de utilizat pentru lucrător pe măsură ce trece timpul.

adoptați sistemul cloud

știți că pentru o organizație, securitatea datelor master este mult mai importantă. Tehnologia Cloud ajută organizația să standardizeze procesul de afaceri.

îmbunătățește eficiența și reduce cheltuielile de proces. De asemenea, permite organizației să schimbe sistemul rapid și eficient.

păstrați procesul flexibil

în procesul de achiziție vechi, procesul a fost realizat numai in-house cu unul sau două dispozitive.

în zilele noastre, angajații au început să ceară accesul oriunde, oricând, indiferent de dispozitive.

deci, permite angajatului să lucreze oriunde și oricând și, prin urmare, îmbunătățește procesul de achiziție la plată la viteză maximă.

concluzie

această postare pe blog v-a oferit o înțelegere de bază a celor 12 pași implicați în ciclul SAP Procure-to-Pay.

ciclul Procure-to-Pay este un proces de mutare a bunurilor de la punctul de cumpărare la livrare. Are loc în mai multe etape și poate fi eficientizat prin automatizare.

tehnologia viitoare ar putea fi blockchain în procure-to-pay pentru a spori transparența.

blockchain-ul este un registru deschis, distribuit, care poate înregistra activități între două părți verificabile și neschimbate.

nu doar SAP MM, ciclul P2P Oracle apps, PeopleSoft și soluții software similare pentru întreprinderi oferă funcționalități P2P.

veți dori, de asemenea:

• Lista de top 7 ERP module detaliu
• ERP modulul de cumpărare și caracteristicile sale
• ce este inventarul fizic anual?
• ce este comanda clientului?
• ce este managementul cererii?