Ce este conformitatea corporativă și de ce este importantă?

conformitatea corporativă se referă la promovarea unei culturi la locul de muncă care prețuiește integritatea și conduita etică.

aceasta începe din partea de sus.

pentru ca programul să funcționeze, liderii voștri trebuie să respecte mai întâi regulile. Ei ar trebui să încurajeze comportamentul etic și să vorbească deschis despre importanța conformității.

liderii companiei ar trebui să încurajeze contribuția angajaților, subliniind că nu vor fi pedepsiți pentru raportarea unui comportament ilegal sau lipsit de etică.

Departamentul de Justiție a creat o listă de verificare pentru evaluarea programelor de conformitate corporativă și sugerează să pună următoarele întrebări:

• cum au încurajat sau descurajat liderii superiori, prin cuvintele și acțiunile lor, Tipul de abatere în cauză?
• ce acțiuni concrete au întreprins pentru a demonstra conducerea în eforturile de Conformitate și remediere ale companiei?
• cum monitorizează compania comportamentul conducerii sale superioare? Cum a modelat conducerea superioară comportamentul adecvat față de subordonați?

efectuați evaluări ale riscurilor

conformitatea corporativă se referă la gestionarea riscului.

pentru a construi un program eficient, trebuie să știți ce domenii de conformitate prezintă cele mai mari riscuri pentru organizația dvs. Odată ce ați identificat aceste domenii, vă puteți concentra resursele pe abordarea acestora.

reglementările federale și de stat, precum și standardele din industrie, sunt în continuă evoluție. Pentru a evita riscul de nerespectare, este important să efectuați evaluări periodice. Asociația Consilierilor corporativi (ACC) sugerează efectuarea unei evaluări a riscurilor o dată pe an.

un proces formal de evaluare, ca acesta recomandat de ACC, poate ajuta organizația dvs. să fie proactivă în ceea ce privește prevenirea încălcărilor conformității corporative:

• rezultatele auditului
• litigii recente
• reclamații de conformitate
• revendicări ale angajaților
• tendințe de aplicare a legii din industrie
• Politici de conformitate în fiecare zonă de risc

stabiliți și mențineți codul de conduită, politicile și standardele

programul dvs. de conformitate corporativă necesită un cod de conduită bine definit. De ce? Pentru că vă poate ajuta să definiți scopul programului dvs. și să stabiliți așteptări pentru comportament.

codul de conduită acționează ca bază și ar trebui să explice următoarele puncte cheie:

• cine este responsabil pentru gestionarea programului
• cum angajații ar trebui să raporteze abateri
• măsuri disciplinare pentru încălcarea codului de conduită

politicile dvs. corporative ar trebui să se bazeze pe această fundație prin furnizarea de orientări pentru domenii specifice de conformitate. De exemplu, acestea pot aborda încălcările comune ale conformității corporative:

• corupția corporativă
• luare de mită
• practici fiscale
• conflicte de interese
• păstrarea înregistrărilor

lista poate continua. Dar zonele exacte pe care trebuie să le abordați vor depinde de industria dvs.

odată ce zonele de risc au fost identificate și politicile create, ar trebui să stabiliți proceduri pentru a ajuta angajații să efectueze corect politicile. Crearea de orientări pas cu pas facilitează urmărirea procedurilor și identificarea neconformității.

zonele de risc din anumite industrii pot necesita standarde suplimentare. De exemplu, Legea privind practicile corupte străine vă poate solicita să păstrați protocoale detaliate pentru verificarea partenerilor de afaceri terți.

instruirea corectă a tuturor angajaților

Politica și standardele de Conformitate sunt inutile dacă angajații nu le respectă.

după stabilirea politicilor și procedurilor pentru programul dvs. de conformitate corporativă, trebuie să le diseminați fiecărui membru al personalului dvs.

asigurați-vă că ofițerii companiei, angajații și furnizorii terți citesc și semnează toate politicile și procedurile de conformitate.

toți angajații și furnizorii relevanți ar trebui să fie instruiți cu privire la legi, reglementări, politici corporative și comportament interzis. În funcție de dimensiunea organizației dvs., vă recomandăm să efectuați cursuri de formare adaptate angajaților specifici din zonele cu risc ridicat.

ACC vă recomandă să urmăriți, să documentați și să urmăriți instruirea. Prin implementarea unei politici de Conformitate și a unui instrument de gestionare a instruirii, puteți realiza acest lucru și automatiza multe dintre procesele dvs. manuale. Software-ul potrivit vă permite să distribuiți politici, să efectuați instruire online, să creați teste personalizate și multe altele.

Îmbunătățiți-vă programul cu software-ul de gestionare a conformității

crearea sau revizuirea politicilor de Conformitate și instruirea necesită multă muncă. Este un proces continuu, care necesită monitorizare și actualizări consecvente. Dar nu așteptați până când a avut loc un incident pentru a lua măsuri.

dacă dvs. și ofițerii dvs. de conformitate sunteți deja ocupați și constrânși de timp, poate fi greu să găsiți momentul potrivit pentru a implementa un nou program. Trucul este găsirea software-ului de gestionare a conformității care îl gestionează pentru dvs.

ca platformă de gestionare a conformității bazată pe cloud, PowerDMS vă permite să gestionați politicile, instruirea și acreditarea într-un singur sistem interconectat. Cu PowerDMS, puteți crea, revizui, disemina și urmări politicile de conformitate. Puteți crea fluxuri de lucru automate și puteți colabora la documente între departamente.

dacă sunteți gata să preluați controlul asupra conformității și să vă protejați afacerea împotriva riscurilor, aflați mai multe despre PowerDMS astăzi și descoperiți cum vă putem ajuta programul de conformitate corporativă.