ce este EDI (Electronic Data Interchange)?

ce este EDI (Electronic Data Interchange)?

schimbul Electronic de date sau EDI este o tehnologie care ajută organizațiile comerciale și partenerii să facă mai mult mai repede prin accelerarea termenelor logistice și eliminarea erorilor manuale prin automatizarea comunicării de la business la business. EDI permite organizațiilor care produc, expediază, cumpără și vând bunuri sau furnizează servicii precum comercianții cu amănuntul, producătorii, asigurătorii, furnizorii de servicii medicale, companiile aeriene și multe altele.

EDI a fost utilizat încă din anii 1960, deși găsește o nouă utilizare astăzi, permițând automatizarea lanțului de aprovizionare și acționând ca o parte cheie a fluxului de lucru pentru automatizarea proceselor de afaceri. Până la sfârșitul acestei postări pe blog, ar trebui să aveți o înțelegere destul de solidă a EDI și o introducere în elementele de bază ale tehnologiei EDI.

Computer-to-Computer Data Exchange

EDI este un schimb automat computer-to-computer de documente de afaceri electronice standard care are loc între partenerii de afaceri printr-o conexiune standardizată și sigură.

cu computer la computer de comunicații, nu este nevoie să se bazeze pe opțiuni manuale, cum ar fi e-mail, fapte, și poștă. Documentele se deplasează direct de la aplicația computerizată a expeditorului la aplicația computerizată a receptorului. De exemplu, un cumpărător poate trimite o comandă de achiziție, iar Furnizorul va trimite automat o factură.

mii de documente standard de tranzacție de afaceri pot fi cheltuite automat cu EDI. Exemple comune includ comenzi de cumpărare (EDI 850), stări de expediere (EDI 214), facturi informații vamale, Confirmări de plată (EDI 820) și documente de inventar.

formatul standard EDI permite computerelor să proceseze documente EDI. Standardele descriu fiecare bucată de date și formatul, cum ar fi tipul de document, părțile implicate, data comună și acțiunile de întreprins. Utilizarea standardelor elimină variațiile de la companie la companie, astfel încât fiecare sistem informatic al partenerilor de afaceri să vorbească un limbaj comun.

sistemele EDI folosesc o varietate de standarde pentru diferite regiuni, folosesc cuști și industrii. Standardele EDI au versiuni diferite, astfel încât partenerii EDI trebuie să utilizeze același standard și aceeași versiune pentru ca datele să curgă corect.

printre cele mai populare standarde se numără ANSI X12 utilizat în Statele Unite, ONU/EDIFACT care este utilizat la nivel global și standarde specifice industriei, cum ar fi HIPAA.

EDI utilizează o serie de protocoale sigure pentru schimbul de documente. Partenerii trebuie să convină asupra protocolului de utilizat și să se asigure că folosesc același protocol înainte de a putea schimba fișiere EDI. Dacă nu, trebuie să lucreze cu un intermediar pentru a facilita schimbul între cele două protocoale.

anumite protocoale de securitate EDI necesită mai multă tehnologie decât altele, dar utilizarea software-ului EDI, cum ar fi ESSBUS Connect, poate facilita o mare varietate de schimburi fără o investiție majoră.

aceste protocoale variază de la Protocolul de transfer de fișiere (FTP) sau FTP securizat (STFP) care este utilizat pentru a încărca conținut pe un server gazdă pentru un site web, la sisteme bazate pe API, cum ar fi AS4, bazate pe web prin A2 și alte opțiuni, inclusiv EDI mobil.

deși EDI în sine poate obține extrem de tehnice, investind în ea pentru compania dumneavoastră va plăti pentru sine în cel mai scurt timp. Viteza cu care veți putea procesa comenzi și facturi se va îmbunătăți dramatic, permițându-vă să reduceți costurile forței de muncă și să vă concentrați eforturile de muncă asupra altor sarcini cu valoare adăugată.

EDI și automatizare

mesajele EDI pot fi automatizate cu fluxuri de lucru preconfigurate. De exemplu, de îndată ce o comandă de achiziție este marcată expediată, furnizorul poate trimite o notificare de expediere, urmată de o factură.

în general, întreprinderile utilizează traducători EDI, fie prin intermediul unui furnizor de servicii, fie prin intermediul unui software pentru a traduce documentele EDI pentru a fi utilizate cu aplicații interne pentru a permite procesarea automată. Procesele pot fi extinse pentru a lucra cu fluxuri de lucru și integrări în cadrul companiei dvs. De exemplu, odată ce o companie primește o comandă de achiziție prin EDI, sistemul logistic generează automat o sarcină pentru personalul depozitului de a muta mărfurile de la inventar la transport. Odată mutat la Expediere, o etichetă de expediere este generată automat, iar informațiile despre expediere sunt trimise înapoi clientului care a plasat comanda.

folosind EDI în comparație cu procesele manuale tradiționale

cu o metodă tradițională, cum ar fi hârtia sau e-mailul, cumpărătorul va primi o notificare pentru a plasa o comandă sau poate determina că trebuie să plaseze o comandă după verificarea numerelor de inventar.

cumpărătorul introduce informații într-un sistem de cumpărare pentru a crea comanda de cumpărare și fie o tipărește și o trimite prin e-mail vânzătorului, fie le trimite prin e-mail.

vânzătorul primește PO, fie zile mai târziu, fie prin e-mail, alături de alte comunicări. Odată primit, vânzătorul îl introduce manual în sistemul lor de vânzări.

vânzătorul imprimă o factură și o include împreună cu expedierea sau o trimite separat, fie prin e-mail, fie prin poștă.

cumpărătorul introduce manual factura în sistemul de Conturi plătibile.

în acest moment, sistemul de hârtie a adăugat o săptămână sau mai mult de timp de expediere înainte și înapoi la proces. Atât hârtia, cât și e-mailul sunt foarte susceptibile la erori, ceea ce se adaugă la timpul de comandă.

cu un proces EDI, sistemul de achiziție Edi activat cumpărătorului generează automat și trimite un po EDI formatat atunci când inventarul atinge nivelul prestabilit pentru a declanșa sistemul. În câteva minute, sistemul de comenzi de vânzări al vânzătorului, echipat cu software EDI, primește PO.

sistemul furnizorului avertizează automat personalul depozitului să împacheteze și să expedieze mărfurile. Odată ce sunt ambalate și gata de expediere, sistemul de expediere generează Notificarea avansată a navei (ASN) și o trimite Departamentului de primire al cumpărătorului. De acolo, sistemul ERP al vânzătorului creează o factură EDI care intră în sistemul de Plăți al conturilor cumpărătorului.

întregul proces durează aproximativ o oră, mai degrabă decât o săptămână sau mai mult.

beneficiile EDI

EDI oferă o varietate de beneficii tuturor organizațiilor care o utilizează.

EDI poate accelera ciclurile de afaceri cu 61%. Tehnologia permite ca tranzacțiile să aibă loc în câteva minute, mai degrabă decât în zile sau săptămâni. Prin automatizarea sarcinilor pe suport de hârtie, personalul dvs. este eliberat pentru sarcini cu valoare mai mare, permițându-le să fie mai productivi. Automatizarea schimbului de date între lanțurile dvs. de aprovizionare asigură trimiterea la timp a datelor critice și urmărirea în timp real. Scurtarea timpilor de procesare și livrare a comenzilor vă permite să reduceți inventarul.

utilizarea EDI reduce costurile tranzacției, deoarece nu mai este nevoie să plătiți pentru hârtie, cerneală, copii, depunere și depozitare, Poștă și recuperarea documentelor. Acest lucru vă poate ajuta afacerea să economisească mai mult de 35% doar din costurile tranzacției. Dacă gestionați un volum mare de tranzacții, acest lucru vă poate ajuta, de asemenea, să economisiți milioane de dolari anual ca urmare a reducerilor de plată anticipată. Utilizarea tehnologiei EDI elimină, de asemenea, Erorile care pot costa o mulțime de bani, cum ar fi comenzile pierdute, comenzile telefonice luate incorect, erorile de introducere a datelor sau Faxurile ilizibile.

EDI ajută la îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii, deoarece vânzătorii beneficiază de cicluri reduse de comandă la numerar și de fluxuri de numerar îmbunătățite, reducând erorile, economisind timpul și frustrarea partenerului dvs. în gestionarea litigiilor privind datele.

EDI oferă, de asemenea, o serie de beneficii strategice pentru compania dvs., deoarece aveți vizibilitate în timp real asupra stării tranzacțiilor, ceea ce face mai ușoară luarea mai rapidă a deciziilor bazate pe date. EDI simplifică, de asemenea, procesul de intrare pe noi teritorii datorită limbajului comun de afaceri la nivel mondial pe care îl folosește.

tehnologia EDI promovează durabilitatea și reduce emisiile de dioxid de carbon prin înlocuirea proceselor pe bază de hârtie cu alternative digitale. Datorită creșterii eficienței operaționale, există, de asemenea, mai puține deșeuri de energie.

cum funcționează EDI

EDI necesită trei pași:

• pregătiți documentele.
• traduceți-le într-un format EDI.
• transmite-Le unui partener.

folosind comenzile de achiziție ca exemplu, cumpărătorul își pregătește comanda de achiziție prin colectarea și organizarea tuturor datelor, astfel încât să funcționeze cu EDI. În loc să imprime o comandă de achiziție, sistemul creează un fișier electronic cu toate informațiile necesare pentru a construi un document EDI.

odată ce documentul este creat, acesta trebuie alimentat prin software-ul de traducere EDI pentru a converti datele interne în formatul standard EDI. Dacă nu aveți software EDI intern, puteți trimite datele unui furnizor de servicii EDI pentru a traduce documentul în formatul EDI corect pentru dvs.

după ce PO este tradus în formatul standard al comenzii de achiziție EDI, acesta este transmis furnizorului. Furnizorul utilizează EDI cu diferite documente, notificarea de expediere avansată și factura, de exemplu, pentru a notifica cumpărătorul comanda a fost expediată și pentru a solicita cumpărătorului plata.

implementarea EDI în organizația dvs.

pentru a asigura conformitatea EDI, va trebui să configurați infrastructura EDI, să aliniați configurația EDI cu cea a partenerilor dvs. comerciali și să respectați standardele comune.

pentru a începe cu EDI, trebuie să aveți:

• software EDI pentru comunicații
• Internet communications, VAN, conform cerințelor diferiților dvs. parteneri
• hardware-ul necesar la fața locului, inclusiv un server sau un PC, Dispozitive de comunicare și periferice,
• Spațiu de birou securizat cu backup-uri de date de securitate monitorizate și putere redundantă, astfel încât sistemul să poată rula în mod fiabil
• Software pentru tranzacții EDI cu sistemele dvs. de back-office pentru o integrare edi ușoară
• hărți pentru fiecare tip de document EDI care este schimbat cu partenerii pentru a mapa înregistrările EDI în afaceri utilizabile documente.

EDI-ul dvs. este la fel de valoros ca integrările dvs. cu sistemele partenere. Trebuie să determinați ce protocoale IDI veți utiliza pentru a trimite și primi documentele. Veți selecta și implementa schimburi pentru documentele sau tranzacția corectă. Veți dori, de asemenea, să unghii în jos cazurile de utilizare în cazul în care va trimite și primi fiecare document EDI.

comunicați cu furnizorii și echipa dvs. IT pentru a determina pașii necesari pentru implementarea EDI în organizația dvs.