ce este eficiența costurilor? Definiție și modul de realizare a acesteia

pentru a concura eficient, a asigura resursele de care au nevoie pentru a crește și a inova și pentru a genera o linie de fund sănătoasă, întreprinderile trebuie să găsească cea mai bună rentabilitate posibilă pentru fiecare dolar pe care îl cheltuiesc. Una dintre cele mai importante piese ale oricărei strategii de afaceri durabile este găsirea unor modalități de a atinge și de a spori eficiența costurilor.

fiind una dintre cele mai răspândite strategii de eficiență a afacerilor utilizate astăzi, metodologiile de eficiență a costurilor pot fi utilizate în mod eficient de întreprinderile de toate dimensiunile și tipurile. Împreună cu software-ul și tehnologiile digitale potrivite, strategiile de eficiență a costurilor pot ajuta companiile să ia decizii mai strategice care să stimuleze inovația, să schimbe achizițiile pentru a deveni un centru de creare a valorii și să reducă costurile de operare, crescând în același timp eficiența operațională și profitabilitatea.

ce este eficiența costurilor—și cum se raportează la eficiența costurilor?

cea mai simplă definiție a eficienței costurilor este “economisirea de bani prin îmbunătățirea unui proces sau produs.”Companiile își măsoară eficiența costurilor prin compararea costurilor de afaceri suportate cu producția produsă (pentru un produs) sau cu veniturile generate (printr-un proces). Are longevitate foarte puternică și potențial construit, deoarece există literalmente întotdeauna loc pentru îmbunătățiri.

de-a lungul timpului, companiile pot continua să găsească noi modalități de a fabrica produse de calitate superioară pentru costuri mai mici sau de a-și rafina fluxurile de lucru prin utilizarea îmbunătățirii continue și a optimizării proceselor. Când vine vorba de cost-eficiență, cerul este într-adevăr limita.

în timp ce eficiența costurilor este adesea comparată cu (sau confundată cu) eficiența costurilor, acestea nu sunt același lucru. Înțelegerea diferenței dintre cost-eficiență și cost-eficacitate este la fel de simplă ca luarea în considerare a diferenței dintre eficiență și eficacitate (numită și eficacitate).

• eficiența se concentrează pe maximizarea rentabilității în comparație cu resursele investite. Rentabilitatea investiției (ROI) este exemplul clasic, deși trebuie remarcat faptul că ROI poate fi optimizat prin reducerea deșeurilor, precum și prin asigurarea unor prețuri optime. Eficiența costurilor este calculată folosind o analiză cost-beneficiu (deși poate fi numită și o analiză cost-eficiență) și devine din ce în ce mai importantă ca strategie de bază a eficienței afacerii ca organizație, iar nevoia acesteia de a obține o rentabilitate optimă crește.
• eficacitate (eficacitate) se concentrează pe realizarea unui scop specific în parametrii predefiniți. În contextul gestionării costurilor, eficacitatea este în general măsurată folosind o valoare metrică, cum ar fi costul Total de proprietate (TCO). Rentabilitatea este în general măsurată utilizând o analiză a rentabilității.
  este important să rețineți că soluția cea mai rentabilă poate să nu fie (și, de fapt, frecvent nu este) cea mai rentabilă înțelegere această diferență este esențială în elaborarea strategiilor de gestionare a costurilor care încorporează atât maximizarea economiilor de costuri, cât și generarea de valoare pe termen lung.

companiile își măsoară eficiența costurilor prin compararea costurilor de afaceri suportate cu producția produsă (pentru un produs) sau cu veniturile generate (printr-un proces). Are longevitate foarte puternică și potențial construit, deoarece există literalmente întotdeauna loc pentru îmbunătățiri.

Sfaturi pentru realizarea eficienței costurilor

toate întreprinderile au propriile obiective și nevoi unice. Dar realizarea rentabilității este un obiectiv care contează pentru fiecare afacere. Urmarea câtorva bune practici simple poate ajuta organizațiile să identifice oportunitățile de realizare și, în timp, să-și sporească eficiența costurilor în toate domeniile afacerii lor.

efectuați o analiză Cost-beneficiu

fiecare decizie de cheltuieli are potențialul de a ajuta sau de a împiedica creșterea, puterea competitivă și profitabilitatea unei afaceri. Rularea unei analize cost-beneficiu vă permite să comparați avantajele și dezavantajele relative care vin cu diferite decizii de afaceri. Aceste analize sunt, în general, efectuate pentru unul din două motive:

• o decizie comercială este revizuită pentru a stabili dacă beneficiile asociate acesteia depășesc costurile sale (și, în caz afirmativ, în ce măsură) și dacă, pe baza acestor informații, ar trebui urmărită.
• două sau mai multe decizii de afaceri sunt comparate pentru a determina beneficiul total pe care îl oferă fiecare în comparație cu costurile totale asociate cu urmărirea acestuia.

o analiză de cost foarte de bază urmează o serie simplă de pași.

1. pentru fiecare decizie potențială de afaceri, pregătiți o listă a costurilor asociate, precum și o listă separată a beneficiilor asociate. Ambele liste ar trebui să fie cât mai cuprinzătoare posibil.
   costurile potențiale includ:

• costuri directe, de exemplu materii prime, forță de muncă, inventar etc.
• costuri indirecte, de exemplu chirie, utilități, cheltuieli generale etc.
• costuri de oportunitate, de exemplu, angajamente de timp necesare care pot împiedica exercitarea altor oportunități, costurile relative ale fabricării unui produs pe plan intern vs.externalizarea producției etc.
• Costuri necorporale, de exemplu impactul asupra reputației, impactul asupra sănătății și siguranței angajaților etc.
• costuri legate de risc, de ex. Evaluarea impactului asupra mediului, cerințele de conformitate cu reglementările, amenințările concurențiale existente etc.

beneficiile potențiale includ:

• beneficii tangibile, de exemplu vânzări sau venituri mai mari.
• beneficii intangibile, g. procese mai rapide/mai precise, moral mai mare al echipei, satisfacție îmbunătățită a clienților, beneficii mai mari ale clienților etc.
• avantaj competitiv mai mare sau cota de piață.

1. aplicați o valoare monetară fiecărui element din ambele liste. Puteți evita sub-sau supra-estimările costisitoare bazându-vă pe datele de cheltuieli existente. O soluție cuprinzătoare de achiziție la plată, cum ar fi Planergy, simplifică procesul prin furnizarea unui mediu de date centralizat și a unor instrumente puternice de automatizare și analiză.
2. Total și comparați valorile pentru fiecare listă pentru a determina dacă beneficiile nete depășesc costurile potențiale. Dacă o fac, atunci continuarea deciziei vă va ajuta probabil să vă atingeți obiectivele. Dacă nu, este timpul să căutați alte soluții sau să revizuiți fiecare dintre costurile asociate pentru a determina dacă acestea pot fi reduse.

investiți în Software-ul Procure-to-Pay (P2P)

economia globală complexă de astăzi este condusă în mare parte de date mari și fără instrumentele necesare pentru a colecta, organiza și analiza aceste date, companiile își sacrifică capacitatea de a concura eficient. Alegerea unei soluții procure-to-pay, cum ar fi Planergy, oferă mai multe beneficii concrete care simplifică analiza cost-beneficiu și facilitează implementarea procesului și îmbunătățirea managementului cheltuielilor care cresc în timp prin îmbunătățirea continuă.

luați în considerare aceste beneficii:

• gestionarea centralizată a datelor bazată pe Cloud. Deciziile de afaceri cruciale se bazează pe mai mult decât o singură sursă de date. Conectarea și standardizarea surselor de date disparate din cadrul organizației dvs.-atât interne, cât și externe—vă asigură că aveți date complete și curate pregătite pentru analiză, indiferent dacă evaluați o investiție, furnizați materiale durabile pentru un produs nou sau optimizați gestionarea fluxului de numerar.
• o mai bună gestionare a riscurilor pentru costuri reduse legate de risc. Stocarea și accesul centralizat și securizat în cloud reduce riscul de întrerupere a activității. Îmbunătățirile proceselor automate, cum ar fi cumpărarea ghidată și integrarea completă a cataloagelor furnizorilor, reduc atât cheltuielile maverick, cât și frauda facturilor. Automatizarea îmbunătățește, de asemenea, respectarea contractelor pentru ambele părți.
• costuri reduse ale materialelor și un impact mai mic asupra mediului. Eliminarea hârtiei și a fluxurilor de lucru manuale generează economii imediate substanțiale pentru majoritatea organizațiilor prin reducerea nevoii de materiale, stocare și consum de energie. De asemenea, îmbunătățește ecofriendliness unei companii prin reducerea amprentei de carbon. Automatizarea proceselor minimizează nevoia de supraveghere și intervenție umană și elimină erorile umane, creșterea eficienței și reducerea costurilor de operare.
• aplicațiile scalabile, bazate pe web și eficiente din punct de vedere al costurilor și gestionarea datelor minimizează nevoile hardware și energetice (deoarece atât aplicațiile, cât și datele pot fi accesate de pe orice dispozitiv sau platformă și nu sunt necesare servere locale), reducând TCO pentru investițiile IT și crescând rentabilitatea investiției.
• îmbunătățirea continuă devine S. O. P. Inteligența artificială și învățarea automată ajută procesele automatizate să își evalueze și să își îmbunătățească propriile performanțe în timp, reducând costurile și sporind eficiența.
• achizițiile devin un centru de valoare și un centru strategic de putere. Procesele optimizate și ROI-urile în creștere sunt doar o parte a ecuației. Obținerea controlului deplin asupra și vizibilității datelor privind cheltuielile îi permite să fie mai eficient (și mai eficient!) analizate, oferind perspective bogate, dezvăluind oportunități ascunse și ajutând la trecerea întregii afaceri la o bază mai competitivă prin decizii mai strategice.

practicați prețuri Proactive

în funcție de strategia dvs. generală, luarea poziției de furnizor low-cost poate îmbunătăți semnificativ eficiența costurilor. Oferirea de bunuri și servicii la un cost mai mic, calitate sau ambele vă poate ajuta să capturați clienții pentru care prețurile sunt cea mai mare prioritate și să stabiliți o bază competitivă puternică în acel spațiu.

alternativ, în spațiul de lux, poate fi posibil să se perceapă prețuri mai mari fără creșterea costurilor sau a calității (și, prin urmare, îmbunătățirea rentabilității) prin valorificarea valorii intangibile create de un nume de marcă sau de tendința consumatorului.

Contextualizați eficiența costurilor în cadrul strategiei dvs. mai mari de Management al afacerii

eficiența costurilor este absolut esențială pentru succes, dar este cea mai eficientă atunci când este susținută și informată de alte strategii de afaceri.

potențialul de creare a valorii, de exemplu, poate adăuga un context atât de necesar analizelor dvs. de rentabilitate.

luați în considerare acest scenariu:

compania XYZ caută să investească în materiale noi pentru noul său Widget. Investiția A oferă materiale durabile de calitate superioară și va fi deservită de un furnizor local de încredere cu care Compania XYZ are o relație puternică existentă.

investiția B este mai ieftină, dar folosește materiale mai tradiționale, mai puțin ecologice. Este deservit de un furnizor bine recomandat, dar încă netestat, într-o altă țară. Furnizorul B a avut, de asemenea, recent unele probleme semnificative de conformitate a muncii care au fost abordate de atunci.

bazându-se exclusiv pe rentabilitatea investiției și pe costurile relative pe termen scurt, investiția B pare mai atractivă. Dar investiția A are potențialul de a oferi economii suplimentare semnificative pe termen lung în mai multe moduri:

• materialele mai bune se traduc în beneficiul clientului prin îmbunătățirea calității.
• materialele durabile oferă un impuls reputațional și asigură mai multe afaceri de la consumatorul ecologic, o companie demografică XYZ este interesată să asigure. În plus, compania va evita orice daune potențiale asupra reputației care ar putea apărea din asocierea cu furnizorul B.
• bunurile provenite din surse locale sunt mai puțin susceptibile la perturbări ale lanțului de aprovizionare, iar vânzătorii pot răspunde mai rapid în timpul unui dezastru.
• relația existentă dintre furnizor și furnizorul A va fi probabil consolidată în continuare prin această achiziție și poate duce la oportunități viitoare de a obține prețuri mai mici prin mobilizarea economiilor de scară sau prin crearea de valoare atât dură, cât și ușoară prin parteneriate strategice și dezvoltarea suplimentară a produselor.

având imaginea completă disponibilă, este mai ușor să alegeți opțiunea cea mai eficientă și mai eficientă atunci când vă planificați cheltuielile.

Faceți eficiența costurilor parte din strategia dvs. de succes

este doar o singură parte a unei paradigme mai mari de gestionare a cheltuielilor și planificare financiară. Dar pentru companiile care îi înțeleg utilitatea și îmbrățișează puterea instrumentelor de transformare digitală cu o soluție cuprinzătoare de achiziții, eficiența costurilor poate oferi o bază fermă pentru crearea de valoare bazată pe achiziții, o eficiență operațională mai mare și decizii strategice mai bune.