Ce este Extreme Project Management și este potrivit pentru echipa ta?

proiectele de astăzi sunt diferite de proiectele de acum 10 sau 20 de ani. În mare parte datorită introducerii internetului și a software-ului ulterior bazat pe cloud, precum și a conceptului a ceea ce este un serviciu profesional care intră în joc, modul în care lucrăm — și, prin urmare, proiectele noastre — a suferit o revoluție.

modul în care proiectele stau acum: cerințele proiectului se pot schimba zilnic, iar echipele responsabile sunt așteptate să gestioneze aceste situații în mod fluid. Părțile interesate doresc mai multă implicare în proiecte în timp ce sunt încă în proces, ceea ce înseamnă că își pot schimba mintea (și pot crea o muncă suplimentară pentru echipe) în orice moment. Știrile despre preocupările politice, economice sau de mediu se rup 24/7, iar echipele trebuie să schimbe vitezele pentru a răspunde în consecință.

managementul tradițional de proiect (TPM) nu este de obicei echipat pentru a gestiona această nouă eră a proiectelor. Fluxul de lucru pas cu pas (de exemplu, modelul cascadei), termenele rigide și cerințele stricte se adaptează greu la nevoia de schimbare parțial printr-un proiect. Actualizările planului necesită ca membrii echipei să sară prin cercuri și să consulte mai mulți manageri înainte de a obține aprobarea finală. Aceste constrângeri împiedică progresul și ajung să împingă proiectele TPM peste buget și termenele anterioare.

proiectele de astăzi sunt adesea mai potrivite pentru managementul extrem al proiectelor.

ce este managementul de proiect extrem?

Extreme project management (XPM) este scurt și flexibil acolo unde managementul tradițional de proiect nu este. Managementul tradițional de proiect înseamnă crearea unui plan și respectarea acestuia, de obicei pentru proiecte pe termen lung. XPM vă permite să modificați planul de proiect, bugetul și rezultatul final pentru a se potrivi nevoilor în schimbare, indiferent de stadiul în care se află proiectul și, de obicei, implică proiecte care durează doar câteva săptămâni sau chiar doar câteva zile.

XPM este menit să vă ajute să gestionați necunoscutul — acele variabile care se schimbă și apar pe măsură ce un proiect progresează. La sfârșitul proiectului, este vorba despre livrarea rezultatului dorit, nu pur și simplu rezultatul planificat inițial. Acei oameni care realizează la jumătatea unui proiect că produsul original nu este ideal au libertatea de a modifica planul. Echipele care folosesc XPM trebuie să fie dispuse să facă mai multe încercări pentru a-l corecta, în loc să se concentreze pur și simplu pe finalizarea tuturor după prima încercare.

este extreme project management potrivit pentru tine?

de unde știi dacă proiectul tău necesită un management de proiect extrem? Iată câteva caracteristici comune ale proiectelor extreme:

• Fast-paced de lucru
• nevoile de proiect extrem de complexe și rezultatele
• modificări frecvente la cerințele proiectului ca proiectul progresează
• Trial-and-error abordare pentru a vedea ce funcționează
• procesul de auto-corectare atunci când lucrurile merg într-o parte pentru a obține din nou pe drumul cel bun
• o ierarhia în luarea deciziilor
• proiecte bazate pe oameni, în loc de proiecte bazate pe procese (oamenii nu își adaptează proiectele pentru a se potrivi modelului, ci adaptează modele pentru a se potrivi proiectului)

dacă acest lucru sună ca munca ta, ia în considerare XPM și cum poți adoptați această abordare.

cum se execută Extreme Project Management

extreme project management este menit să fie rapid și agil. Începeți prin a aduna o echipă de oameni din jurul vostru care sunt dispuși și gata să îmbrățișeze acest sens al mentalității Agile. Dacă membrii echipei dvs. preferă munca lentă și obținerea fiecărei decizii aprobate de conducerea superioară, nu va funcționa.

după asamblarea echipei star, urmați acești pași:

1. creați un plan de proiect cu management de proiect extreme în minte. Asta înseamnă să aștepți schimbarea, să recunoști că liniile temporale se pot schimba și să lași loc pentru erori.
2. pentru a vă asigura succesul, asigurați—vă că planul dvs. răspunde la toate aceste întrebări (din cartea eXtreme Project Management de Doug DeCarlo):
   – Cine are nevoie de ce și de ce? – putem obține ceea ce este nevoie pentru a termina?
   – merită?
3. programați lucrul în cicluri scurte — câteva săptămâni la max.
4. faceți o întâlnire de lansare a proiectului pentru a oferi tuturor rezumatul complet al muncii implicate și pentru a-i face pe oameni încântați să lucreze la un proiect nou și minunat. Răspundeți la fiecare întrebare și comunicați clar așteptările. Faceți din vizibilitatea proiectului o prioritate începând cu Ziua 1.
5. comunicați frecvent cu clientul dvs., ascultați cu atenție dorințele și nevoile acestuia și transmiteți feedback-ul echipei dvs. imediat.
6. urmăriți ciclurile de lucru cu check-in-uri, sesiuni de revizuire și întâlniri de re-aliniere dacă proiectul pare să se desprindă.
7. când proiectele sau ciclurile se termină, sărbătoriți fiecare victorie. Faceți echipele să se simtă apreciate pentru a le menține încântați de munca solicitantă. Luați în considerare începerea fiecărei întâlniri cu listarea realizărilor echipei de la ultima întâlnire sau mergeți în jur pentru ca toată lumea să enumere o realizare de care sunt mândri.

nu configurați mai multe procese decât aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Extreme project management vă sfătuiește să vă sărutați proiectele-păstrați-le simplu, prost. Fiecare proiect va necesita probabil pași diferiți și șabloane diferite, deci personalizați fiecare proiect pentru a se potrivi nevoilor dvs. Dacă echipa dvs. insistă că faceți procesele prea complicate, tăiați pași suplimentari.

Extreme Project Management pentru schimbarea proiectelor

dacă v-ați identificat cu problemele managementului tradițional de proiect sau cu caracteristicile proiectelor extreme, vă recomandăm să citiți mai multe despre XPM pentru echipa dvs. Vă sugerez cartea menționată mai sus, eXtreme Project Management de Doug DeCarlo. Acesta intră în detaliu despre tot ceea ce ar trebui să știți pentru a începe cu XPM, inclusiv sfaturi pentru întâlniri sugerate, care se ocupă cu părțile interesate și rezolvarea blocajelor rutiere ale proiectului.

a făcut trecerea de la TPM la XPM cu succes — sau chiar fără succes? Povestește-ne despre experiența ta și ce te-a determinat să faci saltul în comentariile de mai jos. Ne-ar plăcea să învățăm din contul dvs. de primă mână.