ce este managementul absenței? 6 moduri de a Reduce absenteismul la locul de muncă

• “unde e Mark?”
• “cred că și-a luat concediu medical astăzi.”
• ” Hmm, nu ați ieșit aseară?”
• ” Um..Da, dar cred că a mâncat ceva și s-a îmbolnăvit de toxiinfecție alimentară.

poate că Mark este cu adevărat bolnav. Sau poate a băut prea mult aseară.

via GIPHY

oricum, el nu lucrează astăzi.

Managementul absenței se ocupă tocmai de situații ca acestea. Este practica reducerii neparticipării neplanificate la locul de muncă.

absenteismul costă economia SUA mai mult de 200 de miliarde de dolari în pierderi de productivitate în fiecare an. Prin urmare, este esențial ca organizația dvs. să aibă un mod structurat de a face față acesteia.

pot exista multe motive pentru care un angajat ar putea să nu se prezinte la locul de muncă, de la stres, agresiune la locul de muncă și moral scăzut până la boală sau pierdere personală.

iată 6 sfaturi esențiale pentru a consolida strategia de gestionare a absenței organizației:

țineți evidența prezenței, creați politici, dar nu automatizați penalizarea

unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faceți pentru a reduce absenteismul este să creați un mod sistematic de a urmări prezența angajaților dvs. Există multe instrumente disponibile online care vă pot ajuta, cum ar fi Jibble, Clockify și BambooHR.

apoi, indiferent cât de deschisă și flexibilă este cultura companiei dvs., aveți nevoie de o politică formală de gestionare a absenței. Ar trebui să explice ce fel de absențe neplanificate sunt acceptabile pentru companie și care nu sunt. de exemplu, ar trebui să conțină informații despre:

• cum își ia un angajat concediu medical? Pe cine ar trebui să anunțe și când?
• după câte concedii medicale trebuie angajații să prezinte un certificat medical?
• cum știe un angajat că prezența lor devine o problemă?

fiți conștienți de legile federale locale în timp ce creați Politica de gestionare a absenței. Multe țări au legi care protejează angajații împotriva diferitelor tipuri de absențe neplanificate.

cu toate acestea, tratați politica dvs. formală ca un set de linii directoare și nu legi. Acest lucru înseamnă mai degrabă decât având o politică pătură pentru a penaliza, ar trebui să trateze cu atenție fiecare caz separat. De exemplu, dacă un angajat este bolnav și îl vizitați în spital; nu va avea sens să solicitați un certificat medical pentru procesarea concediilor medicale.

managerii de tren în managementul absenței

deși managementul absenței intră în primul rând în domeniul resurselor umane, nu este numai responsabilitatea lor. Managerii de linie ar trebui să aibă o proprietate egală asupra acesteia. Cu toate acestea, în multe organizații, nu li se oferă o pregătire suficientă în managementul absenței.

acesta este locul în care HR poate interveni și managerii de antrenor (în special managerii de prim nivel) în modul de prevenire a absenteismului în echipele lor. Aceasta poate include manageri de coaching în care se ocupă cu situații cum ar fi:

• cum să te descurci cu un angajat care a început frecvent să ia concedii medicale?
• când să aplicăm Politica și când să facem o excepție?
• când să escaladăm lucrurile la ÎR?

odată ce managerii de linie își asumă un rol mai proactiv în managementul absenței, veți vedea că ratele de absenteism iau o notă.

amintiți-vă, prezenteeismul nu este scopul

este esențial să rețineți că obiectivul gestionării absenței este reducerea absenteismului, Nu Încurajarea prezenteismului.

există o diferență uriașă între cele două.

Presenteeism este atunci când un angajat se forțează să apară la locul de muncă în ciuda senzație de rău. Pot exista multe motive în spatele acestui lucru, de la așteptări nerezonabile de management până la devotament autentic față de locul de muncă.

s-ar putea să vă gândiți cum pot mai multe ore de lucru de la angajați să rănească compania? În afară de stres și epuizare, aceasta poate afecta de fapt productivitatea generală a organizației. Deși este mai greu de cuantificat impactul financiar al prezenteismului decât absenteismul. Diverse studii au arătat că impactul său poate fi egal, dacă nu chiar mai rău. Un angajat care nu se simte bine își va face în mod natural treaba cu o eficiență mai mică și, de asemenea, riscă să-i afecteze pe ceilalți la locul de muncă.

de aceea, pentru a reduce absenteismul, ar trebui să vă abțineți de la politicile care promovează prezentismul, cum ar fi recompensarea angajaților pentru că nu iau concediu medical/concediu sau pentru a le permite să încaseze concedii în așteptare.

îmbrățișați programul de lucru flexibil și munca la distanță

potrivit unui studiu realizat de Institutul Karolinska din Suedia, programul de lucru flexibil poate reduce absenteismul. Un sondaj realizat de flexjobs a arătat că angajații (în special părinții) apreciază flexibilitatea chiar mai mult decât salariul.

în mod evident, flexibilitatea la locul de muncă (fiind ore de lucru la distanță, flexibile) depinde de natura industriei și a organizației. Anumite locuri de muncă necesită prezența la locul de muncă în anumite ore. Cu toate acestea, dacă compania dvs. nu este una dintre ele, ar trebui să vă gândiți să oferiți mai multă flexibilitate echipei dvs.

angajații ar putea suna bolnav pentru muncă dacă au anumite comisioane importante de executat în timpul programului de lucru – repararea instalațiilor sanitare, mersul la școala copiilor etc. Dacă își pot ajusta programele în jurul ei, vor fi mai înclinați să apară la serviciu.

o altă parte importantă a flexibilității este munca la distanță, care devine din ce în ce mai mult una dintre cele mai populare tendințe ale culturii companiei. Munca la distanță nu mai este considerată un privilegiu oferit de câteva companii New-age. Mulți angajați se așteaptă acum la muncă la distanță atunci când caută un nou loc de muncă. 90% dintre persoanele care au lucrat de la distanță intenționează să lucreze de la distanță pentru tot restul vieții. Permiterea oamenilor să lucreze de la distanță reduce considerabil motivele pentru care un angajat ar putea lua în considerare să ia concediu medical.

Munca la distanță devine din ce în ce mai acceptată chiar și în rândul companiilor mai tradiționale, datorită popularității în creștere a instrumentelor de colaborare online.

îmbunătățiți moralul echipei, înainte de a fi prea târziu

ați observat că discuțiile despre moralul echipei apar de obicei atunci când ceva nu merge bine? Adesea, aceasta devine o considerație pentru management numai atunci când este pe spirala descendentă.

a face mediul de lucru distractiv și captivant este probabil cel mai important lucru pe care îl puteți face pentru a reduce absenteismul. Prin urmare, este de bun augur pentru întreaga organizație să investească în îmbunătățirea moralului la locul de muncă chiar și atunci când nu există steaguri roșii în jur.

mesele de Ping-pong și exercițiile de team-building concepute de HR s-ar putea să nu fie întotdeauna răspunsurile. Este important să înțelegeți pulsul echipei dvs. pentru a ști ce ar funcționa pentru a le spori moralul. Unele Echipe ar putea prefera activități în aer liber împreună, unii ar putea fi mulțumiți de câteva băuturi după muncă.

cu toate acestea, ceea ce funcționează fără îndoială pentru toate echipele este inculcarea unei culturi a recunoașterii care se bazează pe feedback-ul frecvent.

ia măsuri rapide împotriva celor care iau foloase necuvenite

dacă credeți că toate cele 5 sugestii anterioare sunt înclinate spre angajați și nu către angajator, aveți dreptate. Cu toate acestea, compania este angajații săi în primul rând. Prin abordarea problemelor de bază care îi împiedică să observe prezența solidă, problema managerilor este adesea rezolvată.

cu toate acestea, este important să se ia măsuri împotriva acelor angajați care profită în mod nejustificat de politica companiei. Incapacitatea de a face acest lucru ar putea pune în pericol întreaga politică și ar putea răni pe cei care au aderat la ea în mod responsabil. O politică constructivă de gestionare a absenței necesită încredere între companie și angajații săi.

de exemplu, dacă aflați că un angajat a mințit în legătură cu luarea concediului medical (mergând la un interviu de angajare în schimb ca exemplu), acest lucru ar trebui abordat prompt cu un avertisment scris oficial.