ce este un intranet și este încă relevant pentru organizația dvs.?

comunicațiile interne se află astăzi în centrul transformării digitale. Și, pe măsură ce companiile adoptă instrumente tehnologice din ce în ce mai avansate pentru a comunica și a angaja angajații, există o responsabilitate din ce în ce mai mare de a ajunge în mod eficient la angajații din prima linie și la birou, indiferent unde lucrează.

într-un raport recent, am constatat că 57% dintre profesioniștii din domeniul comunicațiilor interne și al resurselor umane sunt supuși unei presiuni mai mari pentru a dezvolta o abordare coerentă a angajamentului angajaților.

ce este un intranet?

s-ar putea să vă întrebați: Ce este un intranet? Intranet-urile sunt rețele private utilizate de organizații pentru a distribui comunicații exclusiv forței lor de muncă și au fost folosite de zeci de ani de întreprinderi pentru comunicații interne.

care este diferența dintre un intranet și internet?

Intraneturile au apărut în tandem cu Internetul în anii 1990. diferența dintre internet și intranet este simplă: Internetul este o rețea publică care nu este deținută de nicio entitate, în timp ce un intranet este proprietate privată și nu este accesibil oricui poate intra online.

vedeți cum Boeing a pus în acțiune soluția noastră modernă de intranet, 70% din forța de muncă vizitând Boeing News acum pe desktop, e-mail și mobil.

care este diferența dintre un intranet și un extranet?

s-ar putea să fi auzit și de un extranet. Distincția dintre un intranet și un extranet este că, în timp ce un intranet este limitat în accesul la o organizație, un extranet poate fi accesat de terți autorizați, cum ar fi clienți, furnizori sau parteneri.

Intranet-urile sunt utilizate în principal de către angajați pentru a căuta informații, pentru a comunica în cadrul unei organizații și pentru a gestiona fluxurile de lucru. Un exemplu de intranet este un site web care este utilizat exclusiv de o companie aeriană pentru a furniza actualizări și informații forței sale de muncă.

în timp ce intranet-urile au început ca site-uri web exclusive pentru întreprinderi, acestea au acum capacitatea de a se integra cu alte instrumente, cum ar fi platformele și rețelele sociale, pentru o experiență robustă de comunicare internă. De exemplu, SharePoint este un intranet popular de la Microsoft Office.

avantajele și dezavantajele unui intranet

avantajele unui intranet

în ciuda faptului că apar noi tehnologii pentru a avansa în domeniul comunicațiilor, pentru multe companii, există încă avantaje cheie pentru a avea un intranet realizat și gestionat de o echipă internă dedicată. Iată trei avantaje strategice ale unui intranet al companiei.

stocare ușoară a fișierelor și informațiilor

fiecare organizație are sute, dacă nu mii, de fișiere formatate diferit care plutesc printre firele de e-mail, Google Drive sau hard disk-uri pe laptopuri sau desktop-uri. Având un intranet al companiei, este ușor să stocați și să accesați toate fișierele într-o singură locație centrală. Orice comunicare care se întâmplă pe un intranet este, de asemenea, salvată atât timp cât intranetul este activat. Acest lucru face mai ușor pentru persoanele fizice să caute postări anterioare din Intranetul companiei lor.

modalități ușoare de comunicare între angajați

Intraneturile prezintă de obicei profiluri de utilizator similare cu profilul dvs. Acestea conțin o fotografie, titlul și descrierea postului și informații de contact. Orice angajat care are acces la intranet poate descoperi noi colegi și le poate trimite mesaje prin intranet. Acest lucru facilitează colaborarea sporită și ajută la stabilirea unei rețele de forță de muncă.

un bun sistem de management al conținutului (CMS)

Intranet-urile au început în anii 1990 ca o simplă pagină de bun venit cu informații rare despre o întreprindere. De atunci, au evoluat pentru a include forumuri de discuții, bloguri și caracteristici sociale. Acest lucru a permis comunicatorilor interni să își poată folosi intranetul pentru a partaja mesaje cheie și actualizări organizaționale. CMS intranet permite comunicatorilor interni să creeze și să partajeze cu ușurință conținut în sistem.

dezavantajele unui intranet

evident, instrumentele care au fost folosite de zeci de ani pot, de asemenea, să se simtă greoaie și depășite, mai ales dacă nu sunt actualizate sau modificate pentru a ține pasul cu nevoile companiei. Iată cinci dezavantaje comune pentru a avea un intranet pentru multe companii.

informațiile sunt dificil de găsit

Intraneturile au fost structurate în mod tradițional într-un format învechit care obligă angajații să caute prin mii de pagini sau foldere pentru a găsi informațiile de care au nevoie. Intranet-urile nu trag povești relevante și actuale în modul în care suntem obișnuiți să primim informații. Conținutul este adesea depășit, deoarece publicarea pe intranet poate fi dificilă și consumatoare de timp. În plus, nu puteți viza angajații sau personaliza comunicațiile, astfel încât informațiile sunt relevante și în timp util.

având în vedere că informațiile sunt greu de găsit, lucrătorii pot fi deziluzionați să țină pasul cu comunicațiile intranet. Acest lucru are un impact negativ asupra experienței angajaților și diminuează efectul mesajelor dvs. asupra obiectivelor de afaceri mai largi.

lucrătorii fără birou nu pot accesa cu ușurință intraneturile

intraneturile sunt limitate în capacitatea lor de a ajunge la toți angajații, deoarece uneori sunt accesibile doar pe desktop. Lucrătorii la distanță, cum ar fi lucrătorii cu amănuntul, asistenții medicali, personalul depozitului și șoferii de camioane, pot să nu aibă capacitatea de a accesa intranet-urile. Este posibil ca lucrătorii din prima linie să nu aibă un laptop al companiei, acces la domiciliu la intranet sau acces regulat la internet. Chiar dacă acești lucrători așteaptă până când au un computer pentru a accesa intranetul, informațiile de pe intranet sunt adesea depășite sau dezorganizate, ceea ce face dificil pentru angajați să găsească rapid conținutul de care au nevoie. Pentru a ajunge la fiecare lucrător, trebuie să vă asigurați că instrumentele dvs. de comunicare acceptă lucrătorii de la distanță și de teren.

am compilat feedback direct de la liderii IT despre această problemă. Se pare că 80% dintre liderii IT consideră că lipsa accesului la informații reduce productivitatea din prima linie. Pentru a ajunge la fiecare lucrător, trebuie să vă asigurați că instrumentele dvs. de comunicare acceptă lucrătorii de la distanță și de teren.

Dow Chemical a folosit Firstup pentru intranetul lor modern și a atins un angajament de 80% cu lucrătorii din birouri și producție!

mobilul nu este acceptat

nu este un secret că, ca societate, suntem dependenți de telefoanele noastre mobile. Peste 85% dintre Mileniali au propriul smartphone. Multe intranet-uri nu acceptă mobil sau trebuie să fie actualizate cu următoarea versiune mobilă. Dacă aveți deja un intranet, poate fi tentant să așteptați până la următoarea actualizare care are o caracteristică mobilă în loc să vă angajați într-o transformare a comunicațiilor. Dar de așteptare pentru a face trecerea peste, se pierde un mod ușor, accesibil pentru a comunica cu întreaga forță de muncă. Comunicațiile Mobile, în special aplicațiile native, sunt convenabile pentru fiecare lucrător și sunt mai susceptibile de a-i menține angajați.

actualizările intranetelor pot dura mult timp

Tehnologia și software-ul de comunicare se îmbunătățesc și evoluează constant. Suntem obișnuiți cu actualizări de software programate în mod regulat, noi versiuni și noi funcții interesante. În comparație, poate dura ani de zile pentru ca noile versiuni intranet să apară. Microsoft, de exemplu, se află pe un ciclu de lansare de trei ani. Acest decalaj împiedică comunicatorii interni cu intranet să aibă acces la cele mai recente strategii pentru a menține lucrătorii informați și actualizați. Cu aceste noi versiuni mari, angajații trebuie să învețe funcții noi complicate și să își ajusteze fluxurile de lucru vechi. Este posibil ca noile versiuni să nu se integreze bine cu alte programe software pe care le utilizați sau să fie obositoare de instalat dacă așteptați prea mult între versiuni.

soluțiile intranet portal nu sunt ușor de utilizat

dacă vă gândiți la o reîmprospătare intranet sau la o soluție software intranet, este posibil să nu fie cea mai bună investiție. Aceasta este doar o suprapunere a intranetului dvs. existent, astfel încât toate aceleași probleme sunt doar acoperite cu o interfață mai frumoasă. Veți fi blocat cu aceeași căutare proastă, tehnologie învechită și lipsă de reacție mobilă.

“Intranetul Modern” a fost creat pentru a ajuta la rezolvarea unora dintre aceste probleme.

unde se potrivește intranetul la locul de muncă digital?

Intranet-urile sunt rulate, create și actualizate de către o echipă dedicată intranet sau digital workplace. Aceste echipe folosesc o varietate de abilități inter-funcționale pentru a rula intranetul. Spark traiectoria intranet și digital workplace skills matrix arată modul în care echipele intranet și digital workplace au o varietate de seturi de competențe care provin din tehnologie și management IT, conținut și comunicare, designul experienței utilizatorului și managementul social și al colaborării.

toate aceste seturi de abilități se pretează la crearea unui instrument care încorporează comunicarea, gestionarea bazelor de date și designul. Matricea Competențelor Sparks evidențiază, de asemenea, modul în care departamentul și responsabilitățile sale nu sunt la fel de fixe sau definite ca HR sau IT. Deoarece echipa intranet este responsabilă atât pentru crearea, încărcarea, cât și pentru gestionarea intranetului, poate fi dificil să descoperiți unde trebuie adăugate exact noi caracteristici și instrumente.

intranetul nu este locul de muncă digital. Scopul este de a sparge barierele de comunicare și de a stimula eficiența, inovația și creșterea. Nu este o soluție unică, ci mai degrabă un set de platforme și instrumente de cea mai bună clasă care fac munca să se întâmple fără probleme. Un loc de muncă digital de succes utilizează fluxuri de lucru inteligente pentru a face totul să funcționeze la cerere și cu mai puțină frecare.

o platformă bună de comunicare este nucleul locului de muncă digital—oferind informațiile potrivite la momentul potrivit lucrătorului potrivit. Dacă oamenii tăi sunt neinformați sau mai rău, niciodată informați, cele mai bune eforturi vor cădea. Dacă nu știu, nu o pot face.

cele mai bune practici Intranet

optimizarea eficienței și eficacității intranet implică asigurându-vă că sunt ține pasul cu cele mai bune practici. Deoarece intraneturile există de zeci de ani, ele pot fi adesea dificil sau lent de actualizat. Pentru a oferi cel mai bun intranet, va trebui să faceți următoarele.

asigurați-vă că intranetul este angajații dumneavoastră preferat metoda de comunicare

este un intranet modul de comunicare pe care angajații dumneavoastră doresc să utilizeze? Astăzi, există un decalaj tehnologic distinct în comunicațiile corporative: doar 25% dintre comunicatori își folosesc intraneturile companiei pentru a comunica cu angajații. În schimb, comunicatorii interni folosesc adesea buletine informative prin e-mail, aplicații ale companiei, semnalizare digitală sau postări și anunțuri fizice.

trebuie să vă asigurați că un intranet este un mediu preferat pentru a ajunge la forța de muncă. Întreabă-te:

• echipele noastre chiar folosesc intranetul?
• are fiecare lucrător acces la ea?
• pot angajații să găsească informațiile de care au nevoie?

dacă vă aflați răspunzând nu la oricare dintre aceste întrebări, poate fi timpul să vă reconsiderați strategia de intranet pentru o abordare multi-canal.

ce este o abordare omnichannel?

angajații au preferințe atunci când vine vorba de modul în care companiile lor comunică cu ei. Unii nu au e-mailuri sau laptopuri ale companiei și pot dori să folosească aplicațiile companiei. Între timp, alți angajați ar putea găsi e-mailuri sau intraneturi mai convenabile.

depinde de comunicatori să ajungă la angajați acolo unde sunt și pe canalul lor preferat. Cel mai bun mod de a realiza acest lucru este de a integra toate canalele comms într-o platformă de comunicații forței de muncă.

același lucru este valabil și pentru intranet. Luați în considerare conectarea intranetului la o platformă de comunicare a forței de muncă. Amplificatorul de conținut Firstup împinge știrile și informațiile companiei către intranet într-un mod care îi ține pe angajați informați și se întorc pentru mai multe. Pentru a vă menține forța de muncă interesată de mesajele dvs., este vital să ajungeți la angajații de pe canalul pe care îl preferă. Având o soluție în loc, care este ușor de utilizat și suprafețe de informații relevante va încuraja angajații să se angajeze cu comunicațiile.

Reach every worker

Intraneturile au fost create înainte de apariția lucrătorilor la distanță, ceea ce înseamnă că adesea nu au fost actualizate cu suficiente caracteristici și instrumente noi pentru a sprijini acest segment de forță de muncă în creștere. Intranetul Dvs. ar trebui utilizat ca instrument pentru a vă conecta toți angajații și pentru a vă menține forța de muncă aliniată la obiectivele organizaționale.

pentru ca mesajele dvs. să aibă un impact, comunicațiile trebuie să se întâlnească cu lucrătorii cu privire la alegerea dispozitivului și a canalului. Acest lucru este valabil mai ales pentru angajarea lucrătorilor fără birou, deoarece este posibil să nu aibă acces la un desktop în orice moment. Pur și simplu bazându-se pe postarea la intranet pentru toate comunicările nu va fi suficient pentru a se angaja forța de muncă.

a avea o abordare multicanal care include telefonul mobil este cel mai bun mod de a optimiza acoperirea comunicațiilor dvs. Canalele Multiple maximizează numărul de puncte de contact, asigurându-vă că mesajele dvs. sunt văzute. Această abordare ar putea include mesagerie instantanee, o caracteristică newsfeed și o aplicație mobilă. O aplicație mobilă vă va ajuta în special să ajungeți la lucrătorii din prima linie care sunt fața companiei dvs.

în mod similar, este mult mai ușor să vizați diferite segmente de angajați înțelegând modul în care interacționează cu conținutul pe care îl creați. Lucrătorii au mai multe șanse să se angajeze cu conținut personalizat și relevant. De exemplu, dacă sunteți conștient de faptul că lucrătorii din prima linie utilizează aplicația companiei dvs. mai mult decât vă deschid e-mailurile, puteți direcționa majoritatea mesajelor din aplicație pentru a se concentra asupra nevoilor lor.

păstrați conținutul captivant și relatabil

pentru a captiva cu adevărat atenția angajaților dvs., intranetul Dvs. trebuie să aibă mai mult conținut care să ofere valoare întregii forțe de muncă. Modul în care consumăm conținut s-a schimbat, iar instrumentele pe care le folosim pentru a ne angaja forța de muncă trebuie să reflecte modurile în care comunicăm online și în afara biroului.

pentru a vă optimiza strategia de conținut, trebuie să vă asigurați că lucrătorii pot accesa și descoperi cu ușurință mesajele dvs. Diferitele tipuri de conținut de pe intranet pot include:

• evenimente și anunțuri de conferințe
• CEO crezut piese de conducere
• Întrebări frecvente
• IT cum să tutoriale
• newsfeed
• forumuri de discuții
• un blog
• video și infographics
• recunoașterea publică a realizărilor individuale

intranet dvs. ar trebui să fie un instrument pentru a oferi o experiență uimitoare angajat. Este mult mai probabil ca echipele să fie implicate în conținutul dvs. dacă păstrați conținutul concentrat pe încurajarea participării lucrătorilor în loc de mesageria de sus în jos.

un intranet ar trebui să fie un loc de dialog între angajator și angajat în loc de un loc în care lucrătorii consumă doar informații, mai degrabă decât să participe.

toate cele mai bune intraneturi au nevoie de aceste lucruri

din nou, intraneturile sunt o tehnologie mai veche, ceea ce înseamnă că companiile trebuie să ia măsuri pentru a le menține actualizate și pentru a lucra în moduri care se potrivesc nevoilor companiei. Deși intranet – urile, prin design, sunt lente de actualizat, greu de accesat pentru lucrătorii de la distanță și din prima linie și nu au fost construite cu adevărat pentru a oferi informații în timp util, Asta nu înseamnă că nu puteți depăși aceste dezavantaje. Cele mai bune intranet-uri pot fi de obicei echipate cu cele mai bune instrumente pentru a permite angajaților dvs. Iată elementul cheie de care are nevoie intranetul Dvs.

Design ușor de utilizat

deoarece echipa intranet este responsabilă pentru încărcarea, crearea și gestionarea intranetului, poate fi adesea dificil să faceți un pas înapoi și să vă asigurați că intranetul este ușor de utilizat. Ar trebui să vă întrebați, De ce folosesc lucrătorii intranetul? Îl folosesc pentru a colabora cu colegii, pentru a descoperi informații noi sau pur și simplu pentru a completa documente?

Iată de ce are nevoie intranetul Dvs. dacă doriți să îl faceți ușor de utilizat și să oferiți angajaților instrumentele de care au nevoie.

• funcționalitate de integrare: în loc să treceți prin sarcina obositoare de actualizare a intranetului, funcționalitatea de integrare înseamnă că puteți obține cele mai recente instrumente și funcții fără a fi nevoie să faceți o reîmprospătare întreagă. Cu funcționalitate de integrare, puteți împinge în mod automat știri și actualizări dreptul la intranet, fără a fi nevoie să ia un pas suplimentar.
• funcționalitate de căutare: una dintre cele mai mari obstacole ale unui intranet este o funcție de căutare învechită. Asigurarea faptului că angajații dvs. obțin informațiile de care au nevoie fără a petrece ore întregi săpând pagină după pagină este esențială pentru a asigura o experiență ușor de utilizat.

intranetul Dvs. ar trebui să fie primul loc în care angajații dvs. merg pentru a obține informațiile de care au nevoie. Optimizarea experienței lor înseamnă să vă asigurați că intranetul Dvs. este construit pentru a vă permite și sprijini forța de muncă.

metrici

intranetul Dvs. ar trebui să servească drept platformă pentru comunicații interne și să ajute la atingerea obiectivelor de afaceri mai largi. Întrebați-vă, ce rol joacă intranetul în rezolvarea obiectivelor organizaționale strategice și este aliniat pentru a ajuta la atingerea lor?

singura modalitate de a ști dacă intranetul contribuie la succesul întreprinderii dvs. este de a măsura performanța comunicațiilor interne. Pentru a vă optimiza strategia de comunicare, trebuie să știți ce funcționează și ce nu. Analizând valorile de comunicare, puteți descoperi modul în care diferiți angajați interacționează cu mesajele dvs.

va trebui mai întâi să definiți ce valori veți urmări pentru a vă analiza performanța. Fie că este vorba de creșterea adoptării intranetului sau de împuternicirea angajaților să comunice prin intermediul intranetului, identificarea indicatorilor cheie de performanță vă va ajuta să vă urmăriți progresul. Prin urmărirea valorilor dvs. în timp, puteți crea informații utile pentru a vă redefini strategia de comunicare.

employee empowerment

o organizație de succes are o cultură puternică a companiei, care este prezentă în fiecare departament. Un intranet poate servi ca un vehicul pentru a transmite misiunea și valorile dvs. întregii forțe de muncă.

angajații ar trebui să se simtă confortabil construind și contribuind la cultura companiei dvs. printr-un dialog vibrant pe intranet. Pune la dispoziție resurse care să împuternicească angajații să construiască o cultură puternică a companiei. Caracteristici precum recunoașterea angajaților, obiectivele de performanță, un proces de integrare și încurajarea lucrătorilor să fie activi pe intranet pot contribui la construirea unei culturi de succes a companiei.

cum se compară locul de muncă digital?

știați că, potrivit companiei McKinsey &, comunicațiile interne eficiente pot crește productivitatea cu 20-25%?

menținerea angajaților angajați și productivi este un obiectiv major pentru multe companii. A avea mesaje ușor de accesat și disponibile pe diferite dispozitive și canale este esențial pentru a menține echipele informate.

nu există nicio îndoială că productivitatea la locul de muncă a fost testată în acest an ca niciodată. Dar există prea multe aplicații de întreprindere care concurează pentru atenția angajaților dvs.? Citiți raportul nostru și vedeți de ce liderii IT sunt de acord — 74% spun că volumul ridicat de canale de implicare a angajaților a afectat productivitatea la locul de muncă.

pe măsură ce lucrătorii devin mai Distribuiți, instrumentele de comunicare trebuie să poată ajunge la fiecare lucrător. Cele mai multe intranet-uri durează ani de zile pentru a se actualiza și sunt adesea inaccesibile angajaților care nu lucrează la un birou. Această ineficiență împiedică capacitatea lucrătorilor de a-și îndeplini rolurile. În timp ce o reîmprospătare a intranetului poate fi pe lista dvs. de sarcini, luați în considerare să vă întrebați dacă un intranet singur este cea mai bună soluție pentru nevoile dvs. de comunicare. Ar trebui să te întrebi:

1. este un intranet încă relevant pentru organizația dvs.?
2. mesajele dvs. sunt ușor de utilizat și frecvente?
3. poate forța de muncă deskless accesa cu ușurință intranet?
4. ai ajunge la fiecare angajat pe canalele lor preferate?
5. puteți viza anumite segmente de angajați cu informații personalizate?
6. cât timp așteptați înainte de a vă putea actualiza intranetul?
7. puteți măsura cu exactitate impactul comunicațiilor dumneavoastră?

dacă vă întrebați De ce mai aveți un intranet, poate că este timpul să vă regândiți strategia și să folosiți o platformă de comunicare a forței de muncă pentru a vă integra toate canalele de comunicare interne pentru a vă angaja și alinia cu adevărat angajații.

o actualizare pe internet nu va rezolva problemele structurale fundamentale care împiedică angajații să obțină informațiile de care au nevoie în timp util. Valorificați întregul potențial al intranetului dvs., ținând pasul cu cele mai bune practici și integrându-vă cu instrumentele care vă pot ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri.

Aflați cum Firstup împuternicește organizațiile cu cea mai importantă platformă de comunicare a forței de muncă pentru a ajunge cu adevărat, a informa și a angaja angajații să lucreze ca unul.

Intranet Întrebări frecvente

întrebare: Ce este un intranet?
raspuns: Intranet-urile sunt rețele private utilizate de organizații pentru a distribui comunicații exclusiv forței lor de muncă și au fost folosite de zeci de ani de întreprinderi pentru comunicații interne.

întrebare: care este diferența dintre internet și un intranet?
răspuns: Internetul este o rețea publică care nu este deținută de nicio entitate, în timp ce un intranet este proprietate privată și nu este accesibil oricui poate intra online.

întrebare: care este diferența dintre un intranet și un extranet?
raspuns: Distincția dintre un intranet și un extranet este că, în timp ce un intranet este limitat în accesul la o organizație, un extranet poate fi accesat de terți autorizați, cum ar fi clienți, furnizori sau parteneri.

întrebare: De ce ar folosi o companie un intranet?
răspuns: Intranet-urile sunt utilizate în principal de angajați pentru a căuta informații, pentru a comunica în cadrul unei organizații și pentru a gestiona fluxurile de lucru. Un exemplu de intranet este un site web care este utilizat exclusiv de o companie aeriană pentru a furniza actualizări și informații forței sale de muncă.

întrebare: Ce este software-ul intranet?
răspuns :un software intranet permite companiilor să construiască o rețea privată, sigură, care poate fi accesată numai de angajații companiei respective. Acest intranet servește ca portal pentru angajați pentru a accesa resurse interne și externe și permite lucrătorilor să comunice, să colaboreze și să partajeze documente și alte informații.

întrebare: Ce este un site intranet?
răspuns: un site intranet este un site intern (sau portal) care ajută angajații să rămână la curent cu compania lor. Acesta servește ca un site web, canal de comunicare, instrument de gestionare a cunoștințelor și platformă de colaborare. Pe măsură ce companiile adoptă instrumente tehnologice din ce în ce mai avansate pentru a comunica și a angaja angajații, există o responsabilitate din ce în ce mai mare de a ajunge în mod eficient la angajații din prima linie și la birou, indiferent unde lucrează.