ce este un proces de control al schimbării și cum îl utilizați?

un proces de control al schimbării este o modalitate prin care managerii de proiect pot trimite cereri către părțile interesate pentru revizuire, care sunt apoi aprobate sau respinse. Este un proces important pentru a ajuta la gestionarea proiectelor mari cu mai multe părți în mișcare.

când vine vorba de gestionarea mai multor proiecte, lucrurile se pot complica. De la coordonarea termenelor de lucru până la urmărirea obiectivelor și a rezultatelor, ultimul lucru cu care doriți să vă ocupați este o schimbare majoră a proiectului. Dar, cu un proces de control al schimbării în loc, depunerea cererilor de modificare a proiectului este o briza.

procesul de control al schimbării este esențial pentru inițiativele mari în care mulți coechipieri lucrează trans-departamental. Să ne scufundăm în proces și exemple tangibile pentru a vă ajuta să implementați o procedură de control al schimbării proprie.

ce înseamnă procesul de control al schimbării?

controlul schimbării este un proces utilizat pentru a gestiona cererile de schimbare pentru proiecte și inițiative mari. Face parte dintr-un plan de management al schimbării, care definește rolurile pentru gestionarea schimbării în cadrul unei echipe sau companii. Deși există multe părți ale unui proces de schimbare, cel mai simplu mod de a vă gândi la acesta este că implică crearea unui jurnal de modificări în care veți urmări solicitările de modificare a proiectului.

în majoritatea cazurilor, orice parte interesată va putea solicita o modificare. O cerere ar putea fi la fel de mică ca o ușoară modificare a programului proiectului sau la fel de mare ca o nouă livrare. Este important să rețineți că nu toate cererile vor fi aprobate, deoarece depinde de părțile interesate cheie să aprobe sau să refuze cererile de modificare.

deoarece procesul de control al schimbării are multe părți mobile și diferă de la companie la companie, este util să implementați instrumente care pot ajuta procesul ciclului de viață să curgă fără probleme. Instrumente precum software-ul de gestionare a fluxului de lucru vă pot ajuta să gestionați munca și comunicarea într-un singur loc.

Change control vs. change management

confuz de diferența dintre change control și change management? Nu te învinovățim. Există multe diferențe între controlul schimbării și un plan de gestionare a schimbării. Controlul schimbării este doar una dintre multele piese ale unei strategii de gestionare a schimbării.

• controlul schimbării: un proces de control al schimbării este important pentru orice organizație și poate ajuta fluxul de informații atunci când vine vorba de modificările proiectului. Un proces de succes ar trebui să definească valorile de succes, să vă organizeze fluxul de lucru, să permită echipelor să comunice și să vă stabilească echipa pentru succesul viitor.

• managementul schimbării: un plan de gestionare a schimbării constă în coordonarea bugetului, a programului, a comunicării și a resurselor. Deci, în timp ce un proces de control al schimbării constă dintr-un document formal care conturează o cerere de schimbare și impactul schimbării, managementul schimbării este planul general.

după cum puteți vedea, un proces de control al schimbărilor este doar o mică parte a unui plan mai mare de gestionare a schimbărilor. Deci, în timp ce sunt înrudite, cei doi termeni sunt diferiți.

citește: Ce este managementul schimbării? 6 pași pentru a construi un proces de gestionare a schimbărilor de succes

care sunt beneficiile unui proces de control al schimbărilor?

implementarea unui proces de control al schimbării vă poate ajuta să vă organizați echipa cu sprijinul software-ului organizației și a eficienței în jurul livrabilelor și scadențelor proiectului. De asemenea, este crucial atunci când se iau în considerare consecințele schimbării care nu este gestionată eficient.

un proces de gestionare a schimbărilor vă poate ajuta să executați un plan de gestionare a resurselor sau alte obiective de gestionare a muncii. Iată câteva avantaje suplimentare ale implementării unui proces de control al schimbărilor.

productivitate crescută

un proces de control al schimbării va elimina confuzia în jurul livrabilelor proiectului și va permite focalizarea pe Executare, mai degrabă decât pe colectarea informațiilor. Acest lucru duce la creșterea productivității și eficienței, în special cu ajutorul software-ului de productivitate.

fără un proces în vigoare, productivitatea poate suferi din cauza timpului petrecut la locul de muncă despre muncă. Cu o lățime de bandă limitată disponibilă pentru cea mai importantă lucrare, peste un sfert(26%) din termenele limită sunt ratate în fiecare săptămână.

comunicare eficientă

documentarea corectă a schimbării poate ajuta la atenuarea problemelor de comunicare. Când obiectivele și obiectivele sunt clar definite, comunicarea în echipă poate înflori. Rețineți că un proces de control al schimbărilor nu va rezolva toate problemele de comunicare. Poate fi util să încorporați, de asemenea, software de gestionare a muncii pentru a menține comunicarea despre proiecte într-un singur loc.

un proces de control al schimbării poate fi apoi, de asemenea, împărtășit cu părțile interesate executive pentru a oferi cu ușurință context pentru cererile de schimbare.

Citește: 12 sfaturi pentru o comunicare eficientă la locul de muncă

o mai bună muncă în echipă și colaborare

nu numai că comunicarea eficientă este un beneficiu în sine, dar poate contribui și la îmbunătățirea colaborării. Cu o comunicare clară cu privire la modificările proiectului, este mai ușor să colaborați și să lucrați împreună.

de exemplu, atunci când schimbările sunt comunicate în mod clar pentru prima dată, părțile interesate au mai mult timp să se concentreze asupra creativității și muncii în echipă. Fără o comunicare eficientă, părțile interesate sunt forțate să petreacă timp punând cap la cap informațiile în loc să lucreze creativ cu membrii echipei.

doriți să îmbunătățiți și mai mult colaborarea? Asociați procesul de control al schimbărilor cu software-ul de gestionare a sarcinilor pentru a vă stabili echipa pentru succes.

cei cinci pași ai unui proces de control al schimbării

Similar cu cele cinci faze de management de proiect, există cinci pași cheie atunci când vine vorba de crearea unui proces de control al schimbării. Deși unele procese diferă ușor, toate conțin câteva elemente cheie. De la inițiere până la implementare, fiecare dintre acești pași de bază ajută cererile de schimbare să se deplaseze eficient prin conductă și să prevină modificările inutile.

încercați managementul de proiect cu Asana

unii preferă să vizualizeze procedura într-un flux de proces de control al schimbării, care poate fi mai ușor de vizualizat. Indiferent de modul în care alegeți să o priviți, rezultatul va fi o decizie finalizată cu privire la aprobarea sau respingerea unei cereri de modificare.

să ne scufundăm în cei cinci pași care fac un proces eficient de control al schimbării și ce este inclus în fiecare.

inițierea cererii de modificare

în faza de inițiere a procesului de control al schimbării, se solicită o modificare. Există numeroase motive pentru care ați putea solicita o schimbare. De exemplu, un livrabil Creativ durează mai mult decât se anticipase. Se va face apoi o cerere de ajustare a datei scadente livrabile. În timp ce o cerere poate fi mai probabil să vină de la o parte interesată sau un lider de proiect, o modificare propusă poate fi solicitată de oricine.

un membru al echipei care dorește să facă o solicitare trebuie să trimită una printr-un formular de solicitare de modificare. În calitate de manager de proiect, ar trebui să stocați Jurnalul de modificări într-un loc ușor de găsit și la care toată lumea are acces.

odată ce formularul de solicitare a fost completat, veți actualiza jurnalul de modificări cu un nume, o scurtă descriere și orice alte detalii pe care le considerați potrivite, cum ar fi data și numele solicitantului. Jurnalul este o înregistrare a tuturor modificărilor proiectului, care pot fi benefice pentru gestionarea mai multor proiecte care se întind pe mai multe luni.

Iată un exemplu de câmpuri diferite pe care le puteți include într-un formular de solicitare de modificare.

• numele proiectului

• Data

• cerere descriere

• solicitat de

• schimbă proprietarul

• prioritate

• impactul schimbării

• termen limită

câmpurile pe care le includeți vor depinde de cât de amănunțit doriți să fie Jurnalul de modificări și de tipul de modificări pe care le întâlniți.

evaluarea cererii de modificare

odată ce cererea a fost completată și formularul inițial a fost depus și aprobat, cererea va fi apoi evaluată. Acest lucru este diferit de depunerea Formularului inițial, deoarece evaluarea este momentul în care va fi evaluată modificarea reală.

faza de evaluare nu este neapărat în cazul în care se face o decizie, ci mai degrabă, revizuite pentru informații de bază. Informațiile vor fi probabil evaluate de un lider de proiect sau de departament, care va revizui detalii precum resursele necesare, impactul cererii și cui ar trebui transmisă cererea.

dacă cererea de modificare trece de evaluarea inițială, aceasta va fi transmisă fazei de analiză în care se va lua o decizie efectivă.

analiza cererii de modificare

etapa Analizei impactului schimbării este în cazul în care va exista o decizie finală cu privire la aprobarea sau respingerea cererii de către conducătorul de proiect corespunzător. În timp ce s-ar putea da, de asemenea, de intrare cu privire la decizia, este o idee bună pentru a obține aprobarea oficială de la un lider, precum și. În unele cazuri, poate exista chiar și un consiliu de control al schimbărilor care controlează orice aprobare a modificărilor.

o cerere de schimbare aprobată va necesita semnare și, de acolo, va fi comunicată echipei și va continua restul procesului în cinci faze. Ar trebui să fie documentat pe jurnalul de schimbări și oriunde altundeva viața de comunicare a proiectului pentru a se asigura că toți părțile interesate din proiect înțeleg schimbările necesare.

dacă cererea de modificare este refuzată, aceasta trebuie documentată și în Jurnalul de modificări. În timp ce comunicarea unei cereri refuzate echipei nu este necesară, ar putea fi utilă pentru a preveni confuzia.

implementarea cererii de modificare

dacă cererea de modificare este aprobată, procesul va trece la faza de implementare. Acesta este locul în care dvs. și părțile interesate din proiect veți lucra pentru a face schimbarea proiectului.

implementarea unei modificări va arăta diferit în funcție de stadiul în care se află proiectul, dar de obicei constă în actualizarea calendarului proiectului și a livrabilelor, precum și informarea echipei de proiect. Apoi, lucrarea reală poate începe. Este o idee bună să evaluați domeniul de aplicare al proiectului pentru a vă asigura că orice modificare a cronologiei nu va avea un impact imens asupra obiectivelor proiectate.

cel mai bine este să difuzați informațiile solicitării într-un spațiu de lucru partajat și Jurnalul de modificări pentru a vă asigura că productivitatea nu se pierde încercând să căutați informații noi. Poate doriți chiar să trimiteți un caz de afaceri revizuit pentru a vă acoperi toate bazele.

închiderea cererii de modificare

odată ce cererea a fost documentată, diseminată și implementată, cererea este gata să fie închisă. În timp ce unele Echipe nu au un plan formal de închidere, este util să aveți unul pentru a stoca informații într-un loc pe care toți membrii echipei îl pot face referire în viitor.

în faza de închidere, orice documentație, jurnale de modificări și comunicare ar trebui să fie stocate într-un spațiu partajat care poate fi accesat ulterior. De asemenea, ar trebui să stocați formularul inițial de modificare și orice planuri de proiect revizuite pe care le-ați creat pe parcurs.

odată ce documentele sunt în locul potrivit, puteți închide orice sarcini deschise și puteți lucra la finalizarea cu succes a proiectului. Unii lideri de proiect găzduiesc, de asemenea, o întâlnire post-mortem înainte de a închide oficial proiectul.

încercați project management cu Asana

Change control process example

acum că înțelegeți cei cinci pași ai unui proces de control al schimbării, este timpul să le puneți în acțiune. Am pus împreună un exemplu pentru a vă oferi un loc tangibil pentru a începe.

înainte de a vă pune propriul plan împreună, este important să evaluați procesele și instrumentele actuale pentru a vă asigura că sunt potrivite pentru echipa dvs. Poate doriți chiar să creați un caz de afaceri sau un plan de proiect pentru a le prezenta părților interesate ale companiei.

intrările pe care le includeți în Jurnalul de modificări pot diferi în funcție de tipurile de modificări pe care le întâlniți frecvent și de cât de complicate sunt proiectele. În timp ce proiectele complicate care se întind pe luni se pot confrunta cu mai multe solicitări de modificare, este posibil ca proiectele unice mai mici să nu aibă nevoie de detalii detaliate ale unui jurnal de modificări.

Iată un exemplu de jurnal de modificări pentru a vă oferi o idee despre ce să includeți și cum să vă formatați propriul. Acest exemplu de control al modificărilor include:

• numele proiectului

• numele sarcinii

• cesionar

• Data scadenței

• starea priorității

• starea progresului

• schimbă tipul

acest format simplu este un punct de plecare excelent pentru un jurnal de modificări, dar puteți alege să adăugați câmpuri suplimentare în funcție de complexitatea proiectului dvs.

pentru a crea propriul jurnal de modificări, puteți crea un șablon personalizat sau puteți vizualiza galeria noastră de șabloane de proiect.

când să utilizați un proces de control al schimbării

este o idee bună să rețineți când să utilizați un plan de gestionare a controlului schimbării, astfel încât să fiți pregătit când va veni momentul. Există multe tipuri diferite de schimbări pe care le-ați putea întâlni, în funcție de orice inițiative noi și de instrumentele existente.

modificările comune ar putea include cereri de extindere a termenelor, reorganizarea informațiilor sau o modificare a livrabilelor. Iată câteva cazuri suplimentare în care poate doriți să utilizați un proces de control al modificărilor.

• Over scope: poate doriți să luați în considerare utilizarea acestui proces atunci când un proiect trece peste scope, cunoscut și sub numele de scope creep.

• neconcordanțe de proiect: dacă observați neconcordanțe în timpul unui proiect, solicitarea unei modificări vă poate ajuta să evitați să refaceți livrabilele mai târziu.

• obiective abrupte: în unele cazuri, OKR-urile pot fi inaccesibile și este o idee bună să semnalați aceste probleme înainte ca proiectul să fie finalizat.

• instrumente noi: Dacă există procese sau instrumente noi, schimbarea poate fi inevitabilă în timp ce rezolvați probleme noi în timpul primelor dvs. proiecte.

încercați managementul de proiect cu Asana

Solicitați-vă calea de a schimba

în timp ce schimbările sunt inevitabile, vestea bună este că o schimbare nu trebuie să deraieze următorul dvs. proiect. Prin implementarea unui proces de control al schimbărilor, vă puteți asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun și comunicarea este clară și eficientă. Acest lucru va spori productivitatea și va diminua confuzia cu privire la livrabilele proiectului.

în cazul în care vă confruntați cu o schimbare, este liniștitor să știți că aveți procesele potrivite pentru a gestiona situația. Când aveți un plan de gestionare a schimbărilor gata de plecare, puteți atenua impactul negativ asociat cu o schimbare a strategiei și puteți continua să vă concentrați asupra obținerii impactului.