cum să efectuați o analiză eficientă a decalajului

• Sharlyn Lauby
• 7 Iulie 2020

recent am facilitat un seminar de achiziție de talente și discutam despre planificarea forței de muncă. În timpul discuției, am menționat efectuarea unei analize tradiționale a decalajelor și cineva a pus întrebarea “cum faceți o analiză a decalajelor?”. E o întrebare grozavă. De câte ori vorbim despre “reducerea decalajului” sau “închiderea decalajului” fără a trece prin procesul de a face acest lucru corect?

deci, am venit cu cinci pași care ar putea facilita efectuarea unei analize a decalajelor. Am împărtășit-o cu participanții la seminar și am vrut să o împărtășesc și cu voi.

scop: scopul unei analize a decalajului este de a identifica unde se află organizația în prezent și unde ar dori să fie (adică “decalajul” dintre starea actuală și cea dorită).

beneficii: O analiză a decalajelor poate ajuta organizația să identifice domeniile de îmbunătățire, să descopere diferențele dintre percepțiile afacerii și realitate, să stabilească priorități și să asigure îndeplinirea cerințelor proiectului.

Pași Pentru O Analiză A Decalajului

Pasul 1. Identificați obiectivul sau problema care trebuie examinată. Care este scopul analizei? Răspunsul nu poate fi totul, este pur și simplu prea larg. De exemplu, într-o analiză de personal este de a înțelege decalajul dintre abilitățile actuale și viitoare ale forței de muncă.

Pasul 2. Evaluați starea actuală. Este esențial în timpul acestui pas să nu-și asume. Chiar dacă credeți că cunoașteți starea actuală, folosiți această ocazie pentru a vă confirma ipotezele. Fii pregătit să pui o mulțime de întrebări. Și vă rugăm să rețineți că nu este momentul să propuneți soluții.

Pasul 3. Stabiliți starea viitoare ideală. Organizația ar trebui să ajungă la un consens cu privire la întrebarea: “dacă totul ar funcționa conform planului, unde am fi?”În cazul unui plan de personal, întrebarea devine:” dacă totul ar funcționa conform planului nostru, cum ar arăta forța noastră de muncă în ceea ce privește abilitățile disponibile?”

notă: construirea consensului nu înseamnă că toată lumea din organizație trebuie să iubească răspunsul. Înseamnă pur și simplu că toată lumea trebuie să poată trăi cu răspunsul. Diferență uriașă!

Pasul 4. Comparați starea actuală cu starea viitoare. Și cuantificați decalajul. Să presupunem că analizăm toți angajații din organizația noastră și realizăm că 20% dintre ei nu sunt competenți în competența tehnologică (i.e. puține sau deloc cunoștințe despre software-ul de procesare a textului și foile de calcul). Am putea descoperi că din această 20%:

• formarea insuficientă a provocat 5%,
• provocările de personal au provocat 7%,
• reducerile bugetare au provocat 2%, iar
• Managerii care nu trimit angajați la instruire au provocat 14%.

Pasul 5. Rezumați rezultatele și prezentați recomandări. Rezultatele de la Pasul patru ne oferă o cale spre “reducerea decalajului” și prioritizarea eforturilor noastre. Organizațiile pot lua în considerare utilizarea unui instrument precum SMART pentru a dezvolta obiective. SMART înseamnă specific, măsurabil, acționabil, responsabil și legat de timp. Poate menține eforturile și resursele organizaționale pe drumul cel bun.

organizațiile pot utiliza o analiză gap pentru multe situații și un proces consecvent va ajuta la menținerea conversațiilor concentrate. Acest lucru permite organizației să utilizeze resursele organizaționale în mod eficient, să mențină o cronologie rezonabilă și să producă un rezultat care se aliniază afacerii.

imagine realizată de Sharlyn Lauby în timp ce explora străzile din Fort Lauderdale, FL