Cum să organizezi întâlniri eficiente precum Apple și Google?

companiile organizează întâlniri eficiente, astfel încât ideile noi și proaspete ale tinerei generații să fie combinate cu experiența și abordarea practică a generației maturizate. Cu toate acestea, aceste întâlniri sunt în mare parte o pierdere de timp și neproductive, deoarece au existat întotdeauna o ciocnire de gânduri și, prin urmare, niciun rezultat. Aici, sunt anumite lucruri care trebuie să fie păstrate în minte pentru a face întâlniri eficiente, de succes și productive.

strategii eficiente de întâlnire:

întâlnirile sunt cel mai important factor pentru realizarea oricărui proiect. Ca tip diferit de

profesioniști lucrează la un proiect similar, întâlniri este o activitate în care informațiile pot fi partajate și se pot întâlni și discuta despre progresul proiectului.

dar, de obicei, întâlnirea de birou se dovedește a fi o piedică, iar unele dintre motivele pentru aceasta ar fi

1. începând cu sfârșitul
2. oamenii care sosesc cu întârziere
3. fără participare activă
4. puțini absenți
5. luând mai mult timp decât se aștepta
6. ieșind din focalizare
7. Gadgeturi defecte/ erori tehnice

toate aceste motive distrug întreaga întâlnire pierzând timpul, devenind ineficiente și mai puțin productive. Acest lucru afectează, de asemenea, progresul proiectului, diminuând astfel succesul și creșterea organizației.

acum, dacă doriți să scăpați de toate aceste probleme, urmați cele 3 reguli pentru a organiza întâlniri eficiente.

cum să organizezi o întâlnire mai eficientă?

1. o agendă păstrează subiectul de discutat intact
2. începe la timp și se termină la timp.
3. încheiați întâlnirea cu un plan de acțiune și împărtășiți următorii pași de făcut

cum să desfășurați întâlniri eficiente precum companiile de Top din lume?

numai cele necesare ar trebui să fie numite:

un loc de întâlnire nu este un parc sau o sală de petreceri unde toți membrii biroului trebuie să fie chemați. Numai cele necesare ar trebui să fie convocate la momentul întâlnirii. Șeful ar trebui să aibă grijă ca doar acei angajați care fac parte din proiect să fie prezenți la locul de întâlnire. Șeful nu ar trebui să ezite să le ceară să părăsească locul de întâlnire atunci când nu este necesar.

potrivit multor experți, ar trebui să existe doar 10-11 persoane la momentul întâlnirii. Dacă există un număr mai mare de persoane care nu sunt necesare, atunci scopul întâlnirii nu va fi salvat și va duce la pierderi de timp și bani.

întâlnirile ar trebui să fie scurte și la obiect:

toți membrii care participă la reuniune vor încerca să sublinieze că reuniunea va fi scurtă și la obiect. Șeful reuniunii va face întotdeauna un punct că reuniunea nu sunt prelungite pentru prea mult timp, deoarece atunci toți membrii prezenți își pierd interesul lor în Reuniune și întotdeauna așteptați să-l peste.

mulți experți au sugerat că angajații își pierd interesul după 15-20 de minute, astfel încât, după un punct, nu vor putea contribui cu nicio contribuție productivă pentru a desfășura întâlniri eficiente.

se numește un factor de decizie:

în toate ședințele se numește un factor de decizie a cărui decizie va fi definitivă. În cadrul reuniunilor, toți membrii își prezintă opiniile, în urma cărora există o ciocnire a vies și, în general, există o dificultate în luarea deciziilor.

deci, este întotdeauna mai bine să numiți un șef a cărui decizie va fi luată ca cuvânt final și nu va fi nicio întrebare ridicată în decizia sa.

acordați timp liber angajaților după întâlnire:

fiecare întâlnire, fie că este pentru o perioadă scurtă de timp, fie pentru o perioadă lungă de timp, are scopul și agenda sa. Fiecare angajat după întâlnire se simte stresat și trebuie să se relaxeze. Toate companiile mari după întâlnire oferă timp liber angajaților lor, astfel încât să se poată relaxa și să le curgă idei noi și proaspete în minte.

timpul acordat angajaților este plătit astfel încât aceștia să nu aibă nici o povară de a pierde din venitul lor. Google, oferă 20% Timp liber angajaților lor, rezultatul fiind Gmail și google Earth. Pentru ca un angajat să genereze idei noi, trebuie să se simtă relaxat și să se simtă liber.

locul întâlnirii este foarte important:

nu este întotdeauna important ca o reuniune să se desfășoare în sala de consiliu sau în orice altă zonă oficială. Pentru ca angajații să aibă un interes în întâlnire locația este, de asemenea, un factor important. In cazul in care intalnirea este convocata intr-un parc sau intr-un cafe, angajatii se vor simti liberi, relaxati si vor incerca sa ofere o contributie mai inovativa in cadrul intalnirii.

cu toate acestea, dacă șeful dorește să creeze o întâlnire în zona oficială numai atunci bucătăria este, de asemenea, o idee interesantă.

angajatii trebuie sa stea in picioare:

în birou, angajații și angajatorii stau întotdeauna. Conform multor studii de specialitate, o persoană în timp ce stă o oră pierde în jur de douăzeci și două de minute din viața lor. Deci, toate companiile vor încerca să efectueze cel puțin 10-15 minute ale ședinței în timp ce în picioare.

ca la Facebook unde există 15 minute unu la o întâlnire în care toți angajații sunt obligați să se ridice și apoi se desfășoară întâlnirea. Un alt punct important de observat este că atunci când angajații sunt obligați să stea în picioare, participarea lor la întâlnire este mult mai mare decât în timpul ședinței.

contribuția tuturor oamenilor este importantă:

în toate întâlnirile este important ca toți membrii prezenți să-și dea contribuția valoroasă. Toți Membrii, atunci când își dau contribuția, continuă să se gândească la ideile noi care sunt foarte mult cu fluxul întâlnirii.

acești angajați încearcă să ofere idei noi și inovatoare, deoarece își vor spori bunăvoința în companie. De asemenea, angajații se simt implicați și doriți în întâlnire. Acest lucru va spori contribuția lor în cadrul reuniunii.

păstrați ordinea de zi a reuniunii:

a avea o agendă pentru întâlnire este cel mai important lucru. Dacă nu există o agendă, atunci întâlnirea nu va avea nicio direcție. Angajații nu vor avea niciun interes în discuțiile care se fac la întâlnire, deoarece știu că discuția lor nu va duce nicăieri.

șeful reuniunii ar trebui să țină întotdeauna un caiet cu el în care să fie enumerate toate punctele care urmează să fie discutate. Pe măsură ce se desfășoară ședința, punctele care au fost discutate se bifează astfel încât niciun punct să nu rămână fără discuție.

toți angajații vor cunoaște scopul întâlnirii:

toți angajații care sunt prezenți la întâlnire vor cunoaște scopul întâlnirii. Înainte de întâlnire, angajatorul menționează în mod clar scopul reuniunii și ceea ce se așteaptă de la acestea.

dacă întâlnirea este convocată pentru găsirea soluției problemei, atunci angajații vor cunoaște natura problemei și ce fel de soluție ar trebui să ofere. Problema va fi explicată în maximum 5-7 cuvinte, astfel încât angajații să nu se confunde.

laptopurile trebuie evitate în cadrul ședințelor:

laptopurile trebuie evitate în cadrul întâlnirilor, deoarece creează cu siguranță distrageri angajaților. Este bine informat de mulți experți că angajații care iau note scrise de mână tind să acorde mai multă atenție scopului pentru care a fost convocată întâlnirea.

de asemenea, angajații care nu folosesc laptopuri sunt capabili să ofere o contribuție mai productivă la întâlnire. Dar, angajatorul trebuie să se asigure că angajații sunt dat o pauză de 10-15 minute pentru a verifica e-mailurile lor în cazul în care întâlnirea este de așteptat să ruleze pentru o lungă perioadă de timp.

telefoanele Mobile sunt mari nu în cadrul reuniunii:

toți angajații care urmează să participe la reuniune se cere în prealabil că telefoanele lor mobile nu sunt permise în cadrul reuniunii. Există foarte puține lucruri care sunt foarte importante care au nevoie de angajat pentru a participa la apelul telefonic. Angajatul care conduce ședința va anunța cu mult înainte de începerea ședinței că angajații nu ar trebui să răspundă la apeluri în timpul ședinței, deoarece fluxul întâlnirii se întrerupe și toți ceilalți angajați sunt, de asemenea, distrași.

responsabilizează angajații:

cum ar fi, la Apple există DRI, ceea ce înseamnă că toți angajații sunt responsabili și direct responsabili. Toți angajații seniori vor fi responsabili direct pentru acțiunea companiei. Angajații seniori trebuie să dea un exemplu pentru angajații mai tineri că sunt direct responsabili față de public și nu este nimic jenat.

utilizarea PowerPoint trebuie evitată:

utilizarea powerpoint de către angajați simplifică sarcina pentru cei care își prezintă proiectele la întâlnire, dar devine plictisitoare pentru cei care trebuie să o înțeleagă. La Amazon, utilizarea powerpoint este un strict nu altceva ar trebui să folosească puncte glonț. Acest lucru face lucrurile nu numai interesante, ci și ușor de înțeles.

datele trebuie utilizate în cadrul reuniunilor:

angajații care își prezintă proiectele în cadrul reuniunilor trebuie să utilizeze datele pentru a-și susține opiniile. Dacă nu există date utilizate, atunci întâlnirea va deveni locul dezbaterii, deoarece toți angajații își vor prezenta opinia, dar nu vor exista date care să susțină. Datele utilizate ar trebui să fie susținute atât în ceea ce privește calitatea, cât și cantitatea. Ca, la Yahoo date cantitative este utilizat în cadrul reuniunilor pentru a sprijini opiniile.

la toate reuniunile va fi numit un notificator:

un notificator va fi întotdeauna numit la toate reuniunile, deoarece există două-trei prezentări powerpoint la reuniune. Dacă va exista o notă-taker apoi toate punctele importante ar putea fi ușor enumerate în jos. De asemenea, dacă există un angajat care are o întâlnire poate obține o copie a Aceluiași și acoperire care lipsește.

se difuzează o notă de reexaminare a reuniunii:

se difuzează în oficiu o copie a celor hotărâte în cadrul reuniunii. Acest lucru va face angajații să-și amintească toate deciziile importante care au fost luate la întâlnire. Acest lucru va ajuta angajații să lucreze în direcția în care vor fi atinse obiectivele companiei.

setați limita de timp pentru întâlnire:

la Google, există cronometre uriașe setate la locul de întâlnire, astfel încât să existe o limită de timp stabilită pentru întâlniri. Dacă există cronometre la locul de întâlnire, atunci prezentatorul la întâlnire se va asigura că totul merge conform programului.

Programați întâlniri la intervale regulate:

toate companiile trebuie să facă un punct pe care le organizează întâlniri la intervale regulate. Făcând acest lucru, ei vor putea discuta problemele care vor apărea în viitorul apropiat și cele care necesită luarea deciziilor de orice fel. De asemenea, angajatorul poate ține un control la diferitele aspecte ale companiilor și angajații pot fi ținute sub control.

toți cei prezenți vor fi gata să fie provocați și să fie provocați:

Steve Jobs odată ce CEO-ul Apple a avut capacitatea de a-i face pe angajați să plângă dacă este interogat de el. În toate companiile, angajații, atunci când participă la întâlnire, vor putea să-l interogheze pe senior atunci când sunt confuzi cu privire la un anumit punct și, de asemenea, să fie pregătiți cu răspunsurile atunci când întrebările sunt adresate de angajator.

rămâneți pozitivi cu privire la întâlniri:

toți cei care sunt prezenți la locul de întâlnire trebuie să fie pozitivi cu privire la ideile care sunt prezentate la întâlnire. Nici o idee nu va fi aruncată imediat. Argumentele pro și contra ale tuturor ideilor prezentate vor fi calculate înainte de a le arunca.

ideile noi vor fi întotdeauna binevenite:

ideile noi vor fi întotdeauna binevenite de angajatori. În general, la întâlniri, un angajat care prezintă noua idee este criticat de alți angajați. Șeful reuniunii nu numai că încurajează idei noi, ci și încearcă să le încorporeze în procesul lor de lucru.

temele trebuie făcute de angajați:

toți cei care participă la întâlnire vor veni pregătiți cu temele făcute. Acest lucru îi ajută pe angajați să recupereze ceea ce s-a făcut în ședințele anterioare, astfel încât să poată continua. De asemenea, angajații vor acoperi acele puncte care au fost ratate mai devreme.

respectați timpul altor persoane:

toți angajații trebuie să respecte timpul altor popoare. Ei știu bine în avans despre întâlnire, așa că ar trebui să-și planifice celelalte activități în consecință. Oamenii care nu respectă timpul altora nu se vor aștepta la același lucru și de la ceilalți.

concluzie:

atât Google, cât și Apple sunt renumite nu numai pentru inovațiile tehnologice, ci și pentru modul în care își desfășoară întâlnirile. Întâlnirile care se desfășoară în acest loc sunt nu numai mai productive, ci și în beneficiul angajaților. Deci, toate companiile vor încerca să urmeze acești pași simpli pentru a rula întâlniri eficiente și pentru a profita la maximum de angajații lor.