Cum să scrieți rapoarte pe care clienții dvs. le vor citi de fapt

raportarea este o lucrare continuă în desfășurare pentru echipa noastră de la Content Harmony. Căutăm în mod constant modalități de a minimiza timpul petrecut în raportare, maximizând în același timp informațiile și preluările clienților. Mai mult timp ne petrecem în fiecare lună pe raportare este mai puțin timp vom ajunge pentru a executa pe strategie.

acestea fiind spuse, raportarea la sfârșitul sau începutul fiecărei luni este un timp prețios pentru ca echipa noastră să reflecteze asupra realizărilor și să analizeze cu atenție ceea ce funcționează și, uneori, nu funcționează. Deoarece atât de mult timp și energie intră în raportare, lucrăm pentru a o face cât mai valoroasă și orientată spre acțiune cu pași clari pentru client. Un raport bun client are nevoie de o structură bună, la fel ca o întâlnire de succes are nevoie de o agendă bună întâlnire.

pentru a ne asigura că rapoartele noastre au lovit biroul clienților noștri, mai degrabă decât să dispară în adâncurile arhivelor lor de e-mail, am venit cu cele 9 moduri de a scrie un raport șeful tău va da naibii despre:

Prezentare generală:

• 1. Reafirmați Obiectivele Proiectului
• 2. Ce Ai Realizat Luna Trecută?
• 3. Ce Rezultate Ai Văzut Din Munca Ta?
• 4. Legați KPI-Urile De Obiectivele De Afaceri
• 5. Explicați-Vă
• 6. Ce Se Va Realiza Luna Aceasta?
• 7. Spune-Le Ce Să Facă În Continuare
• 8. Sună Clientul. Au o conversație
• 9. Focus pe “noi”

reafirmați obiectivele proiectului

ce obiective v-ați propus să realizați la începutul proiectului? Raportarea lunară este un moment excelent pentru a vă opri și a vă uita la locul în care vă aflați față de locul în care intenționați să fiți. Ești înainte de termen? În spate?

dacă sunteți înaintea traficului proiectat, a veniturilor, a vânzărilor etc., înțelegeți ce ați făcut pentru a ajunge acolo și cum puteți duce impulsul până la sfârșitul proiectului sau contractului.

dacă sunteți în urmă, acordați-vă acest timp pentru a reflecta la ceea ce ați realizat până acum și la ceea ce puteți face diferit, mergând înainte pentru a ajunge din urmă. Utilizați acest raport lunar ca punct de check-in pentru a înțelege dacă trebuie sau nu să vă pivotați strategia.

Ce Ai Realizat Luna Trecută?

sigur, sună destul de simplu, dar probabil ai fi surprins de câte rapoarte am văzut care au lăsat acest lucru destul de vag.

Sunteți o agenție de marketing de conținut care se concentrează pe producție și distribuție? Ce conținut ați publicat luna trecută? Unde ai publicat-o? Cum ai ajuns conținutul în fața clienților țintă ai clienților tăi? Cât ai cheltuit pentru asta?

Sunteți o agenție de PR? Ai primit vreo destinație de plasare notabilă pentru clientul tău? Ați făcut contacte noi pe care le puteți utiliza pentru proiecte viitoare?

asigurați-vă că acestea sunt lucruri pe care le puteți indica și spune “că… am făcut asta.”

dacă nu aveți nicio lucrare tangibilă la care să indicați, probabil că aș fi gata să explic unde s-au cheltuit timpul și resursele. În mod evident, există luni petrecute lucrând la strategie și planificare care nu se vor ridica întotdeauna la produse tangibile. Dacă acesta este cazul, faceți acest lucru clar și indicați orice rezultate (sau documente de lucru în curs) pe care le-ați creat pe parcurs.

Ce Rezultate Ai Văzut Din Munca Ta?

a avut succes? Când te uiți la tot ce ai realizat luna trecută, ți-a adus clientul mai aproape de atingerea obiectivelor de afaceri și a obiectivelor pe care echipa ta și-a propus să le atingă la începutul proiectului?

la începutul fiecărui proiect, Echipa dvs. ar trebui să se așeze cu clientul și să contureze cu atenție indicatorii cheie de performanță (KPI) care vor fi raportați în fiecare lună. Când vine vorba de raportare, echipa dvs. ar trebui să examineze fiecare dintre acești KPI și să raporteze modul în care munca dvs. a afectat direct mișcarea KPI (pozitiv sau negativ).

legați KPI-urile de obiectivele de afaceri

bazându-vă pe afișarea rezultatelor, asigurați-vă că KPI-urile raportate sunt legate de obiectivele de creștere a afacerii, nu de valori arbitrare, fără sens.

în funcție de client, KPI-urile vor fi probabil foarte diferite. Clienții concentrați pe generarea de clienți potențiali vor dori să vadă noi clienți potențiali achiziționați, clienții de comerț electronic vor dori să vadă noi venituri și vânzări, editorii tind să le pese cel mai mult de vizualizările paginilor etc.

oricare ar fi cazul, asigurați-vă că KPI-urile sunt aliniate cu obiectivele de afaceri, ceea ce înseamnă de obicei mai mulți bani care vin prin ușă pentru clientul dvs. Lucruri precum clasamentele de căutare și destinațiile de plasare PR sunt indicatori principali care ar trebui identificați, dar de obicei nu sunt KPI-uri de evidențiat.

sfat Bonus: nu raportați lucruri care nu contează. De exemplu, dacă lucrați cu un client lead gen și o lună aveți o creștere mare în afișările de pagină, întrebați-vă “contează cu adevărat acest lucru sau raportez aceste numere doar pentru că sunt pozitive?”

este ușor, mai ales atunci când KPI-urile pot scădea din când în când, să raportați alte valori doar pentru că arată bine. Evitați acest lucru. Dacă nu puteți ajunge în mod rezonabil la concluzia că o valoare contribuie la obiectivele generale de afaceri, omiteți-o complet. În caz contrar, probabil că vă pregătiți pentru întrebările clientului la care este posibil să nu fiți pregătit să răspundeți.

explicați-vă

sunt numere și KPI-uri pentru luna? Sunt jos? Ia această șansă să se scufunde într-adevăr în ‘De ce,’ indiferent ce direcție lucrurile sunt trend.

dacă numerele se mișcă în direcția corectă, acordați-vă timp pentru a informa Clientul exact ce ați făcut pentru a realiza acest lucru. Ați publicat o postare pe blog care a devenit virală? Este whitepaper generatoare de mai multe conduce decât clientul dvs. a văzut vreodată? Ia credit pentru asta.

dacă numerele dvs. sunt în jos, luați mai întâi șansa de a înțelege de ce. Poate că este o tendință sezonieră sau poate că munca ta grea nu s-a ridicat la ceea ce ai crezut că va fi. Odată ce ați înțeles ce se întâmplă, creați un plan de acțiune pentru a pivota și a schimba acest lucru luna viitoare.

comunicați cu atenție motivul din spatele căderii, împreună cu planul dvs. de a îmbunătăți acest lucru în lunile următoare. Din experiența mea, clienții să înțeleagă nu în fiecare lună va fi un Home run și nu va fi goluri de-a lungul drum. Atâta timp cât tu și echipa ta aveți un plan pentru a corecta acest lucru, majoritatea clienților vor fi dispuși să continue să lucreze spre îmbunătățire.

Ce Se Va Realiza Luna Aceasta?

din nou, ceva care ar trebui să fie destul de simplu, dar de multe ori devine neglijat; de obicei, în cazul în care nu există un plan clar de acțiune.

la Content Harmony, lucrăm de obicei în cicluri de 6-12 luni. Vom petrece timp creând o strategie și planificând timp de 6-12 luni de muncă la un moment dat, cu un calendar clar al livrabilelor și obiectivelor. Această cronologie este întotdeauna comunicată cu clientul în față, dar este întotdeauna bine să retratați fiecare lună împreună cu raportarea.

după ce ați acoperit realizările din luna precedentă împreună cu rezultatele pe care le-ați văzut, scufundați-vă în planul pentru luna următoare. Includeți întotdeauna sarcini, livrabile și date scadente. Nu numai că acest lucru va asigura clientului că sunteți pe partea de sus a lucrurilor, dar acest lucru va păstra propria echipă internă responsabilă pentru lovirea datele scadente și de ședere pe program.

comunicați clar pașii următori și elementele de acțiune pentru fiecare persoană din echipa dvs., precum și pentru client. cu atât de multe e-mailuri și liste de sarcini care se învârt între ambele echipe, este ușor să pierdeți evidența sarcinilor. Utilizați raportarea lunară pentru a apela elemente de acțiune specifice care trebuie făcute de fiecare echipă.

Sună Clientul. Au o conversație.

odată ce obțineți raportarea lunară pe ușă, configurați un timp pentru a apela sau a întâlni clientul și a discuta raportarea lunară. Chiar și 30 de minute pentru a clarifica orice fel de întrebări poate merge un drum lung și să continue să se bazeze pe relația client/agenție.

sfat Bonus: utilizați această întâlnire pentru a revizui elementele de acțiune necesare de la client. Contactul dvs. cu clientul este probabil o persoană ocupată și ar putea încă să treacă prin părțile importante (chiar dacă este una despre care ar trebui să dea naibii). Asigurați-vă că știe ce este necesar de la ei și când aveți nevoie.

asigurați-vă că trimiteți minute complete de întâlnire după fiecare întâlnire, astfel încât toată lumea să știe pașii următori.

concentrați-vă pe “noi”

o relație client/agenție este doar asta, o relație. Pe măsură ce afacerea clientului tău crește, la fel și a ta. Amândoi sunteți stimulați să faceți bine și să lucrați împreună ca o echipă. Asigurați-vă că raportarea și comunicarea dvs. reflectă această muncă în echipă.

folosiți “noi ” sau” noi ” atunci când vorbiți despre succese și realizări:

• “în această lună am reușit să realizăm XYZ.”
• “am văzut o îmbunătățire de X% față de luna trecută.”

ținând cont de acest lucru este una dintre acele îmbunătățiri minore care pot reformula munca pe care o faceți și pot crea relații de durată cu clienții/agențiile.

Practica face perfect. După cum sa menționat mai sus, acesta este un proces în curs de desfășurare pe care va trebui să îl perfecționați în mod constant ca agenție pentru a vă servi mai bine clienții.

fiecare client este diferit și aceste puncte ar trebui să contribuie la îmbunătățirea mai multor tipuri de eforturi de raportare.