Cum să trimiteți fișiere QuickBooks contabilului dvs.

sfârșitul anului înseamnă reconcilieri și pregătirea pentru sezonul fiscal. Dacă utilizați o firmă de contabilitate, va trebui să trimiteți fișierul QuickBooks în contul dvs. Există mai multe opțiuni de modul de a trimite fișierele QuickBooks, fiecare cu propriile sale avantaje și limitări.

trimiteți un e-mail unui fișier QuickBooks

vă puteți întreba ‘puteți trimite un e-mail unui fișier al companiei. Răspunsul este da, puteți trimite fișierul QuickBooks contabilului dvs. prin e-mail, deși nu este recomandat din motive de securitate. De asemenea, nu este recomandat din cauza limitărilor de dimensiune. Dacă aveți un fișier mai mare, va trebui să comprimați fișierul, deoarece majoritatea serviciilor de e-mail nu permit trimiterea sau primirea de e-mailuri de peste 25 MB. În aceste condiții, poate doriți să creați o copie contabilă QuickBooks sau să încercați să trimiteți un fișier portabil QuickBooks.

copie contabilă QuickBooks

dacă Dimensiunea fișierului este o problemă, poate doriți să trimiteți fișierul QuickBooks contabilului dvs. utilizând o copie contabilă QuickBooks. O copie contabilă QuickBooks îngheață cărțile pentru un anumit interval de timp. Această opțiune permite clientului să își partajeze fișierul cu contabilul în timp ce continuă să lucreze în propria copie a fișierului. Un client își poate trimite copia contabilă QuickBooks prin servere Intuit, e-mail sau o aplicație de sincronizare, cum ar fi Dropbox. Odată ce contabilul este terminat, modificările lor vor trebui să fie importate înapoi în dosarul companiei de către client, ceea ce poate necesita o pregătire suplimentară din partea Contabilului.

copie portabilă QuickBooks

de asemenea, puteți trimite fișierul QuickBooks contabilului dvs. utilizând un fișier portabil. Un fișier portabil este o versiune compactă a fișierului companiei dvs. și nu este o copie de rezervă completă. Nu include șabloanele de mesaje, logo-urile, imaginile sau șabloanele. De asemenea, nu include dvs.tlg sau .fișiere jurnal, Manager de împrumut, scriitor declarație, sau fișiere Manager de active fixe. Această opțiune nu permite clientului și contabilului să lucreze în același timp. Cu toate acestea, la fel ca copia contabilă, un fișier portabil poate fi trimis prin e-mail sau aplicație de sincronizare, cum ar fi Dropbox.

odată ce contabilul primește fișierul, va trebui să restaureze fișierul pe computerul lor; finalizați modificările și modificările; apoi creați o copie portabilă actualizată pentru a o trimite înapoi clientului. Odată ce Clientul primește fișierul portabil actualizat, va trebui să restaureze fișierul pe computerul lor și apoi să lucreze din această versiune înainte.

QuickBooks Backup

ultima opțiune pentru a trimite fișierul QuickBooks contabilului dvs. este o copie de rezervă QuickBooks. Spre deosebire de copia portabilă, o copie de rezervă QuickBooks salvează totul în prezent în fișierul companiei dvs. Aceasta include datele dvs. contabile, șabloane, scrisori, logo-uri, imagini și fișiere conexe (QuickBooks Statement Writer, Cash Flow proiector și Business Planner). Copiile de rezervă pot fi trimise prin e-mail dacă sunt suficient de mici, salvate pe unitățile thumb și livrate Contabilului personal sau printr-o aplicație de sincronizare, cum ar fi DropBox.

backupul QuickBooks are același proces de flux de lucru ca o copie portabilă. Contabilul va trebui să restaureze fișierul pe computerul său, să facă modificările și apoi să creeze o nouă copie de rezervă pentru a da clientului. Clientul poate restaura apoi backup la PC-ul lor și va lucra de la această versiune merge mai departe.

trimiteți fișierul QuickBooks contabilului dvs. cu Qbox!

o alternativă la trimiterea manuală a fișierului QuickBooks către contabilul dvs. folosind metodele descrise mai sus este Qbox. Qbox este un software de colaborare activat în cloud care ajută utilizatorii să partajeze fișiere pe Internet. Fișierele din folderele Qbox de pe computerul Windows al unui utilizator sunt sincronizate cu serverul cloud QBox și apoi cu computerele Windows ale utilizatorilor partajați, astfel încât toată lumea are copii identice ale fișierului. Nu este nevoie să faceți backup, să restaurați sau să importați copii contabile, deoarece toți utilizatorii au acces la întregul fișier QuickBooks. Pentru a afla mai multe, vizitați https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.