cum se creează un RFP eficient

pot exista momente în care organizația dvs. are nevoie de expertiza unui furnizor sau consultant extern. Găsirea celui potrivit nu este întotdeauna ușoară.

un RFP – o cerere de propunere – poate ajuta.

scrierea unui RFP este mai ușoară decât pare – și mult mai ușoară decât curățarea mai târziu, deoarece vânzătorul pe care l-ați angajat a fost o potrivire proastă.

când scrieți un RFP, amintiți-vă doar “gunoi afară, gunoi înapoi.”Furnizorii care vor răspunde trebuie să aibă o înțelegere clară a organizației dvs. și a nevoilor acesteia.

un RFP bine scris vă va clarifica obiectivele și sfera serviciilor pe care le căutați. De asemenea, va oferi un format structurat în care vânzătorul ar trebui să își prezinte capacitățile, costurile și așteptările. Șabloanele RFP sunt disponibile pe Internet care vă pot ajuta.

scrierea RFP

primul pas în crearea unui RFP este definirea proiectului și a nevoilor dvs. specifice. Ce anume vrei un furnizor de a face? Cum? Când? Unde?

RFP-urile au de obicei următoarele secțiuni, deși acestea se pot schimba oarecum în funcție de natura proiectului dvs.:

Introducere. Explicați potențialilor ofertanți în termeni generali de ce puneți un RFP și ce sperați să realizați prin angajarea unuia dintre ei. De asemenea, puteți rezuma punctele cheie din alte secțiuni, cum ar fi momentul în care răspunsurile lor sunt datorate și când va începe proiectul.

Informații generale. Această secțiune include informații despre organizația dvs. și istoricul proiectului curent, ceea ce duce la necesitatea RFP.

cerințe. Aceasta este o explicație detaliată a ceea ce doriți să facă vânzătorul și o listă a informațiilor pe care vă așteptați să le primiți de la candidați.

este cea mai importantă secțiune și de obicei necesită cel mai mult timp – atât pentru a scrie, cât și pentru răspunsul vânzătorului. Poate fi scris fie ca propoziții imperative (“enumerați toate locațiile dvs.”) sau interogatoriu (“unde se află ramurile tale?”).

structura răspunsului. Prezentați structura modului în care doriți să primiți răspunsul. În cazul în care proiectul este complex sau extrem de tehnic, puteți rupe cerințele în puncte glonț la care vânzătorii sunt de așteptat să răspundă.

un format tipic pentru răspuns ar putea include:

• rezumat executiv (prezentare generală la nivel înalt cu puncte cheie)
• Informații generale despre companie furnizor
• servicii sau livrabile propuse (modul în care vânzătorul va îndeplini cerințele RFP)
• prețuri
• referințe (clienții anteriori)

criterii de selecție. Spuneți vânzătorilor cum va fi selectat ofertantul câștigător. Acest lucru vă oferă o șansă de a evidenția prioritățile dumneavoastră, trebuie să-haves și nice-to-haves, pentru a ghida răspunsurile furnizorilor.

linii temporale. Specificați termenul limită pentru a primi răspunsurile, data la care veți anunța ofertantul câștigător și data la care va începe proiectul.

rețineți că, cu cât RFP este mai lung și cu cât este necesar un răspuns mai detaliat al ofertanților, cu atât aveți nevoie de mai mult timp pentru a le permite să pregătească un răspuns amănunțit.

evaluarea furnizorilor

procesul de evaluare începe de fapt înainte de a primi răspunsuri RFP – adică atunci când decideți cine ar trebui să fie destinatarii RFP. Faceți o mică temă pentru a obține niște perspective bune.

este posibil să știți deja cine sunt vânzătorii de interes. Dacă nu, încercați organizațiile profesionale relevante, întrebați colegii de încredere și alți furnizori care nu sunt în competiție sau chiar faceți o căutare online.

obțineți suficiente informații pentru a exclude vânzătorii care în mod clar nu se potrivesc. Dar limitați destinatarii, astfel încât să nu ajungeți la o mulțime de răspunsuri care creează o masă de partide dezamăgite care nu au avut niciodată o șansă. Pe de altă parte, este bine să avem diversitate. Trimiteți-l unor furnizori naționali mari și unor furnizori regionali mici, de exemplu.

nu alegeți un furnizor numai pe baza prețului. După ce ați citit răspunsurile RFP, restrângeți lista la cele mai bune și intervievați-le.

interviurile față în față oferă cele mai multe informații. Care este chimia dintre voi? Cât de bine par să asculte preocupările tale? Verificați referințele. Puneți întrebări ascuțite. Ei pot fi reticenți să spună ceva negativ, dar ceea ce nu spun poate fi la fel de util.

în cele din urmă, odată ce alegeți un furnizor, scrieți un contract bun care să precizeze toate detaliile și să vă protejeze atât interesele, cât și cele ale vânzătorului. RFP-ul dvs. și răspunsul vânzătorului la acesta formează cadrul contractului dvs. Dacă RFP este bine scris, procesul de negociere a contractului ar trebui să meargă mai ușor.