cum se face un buletin informativ care se citește

Linda Benedict
extensie și informații agricole

un buletin informativ poate fi un mijloc minunat de comunicare. Cercetările arată în mod constant oamenilor le plac buletinele informative. Oamenilor le place să obțină informații în timp util adaptate intereselor lor — informații rapide și ușor de citit.

dar pentru a comunica, un buletin informativ trebuie citit. Nu poate fi aruncat înainte de a fi deschis sau exilat în grămada de citit.

vrei newsletter-ul dvs. pentru a fi o piesă vitală de comunicare pe care oamenii cu nerăbdare să primească. Acest lucru se întâmplă numai prin planificare și angajament.

(se deschide într-o fereastră nouă)cunoaște-ți publicul

primul pas în planificarea unui buletin informativ este prea des trecut cu vederea: cunoaște-ți publicul. Cine sunt ei mai exact? De ce sunt interesați? Ce au în comun? Ce poate face buletinul dvs. informativ pentru ei?

publicul poate fi destul de divers din punct de vedere demografic, dar trebuie să aibă un teren comun pe care îl abordați cu buletinul dvs. informativ.

de exemplu, ați putea dori să dezvoltați un buletin informativ pentru persoanele care trebuie să adopte o dietă cu conținut scăzut de colesterol sau pentru fermierii care doresc să învețe să folosească computerele. Publicul pentru un buletin informativ distribuit la nivel național numit” Sproutletter ” este oameni cărora le place să mănânce varza. Atât de specializată poate fi o audiență.

dacă publicul dvs. este deja definit pentru dvs., cum ar fi clienții pentru afacerea dvs. sau membrii unei anumite organizații, atunci trebuie să vă asigurați că le cunoașteți interesele. Află. Întâlniți-vă cu câțiva dintre ei sau trimiteți un scurt chestionar.

(se deschide în fereastră nouă)definiți-vă scopul

după ce v-ați definit publicul, următorul lucru de făcut este să vă definiți scopul. Se aplică aceeași regulă: fii specific.

de exemplu, newsletter-ul dvs. poate fi pentru persoanele care fac meserii pentru plata. Scopul ar putea fi de a le ajuta să comercializeze aceste meserii. Veți include informații despre viitoarele spectacole de artizanat și veți transmite sfaturi de la artizani de succes.

sau publicul dvs. ar putea fi oameni care pot mânca acasă. Scopul dvs. este de a le ține la curent cu cele mai recente cercetări privind procedurile sigure de conservare la domiciliu, echipamentele noi și rețetele pe care experții le consideră sigure.

cu cât scopul dvs. este mai specific, cu atât va fi mai ușor să vă pregătiți buletinul informativ. Mintea ta devine reglat la biți de informații care ar putea face articole bune. Notați-le într-un fișier. De fiecare dată când puneți buletinul informativ împreună, tot ce trebuie să faceți este să săpați în acel fișier pentru materialul de care aveți nevoie.

(se deschide într-o fereastră nouă)aflați dacă cineva citește

chiar dacă este posibil să aveți publicul și scopul clar, încă nu sunteți gata să lansați un nou buletin informativ până când nu ați dat seama de un plan de evaluare. Trebuie să afli dacă te citește cineva. Venind cu un plan înainte de a începe publicarea va ajuta să se asigure că rămânem la publicul și scopul fără a obține de pe pista.

utilizați trei niveluri de evaluare. Vino cu un plan pentru toate cele trei.

nivelul 1
obțineți feedback în mod regulat
scrieți cel puțin un articol pe număr care necesită un răspuns din partea cititorului. Exemple ar putea fi:

includeți o comandă necompletată și cereți cititorilor să trimită numele cunoscuților care ar putea dori să primească buletinul informativ.

publicați o publicație pe care o aveți în cantitate și vedeți câte solicitări primiți din cauza articolului.

Solicitați întrebări de la cititori și includeți articole de întrebări și răspunsuri în buletinul informativ.

un specialist în extindere întreprinzător din Missouri a început un buletin informativ numit “începuturi” pentru cuplurile proaspăt căsătorite pentru a le ajuta să-și pună picioarele financiare pe teren.

într-un număr ea a avut acest articol:

(se deschide în fereastră nouă)Ce faci?

cum vă descurcați voi doi cu banii și facturile? Ești mulțumit de sistemul tău actual? Dacă doriți să partajați sistemul cu alții, drop-mi o linie sau apel-voi include în luna viitoare ” începuturi.”

într-un număr al buletinului național “concepte de comunicare”, autorul a cerut cititorilor să trimită jocuri de cuvinte pentru a putea oferi “distracție în Premiile pun” celor mai proaste și mai bune jocuri de cuvinte trimise.

nivelul 2
faceți un sondaj
faceți acest lucru o dată pe an. Întrebați ce citesc cititorii și nu citesc, cum ar fi și nu le place despre buletinul dvs. informativ. Utilizați aceste informații pentru a le îmbunătăți.

vă veți pierde timpul, totuși, dacă nu proiectați sondajul în mod corect. E o artă să o faci. Iată câteva sfaturi:

întrebați doar ce doriți să știți și nimic în plus.

păstrați formularul de anchetă cât mai scurt posibil — nu mai mult de o foaie de 8-1/2 cu 11 inci. Partea din spate a unei cărți poștale este cea mai bună.

face mai ușor pentru oameni să se întoarcă. Includeți un plic auto-adresat, ștampilat. O carte poștală auto-adresată, ștampilată, are avantaje, deoarece poate fi inserată într-una din problemele dvs.

oamenii sunt opriți de întrebări privind vârsta și venitul. Dacă această informație este vitală pentru dvs., nu o întrebați mai întâi. Lăsați-i să se încălzească mai întâi la sondaj. Apoi, când îl întrebați, furnizați intervale, cum ar fi o vârstă cuprinsă între 30 și 39 de ani sau un venit mai mic de 30.000 de dolari pe an.

un alt sfat pentru un sondaj este că nu trebuie să întrebați pe toată lumea. Dacă aveți un eșantion aleatoriu, puteți extrapola rezultatele la întreaga populație. Alegeți fiecare al zecelea nume din lista dvs. de corespondență, de exemplu.

de asemenea, este esențial să faceți o alergare uscată înainte de a vă angaja sondajul la poștă. Testați sondajul pe o mână de oameni pentru a vă asigura că întrebările dvs. sunt de înțeles.

nivelul 3
aflați dacă cineva face ceva diferit din cauza buletinului dvs. informativ
acesta este cel mai dificil nivel de evaluare. Trebuie orchestrată cu atenție. Aflați un lucru pentru care doriți să faceți campanie în buletinul dvs. informativ. Apoi, aflați rapid dacă campania dvs. a făcut vreun bine. Iată pașii:

• promovează ceva. Poate doriți să utilizați două, trei sau mai multe probleme pentru a face acest lucru.
• aflați dacă cineva face ceea ce promovați din cauza buletinului dvs. informativ.
• nu uitați să aflați rapid. S-ar putea să înceapă să o facă. Dar vor uita că au primit ideea de la buletinul dvs. informativ, cu excepția cazului în care vă cronometrați evaluarea și campania aproape împreună. În mod ideal, calendarul ar trebui să fie în termen de 30 de zile de la sfârșitul campaniei dvs. — sau cu siguranță în termen de trei luni.
• de dragul eficienței, poate doriți să includeți această evaluare în sondajul dvs. anual.

pentru ce alegeți să faceți campanie depinde de publicul și scopul dvs. Dacă publicul dvs. este proaspăt căsătorit și scopul dvs. este de a-i ajuta să înceapă financiar, poate doriți să faceți campanie pentru ca aceștia să stabilească un buget.

s-ar putea să doriți să faceți o campanie pentru a ajuta observatorii de greutate să păstreze greutatea, fumătorii să renunțe la fumat sau fermierii să adopte anumite practici de conservare a solului. Un buletin informativ al angajaților spitalului a desfășurat o campanie de promovare a curtoaziei în lifturi. Orice ar fi, dacă descoperiți că oamenii și-au schimbat viața din cauza buletinului dvs. informativ, este o realizare. Aceste tipuri de rezultate vă pot ajuta să obțineți o mărire de salariu sau mai mulți abonați. Oricum, te-ai pregătit pentru stardom newsletter.

(se deschide într-o fereastră nouă)Market newsletter-ul

următorul plan trebuie să elaboreze este cum să piață newsletter-ul. O modalitate eficientă de a face acest lucru este prin marketingul direct prin poștă. Veți avea nevoie de liste de discuții. Dacă publicul ales aparține organizațiilor care vor partaja liste de corespondență cu dvs., sunteți gata. Dar dacă încercați să ajungeți la un public ai cărui membri nu sunt deja organizați într-un fel, atunci aveți munca tăiată pentru dvs.

iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să începeți o listă de corespondență:

Obțineți publicitate în publicațiile care ajung la publicul dvs. Dacă puteți obține acest lucru gratuit, Mare. Dacă nu, s-ar putea să trebuiască să cumpărați un spațiu publicitar. Anunțurile clasificate sunt mai puțin costisitoare decât anunțurile afișate și pot genera un număr substanțial de nume.

puneți cupoane în fiecare număr al buletinului dvs. informativ, cerând cititorilor să trimită numele prietenilor sau rudelor care ar putea fi interesate să se aboneze.

consultați persoanele cheie care au contact cu publicul pe care îl urmăriți. Vedeți dacă ar fi dispuși să vă ajute să veniți cu nume și adrese. De exemplu, pentru buletinul informativ” începuturi ” pentru cuplurile tinere căsătorite, autorul a mers la miniștri solicitând nume.

odată ce aveți o listă de corespondență, atunci puteți continua să vă promovați buletinul informativ și să îndemnați abonamentul. Proiectați un fluturaș de poștă directă și o scrisoare de intenție care să explice cititorului ce va câștiga din buletinul dvs. informativ. Răspundeți la această întrebare veche pentru cititor: “ce este pentru mine?”Iată o formulă pe care poate doriți să o urmați în timp ce scrieți copia:

• promite un beneficiu.
• spune cititorilor ce vor primi. Tentează-i.
• faceți o copie de rezervă a declarațiilor dvs. cu dovezi.
• reformulează cel mai puternic beneficiu în încheiere.
• incită la acțiune acum.

în mod ideal, pachetul dvs. de marketing prin poștă directă ar trebui să includă:

• o scrisoare de intentie.
• un fluturaș de poștă directă.
• un card de abonament autoadresat plătit prin poștă.
• un exemplu de buletin informativ.

dacă buletinul dvs. informativ a fost disponibil pentru o vreme și căutați mai mulți abonați cu campania dvs. de poștă directă, atunci puteți încorpora tehnica mărturiei. Aflați de la cititori ce au câștigat din buletinul dvs. informativ. Dacă ați făcut o treabă bună de evaluare, ar trebui să aveți aceste tipuri de citate deja în fișierele dvs. Includeți aceste citate în designul dvs. de fluturaș direct mail.

(se deschide într-o fereastră nouă)începeți buletinul informativ

OK, vă cunoașteți publicul și aveți un scop clar. Te-ai gândit printr-un plan de evaluare și marketing. Acum, Cum organizați buletinul informativ și îl scrieți?

cea mai eficientă abordare a organizării unui buletin informativ împrumută atât din lumea ziarelor, cât și din lumea revistelor. Împrumutați din lumea ziarelor abordarea știrilor pentru a determina proeminența articolelor dvs. Cel mai bun, cel mai oportun și important articol este primul. Restul articolelor urmează.

împrumutați de la revista world tehnica departmentalizării. Adică puneți anumite tipuri de informații sub titluri prestabilite. De exemplu, în” buletinul informativ privind buletinele informative”, autorul are un departament numit ” Newsletter Reviews.”În ea el spune de noi buletine informative, publicul lor, scop, format și informații de abonament.

alte exemple de departamente ar putea include coloane de întrebări și răspunsuri, profiluri de personalitate ale angajaților lunii sau cronicari invitați. Veți stabili departamentele dvs. în funcție de publicul și scopul buletinului dvs. informativ.

tehnica Departamentului face ca buletinul dvs. informativ să fie mai ușor și mai rapid de citit. Departamentele vă ajută, de asemenea, să vă publicați buletinul informativ. Știi exact unde să pună anumite biți de informații, fără a fi nevoie să reinventeze roata fiecare problemă.

(se deschide în fereastră nouă)scrieți despre lucrurile potrivite

scrieți despre ceea ce publicul dvs. dorește și trebuie să știe. Gândiți-vă la aceste cinci nevoi pe care le are toată lumea:

oameni ca recunoașterea
folosiți nume în buletinul dvs. informativ. Oamenilor le place să citească mai întâi despre ei înșiși, apoi despre oamenii pe care îi cunosc și, în cele din urmă, despre oamenii celebri. Profitați de această nevoie. Includeți Nume ori de câte ori puteți. Oferiți exemple despre modul în care oamenii reali fac lucrurile pe care doriți să le promovați în buletinul dvs. informativ.

de exemplu, un specialist în textile de extensie din Missouri a făcut un buletin informativ pentru croitorese profesionale. În fiecare număr a folosit numele cuiva care i-a pus o întrebare sau care i-a oferit un sfat valoros.

un specialist în creșterea animalelor din Missouri a folosit aceeași tehnică. El ar găsi fermieri care fac genul de practici pe care dorea să le promoveze și apoi le-a folosit numele în buletinul său informativ.

oamenilor le place să facă și să economisească bani
indiferent de publicul sau scopul dvs., oferiți un unghi economic buletinului dvs. informativ. Cel puțin o referință în fiecare problemă ar trebui să ajute oamenii să economisească sau să câștige bani.

oameni ca securitate
includ informații de siguranță sau de sănătate într-un articol sau au un departament pe sfaturi. Oamenii par să fie mai conștienți de siguranță și sănătate decât oricând.

oamenilor le place să economisească timp
aproape toată lumea are mult mai multe de făcut decât orele din zi. Acest lucru este valabil mai ales pentru publicul de buletine informative. De aceea se abonează la buletine informative. Sfaturi ușor de citit pe economisirea de timp poate îndrăgi newsletter-ul dvs. pentru cititorii dvs.

oamenilor le place să se distreze
când autorii își abordează buletinul informativ ca mijloc de a comunica cu un prieten, este mai probabil să scrie o copie mai bună și să fie citiți mai mult. Dacă poți aduce un zâmbet pe fața cuiva, ai câștigat un prieten. Adăugați un pic de umor la buletinul dvs. informativ. Scrie un titlu inteligent. Includeți un departament de distracție. Transmite o situație amuzantă pe care cineva a rezolvat-o.

de exemplu, un administrator de extensie din Missouri a scris un buletin informativ pentru personalul său și a inclus întotdeauna un departament “Turcia lunii” în care a recunoscut o eroare sau o boo-boo pe care o făcuse.

numele Buletinului Informativ al angajaților pentru lumea mării din San Diego este ” The Whale Street Journal.”Un specialist lactate extensie intitulat newsletter-ul său “nu Fapte Taur-uger.”

un specialist în creșterea animalelor ar adăuga un citat la sfârșitul buletinului său informativ ca umplutură. Dar, în loc să folosească unul dintre acele citate anonime inofensive, el a citat întotdeauna o persoană reală dintr-o glumă auzită la o cafea la restaurantul din micul oraș, unde se aduna frecvent cu fermierii.

(se deschide într-o fereastră nouă)scrie pentru a fi citit rapid

oamenii doresc buletine de știri să fie o citire rapidă. Ei vor să poată înțelege rapid informațiile pe care le-ați prezentat. Scrieți articolele pentru a vă ajuta cititorul să citească mai repede.

începeți cu un bang
nu bateți în jurul tufișului. Treci la subiect. Articolele de buletin informativ nu au nevoie de introduceri florale. Așadar, împrumutați stilul de scriere concis al jurnalismului de ziare.

folosiți cuvântul mai familiar și mai scurt.

scrie pentru a exprima, nu impresiona. De ce spune “utiliza” atunci când “utilizare” va face?

scrieți la un nivel ușor sub ceea ce publicul dvs. este capabil să citească. Cititorii apreciază acest lucru, deoarece lectura merge mai repede, iar acest lucru le economisește timp. Chiar și astfel de publicații stelare precum Wall Street Journal nu depășesc un nivel de lectură la liceu. Faceți ceea ce se numește “index de ceață” pe buletinul dvs. informativ. Aceasta este o tehnică pentru verificarea nivelului de grad pentru care este scris.

scrieți modul în care vorbiți
Păstrați-vă stilul informal. La urma urmei, aceasta este o scrisoare.

Editați copia
lăsați-o să stea cel puțin 24 de ore și apoi reveniți și scăpați de verbiaj și curățați textul pentru claritate. Dacă este posibil, cereți cel puțin unei alte persoane să editeze copia pentru dvs. Este dificil să fii propriul tău editor.

cea mai importantă parte a articolului dvs. este prima teză. După ce ați scris primul proiect al articolului, reveniți și asigurați-vă că prima teză atrage atenția.

chiar mai important decât prima teză este titlul. Titlurile pot face sau rupe newsletter-ul. Ce fac oamenii când scanează o publicație? Au citit titlurile. Asta determină ce vor citi — dacă vor citi ceva.

(se deschide în fereastră nouă)Lupta pentru titluri bune

scrierea titlurilor bune este o luptă. De multe ori este nevoie de mai mult timp decât scrierea articolului. Dar ceea ce veți găsi este că, pe măsură ce scrieți titlul, treceți la esența articolului. Autorii se întorc adesea și re-scriu prima parte a articolelor lor pentru a se potrivi cu titlurile bune. Scrierea titlurilor vă ajută să faceți punctul cât mai concis posibil. Iată câteva reguli pentru scrierea unui titlu bun:

folosiți verbe de acțiune
verbe precum “apucați”, “loviți”, “agitați” și “construiți” sunt toate verbe care implică acțiune. Stai departe de verbele statice precum “este” și “sunt.”Un titlu este chiar mai plictisitor dacă nu include deloc un verb. Aceste titluri sunt numite “titluri de etichetă” și pot fi mortale, cu excepția cazului în care sunt utilizate în combinație cu un titlu însoțitor, adesea de tip mai mic, care include un verb.

• săraci
  Reuniunea Anuală știri
• mai bine
  complot drumul spre Portland pentru reuniunea anuală

utilizați timpul prezent
păstrați verbe la timpul prezent. Acesta este stilul cu care cititorii sunt obișnuiți în ziare. Timpul prezent ocupă, de obicei, un spațiu mai puțin prețios.

treceți la punctul
spuneți despre ce este articolul. Fii inteligent dacă poți. Dar nu înșela cititorul cu privire la punctul articolului. De exemplu, titlul unui articol despre cum să scrieți un CV bun a fost intitulat “Nu lăsați un CV să vă crampeze fișierul.”Acesta este un joc inteligent de cuvinte, dar totuși a spus despre ce este vorba în articol.

(se deschide în fereastră nouă)dezvoltați un stil

pentru a vă ușura scrierea, trebuie să stabiliți anumite linii directoare, cunoscute în activitatea de publicare ca stil. Aceasta înseamnă că faceți întotdeauna anumite lucruri în același mod, astfel încât să nu trebuie să vă gândiți din nou cum să le faceți.

stilul tău include lucruri precum titlurile popoarelor, de exemplu. La prima referință, sursa dvs. poate fi John Smith; iar la a doua referință, domnul Smith sau Smith. Poate doriți să se refere la toate femeile cu titlul de MS.sau poate doriți să lăsați pe titluri cu totul. Nu există nici un bine sau rău cu privire la oricare dintre aceste alegeri. Doar decide și apoi stick cu ea. Acest lucru face, de asemenea, scrierea dvs. mai ușor de citit. Cititorul preia subconștient stilul tău și nu se confundă.

în afară de titluri, de asemenea, poate doriți să ia decizii cu privire la modul de a scrie cifre și cum să desemneze state.

dacă nu vrei să iei singur toate aceste decizii, adoptă stilul altcuiva. Un ghid de stil popular este Washington Post Deskbook on Style. Multe ziare folosesc aceste cărți de stil. Ambele sunt disponibile la librării sau pot fi comandate cu ușurință pentru dvs.

alte lucruri specifice buletinului dvs. informativ nu vor fi acoperite într-o carte de stil standard. Deci, creați-vă propriul supliment. În ea ar putea fi lucruri cum ar fi ceea ce acronime nu scrie și cum vă referiți la o organizație pe a doua referință. De exemplu, MU are o carte de stil suplimentară în care sunt clarificate regulile privind a doua referință la universitate: fie folosiți MU, fie Mizzou.

urmați aceste sfaturi și sunteți în drum spre un buletin informativ bine scris, bine organizat și bine citit.

(se deschide într-o fereastră nouă)Bibliografie

• plajă, Mark. Editarea buletinului dvs. informativ: cum să produceți o publicație eficientă folosind instrumente și computere tradiționale. Coast To Coast Books, 1988.
• Benedict, Linda și Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic și John Barry. Publicarea buletinului informativ cu Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Franceză, Christopher W., Editor. Associated Press Stylebook și Manual de calomnie, 1987.
• Goss, Frederick. Succesul în publicarea buletinelor informative: Un ghid practic. Asociația Newsletter, 1985.
• Hudson, Howard. Publicarea Buletinelor Informative. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: Un Ghid Practic. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren și Duncan McDonald. Când cuvintele se ciocnesc: Ghidul unui jurnalist pentru gramatică și stil. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Editor. Washington Post Deskbook pe stil. McGraw-Hill, 1978.
• Alb, Jan. Editare prin Design: Un ghid pentru comunicarea eficientă a cuvintelor și imaginilor pentru editori și designeri. R. R. Bowker Co., 1982.
• Alb, Jan. Folosind diagrame și grafice. R. R. Bowker Co., 1984.