Definiția managementului schimbării

cât de des vă întreabă colegii și colegii “Ce este managementul schimbării?”În timp ce mulți dintre noi știu intuitiv ce este managementul schimbării, putem avea dificultăți în a-l defini succint pentru alții.

managementul schimbării definit

Prosci definește managementul schimbării ca aplicarea unui proces structurat și a unui set de instrumente pentru a conduce partea oamenilor de schimbare pentru a obține un rezultat dorit.

atunci când definiți managementul schimbării pentru alții, este util să îl discutați în contextul a două concepte strâns legate: schimbarea în sine și managementul de proiect.

schimbarea în sine

o schimbare este proiectul, inițiativa sau soluția introdusă în organizație pentru a îmbunătăți modul în care munca se face, pentru a rezolva o problemă sau pentru a profita de o oportunitate.
aproape orice proiect, inițiativă sau soluție care îmbunătățește o organizație va afecta modul în care angajații își desfășoară activitatea de zi cu zi. Prosci 10 aspecte ale impactului schimbării descrie modul în care o persoană sau un grup poate fi afectat de o schimbare:

ideea de a deveni “mai competitiv” sau “mai aproape de client” sau “mai eficient” poate fi motivația unei organizații de a se schimba, dar la un moment dat, aceste obiective trebuie traduse în impacturi specifice asupra acestor procese, sisteme, instrumente etc. Aici intervine managementul de proiect și managementul schimbării.

management de proiect și managementul schimbării

nu este suficient să prescrieți schimbarea și să vă așteptați să se întâmple. Schimbarea de succes începe cu o înțelegere a ceea ce trebuie să aibă loc pentru a face schimbarea să se întâmple, precum și munca grea. Managementul de proiect și managementul schimbării sunt discipline separate aplicate schimbărilor organizaționale pentru a îmbunătăți probabilitatea de succes și rentabilitatea investiției (ROI). Aceste discipline distincte, dar strâns legate între ele, sunt necesare pentru a aduce o schimbare în viață.

management de proiect – partea tehnică a schimbării

conform Ghidului PMBOK al Institutului de Management de Proiect, Managementul de proiect este aplicarea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și tehnicilor activităților de proiect pentru a îndeplini cerințele proiectului.
în timp ce managementul de proiect este de obicei asociat cu o abordare tradițională a cascadei, există numeroase modalități de a livra proiecte. Managementul schimbării poate funcționa alături de orice metodologie de management de proiect, cum ar fi Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall și PRINCE2.
indiferent de abordarea utilizată pentru proiectarea soluției tehnice, managementul schimbării se concentrează pe pregătirea, echiparea și sprijinirea persoanelor în adoptarea și utilizarea schimbărilor.

managementul schimbării – partea oamenilor schimbării

managementul schimbării este aplicarea unui proces structurat și a unui set de instrumente pentru a conduce partea oamenilor schimbării pentru a obține un rezultat dorit. Aplicăm managementul schimbării ajutând persoanele afectate de o schimbare să facă tranzițiile personale de succes care le permit să se angajeze, să adopte și să utilizeze o schimbare.
atât managementul de proiect, cât și managementul schimbării susțin mutarea unei organizații dintr-o stare actuală (cum se fac lucrurile astăzi), printr-o stare de tranziție și într-o stare viitoare dorită. Managementul de proiect se concentrează pe sarcinile necesare pentru a proiecta, dezvolta și livra cu succes proiectul, inițiativa sau soluția tehnică. Managementul schimbării se concentrează asupra persoanelor afectate de această schimbare și le permite să se angajeze, să adopte și să utilizeze schimbarea.

pentru proiectele iterative, rezultatele sunt obținute prin cicluri repetate sau eliberări de schimbare, fiecare ciclu îndreptându-se spre rezultatul final, intenționat. Managementul de proiect iterativ este de obicei asociat cu abordări Agile pentru proiectarea, dezvoltarea și furnizarea de soluții. Managementul schimbării vine alături de abordarea managementului de proiect și se concentrează pe pregătirea, echiparea și sprijinirea persoanelor fizice pentru a adopta și utiliza modificările, indiferent dacă sunt livrate iterativ sau secvențial.

rețineți că partea tehnică nu este neapărat “tehnologică.”Deși proiectele sunt uneori de natură tehnologică, partea tehnică se aplică tuturor modificărilor. Aceasta include schimbări de cultură, fuziuni și achiziții, actualizări de politici și alte proiecte sau inițiative care pot implica sau nu tehnologie.
orice schimbare organizațională va avea atât o parte tehnică, cât și o parte a oamenilor și fiecare necesită resurse și instrumente separate pentru a aduce schimbarea la îndeplinire.

obiectivele fiecărei echipe

echipa de management de proiect lucrează pentru a muta partea tehnică a schimbării înainte de la punctul A la punctul B. Astfel de activități de management de proiect se aplică proceselor, sistemelor, instrumentelor etc. afectate de schimbare, ceea ce înseamnă că locurile de muncă ale oamenilor vor fi afectate.

echipa de management al schimbării lucrează pentru a ajuta persoanele afectate de schimbare să sprijine sau să accepte schimbarea de bună voie, să ia schimbarea ca pe propria persoană și să aplice schimbarea așa cum era de așteptat (adică să angajeze, să adopte și să utilizeze schimbarea).

exemplul de mai jos arată tranziția de la funcția (a) la funcția (b).

scopul managementului de proiect este de a implementa în mod eficient resurse pentru a proiecta, dezvolta și livra proiectul, inițiativa sau soluția. Scopul managementului schimbării este de a ajuta fiecare individ afectat de schimbare să facă o tranziție de succes, având în vedere cerințele schimbării.

gradul de management al schimbării și managementul de proiect

aproape fiecare inițiativă organizațională sau proiect necesită un anumit nivel de management de proiect și de management al schimbării. Există foarte puține cazuri în care nu veți avea nevoie de ambele discipline. Fiecare dintre proiectele de mai jos are nevoie de management de proiect separat și de gestionare a schimbărilor, pe lângă implementarea schimbării în sine:

1. implementarea unei soluții Enterprise Resource Planning (ERP) în întreaga organizație
2. re-engineering procesele de lucru și scripturile de contact ale agenților dvs. de call center
3. integrarea a două organizații și a sistemelor lor informatice în urma unei fuziuni sau achiziții
4. implementarea de noi instrumente de colaborare virtuală pentru o forță de muncă distribuită
5. dezvoltarea unui nou canal de vânzări

managementul proiectelor și managementul schimbărilor arată la fel pentru fiecare inițiativă? De obicei, nu. În timp ce majoritatea au nevoie de cel puțin unele, fiecare disciplină funcționează cel mai bine atunci când este personalizată pentru situația, organizația, cultura și istoria dvs. unice și schimbarea specifică pe care o implementați.
cantitatea și tipul de management de proiect de care aveți nevoie depind de complexitatea, gradul de schimbare și cantitatea de flexibilitate necesară în proiectarea soluției. Cantitatea necesară de implicare în gestionarea schimbărilor depinde de cantitatea de perturbare a muncii de zi cu zi a oamenilor individuali. De asemenea, depinde de atributele organizației, cum ar fi cultura, sistemul de valori și istoria cu schimbări din trecut.

integrarea managementului schimbării și a managementului de proiect

deși sunt domenii distincte de studiu, managementul schimbării și managementul de proiect sunt integrate în practică. Pașii și activitățile se mișcă la unison, pe măsură ce echipele lucrează pentru a progresa de la starea actuală la starea viitoare dorită.

managementul schimbării și activitățile de planificare a managementului de proiect

de exemplu, luați în considerare activitățile care au loc în timpul fazei de planificare a unui proiect sau inițiativă.

manageri de proiect:

• identificați etapele și activitățile care trebuie finalizate
• descrieți resursele necesare și modul în care acestea vor lucra împreună
• definiți domeniul de aplicare a ceea ce va face și nu va face parte din proiect

schimbați managerii:

• mesaje cheie artizanale care trebuie comunicate
• lucrul cu sponsorii pentru a construi coaliții active și vizibile ale liderilor seniori
• susțin angajaților afectați de ce este necesară schimbarea

cele mai eficiente proiecte integrează aceste activități într-un singur plan de proiect.

înțelegerea are beneficii

poate fi dificil să se facă distincția între schimbare, managementul de proiect și managementul schimbării. În practică, aceste trei componente sunt strâns legate între ele pentru a oferi un rezultat pozitiv organizației. Dar înțelegerea distincțiilor face mult mai ușoară depanarea atunci când o schimbare nu avansează așa cum era de așteptat.

de exemplu, sunt provocările care vin de la:

• proiectarea schimbării (proiectul, inițiativa sau soluția în sine)?
• procesul tehnic, activitățile sau resursele (managementul de proiect)?
• cum acceptă sau rezistă indivizii schimbarea (managementul schimbării)?

când înțelegeți diferențele dintre schimbare, managementul proiectului și managementul schimbării, identificarea acțiunilor corective devine clară. Și când știi ce lucrează fiecare componentă pentru a realiza, definirea managementului schimbării pentru alții nu mai este dificilă.