Design-Build Procurement Process

23 iunie 2005

procesele de Design/Build și DBB procurement sunt similare prin faptul că proprietarul angajează un antreprenor pentru a construi un proiect în fiecare, dar cele două sisteme diferă în ceea ce privește stadiul în care proiectarea este furnizată potențialilor ofertanți. Următorul este un exemplu al etapelor tipice implicate în procesul de achiziție a proiectului D/B:

Etapa 1 Planificarea strategică a instalației – proprietarul analizează cerințele sale actuale și viitoare ale instalației pentru a determina planul adecvat de dezvoltare a instalației pentru utilizarea planificată.

Etapa 2 Definirea programului – proprietarul stabilește cerințele proiectului în ceea ce privește dimensiunea și performanța instalației, criteriile, cerințele de finisare, standardele de calitate, codurile aplicabile, standardele de reglementare, populația/capacitățile, cerințele echipamentelor etc. Aceste cerințe sunt definite și articulate fie de personal profesionist intern, fie de un consultant extern.
Pasul 3 Cererea de calificări (RFQ) – cerințele profesionale, financiare și experiențiale pentru Propunători și parametrii generali ai proiectului sunt articulate într-un RFQ, fie de către personalul intern, fie de către un consultant extern.
Step 4 declarație de calificare – proprietarul face publicitate proiectului și primește și revizuiește declarațiile de calificare ca răspuns la RFQ. În general, cele trei, și nu mai mult de cinci, cele mai calificate firme sunt pe lista scurtă.
Pasul 5 cerere de propuneri (RFP) – proprietarul solicită propuneri de proiectare și costuri de la echipele de proiectare-construire listate pe scurt într-un RFP. Printre elementele găsite într-un RFP tipic se numără criteriile de proiectare a proiectului, informațiile site-ului, cerințele contractului, procedura de selecție și cerințele de propunere (depunere).
Pasul 6 Conferința Pre-propunere-unii proprietari organizează această întâlnire opțională la începutul perioadei de pregătire a propunerii pentru a permite Propunătorilor să pună întrebări și să solicite clarificări.
Pasul 7 prezentarea și evaluarea propunerilor – odată primite, proprietarul evaluează propunerile pe baza calității designului, a Prețului și a altor factori predeterminați (cea mai bună valoare). Proprietarul poate solicita ca propunătorii să facă prezentări în persoană la panoul de selecție al proprietarului.
Etapa 8 atribuirea contractului – ofertantul selectat încheie contract(e) cu proprietarul, care încorporează atât cerințele proprietarului, cât și propunerea constructorului de proiectare.
Etapa 9 Documente / construcție – la finalizarea documentelor de proiectare pentru toate elementele (sau pentru faze specifice) ale proiectului, începe construcția. Contractul poate prevedea metode rapide, care să permită continuarea construcției după finalizarea fazelor logice de proiectare și autorizare, dar înainte de finalizarea întregului corp de documente de construcție.

Pasul 7 de mai sus, prezentarea și evaluarea propunerilor, este cea mai bună șansă pe care proprietarul o va obține pentru a se asigura că primește proiectul pe care îl dorește și cea mai bună valoare pentru banii săi. Cea mai bună valoare ia în considerare atât factorii calitativi (adică soluția de proiectare, managementul și programul), cât și prețul. În procesul de depunere/evaluare, factorii calitativi și prețul sunt luați în considerare pe bază de formulă.
proprietarul ar trebui să numească un panou de selecție pentru a efectua clasamentele calitative. În general, acesta este același comitet și/sau panou pe care proprietarul l-a folosit pentru a determina cei mai calificați Proposori. Există mai multe metode pe care grupul le poate utiliza pentru a evalua propunerile; șase dintre acestea sunt discutate mai jos. Fiecare a fost folosit cu succes și fiecare are meritele sale, deși niciun proces unic nu este adecvat pentru toate situațiile.
1.Criterii ponderate – RFP necesită prezentarea unei propuneri calitative și a unui preț ferm. Proprietarul stabilește un punct de rating pentru factorii calitativi și pentru preț. (De exemplu, factorii calitativi pot cântări 60 de puncte, iar prețul 40 de puncte.) Proprietarul primește propunerile calitative și propunerea de preț simultan. Propunerea de preț este conținută într-un plic separat. Proprietarul poate auzi apoi prezentări orale de la fiecare Proposor. Proprietarul atribuie puncte pe o matrice de notare pentru răspunsul fiecărui Proposor pentru fiecare dintre factorii de evaluare. După ce proprietarul evaluează criteriile calitative, acesta revizuiește plicurile propunerii de preț. Punctele de preț maxime sunt atribuite celei mai mici oferte în dolari, iar toate celelalte sunt scalate invers proporțional cu acea sumă. Punctele totale ridicate determină apoi premiul.
2.Bid low ajustat – o variantă a procesului de criterii ponderate este bid low ajustat. Procesul urmează aceiași pași prin primirea de propuneri calitative. În urma prezentărilor orale, aspectele calitative sunt punctate și totalizate pe o scară de la 0 la 100, exprimată ca zecimală (de exemplu, un scor de 85 este scris 0,85). După calcularea scorurilor, proprietarul deschide plicul de preț al fiecărui ofertant. Prețul este apoi împărțit la scor (exprimat ca zecimal) pentru a obține o “ofertă ajustată”.
3.Design echivalent / ofertă redusă – această procedură de evaluare este paralelă cu cele două procese anterioare până la primirea propunerilor calitative. Proprietarul critică propunerile tehnice și acordă fiecărui Proposor un termen limită pentru a răspunde cu modificările de proiectare specificate și modificarea corespunzătoare a prețului (fie Adăugare, fie deducere) pentru a face toate propunerile echivalente din punct de vedere tehnic (denumite “nivelare tehnică”). Proiectele revizuite sunt evaluate de proprietar, care apoi deschide plicurile de preț, atât de bază, cât și de modificări. Premiul se poate face cu accent puternic sau unic pe preț, deoarece critica propunerii ar fi trebuit să ducă la modele echivalente.
4.Preț fix / cel mai bun Design – prețul contractului este stabilit de proprietar și este menționat în RFP. Propunătorii prezintă apoi numai propuneri calitative sau tehnice, deoarece toate ofertele de preț sunt identice. În urma prezentărilor orale (opțional), proprietarul își folosește criteriile de evaluare pentru a înscrie propunerile. Premiul revine firmei care oferă cea mai mare propunere de punctaj pentru prețul stipulat.
5. Îndeplinește criteriile / ofertă redusă – această metodă de evaluare seamănă cel mai mult cu procesul tradițional de ofertă. De obicei, RFP prevede cerințe specifice, dar nu se încadrează în documentele finale de construcție. Proprietarul solicită propuneri de la firme calificate și evaluează aceste propuneri pentru a se asigura că îndeplinesc criteriile de bază. Proprietarul atribuie apoi contractul ofertantului scăzut. Rolul firmei selectate este de a finaliza documentele de construcție într-un mod rezonabil, mai degrabă decât de a dezvolta un design unic pentru proiect. Slăbiciunea acestui proces este că elimină două dintre cele mai avantajoase caracteristici ale design-build: soluții multiple de proiectare și creativitatea/ inovația echipelor concurente de proiectare. Este cel mai potrivit pentru achiziționarea de facilități utilitare (de ex.: magazii de depozitare, clădiri pre-proiectate etc.).
6.Premiul de urgență-după cum sugerează și numele, atunci când siguranța publică sau bunăstarea este amenințată, un proprietar public poate autoriza negocieri cu firma de proiectare-construcție cea mai calificată disponibilă la momentul respectiv, folosind referințe și/sau experiența anterioară a proprietarului cu firma ca justificare pentru selecție. După cum se menționează la începutul acestei secțiuni, pașii descriși mai sus sunt generici și opționali-un proprietar poate decide să utilizeze sau să nu utilizeze niciunul sau pe toți. Dar ele oferă o imagine de ansamblu a unui proces pe care proprietarii de proiecte l-au folosit cu succes în trecut.