Evaluarea proiectului – definiție și pași

când o organizație dorește să găsească o soluție la o anumită problemă de afaceri și să identifice cea mai bună modalitate de implementare a acelei soluții, trebuie să planifice și să dezvolte un proiect care ar putea oferi un plan de acțiune eficient pentru abordarea problemei prin implementarea soluției.

această organizație va trebui să ofere o evaluare a potențialului proiect pentru a se asigura că proiectul este cu adevărat eficient, deoarece susține soluția potrivită și rezolvă problema necesară. În acest context, managementul evaluării proiectelor servește ca proces major de analiză și aprobare a proiectului.

în acest articol, voi scrie despre procesul de evaluare a proiectului și pașii săi cheie. Sper că articolul meu vă va ajuta să învățați cum să evaluați și să evaluați proiectele. La sfârșitul articolului dau un link către șablonul de evaluare a proiectului, care este un mod mai structurat de a explica procesul de evaluare.

ce este evaluarea proiectelor? – Definiție

înainte de a vorbi despre definiția evaluării proiectelor, aș dori să spun o poveste interesantă din viața mea. Uite povestea asta.

deoarece sunt PMP și am o experiență vastă în gestionarea diferitelor tipuri de proiecte, m-am întrebat întotdeauna cum vecinul meu, care este șofer de camion și, prin urmare, nu are experiență în managementul evaluării proiectelor, ar putea face toate acele “proiecte” fără evaluare preliminară și analiză a conceptului inițial, a problemei și a soluției. Prin “proiecte” mă refer la activitățile pe care vecinul meu le-a făcut când a construit garajul în curtea sa, renovând bucătăria, reparându-și camionul, chiar vorbind cu poștașul și așa mai departe. Minunea mea a fost că această persoană nu are nicio idee despre evaluarea și managementul proiectelor, dar poate face “proiecte” de succes, chiar și fără să înțeleagă că acestea sunt proiecte.

într-o zi am luat toate aceste gânduri cu mine și m-am dus la vecinul meu. Am vrut să aflu cum a ajuns la succes fără a folosi proiectul, evaluarea sau orice altceva pe care l-aș putea considera procesul de evaluare. Când l-am întâlnit în bucătăria renovată, am fost surprins să văd că el creează un plan preliminar pentru următorul său proiect: achiziționarea de mașini noi. Stătea la masa mică din bucătărie și scria ceva pe o foaie mare dintr-un ziar (“Daily News” dacă era mai precis). M-am apropiat de masă și am văzut multe cuvinte și propoziții subliniate și tăiate, cu mai multe săgeți și cercuri pe foaia de hârtie. “Ce faci” – asta am întrebat. “Nu vezi? Încerc să-mi planific noua achiziție. Îți amintești de Mercedesul ăla mare pe care ți l-am arătat luna trecută în revista Truck Driver ‘ s. Am decis să-l cumpăr. Și acum vreau să planific totul înainte, pentru a evita eșecul, știi”.

m-am așezat la masă lângă vecinul meu și mi-a spus despre planurile sale. Am aflat că a făcut întotdeauna un plan înainte de a face ceva important sau neobișnuit pentru viața sa de zi cu zi, de exemplu construirea garajului sau renovarea bucătăriei. Nu a folosit niciodată documente și șabloane, ci doar o foaie de ziar, deoarece, așa cum a spus cu un zâmbet, “ziarele mint întotdeauna, dar înregistrările și planurile mele vor face realitatea mai “realistă” și pragmatică” (încă nu pot înțelege complet ce a vrut să spună într-adevăr).

nu vă voi enerva redând conversia noastră în acest text. Vreau doar să vă concentrez pe ideea cheie din spatele acestei povești: adesea oamenii folosesc involuntar metodele și tehnicile de evaluare și evaluare a proiectelor pentru a determina șansele de succes ale eforturilor lor. Înainte de a vedea în bucătăria vecinului meu cum ar putea fi folosite ziarele pentru procesul de evaluare, m-am gândit că doar documentele și documentele formale sunt instrumentele pentru a evalua un proiect de conducere profesională. Dar acum știu sigur că fiecare persoană poate face o evaluare; singurul lucru de reținut este că orice tip de proiect necesită un nivel adecvat de cunoștințe și competențe pentru a genera un raport bun de evaluare a proiectului. Și asta e tot… să dăm definiția evaluării proiectului.

definirea evaluării proiectului

evaluarea proiectului este un proces consecvent de revizuire a unui proiect Dat și de evaluare a conținutului acestuia pentru a aproba sau respinge acest proiect, prin analizarea problemei sau necesitatea de a fi abordată de proiect, generarea de opțiuni de soluție (alternative) pentru rezolvarea problemei, selectarea opțiunii cele mai fezabile, efectuarea unei analize de fezabilitate a acestei opțiuni, crearea Declarației de soluție și identificarea tuturor persoanelor și organizațiilor implicate sau afectate de proiect și a rezultatelor așteptate. Este o încercare de a justifica proiectul prin analiză, care este o modalitate de a determina fezabilitatea proiectului și rentabilitatea.

evaluarea unui proiect înseamnă evaluarea soluției propuse în funcție de capacitatea sa de a rezolva problema sau nevoia identificată. Unele metodologii și ghiduri PM (de exemplu, PMBOK) consideră evaluarea tehnică și financiară a proiectelor ca o componentă a fazei de inițiere sau de pre-planificare. PRINCE2 sugerează dezvoltarea cazului de afaceri, care este o formă de formulare și evaluare a proiectului. Metoda 123 (MPMM, care se bazează pe standardele PMI și PRINCE2) utilizează, de asemenea, cazul de afaceri pentru pregătirea unui proiect propus pentru analiza și evaluarea fezabilității.

managementul evaluării proiectelor este o etapă esențială a oricărui proiect, indiferent de natura, tipul și dimensiunea acestuia. Această etapă reprezintă primul punct al fazei de pre-planificare sau inițiere. Fără a fi evaluat un proiect, este nerezonabil din punct de vedere financiar și tehnic să continuați cu planificarea și dezvoltarea ulterioară. Indiferent dacă doriți să cumpărați o mașină nouă (de ex. proiectul vecinului meu), construirea unei clădiri, îmbunătățirea unui proces de afaceri, actualizarea unui sistem de rețea, desfășurarea unei campanii de marketing, construirea unui garaj sau orice altă inițiativă, ar trebui să faceți o evaluare preliminară și o evaluare a întreprinderii dvs. pentru a vă asigura că veți face o schimbare necesară și necesară în mediul dvs.

evaluarea proiectului: pași cheie

diverse metodologii PM utilizează diverse abordări și tehnici pentru dezvoltarea unei evaluări a proiectului. În practica mea folosim o metodă care privește procesul de evaluare ca o serie de pași 4 care au o serie de sub-pași și sarcini. În această listă de verificare puteți vizualiza întreaga ierarhie cu detaliile. Voi oferi o imagine de ansamblu asupra pașilor. Dacă doriți să obțineți mai adânc, vă rugăm să citiți lista de verificare.

Pasul #1. Analiza conceptuală

primul pas necesită ca dvs. (ca evaluator de proiect sau analist) să efectuați o serie de analize pentru a determina conceptul viitorului proiect și pentru a oferi pachetul de decizie pentru conducerea superioară (sponsorii proiectului) spre aprobare. Înseamnă că trebuie să efectuați analiza problemă-soluție care determină problema/necesitatea de a fi abordată și soluția care trebuie utilizată pentru a rezolva problema. Soluția ar trebui analizată prin rentabilitate și fezabilitate (pot fi utilizate diferite metode și tehnici de evaluare a proiectelor). De asemenea, va trebui să identificați părțile interesate (acele persoane și organizații implicate sau afectate de problemă și/sau soluție) și să analizați nevoile acestora (modul în care se raportează la problemă și/sau soluție). La urma urmei, trebuie să dezvoltați un pachet de decizii care să includă Declarația problemei, propunerea de soluție, lista părților interesate și cererea de finanțare. Acest pachet va fi apoi prezentat sponsorului pentru aprobare (sau respingere). Dacă sponsorul aprobă conceptul de proiect, atunci puteți trece la pasul următor.

Pasul #2. Concept Brief

în acest pas trebuie să dezvoltați un rezumat al conceptului de proiect pentru a defini obiectivele, obiectivele, domeniul larg de aplicare, durata de timp și costurile proiectate. Toate aceste date vor fi utilizate pentru a dezvolta conceptul Brief. Trebuie să dezvoltați un document de declarație de proiect care să specifice misiunea, obiectivele, obiectivele și viziunea proiectului. Apoi, creați o declarație de domeniu larg, care specifică limitele, livrabile cerințele de anunțuri de efortul dumneavoastră. În cele din urmă face un șablon program preliminar care determină o durată estimată a proiectului, și apoi să dezvolte un document de proiecție a costurilor pe baza estimărilor de costuri și calcule.

Pasul #3. Organizație de proiect

utilizați conceptul Brief pentru a determina o structură organizatorică a proiectului. Această structură ar trebui dezvoltată și explicată în organigrama proiectului. Documentul acoperă aspecte precum structura de guvernare (roluri și responsabilități), cerințele și componența echipei, abordarea implementării, măsurile de performanță, alte informații. Ideea din spatele Organigramei proiectului este de a crea o reprezentare vizuală a rolurilor, responsabilităților și relațiilor lor și a ceea ce oamenii/organizațiile sunt atribuite la ce roluri și îndatoriri în cadrul proiectului.

Pasul #4. Aprobarea proiectului

etapa finală necesită să revizuiți toți pașii anteriori și să îi adunați într-un singur document numit evaluarea proiectului. Acest document rezumă toate estimările și evaluările făcute, pentru a justifica conceptul de proiect și pentru a verifica dacă soluția propusă abordează problema identificată. Analizele financiare, cost-eficacitate și fezabilitate vor servi drept metode de evaluare a proiectului pentru aprobarea proiectului. Documentul urmează să fie prezentat părților interesate snooper (client, sponsor) pentru revizuire și aprobare. Dacă evaluarea este aprobată, atunci proiectul trece la următoarea fază, planificarea.

tipuri de evaluare a proiectelor

evaluarea proiectelor utilizează următoarele două tipuri majore:

• evaluare orientată spre rezultate
• evaluări financiare (analiza cost / beneficiu)

1. Rezultate orientare

se face la începutul unui proiect înainte de orice bani sau alte costuri materiale sunt suportate.

orientarea către rezultate evaluarea proiectelor se concentrează pe identificarea și prezicerea riscurilor și a impactului acestora asupra obținerii rezultatelor planificate în planul și contractul proiectului. Acest tip de evaluare include identificarea riscurilor pe baza proceselor de management de proiect, cum ar fi procesele de inițiere, procesul de planificare, procesul de executare și procesul de control.

orientarea spre rezultate evaluarea proiectelor se concentrează, de asemenea, pe alinierea rezultatelor reale și prognozate și asigurându-se că toate se aliniază la obiectivele și obiectivele proiectului.

2. Evaluarea financiară (analiza cost-beneficii)

acest tip de evaluare a proiectelor se face pentru a evalua dacă o cerere de finanțare (sau o investiție făcută) poate fi justificată prin economii sau venituri preconizate după ce a fost finalizată.

analiza Cost-beneficiu este un instrument de planificare care vă va ajuta să determinați dacă o investiție are un randament satisfăcător pentru organizația dvs. Compară investiția sau schimbarea cu alternativele sale conform unuia sau mai multor criterii, cum ar fi costurile, factorii tehnici, Serviciile, utilizarea resurselor etc.

analiza Cost/beneficiu ia în considerare toate resursele investite într-un proiect și se compară cu beneficiile așteptate. Beneficiile unui proiect sunt de obicei măsurate prin compararea costurilor care ar fi fost suportate dacă un proiect nu ar fi fost implementat.

conform acestei metode, proiectele care prezintă un echilibru între beneficii și Costuri sunt acceptate, cele cu un exces de costuri față de beneficii sunt respinse, iar cele care prezintă un exces de beneficii față de costuri sunt amânate pentru examinare ulterioară.

în practică, unele organizații folosesc o altă abordare în care sunt acceptate proiecte cu raporturi beneficiu-cost proiectate mai mari decât unul, cele cu raporturi între zero și unu ca cazuri limită pentru examinare ulterioară și cele sub zero ca respingeri înainte de a se face orice investiții suplimentare pe planuri sau lucrări pe planuri.