Event Management: Un ghid pas cu pas despre cum să-l utilizați în evenimentele dvs.

Event management. Este o frază care este aruncată mult, dar dincolo de sensul literal al gestionării evenimentelor, ce anume implică? Și mai semnificativ, cum poate fi folosit în evenimente?

fiecare tip de eveniment necesită un set unic de abilități și know-how care vă vor ajuta să atenuați haosul și să desfășurați evenimente netede și captivante pentru participanții dvs.

sunt multe de acoperit, motiv pentru care, în acest articol, vă vom prezenta conceptele cheie ale managementului evenimentelor, arătându-vă cum pot fi aplicate direct la evenimentele dvs.

Event management explained

mai simplu spus, event management este coordonarea, planificarea, organizarea și executarea unui eveniment. Termenul acoperă managementul de proiect în fiecare aspect al unui eveniment, care poate fi orice, de la găsirea vorbitorilor până la trimiterea de sondaje post-eveniment. Mai mult, managementul evenimentelor poate fi aplicat oricărui tip de eveniment în orice mediu.

deși adesea folosit sinonim cu termenul ‘planificarea evenimentelor’, managementul evenimentelor este mai practic și are mai mult de-a face cu logistica și gestionarea generală în perioada premergătoare și în ziua evenimentului în sine.

de ce contează gestionarea evenimentelor

gestionarea corectă a unui eveniment este esențială pentru ca acesta să fie un succes. Pur și simplu, indiferent cât de bune sunt locația, difuzoarele sau divertismentul dvs., eșecul de a obține corect factorii de bază, cum ar fi bugetarea și logistica, înseamnă că vă puteți expune la provocări potențial neprevăzute.

deci, cred că de ea ca acest lucru, mai mult timp să investească în managementul evenimentelor, mai profesionist evenimentul va fi.

managementul evenimentelor virtuale

creșterea rapidă a evenimentelor online ne-a forțat rapid să ne luăm know-how-ul de gestionare a evenimentelor în persoană și să îl adaptăm la Lumea virtuală. Sarcini precum găsirea unui loc, crearea de protocoale de sănătate și siguranță și catering au fost înlocuite prin găsirea tehnologiei potrivite și crearea de conținut valoros și implicarea participanților.

de aceea, atunci când gestionați un eveniment virtual, nu numai că ar trebui să înțelegeți logistica din spatele acestuia, dar ar trebui să adăugați un accent suplimentar pe crearea de conținut interesant.

cei cinci pași ai managementului evenimentelor

acum avem elementele de bază din drum, să ne scufundăm în cei cinci pași de bază ai managementului evenimentelor. Acestea pot fi aplicate oricărui eveniment și ar trebui să vă ofere o mulțime de informații care pot fi aplicate direct evenimentelor dvs., în orice formă sau formă este nevoie.

Pasul 1: Creați un obiectiv și faceți-vă temele

prima etapă a oricărui eveniment de succes este să vă definiți obiectivul și să creați un plan de acțiune despre cum veți face acest lucru. Începeți prin identificarea a ceea ce doriți să atingeți, concentrați-vă pe un singur obiectiv și mergeți cu adevărat la el. În multe cazuri, acest lucru va fi evident. De exemplu, poate doriți să lansați un produs nou sau poate doriți să generați clienți potențiali suplimentari.

orice ai decide, este esențial să intri în detalii, deoarece acest lucru îți va oferi o viziune mai clară asupra evenimentului, facilitând gestionarea pe termen lung. Apoi, odată ce v-ați identificat obiectivul, este timpul să începeți să vă faceți cercetarea.

Microdisectați ceea ce doriți să realizați și cartografiați acțiunile care vă vor duce acolo. Acest lucru vă va ajuta să rafinați sfera evenimentului dvs. și să identificați acțiunile necesare pentru a vă atinge obiectivul.

cu cât efectuați mai multe cercetări, cu atât evenimentul va fi mai detaliat și mai rafinat. În plus, veți înțelege mai bine viabilitatea evenimentului, în special în ceea ce privește bugetul și modul în care acesta corespunde obiectivului dvs.

Pasul 2: Alegeți tema și schițați evenimentul

acum că ați făcut cercetarea, este timpul să utilizați constatările inițiale pentru a crea un plan de acțiune concret pentru evenimentul dvs. Important, acest lucru vă va oferi bazele pentru a începe proiectarea evenimentului dvs., astfel încât să parcurgeți fiecare detaliu, cu toate acestea, mic poate fi.

pentru a obține mingea rulare, aici este o listă de întrebări care vă pot ajuta fier aceste detalii:

• care este subiectul evenimentului?
• cine este publicul țintă?
• unde și când va fi evenimentul?
• care este formatul?
• care este durata evenimentului?
• la câți participanți mă pot aștepta?
• cine va vorbi la eveniment?
• ofer activități sau divertisment?
• Cum pot păstra participanții implicați?
• va fi taxarea pentru bilete?
• ai nevoie pentru a găsi sponsori?
• de ce tehnologie de eveniment am nevoie?

există multă hrană pentru gândire aici și multe alte întrebări care vor trebui abordate. Ceea ce este vital este că te într-o mentalitate meditativ prin care aveți în vedere fiecare detaliu posibil și eventualitate în jurul evenimentului. Acest lucru vă permite să identificați orice probleme care ar putea apărea din timp.

Pasul 3: Aflați detaliile

până acum ar trebui să aveți o idee bună despre cum ar trebui să arate evenimentul, ceea ce înseamnă că este timpul să transformați acest lucru într-o realitate. Acest pas este de departe cel mai consumator de timp și constă dintr-o listă lungă de acțiuni (vezi mai jos), în funcție de tipul de eveniment pe care îl desfășurați.

• găsirea de locuri (sau platforme de evenimente online), furnizori, vorbitori, sponsori etc.
• construirea unui site web al evenimentului și lansarea comunicărilor pre-eveniment
• Marketing și informare pentru evenimente
• urmărirea RSVP-urilor și a numerelor de înregistrare a evenimentelor
• comunicări participante
• Logistica evenimentelor în ziua
• proiectarea și finalizarea documentelor critice ale evenimentului, cum ar fi proiectarea și finalizarea minut cu minut
• procesul de check-in eveniment și crearea de semnalizare
• comunicații post-eveniment

pasul 4: Livrarea evenimentului

după toate lucrările pe care le-ați depus urmând pașii anteriori, este ziua evenimentului. Aproape ai ajuns. Acum este timpul să oferiți un eveniment care să vă angajeze și să vă entuziasmeze participanții. Iată câteva dintre acțiunile pe care trebuie să le întreprindeți, pentru a vă depăși ultimul obstacol și pentru a vă asigura că desfășurați un eveniment lin și de succes.

• asigurându-vă că totul este de configurare
• Check-in
• comunicare invitat
• gestionarea problemelor neașteptate și situații de urgență
• vorbitor și de sprijin oaspete
• social media și interacțiunea cu publicul

Etapa 5: Taxe Post-eveniment

evenimentul dvs. s-a încheiat, dar nu se oprește aici. Până acum ar trebui să aveți o idee bună despre cum a decurs evenimentul și este timpul să începeți să colectați feedback, să continuați să implicați participanții și să planificați pentru viitor.

prima acțiune, efectuată la 12 până la 48 de ore după eveniment, este de a trimite participanților dvs. un e-mail de mulțumire cu un sondaj post-eveniment. Acest lucru oferă participanților o mulțime de timp pentru a digera modul în care au găsit evenimentul, oferindu-vă o mulțime de informații despre cum să vă îmbunătățiți.

apoi, cu toate feedback-ul valoros care le-ați colectat, aduce echipa împreună pentru un debrief. Aceste întâlniri și conversații sunt foarte utile pentru a împărtăși impresiile personale și pentru a identifica ce se poate face pentru a merge mai departe.

Gânduri finale

organizarea evenimentelor este o mare provocare, dar este o activitate care poate aduce beneficii uriașe. Și acesta este motivul pentru care managementul evenimentelor este atât de crucial, încât ajută la atenuarea riscurilor, permițându-vă să vă concentrați asupra lucrurilor care contează cel mai mult. Deci, cu cât investiți mai mult timp în managementul evenimentelor, cu atât evenimentul dvs. va fi mai profesionist.