Ia inspirat

un planificator de evenimente de lucru nu se face, nici măcar atunci când evenimentul în sine este terminat. La fel de important ca obtinerea toate detaliile chiar înainte de eveniment, este munca care este lăsat să facă imediat după eveniment în sine!

un raport de eveniment este o întâlnire cu echipa dvs. în care deconstruiți și analizați cu atenție un eveniment anterior. O informare amănunțită a evenimentului vă va ajuta să identificați ce a mers bine, ce a mers prost și ce ar putea fi mai bine data viitoare. Dacă nu vă faceți timp pentru a vă revizui evenimentele, este posibil să pierdeți oportunități importante de a corecta greșelile și de a face îmbunătățiri importante.

chiar și atunci când un eveniment pare să fi plecat fără probleme, există întotdeauna elemente care ar putea fi îmbunătățite—acolo devine important un raport post-eveniment cu echipa ta. Luând timp pentru a debrief un eveniment oferă multe beneficii, inclusiv obținerea de feedback valoros, eficientizarea procesului, îmbunătățirea experienței participant și dezvoltarea în continuare a relațiilor cu sponsori, furnizori și personal.

luând timp după eveniment pentru a vă surprinde notele și gândurile, evenimentele dvs. se vor îmbunătăți în fiecare ediție sau an! În plus, dacă devine necesar să predați evenimentul dvs. altcuiva, le veți stabili pentru succes, având totul documentat.

Debriefing începe în timpul evenimentului

înainte de eveniment este de peste, ia timp pentru a scrie în jos logistica ceea ce doriți să vă amintiți, ca s-ar putea uita unele detalii atunci când evenimentul este ocupat.

luați în considerare următoarele:

• câți oameni au venit la eveniment? Care este procentul de oaspeți de sex feminin / masculin?
• a influențat acest lucru catering și/sau overs stânga?
• au fost respectate temporizările?
• ți-ai dat seama de orice blocaje sau probleme du să înființeze și să le prevină în viitor?
• ați prevăzut personal suficient pentru a vă ajuta oaspeții în timpul înregistrării/serviciului de vestiar, pentru a da întotdeauna sau orice altă întrebare în timpul evenimentului?
• sponsorii și partenerii dvs. au obținut suficientă vizibilitate?
• notează lucrurile care ți-au plăcut la locul de desfășurare și cele pe care vrei să le îmbunătățești.

Debriefing după eveniment

după eveniment, veți dori să obțineți evaluări ale tuturor persoanelor implicate în eveniment. Aduna cât mai multe informații puteți obține pentru a evalua imaginea de ansamblu.

trimiteți un sondaj de eveniment participanților dvs.

utilizați un chestionar care acoperă cât mai multe aspecte ale evenimentului, cum ar fi procesul de invitație, programul evenimentului logistica evenimentului, astfel încât să puteți utiliza informațiile în timpul dezbaterii evenimentului.

puteți obține acest tip de feedback în trei moduri diferite:

• Faceți sondajul dvs. de eveniment Disponibil în timpul evenimentului, configurând un stand unde își pot lăsa comentariile. În acest fel veți obține feedback-ul lor atunci când este proaspăt în mintea lor.
• trimiteți sondajul evenimentului la câteva zile după eveniment. Acesta este un mare plus pentru dumneavoastră ‘mulțumesc e-mail’. Găzduiți sondajul ca formular pe site-ul dvs. web, astfel încât să îl poată completa rapid.
• cere feedback printr-o aplicație eveniment (dacă utilizați unul). Acesta este poate cel mai interactiv mod de a primi feedback. Asigurați-vă că rezultatele acestui sondaj sunt disponibile pentru sesiunea de informare a evenimentului.

invitați cele mai importante părți la raportul dvs.

jucătorii cheie pot oferi informații importante, deoarece au adesea o opinie diferită asupra lucrurilor. Dacă echipa organizației dvs. este o echipă mică, este bine să invitați pe toată lumea. Dacă au fost implicate mai multe persoane, asigurați-vă că aveți un reprezentant al fiecărei funcții cheie (Echipa evenimentului la fața locului, locul de găzduire, orice parteneri logistici, un vorbitor sau sponsor și, eventual, chiar și un coleg care a participat la eveniment.

acest lucru vă va oferi posibilitatea de a colecta contribuții valoroase din diferite puncte de vedere și va facilita colaborarea viitoare.

stabiliți o agendă detaliată și folosiți un moderator

este important să atingeți elementele cheie ale evenimentului dvs.: Înregistrare, catering, configurare, difuzoare/divertisment, semnalizare/decor etc. În plus, este important să desemnați pe cineva care să conducă discuția, astfel încât conversația să nu devină haotică.

începeți cu obiectivele dvs., ascultați cu atenție pentru a nu uita să faceți un rezumat

înainte de a începe să discutați fiecare aspect al evenimentului, parcurgeți rapid obiectivele și obiectivele. Acest lucru vă va ajuta pe dvs. și echipa să generați cel mai bun feedback. Cel mai simplu mod de a efectua un eveniment debriefing este de a utiliza un șablon eveniment debriefing.

folosiți datele și puneți-le la dispoziția altora

poate cel mai important pas: după ce ați colectat date din întâlnirea de informare și/sau sondajul evenimentului, este important să le utilizați pentru toate evenimentele viitoare. Pentru a vă asigura că vă documentați notele și acțiunea undeva, echipa dvs. poate accesa în orice moment.

ești inspirat să organizezi următorul eveniment?

contactați-ne prin [email protected] sau sunați +32 2 706 88 00 pentru a vizita site-urile noastre din Anvers, Bruxelles sau li-uri. Împreună asigurăm o organizare lină a următorului eveniment, astfel încât sesiunea de informare să conțină cât mai multe puncte pozitive!
asigurați-vă că utilizați tehnologiile inovatoare ale evenimentului BluePoint, care vor atrage și mai multă atenție și vor face evenimentul cu adevărat de neuitat. Feedback pozitiv garantat!