importanța planificării unui Document de afaceri

scrisul este partea distractivă. Editarea este partea cea mai grea. Știi care este prima parte? Planificare! Ceea ce faci înainte de a scrie este la fel de important ca ceea ce scrii. Planificarea unui document de afaceri și utilizarea unui contur sunt instrumente valoroase pe care ar trebui să le accesați mai întâi în caseta de instrumente a scriitorului.

de ce planificarea unui document de afaceri este importantă

comunicarea eficientă de afaceri necesită utilizarea celor trei C: scrieți clar, concis și convingător. Dacă un document de afaceri este slab scris, conține numeroase greșeli de ortografie sau gramatică, nu are organizare sau nu identifică problemele, cititorul dvs. rămâne cu o impresie proastă. Prin urmare, pentru a vă menține reputația de profesionist, va trebui să acordați timp pentru planificare înainte de a începe să scrieți un document de afaceri.

ce implică planificarea

planificarea necesită timp—de la câteva minute la câteva ore, în funcție de dimensiunea documentului, cantitatea de detalii și nivelul de importanță.

planificarea unui document de afaceri necesită:

• definiți clar scopul
• cunoașteți-vă publicul
• schițați punctele cheie

rămâneți concentrat asupra scopului documentului de afaceri

Identificați-vă scopul și rămâneți concentrat. Sigur, poate fi necesar să aduceți materiale suplimentare de susținere pentru a vă face punctul de vedere. Dar informațiile suplimentare nu ar trebui să depășească niciodată scopul principal.

pentru a vă evidenția punctul principal, încercați să utilizați aceste sfaturi:

• păstrați formatul vizual simplu(evitați fonturile decorative, care distrag atenția)
• identificați imediat problema
• anticipați și răspundeți la orice întrebări pe care cititorul dvs. le poate pune
• furnizați date, dovezi sau motive care susțin punctul dvs. principal
• oferiți o soluție sau faceți o propunere

consultați următorul exemplu. Observați cum e-mailul identifică problema (întâlnirea), anticipează întrebările (este obligatoriu?), oferă motivație (vă va afecta direct) și oferă o direcție clară a ceea ce trebuie să facă cititorul (trimiteți nota).

subiect: întâlnire miercuri la 10: 00 a.m.

dragă Sue,

îți trimit un e-mail cu privire la o întâlnire importantă care va avea loc săptămâna viitoare. Această întâlnire va avea loc miercuri la ora 10:00 și toți angajații trebuie să fie prezenți. Știu că sunteți destul de ocupat ca șef al Departamentului de contabilitate și apreciați că calendarul întâlnirii poate să nu fie ideal. Cu toate acestea, această întâlnire va acoperi o nouă inițiativă la nivel de companie care va avea un impact direct asupra departamentului dvs.

vă rugăm să trimiteți o notă tuturor angajaților aflați sub supravegherea dvs. cu privire la această întâlnire și să subliniați necesitatea participării lor. Vă rog să-mi spuneți când se face acest lucru.

apreciez foarte mult ajutorul dumneavoastră în această privință. Vă rugăm să nu ezitați să ajungă la mine cu orice întrebări.

Cu stimă,

Jeff

Organizați-vă Documentul de afaceri

vă puteți exercita dreptul de a avea un dulap dezorganizat. Nu puteți exercita acest drept atunci când vine vorba de scrierea de afaceri. Comunicarea de afaceri necesită o abordare organizată. Dacă cititorul dvs. este confuz de ceea ce ați scris sau nu știți ce acțiune vă așteptați să ia, este un eșec imens.

prin urmare, Faceți-vă un obiectiv să scrieți într-o manieră organizată, coezivă. Propozițiile și paragrafele ar trebui să curgă în mod natural, ghidând cititorul de la un subiect la altul. Utilizați formatarea corectă a documentelor de afaceri. Și un exercițiu excelent pentru a vă ajuta să vă organizați și să vă prezentați scrisul este folosind o schiță.

utilizați o schiță

o schiță vă va permite să vă gândiți la ceea ce trebuie să spuneți și cum să faceți acest lucru într-o ordine care are sens. Începeți cu punctele principale. Apoi adăugați subteme care susțin punctul principal. Pe măsură ce notați aceste lucruri, veți începe să vedeți unde ar putea fi necesar să schimbați comanda. Sau vi se solicită să adăugați informații suplimentare.

un alt beneficiu pentru utilizarea unui contur: te obligă să încetinești. Scrierea prea rapidă duce la greșeli dezordonate. O schiță te face să lovești pauză, să te gândești încet la imaginea pe care încerci să o pictezi pentru cititorul tău și să elimini neesențialele.

Iată un exemplu de schiță de bază:

Titlu: Blocați ușa biroului

1. toți angajații trebuie să înceapă să-și blocheze ușile biroului noaptea
   1. enumerați motivele pentru care este necesar acest lucru
   2. explicați că acest lucru este eficient imediat
2. discuta noi încuietori pentru a fi instalate
   1. chei noi pentru a fi dat afară
   2. ce să fac dacă vă pierdeți cheia
3. concluzie: lăudați angajații pentru sprijinul acordat acestei noi inițiative

nu uitați să editați documentul dvs. de afaceri

documentul dvs. de afaceri nu este gata până nu îl dovediți. Citiți, editați, repetați. Nu subminați credibilitatea muncii dvs. cu greșeli de scriere, greșeli de punctuație și inexactități.

Copiatorii folosesc acest truc pentru a găsi orice erori gramaticale sau tipografice persistente în text: Citiți-l cu voce tare în întregime. Și faceți acest lucru într-un ritm lent. Ascultați cu atenție ceea ce sună. Poate ai tastat pierde atunci când ai vrut să spui pierde. Sau ai omis un cuvânt. Și veți auzi când ați declarat același punct de două ori într-un paragraf.

scrierea unui document profesional de afaceri nu este o sarcină ușoară. Dar, cu o planificare adecvată, organizarea gândurilor prin utilizarea unui contur și aplicarea sfaturilor de mai sus, puteți stăpâni arta de a scrie documente de afaceri.