instruire pentru utilizatorii finali-tot ce trebuie să faceți corect în 2021

care este primul lucru care vă face să vă simțiți ca acasă când mergeți undeva nou?

s-ar putea spune confort, pace, iubire.

dar credem că este informație.

oamenii sunt programați să se întrebe și să învețe. Nu citiți acest articol pentru a învăța ceva nou?

te-ai lipi de articol dacă nu ți-ar îndeplini nevoile? Sau ai simți că ți-ai pierdut timpul?

fie că sunt angajați sau clienți, utilizatorii dvs. finali simt același lucru dacă nu îi îmbarcați corect.

în mare parte, nici măcar nu știu ce ar trebui să știe – cel puțin nu toate detaliile. Deci, atunci când există o actualizare, sau atunci când cineva nou vine, este crucial să-i antreneze în mod corespunzător și fără probleme.

în acest articol, voi vorbi despre :

• cum să efectuați instruirea utilizatorilor
• Exemple de instruire a utilizatorilor
• Software de instruire pentru afaceri de top

înainte de toate acestea, să vedem mai întâi:

ce este instruirea utilizatorului final?

instruirea utilizatorilor finali se asigură că publicul țintă (majoritatea angajaților) este sincronizat cu compania și nevoile acesteia. Instruirea utilizatorilor finali poate fi finalizată prin diverse mijloace, dar cea mai obișnuită modalitate în 2021 este de a utiliza îndrumări interactive pe ecran sau un echivalent al acelei metode de învățare.

după cum puteți ghici, instruirea utilizatorului final poate avea loc aproape oricând în călătoria angajatului sau a utilizatorului.

integrarea angajaților și integrarea utilizatorilor sunt cele mai tipice exemple în care este necesară în cea mai mare parte instruirea utilizatorilor finali.

deci, într-o lume în care onboarding-ul de la distanță devine cel mai bun lucru de făcut, instruirea practică a utilizatorilor finali câștigă importanță.

Iată de ce:

de ce este importantă instruirea utilizatorului final?

ai angaja un scriitor care nu știe să scrie?

sau ai avea un mecanic care nu a văzut niciodată o mașină în viața lor?

același lucru este valabil și pentru instruirea utilizatorului final. Instruirea utilizatorilor finali este esențială deoarece:

1. instruirea utilizatorilor finali îmbunătățește productivitatea generală a angajaților/utilizatorilor dumneavoastră. Pe măsură ce toți utilizatorii finali lucrează în sincronizare, ratele de productivitate cresc mai repede.
2. instruirea utilizatorului final adaugă valoare organizației dvs. în ansamblu. Toți utilizatorii care sunt sincronizați vă ajută să construiți un profil mai bun și să obțineți rezultate mai ușoare.
3. instruirea utilizatorului final îmbunătățește nivelurile de precizie. Deoarece toți utilizatorii finali sunt bine pregătiți, ei aduc valoare mai repede, ceea ce vă avantajează atât pe dvs., cât și pe ei. Astfel, nivelurile de precizie tind să se îmbunătățească mai repede.

tipuri de instruire pentru utilizatori

deși există o mulțime de moduri diferite de a instrui utilizatorii, le putem rezuma sub 3 categorii principale:

instruire de autoinstruire

această metodă poate simți că lăsați utilizatorul singur blocat, pentru a înțelege produsul pentru ei înșiși.

și ai avea exact dreptate!

această metodă este cea mai puțin reușită în instruirea utilizatorilor, pur și simplu pentru că nu ajută la asigurarea succesului utilizatorilor, deoarece le cere să învețe în mod activ în loc să le asistați.

față în față de formare

nu este la fel de dur ca metoda de auto-servi, metoda de formare față-în-față necesită o mulțime de timp. Utilizatorul final este instruit cu un instructor, iar singurul scop al acelei persoane devine acela de a instrui utilizatorii finali.

instruire online automatizată (virtuală)

instruirea online a utilizatorilor finali este cea mai populară, printre altele, deoarece nu necesită neapărat ca o persoană să instruiască toți utilizatorii finali unul câte unul.

instruirea virtuală poate fi realizată cu ușurință prin adoptarea unui produs de instruire online.

cum să efectuați instruirea utilizatorilor în mod corect (5 pași cruciali)

desigur, există o mulțime de pași pe care dvs. și utilizatorii dvs. finali ar trebui să îi faceți pentru a avea o pregătire completă.

deci, să adune toate aceste etape în 5 categorii principale:

1-Lista de ce utilizatorii finali trebuie să fie instruiți

Ei bine, știi că utilizatorii finali au nevoie de informații noi, dar de ce au nevoie de ea?

ești:

• introducerea ceva complet nou,
• trece prin schimbări,
• sau formarea de oameni noi?

fiecare motiv ar putea avea nevoie de abordări diferite sau ușor diferite pentru a obține cele mai bune rezultate.

• dacă introduceți ceva complet nou pentru utilizatorii finali existenți, nu trebuie să vă deranjați să introduceți toate detaliile companiei dvs. Vă puteți concentra doar pe noul aspect.
  pentru a introduce cu ușurință o nouă caracteristică sau o platformă pentru utilizatorii existenți, puteți utiliza un centru de resurse pentru a-i informa despre schimbare și a-i instrui cu o listă de verificare care declanșează walkthroughs interactive ale caracteristicilor pentru cea mai ușoară experiență virtuală a utilizatorului final.

• dacă treceți printr-o perioadă de schimbare, ar trebui să știți despre managementul schimbării și să instruiți utilizatorii finali în consecință. Acesta este exact ceea ce a făcut RAM cu schimbarea sistemului IT.

dacă pregătiți noi Utilizatori finali, va trebui să urmați o cale mai lungă, deoarece sunt multe de învățat. În primul rând, ar trebui să introduceți elementele de bază cu un mesaj în aplicație, apoi ar trebui să le parcurgeți cu o prezentare interactivă și ar trebui să le oferiți ajutor suplimentar cu o listă de verificare sau un centru de ajutor.

2-Faceți o listă cu ceea ce are nevoie utilizatorul final

scufundarea directă în practică fără un plan ajunge de obicei să fie o povară, nu?

pentru a evita acest lucru, enumerați ce vor trebui să aibă utilizatorii finali și să învețe.

în ceea ce privește necesitățile materiale:

• au acces la toate platformele?
• au pregătite conturile necesare?
• documentele lor sunt gata?
• echipamentul lor este gata?
• este programul lor de formare gata pentru a fi executat?

și orice altceva specific companiei dvs.

de asemenea, enumerați ce ar trebui să includeți în programul de instruire:

• sunt explicate toate caracteristicile?
• sunt toate instrumentele virtuale de lucru?
• au bare de progres unde își pot verifica progresul?
• știu ei ce urmează în progres?
• au acces la ajutor suplimentar?

3- Asigurați-vă că programul de formare este detaliat

detaliile sunt ceea ce face ceva perfect, spun ei.

asta este în mare parte pentru modă, dar totuși, detaliile sunt ceea ce face ca antrenamentul utilizatorului final să fie perfect.

de exemplu, vă instruiesc cum să instruiți utilizatorii finali cu acest articol, nu?

te – ai simți mulțumit dacă ți-aș da doar titlurile și te-aș lăsa să-ți dai seama singur de restul?

puneți-vă în poziția unui nou utilizator final, ce ar trebui să știți? Ce ar fi o supraîncărcare?

la fel ca atunci când lansați un produs, cereți oamenilor să testeze procesul de instruire și să ofere feedback înainte de a-l pune în proces.

de asemenea, puteți angaja oameni care să vă ajute să creați cea mai bună pregătire posibilă.

• dacă introduceți ceva nou sau primiți pe cineva nou, puteți obține ajutor de la un specialist în bord.
• dacă treceți prin schimbări, puteți obține ajutor de la un specialist în managementul schimbărilor.
• sau pur și simplu, puteți obține un instrument 3rd party care poate face atât pentru tine.

4- Lăsați utilizatorul final să știe cum să obțină ajutor suplimentar

dacă nu specificați ce să faceți atunci când există o problemă, ar putea fi cea mai frecventă greșeală în timp ce instruiți utilizatorii finali.

nu este ușor să ne dăm seama cine sau când să contactăm dacă un utilizator final are nevoie de ajutor.

punerea unui buton “ajutor suplimentar” este destul de ușoară și, de asemenea, vă face mai fiabil.

5- cereți Feedback la sfârșitul procesului

la fel ca orice alt proces, un proces de instruire nu poate ajunge la nirvana sa decât dacă colectați feedback de la utilizatorii finali despre experiențele lor.

• au avut probleme cu pregătirea?
• au avut probleme în timpul antrenamentului?
• ar putea finaliza procesul cu ușurință?
• a fost totul clar explicat?
• există ceva care ar putea fi îmbunătățit?
• cum ar evalua procesul pe o scară de 10?

evaluarea vocii utilizatorului final nu numai că îi va face să se simtă siguri, dar vă va face și mai credibili.

exemplu de instruire a utilizatorilor – modul în care RAM a reușit să implementeze Software nou

RAM este un serviciu de curierat, cu sediul în Africa de Sud.

fondată în 1988, compania a trecut printr-o mulțime de schimbări. Una dintre aceste schimbări a fost adaptarea la lumea modernă și migrarea la un serviciu IT modern.

prin urmare, compania avea nevoie de o soluție pentru a-și instrui toți angajații +1000. După cum ați putea ghici, a fost aproape imposibil pentru companie să-i antreneze pe toți față în față. De asemenea, lăsarea lor să învețe sistemul nu a fost o alegere, deoarece ar putea provoca haos.
nu toată lumea este un geniu atunci când vine vorba de lucruri IT.

prin urmare, RAM a adoptat un software de bord utilizator, UserGuiding, pentru a face munca pentru ei.

folosim Ghidul utilizatorilor pentru a ghida utilizatorii (interni și externi) în jurul noii noastre platforme, pentru a le oferi ajutor/îndrumare în timp ce își îndeplinesc sarcinile zilnice, pentru a-i instrui și a-i certifica după ce au finalizat anumite ghiduri și experiențe practice.

Steven Friedman, directorul lor de informații

RAM a folosit aproape toate caracteristicile necesare pentru a se asigura că utilizatorii finali sunt instruiți corespunzător.

au inclus:

• un ghid interactiv,

• liste de verificare,

• sfaturi,

• și alte opțiuni de ajutor.

top software de instruire în afaceri în 2021

pentru a vă antrena practic utilizatorii finali cu ușurință, aceste 4 programe software vor fi ajutoarele dvs. numărul unu.

1. UserGuiding
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

să începem cu primul nostru produs:

UserGuiding

UserGuiding este într-o singură soluție pentru instruirea utilizatorului final, îndrumare de operare și asistență pentru utilizatori. Printr-o interfață ușor de utilizat, pot urmări căi sau evenimente predefinite cu un singur clic sau atingere.

punctul culminant al UserGuiding este că este foarte orientat spre client: indiferent dacă sunteți un furnizor de servicii sau utilizator final, puteți ghida utilizatorii prin cele mai complexe procese într-un mod ușor de înțeles și ușor cu UserGuiding.

caracteristicile acestui produs sunt:

• crearea unei căi pentru orice software/site web fără codificare necesară
• crearea unei rute predefinite
• colectarea datelor de la fiecare pas
• inclusiv videoclipuri
• Crearea listelor de verificare interactive acționabile
• centre de resurse
• sondaje NPS

de asemenea, Ghidul utilizatorului este unul dintre cele mai accesibile instrumente care oferă toate caracteristicile esențiale în ceea ce privește instruirea utilizatorului final.

indiferent dacă doriți să vă instruiți utilizatorii finali sau să le simplificați munca: Ghidul de utilizare este alegerea potrivită pentru dvs.

WalkMe

acum să aruncăm o privire la WalkMe. Acestea sunt o companie specializată în walkthroughs digitale și Ghidul utilizatorului.

produsele lor pot fi folosite pentru a ghida utilizatorii prin orice site web sau soluție software, precum și pentru a îmbunătăți gradul de utilizare a aplicațiilor dvs. curente.

WalkMe vă permite să personalizați walkthroughs digitale, oferindu-vă ușurința de spirit în a vedea cât de mult utilizatorii sunt ghidați pe tot parcursul călătoriei lor.

cu toate acestea, produsul nu este ușor de configurat deloc. Pentru a putea utiliza WalkMe, ar trebui să aveți cunoștințele tehnice sau un dezvoltator de rezervă.

de asemenea, WalkMe necesită un buget imens. Este unul dintre cele mai scumpe instrumente, în comparație cu concurenții săi, chiar dacă are caracteristici similare cu Ghidul utilizatorului.

Iorad

Iorad este un program care vă permite să construiți tutoriale pas cu pas pe măsură ce vă deplasați prin proces.

puteți înregistra atât video și audio, precum și ecranul, cu Iorad. Dacă este necesar, puteți furniza, de asemenea, descrieri și titluri pentru fiecare acțiune, precum și o introducere și o anexă. Iorad vă permite, de asemenea, să evidențiați sau să estompați zonele de pe ecran pentru a face tutorialul mai exact.

dacă doriți pur și simplu pentru uz personal, Iorad este un instrument excelent; în caz contrar, prețurile sunt prea mari pentru un produs cu o singură utilizare.

pur și simplu a spus, Iorad servește ca un centru de ajutor demonstrație, dar nu este gratuit.

Dokit

Dokit este un produs care oferă crearea de tutoriale interactive și tipărirea lor ca fișiere PDF editabile. Este un instrument pentru crearea de walkthroughs simple, ușor de utilizat și eficiente.

pentru noi, Dokit este foarte intuitiv: are un mediu care vă permite să vă gestionați cu ușurință proiectele și cum arată acestea.

ce face Dokit diferit de restul?

este foarte ușor să adăugați videoclipuri și imagini, precum și adnotări. Acest software oferă cea mai intuitivă interfață, ceea ce îl face ușor de utilizat de oricine.

prețul Dokit este una dintre principalele sale caracteristici: vă permite să creați tutoriale simple sub 5 pe lună.

concluzie

utilizatorii finali, indiferent dacă angajații sau utilizatorii sunt cei care aduc valoare companiei dvs. Și ceea ce îi face pe utilizatorii finali mai calificați este o bună pregătire a utilizatorilor finali.

s-ar putea să aveți nevoie de instruire pentru utilizatorii finali pentru a angaja noi angajați sau s-ar putea să treceți printr-o perioadă de schimbare.

oricât de important ar fi, perioada de instruire a utilizatorului final nu ar trebui să fie o povară. Există instrumente pentru a vă ajuta, care sunt atât de ușor de utilizat și la prețuri accesibile, cum ar fi UserGuiding.

Întrebări frecvente:

de ce instruiți angajații?

angajații și utilizatorii finali ar trebui să fie instruiți pentru a avea o creștere precisă și stabilă în cadrul unei companii. Chiar și cei mai buni angajați nu ar putea funcționa corect dacă nu ar fi aliniați la sistemele și cerințele companiei.

ce este inclus într-un plan de formare?

alinierea angajatului cu valorile companiei, integrarea acestora pe platformele utilizate în mod obișnuit și introducerea metodelor companiei sunt cele mai importante trei lucruri pe care o companie ar trebui să le includă într-un plan de instruire pentru utilizatorii finali.