ISO 9001 Sistemul de Management al calității: Un ghid pentru începători

fiind certificat ISO 9001 înseamnă că o organizație este capabilă să demonstreze capacitatea de a livra în mod constant produse și servicii care îndeplinesc și depășesc așteptările clienților și ale reglementărilor. Conformitatea cu ISO 9001 înseamnă, de asemenea, că organizația are un SMC stabilit.

ce este un sistem de Management al calității?

un SMC este documentarea proceselor și planurilor unei organizații pentru atingerea obiectivelor de calitate. Ar trebui să fie adaptat organizației și nevoilor clienților săi.

un sistem eficient de management al calității permite organizațiilor să livreze în mod constant produse de înaltă calitate, rezultând clienți mai fericiți și afaceri mai bune în general. Un SMC ajută, de asemenea, la eficientizarea proceselor, ceea ce duce la mai puțin timp și efort pierdut pentru sarcini neesențiale și permite echipelor să se concentreze pe activități cu impact ridicat.

elementele unui sistem de Management al calității

sistemele de management al calității au aceste nouă elemente: Politica și obiectivele calității, manualul calității, structura și responsabilitățile organizaționale, gestionarea datelor, procesele, satisfacția clienților cu calitatea produselor, îmbunătățirea continuă și controlul documentelor.

Politica de calitate și obiectivele de calitate

o politică de calitate este o declarație oficială a angajamentului organizației față de calitate și a strategiei sale de promovare, menținere și îmbunătățire a calității. Pentru a asigura alinierea cu politicile de calitate, organizațiile stabilesc obiective specifice de afaceri sau obiective de calitate. Atât politicile de calitate, cât și obiectivele de calitate sunt cerințe standard ale ISO 9001.

organizațiile pot folosi Politica de calitate și obiectivul de calitate de mai jos ca exemplu:

• Politica de calitate: Garantarea satisfacției clientului
• obiectivul calității: menținerea a cel puțin 95% satisfacție a clientului

Manual de calitate

un manual de calitate este un document care conține rațiunea pentru implementarea unui sistem de management al calității și o prezentare generală a procedurilor de calitate ale organizației. Dacă un standard QMS, cum ar fi ISO 9001, este unul dintre motivele implementării QMS, atunci cerințele sale ar trebui incluse în manualul de calitate.

structura organizatorică și responsabilitățile

cu orice proiect major, atribuirea clară a sarcinilor și declararea proprietății proiectului este o necesitate. Deoarece un sistem de management al calității este un proiect major, ar trebui să se aplice aceleași reguli. Pentru managementul de nivel superior, alocarea unei responsabilități axate pe calitate fiecărui membru al organizației ajută la facilitarea unei implementări QMS mai ușoare și mai bine rotunjite.

Managementul datelor

deoarece documentația este o componentă de bază a unui sistem de management al calității, gestionarea datelor sau gestionarea eficientă a documentelor și informațiilor ar trebui să fie o prioritate de vârf a organizațiilor care doresc să creeze, să îmbunătățească sau să implementeze SMC. Gestionarea datelor presupune definirea surselor de date, colectarea datelor din aceste surse, organizarea datelor colectate, stocarea datelor organizate pentru acces și înțelegere ușoară și analizarea datelor pentru a găsi informațiile necesare îmbunătățirii.

procese

documentarea, înțelegerea și evaluarea proceselor unei organizații sunt pași cheie pentru pregătirea unui audit ISO 9001, indiferent dacă este intern sau realizat de o terță parte pentru certificarea ISO 9001. Orice proces care afectează calitatea produselor și serviciilor trebuie monitorizat prin sistemul de management al calității.

satisfacția clienților cu calitatea produsului

pentru a oferi dovada satisfacției clienților cu calitatea produsului și pentru a demonstra capacitatea organizației de a satisface și depăși nevoile clienților, este mai întâi necesar să ne dăm seama exact cum să măsurăm satisfacția clienților. O opțiune este de a efectua sondaje de satisfacție a clienților, care pot fi realizate prin e-mail, pe site-ul web al organizației sau printr-un chioșc digital la fața locului.

îmbunătățirea continuă

unul dintre subiectele abordate în abordarea ISO 9001 este o cerință de a conduce îmbunătățirea. În termeni simpli, aceasta înseamnă că organizațiile care intenționează să obțină certificarea ISO 9001 trebuie să ia măsuri concrete pentru îmbunătățirea calității. Îmbunătățirea continuă face acest lucru un pas mai departe, deoarece cere organizațiilor nu numai să se îmbunătățească, ci să continue să se îmbunătățească.

instrumente de calitate

în afară de evaluarea satisfacției clienților cu calitatea produsului, un alt mod de măsurare a Calității este utilizarea instrumentelor de calitate. Un instrument de calitate este orice mașină sau echipament construit pentru testarea produselor sau a aspectelor producției sale în funcție de criterii specifice. În industria alimentară, un senzor de temperatură poate fi considerat un instrument de calitate, deoarece alimentele trebuie adesea depozitate la o anumită temperatură pentru ca calitatea sa să fie păstrată.

controlul documentelor

deși controlul documentelor și gestionarea datelor sunt strâns legate, ceea ce face controlul documentelor diferit este că există un accent mai mare pe păstrarea înregistrărilor. Scopul gestionării datelor, pe de altă parte, este de a colecta informațiile necesare din datele colectate.

care sunt cele 7 principii de Management al calității?

conform ISO, implementarea unui sistem de management al calității va fi mult mai ușoară dacă organizația respectă cele 7 principii de management al calității, care sunt, de asemenea, elementele principale ale managementului calității totale (TQM).

1. Customer focus: atragerea și păstrarea clienților prin întâlnirea, depășirea și adaptarea la nevoile lor
2. Leadership: direcție și scop unificat în întreaga organizație, de la managementul la nivel înalt la angajați, o cultură a colaborării interne
3. implicarea oamenilor: împuternicirea angajaților pentru a fi cei mai buni la locul de muncă duce la o valoare mai bună pentru clienții dvs. Personalul ar trebui să aibă suficientă pregătire, sprijin și resurse pentru a-și face bine treaba.
4. abordarea procesului: văzând activitățile ca procese care se conectează și funcționează în cadrul unui sistem, asigurându – se că toată lumea este familiarizată cu procesele organizației și cum funcționează împreună pentru a conduce afacerea
5. îmbunătățire: menținerea unui accent continuu pe îmbunătățire chiar și pe măsură ce trece timpul, fiind proactiv atunci când vine vorba de construirea inovației și reacționând la schimbările interne și externe pe măsură ce acestea evoluează și se manifestă în moduri diferite
6. luarea deciziilor bazate pe dovezi: stabilirea, măsurarea și acționarea pe metrici de calitate pentru o mai mare rentabilitate a investiției și eficiență
7. managementul relațiilor: identificarea și gestionarea eficientă a relațiilor cheie cu părțile interesate și furnizorii printr-un plan stabilit

metode de Management al calității

TQM este o metodă de management al calității axată pe combinarea proceselor, sistemelor și strategiilor unei organizații cu definiții ale calității bazate pe clienți printr-o colaborare internă puternică. Alte metode cunoscute de management al calității sunt Lean, Six Sigma și Kaizen.

deși metoda Lean are multe instrumente, cele utilizate pentru managementul calității sunt PDCA și 5 Whys. PDCA este o tehnică de rezolvare a problemelor care înseamnă Plan-Do-Check-Act, în timp ce 5 Whys este o tehnică de analiză a cauzelor care implică întrebarea “de ce” de cinci ori.

Six Sigma, pe de altă parte, are două metodologii principale, DMAIC și DMADV. DMAIC, care înseamnă Define-Measure-Analyze-Improve-Control, este utilizat pentru procesele existente, în timp ce DMADV este utilizat pentru procese noi și înseamnă Define-Measure-Analyze-Design-Verify.

Kaizen este un termen japonez tradus de obicei ca îmbunătățire continuă, care este, de asemenea, unul dintre elementele unui sistem de management al calității. Similar cu metoda Lean, există multe instrumente Kaizen, dintre care cel mai proeminent este Gemba. Gemba sau “locul real” este actul de a vedea unde se întâmplă munca reală prin efectuarea unei plimbări Gemba.

tipuri de standarde QMS

standardele QMS pot fi împărțite în două tipuri. Primul tip de standarde QMS este seria ISO 9000, care conține ISO 9001, ISO 9004 (pentru susținerea QMS certificat ISO 9001) și ISO 19011 (linii directoare din grupul de practici de audit ISO 9001). Al doilea tip de standarde QMS este specific industriei și include ISO 13485 și IATF 16949.

ISO 13485 este standardul SMC pentru fabricarea, distribuția, Întreținerea și eliminarea dispozitivelor medicale. Organizațiile cu certificare ISO 13485 sunt recunoscute pentru a produce dispozitive medicale care sunt la egalitate cu standardele din industrie. Certificarea ISO 13485 este, de asemenea, o condiție prealabilă pentru producătorii care doresc să obțină certificarea pentru programul de Audit unic al dispozitivelor medicale (MDSAP).

IATF 16949 a fost dezvoltat de International Automotive Task Force (IATF), un grup global de organizații din industria auto care își propune să construiască un consens cu privire la criteriile de referință pentru calitatea produselor și procesele din lanțul de aprovizionare auto. Membrii IATF solicită furnizorilor lor să fie certificați IATF 16949.

certificare ISO 9001

atât conformitatea cu ISO 9001, cât și certificarea ISO 9001 pot fi utilizate de o organizație pentru a pretinde că sistemul său de management al calității îndeplinește cerințele ISO 9001. O organizație poate solicita conformitatea cu ISO 9001 printr-o declarație sau declarație obligatorie din punct de vedere juridic bazată pe propriile audituri interne ale organizației. Certificarea ISO 9001, pe de altă parte, este o evaluare efectuată de un terț, care eliberează apoi un certificat de conformitate.

de ce este importantă certificarea ISO 9001

Iată cele 5 beneficii ale unui SMC certificat ISO 9001:

îmbunătățiți calitatea produselor și serviciilor

analizând procesele implicate în furnizarea de produse și servicii, puteți prelua controlul operațiunilor dvs. și puteți asigura o producție de calitate consecventă.

deoarece certificarea ISO 9001 necesită un audit independent al unei terțe părți, procesele dvs. vor fi bine examinate și vor fi furnizate recomandări cu privire la modul de dezvoltare în continuare a sistemului de management al calității al organizației dvs.

îndepliniți cerințele potențialilor parteneri de afaceri

Unii furnizori necesită certificarea ISO 9001 înainte de a se angaja în afaceri. Prin îndeplinirea cerințelor ISO 9001 și obținerea certificării, puteți atrage mai mulți parteneri de afaceri care sunt probabil certificați ISO 9001, precum și să se extindă pe noi piețe.

conduceți satisfacția clienților

produsele și serviciile de înaltă calitate livrate aduc în mod constant satisfacția și loialitatea clienților în prim plan, creând un efect de ondulare care are ca rezultat dobândirea altor clienți și parteneriate. Obțineți informații și date despre satisfacția clienților prin intermediul acestui șablon de sondaj de produs.

Leadership Engagement

ISO 9001 își propune ca liderii să se implice activ în îmbunătățirea calității și a proceselor din organizație. Oferind liderilor oportunități de a identifica lacunele în performanță și de a lansa noi inițiative pentru a le aborda, ISO 9001 crește eficiența generală a organizației.

îmbunătățiți cultura companiei

cu roluri, așteptări și direcția companiei clar definite, angajații vor avea performanțe mai bune și vor fi mai profesioniști la locul de muncă. Obținerea certificării ISO 9001 poate, de asemenea, să stimuleze moralul companiei, deoarece este o realizare și o recunoaștere utilă a eforturilor lor.

obținerea certificării ISO 9001 poate fi o investiție semnificativă în timp și resurse. Drept urmare, organizațiile care devin certificate ISO 9001 dețin adesea un avantaj competitiv în industriile lor.

care sunt cerințele principale ale certificării ISO 9001?

ISO 9001 nu definește cerințele exacte pentru produse și servicii, ci este mai degrabă o măsură a managementului general al calității unei organizații. În afară de un SMC, celelalte cerințe principale ale ISO 9001 sunt următoarele:

• angajamentul managementului de Top pentru calitate
• orientarea către client
• adecvarea resurselor
• competența angajaților
• managementul proceselor (pentru producție, livrare de servicii, administrativ și asistență)
• planificarea calității
• proiectarea produselor și serviciilor
• procese de rezolvare a reclamațiilor clienților
• acțiuni corective
• cerința de a îmbunătăți îmbunătățirea
• cerința de a monitoriza percepțiile clienților cu privire la calitatea produselor și serviciilor

cum să obțineți ISO 9001 Certificat

iată 6 pași pentru a vă ajuta să obțineți certificarea ISO 9001:

Pasul 1: Obțineți Buy-in

adunați și conveniți asupra implementării unui SMC atât la nivel de conducere, cât și la nivel de personal. Să comunice în mod clar obiectivul și scopul personalului (de exemplu, dacă să îmbunătățească eficiența generală, satisfacția clienților, oferta pentru lucrări noi etc.)

Pasul 2: Analiza Gap

efectuați o analiză gap pentru a afla în ce măsură compania dvs. îndeplinește deja cerințele ISO 9001 și unde ar trebui să se concentreze eforturile dvs. de implementare. Utilizați o listă de verificare digitală pentru a efectua analiza gap pentru o mai bună vizibilitate a datelor.

Pasul 3: Planificarea

după ce ați identificat lacunele, schițați și implementați un plan de proiect cu termene cheie, părți, rezultate și responsabilități. Elaborați Politica de calitate și aliniați-o la standardele ISO 9001. Pregătiți documentele și înregistrările necesare.

Pasul 4: implementare

implementați QMS-ul dvs. aliniat ISO în organizația dvs. Asigurați-vă că toți angajații sunt conștienți de ce este implementat SMC și de modul în care acesta le va aduce beneficii. Deși poate fi dificil să îi atragi pe toți la bord, un QMS eficient îi ajută pe angajați să își crească productivitatea cu un efort minim, permițându-le să se concentreze asupra valorilor care contează.

Pasul 5: auditul intern

efectuează audituri interne pentru a evalua și susține conformitatea cu SMC implementat. Utilizați o listă de verificare a auditului intern pentru a aduna informații care vă pot ajuta să analizați dacă SMC-ul dvs. este eficient și să atingeți obiectivele de calitate. Pe lângă faptul că sunt surse valoroase de date, auditurile interne pot acționa și ca teste pentru certificarea ISO 9001.

Pasul 6: Obțineți certificare

găsiți un organism de certificare independent de renume care va vizita și va efectua audituri pe site pentru a determina dacă compania dvs. poate fi certificată ISO 9001. Verificați dacă organismul de certificare utilizează standardul CASCO (Comitetul ISO pentru evaluarea conformității) relevant.

iAuditor as ISO 9001 software de Management al calității

Iauditor de SafetyCulture este un software premiat de management al calității utilizat de 1 milion de lucrători în 26.000 de organizații din 85 de țări. iAuditor este un lider de categorie GetApp și sfaturi software lider în managementul calității. Are următoarele caracteristici cheie pentru îmbunătățirea proceselor de management al calității:

• obțineți un instantaneu al performanței SMC-ului dvs. în tabloul de bord analytics și filtrați datele după dată, locație, site, utilizator sau răspuns pentru a detalia în continuare punctele forte și punctele slabe ale sistemului dvs. de management al calității
• convertiți documentația pe hârtie existentă a SMC-ului dvs. în șabloane digitale ușor de accesat și editat după ce ați făcut modificări sau îmbunătățiri ale SMC-ului dvs.
• creați, atribuiți și finalizați acțiuni corective dispozitiv pentru îmbunătățirea continuă și colaborarea în echipă