Proces de închidere la sfârșitul lunii: cum să faci contabilitatea mai eficientă

Contabilitatea este treaba care nu s-a terminat niciodată. Indiferent dacă vă pregătiți pentru declarațiile fiscale, prezentați date de raportare financiară sau, într-adevăr, efectuați închiderea sfârșitului de lună, abia aveți șansa de a respira.

în 2017, echipa medie de contabilitate a raportat că sfârșitul lunii aproape durează mai mult de 8 zile.

dar timpul petrecut la sfârșitul lunii aproape este timpul petrecut departe de valoarea adăugată. Aveți deja o listă nesfârșită de sarcini de finalizat, iar procesul de închidere vă fură atenția de la sarcinile de afaceri care fac bani și oferă informații strategice.

un proces clar de închidere la sfârșitul lunii vă îmbunătățește eficiența și reduce greșelile. Vom intra în modul în care puteți dezvolta gestionarea procesului de închidere. Dar, mai întâi, să aruncăm o privire la ceea ce este aproape de sfârșitul lunii și pașii exacți pe care i-ați putea lua.

care este sfârșitul lunii aproape?

închiderea sfârșitului de lună se referă la colectarea lunară a informațiilor contabile financiare, revizuirea și reconcilierea înregistrărilor.

cea mai importantă perioadă de închidere vine la sfârșitul exercițiului financiar. Dar urmărirea financiară bună continuă în fiecare zi, săptămână și lună.

așteptarea până la sfârșitul exercițiului financiar pentru a vă aduna toate finanțele ar fi o nebunie, iar sezonul fiscal este destul de greu așa cum este!

deci, majoritatea echipelor financiare închid cărțile în fiecare lună, permițându-le să verifice tranzacțiile, jurnalele și rapoartele în mod mai regulat. De asemenea, înseamnă potrivirea atât a veniturilor, cât și a cheltuielilor cu înregistrările fizice – verificarea chitanțelor, facturilor și a altor documente.

în funcție de viteza echipei dvs. de contabilitate, acest proces de sfârșit de lună ar putea dura între 5 și 10 zile. Este o parte importantă a sistemului financiar al companiei dvs., deoarece contabilitatea de la sfârșitul lunii:

• vă ajută să afișați cu ușurință informațiile dvs. financiare
• vă păstrează înregistrările pregătite în cazul în care sunteți auditat
• ajută la prevenirea greșelilor contabile viitoare
• vă pregătește pentru o depunere fiscală mai simplă și mai ușoară

crearea unei imagini a locului în care banii dvs. vin și pleacă în fiecare lună vă permite să construiți o imagine clară a cheltuielilor dvs. generale de afaceri. Închiderea sfârșitului de lună evidențiază în cazul în care cheltuielile nu sunt deosebit de necesare și vă ajută să optimizați cheltuielile companiei.

dar un proces mai simplificat de închidere la sfârșitul lunii duce la mai puține greșeli în întreaga procedură contabilă. Deci merită să o faci corect.

6 pași cheie pentru contabilitatea de la sfârșitul lunii

nu există o listă de verificare perfectă la sfârșitul lunii, deoarece toate companiile sunt diferite. Unii lucrează cu produse, ceea ce înseamnă că vor avea pașii suplimentari de urmărire a inventarului. Alții au sunt axate pe servicii sau au costuri majore de numerar și de birou pentru care să vă faceți griji.

în general, există șase pași cheie în procesul de contabilitate de sfârșit de lună pentru start-up-uri și IMM-uri:

1. conturi de primit
2. conturi de plătit
3. reconcilierea contului
4. active fixe
5. declarații
6. planificați înainte

conturi de primit

începeți prin înregistrarea tuturor venituri primite pe parcursul lunii, indiferent dacă este vorba de numerar, facturi, împrumuturi sau alte venituri. Acest pas implică, de asemenea, verificarea faptului că ați primit sumele corecte de la clienți și urmăriți facturi neplătite.

echipa dvs. financiară ar trebui să facă o intrare în jurnal pentru a înregistra fiecare dintre aceste tranzacții.

conturi de plătit

în opoziție cu veniturile, conturile de plătit sunt banii pe care îi cheltuiți în fiecare lună pentru achiziții și facturi. Vi se va cere să urmăriți cât ați cheltuit și pentru ce produse sau servicii, inclusiv prin rapoarte de cheltuieli, plăți pe factură și carduri de companie.

reconcilierea contului

acest pas în închiderea lunară implică potrivirea și verificarea fiecărei tranzacții cu cea a băncii, furnizorului sau afacerii corespunzătoare. Acest lucru este cunoscut sub numele de procesul de acumulare.

mijloace fixe

piese mai mari de mașini, tehnologie și alte active sunt uneori traduse în numerar în registrul dvs. Acest lucru se datorează procesului de amortizare și amortizare, ceea ce înseamnă că valoarea acestor active scade în timp. Deoarece activele sunt scumpe, vi se permite să se răspândească costul de amortizare sub formă de cheltuieli ca anii trec.

înregistrarea oricărei modificări a valorii acestor active (inclusiv reparații sau amortizare) este importantă pentru a vă menține cărțile constante și pentru a evita salturile bruște ale profitului sau pierderii.

declarații

acum este timpul să vă organizați situațiile financiare lunare de închidere, cum ar fi bilanțul, profitul și pierderea, fișele de venituri și cheltuieli. Desigur, creditele și debitele dvs. ar trebui să dețină o valoare netă de zero ca sold al contului.

rapoartele și declarațiile financiare sunt incredibil de importante pentru a oferi o imagine exactă a datelor financiare ale companiei și pentru a informa strategiile viitoare.

planificați înainte

în cele din urmă, este timpul să vă gândiți înainte la luna în mână și să creați un plan financiar de afaceri pentru a aborda riscurile cheie. Dacă ceva a fost deosebit de manual în această lună, de exemplu, ar putea fi timpul să ne gândim la crearea unui proces de automatizare. 88% dintre companiile care aplică automatizarea pot finaliza procesul de închidere lunară în termen de 6 zile, comparativ cu doar 40% dintre cei care nu o fac.

5 sfaturi pentru a face închiderea de sfârșit de lună mai eficientă

după cum sa discutat, eficientizarea sfârșitului de lună contabil nu numai că poate oferi o perspectivă exactă asupra stării financiare a companiei dvs., dar poate preveni și greșelile viitoare. Raționalizarea procesului vă pregătește mai bine în cazul unui audit și pentru când sezonul fiscal se rostogolește în cele din urmă (mult prea curând, aș putea adăuga!).

Iată cum să faci închiderea la sfârșitul lunii mai eficientă:

1. utilizați șabloane și liste de verificare
2. consolidați toate tranzacțiile într-un singur loc
3. faceți backup pentru datele dvs.
4. implementați termenele limită ale companiei
5. Automatizați sistemele

utilizați șabloane și liste de verificare

șabloane și listele de verificare pentru fiecare pas al procesului ar putea suna incredibil de impozant, dar pot rade zile întregi de pe procesul de închidere de la sfârșitul lunii.

beneficiul cheie pentru utilizarea șabloanelor în închiderea sfârșitului de lună este că acestea standardizează operațiunile. Crearea unei proceduri standard de operare este dovedit a îmbunătăți viteza și acuratețea procesului de sfârșitul lunii.

o companie de software a atribuit o listă de verificare a semnelor ca un motiv cheie pentru succesul lor în reducerea închiderii sfârșitului de lună de la 3 săptămâni la doar 3 zile. Vorbește despre o îmbunătățire!

consolidați tranzacțiile

este important să consolidați fiecare categorie de tranzacții într-un singur loc. Vorbim de cheltuieli, venituri și multe altele. Software-ul de gestionare a cheltuielilor cu mai multe conturi de utilizator permite echipei dvs. de contabilitate să verifice toate tranzacțiile la nivel de companie.

de asemenea, puteți lucra cu etichete pentru a clasifica și afișa vizual cheltuielile mai ușor.

backup de date

să fim sinceri, nimeni nu ar trebui să se bazeze pe hârtie în aceste zile. Dacă nu ați găsit o modalitate de a vă muta procesul de contabilitate online, este timpul să vă flexibili. Dar chiar dacă accesați software de contabilitate digitală sau programe online, este important să faceți o copie de rezervă a tuturor documentelor.

vă imaginați că pierdeți accesul la toate datele, raportarea și analiza? Astfel de evenimente ar putea dubla întregul proces de sfârșit de lună și vor avea cu siguranță un efect de lovire asupra altor procese contabile. Faceți o copie de rezervă a datelor utilizând un sistem fiabil bazat pe cloud, care poate fi stocat în siguranță.

comunicați datele limită ale companiei

termenele limită la nivelul întregii companii sunt date specifice la sfârșitul fiecărei luni pe care fiecare angajat ar trebui să le cunoască și să le respecte. Acestea semnifică sfârșitul perioadei contabile curente, iar tranzacțiile după această dată vor fi reportate în luna următoare. De exemplu, dacă lucrați cu un freelancer care nu își trimite factura înainte de limită, de obicei va trebui să aștepte următorul ciclu de facturare pentru a fi plătit.

echipa dvs. de Finanțe le folosește deja, desigur. Dar comunicarea cut-off-uri le oferă suficient timp pentru a participa la sarcini cum ar fi plata facturii în timp ce, de asemenea, completarea sfârșitul lunii aproape.

Automatizați gestionarea cheltuielilor

pasul Numărul unu pe care îl puteți face pentru a face viața mult mai ușoară atunci când vine vorba de sfârșitul lunii?

Automatizați-vă sistemele.

știați că puteți pune responsabilitatea colectării chitanțelor pe angajații dvs., mai degrabă decât să-i urmăriți în fiecare lună?

reconcilierea automată a plăților, cardurile de debit încorporate ale angajaților și aprobările fără sudură pot fi realizate folosind puterea Spendesk. Clienții spun că software-ul nostru economisește aproximativ 4 zile de muncă la sfârșitul fiecărei luni.

în timp ce contabilitatea nu este niciodată finalizată cu adevărat, puteți economisi timp în procesele de închidere de la sfârșitul lunii pentru a crește eficiența și a oferi valoare adăugată. Desigur, toate aceste sfaturi și trucuri pot fi aplicate și la închiderea la sfârșitul anului și ar putea beneficia de unele dintre celelalte sisteme de contabilitate.

imaginea de ansamblu este că timpul de închidere vă costă timp și energie valoroase, care ar fi mai bine cheltuite pentru luarea deciziilor strategice. Aveți puterea de a crea o satisfacție mai bună la locul de muncă, de a crea economii și de a obține un profit mai mare. Fixați procesul de închidere astăzi, pentru totdeauna.