strategii și bune practici de gestionare a fluxului de numerar

unul dintre cele mai importante elemente în elaborarea unei afaceri de succes și sănătoase din punct de vedere financiar este dezvoltarea și implementarea unei strategii eficiente de gestionare a fluxului de numerar. De la startup-uri unice la proprietari de afaceri mici până la profesioniști financiari care lucrează la marile corporații, oricine trebuie să gestioneze fluxul de numerar știe că numerarul este seva organizației lor—și un flux de numerar pozitiv, menținut la costul adecvat și la momentul potrivit, este esențial pentru sănătatea financiară.

urmând câteva bune practici de bază și investind în soluțiile software potrivite, puteți crea o strategie de gestionare a fluxului de numerar care vă ajută să vă optimizați capitalul de lucru pentru performanță, creștere, rentabilitate și avantaj competitiv.

de ce o strategie eficientă de gestionare a fluxurilor de numerar contează

provocările de gestionare a fluxurilor de numerar sunt ucigașul numărul unu al întreprinderilor mici. Menținerea sau îmbunătățirea fluxului de numerar este crucială pentru a menține lucrurile în funcțiune în timp ce așteptați ca conturile de primit să obțină și să proceseze plățile de la clienții dvs.

gestionarea numerarului este, în esență, despre punerea capitalului de lucru al companiei dvs. la o utilizare optimă prin:

• minimizarea excesului de numerar la îndemână;
• echilibrarea corectă și completă a intrărilor și ieșirilor de numerar;
• asigurarea că toți banii sunt cheltuiți cu un ochi spre randamentul maxim al investiției (ROI) și crearea de valoare (adică optimizarea raportului de cifră de afaceri a capitalului de lucru); și
• menținerea unui capital de lucru suficient pentru a acoperi obligațiile financiare ale companiei cu suficient rămas pentru a gestiona cheltuielile neașteptate și pentru a profita de oportunitățile de investiții. Acest lucru necesită echilibrarea lichidității afacerii cu costul de oportunitate.
  • pentru a determina un sold optim de numerar, companiile trebuie să identifice, să urmărească și să atenueze riscurile asociate soldului lor de numerar țintă.
  • ei trebuie, de asemenea, să traseze rentabilitatea investiției și costul de oportunitate așteptat pentru diverse opțiuni, de exemplu, plata facturilor furnizorului devreme pentru a capta reduceri față de a avea mai mulți bani la îndemână și de a efectua plăți atunci când sunt datorate.
  • o formulă simplă pe care întreprinderile o pot folosi pentru a calcula costul de oportunitate este:
    costurile tranzacției + expunerea potențială la risc creată prin menținerea unui sold minim de numerar = costul de oportunitate pentru acel sold.

pentru a îndeplini aceste sarcini critice pentru afaceri, aveți nevoie atât de o înțelegere clară a importanței fluxului de numerar, cât și de o abordare realistă, detaliată și bazată pe date. Fără o strategie formalizată pentru gestionarea capitalului de lucru, un sistem de evaluare și îmbunătățire a performanței folosind valori sau buy-in complet de la organizația dvs. la toate nivelurile, problemele fluxului de numerar se pot dovedi frecvente și frustrante.

legarea managementului fluxului de numerar disciplinat la obiectivele mai mari ale companiei pentru creștere, inovație, marje de profit și forță competitivă va merge mult spre încurajarea membrilor echipei de la toate nivelurile pentru a ajunge pe aceeași pagină.

cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a fluxurilor de numerar

1. investiți într-o soluție Software

de la optimizarea ciclului de conversie a numerarului la calcularea și optimizarea zilelor de plată a conturilor (adică., cifra de afaceri de plătit), fiecare parte a îmbunătățirii fluxului de numerar este mai ușoară și mai eficientă cu ajutorul unei soluții de achiziție la plată de cea mai bună clasă, cum ar fi Planergy.

inteligența artificială (AI), automatizarea proceselor și gestionarea și analiza avansată a datelor sunt toate componentele de bază ale software-ului modern de achiziții. Înarmat cu aceste instrumente, puteți:

• capturați, organizați și analizați toate datele privind cheltuielile pentru transparență maximă, acuratețe și completitudine. Vizibilitatea cheltuielilor este esențială pentru optimizarea tuturor proceselor dvs. de afaceri, dar este deosebit de important pentru gestionarea fluxului de numerar, deoarece datele greșite vă pot lăsa cu o prognoză inexactă a fluxului de numerar—și fără suficienți bani pentru a vă acoperi costurile de operare, a plăti salariile sau a plăti vânzătorii, să nu mai vorbim de investiții strategice sau de acoperirea situațiilor de urgență.
• furnizați un singur depozit de date bazat pe cloud, cu acces securizat, adecvat rolului. Toată lumea poate accesa datele de care are nevoie, atunci când are nevoie, astfel încât este mai ușor să luați decizii de afaceri inteligente atât pentru gestionarea fluxurilor de numerar pe termen scurt, cât și pe termen lung.
• integrați software-ul dvs. de contabilitate, soluția de achiziții și alte aplicații într-un mediu software coeziv, cu o mai bună comunicare și colaborare.
• crearea și punerea în aplicare a politicilor care încurajează cheltuielile responsabile, numerar-savvy și decizii inteligente, strategice pentru îmbunătățirea fluxului de numerar în timp.
• creați bugete exacte și complete, previziuni și previziuni ale fluxurilor de numerar, precum și documente financiare de bază, cum ar fi declarațiile privind veniturile și fluxurile de numerar.
• Automatizați și optimizați procesele de plată a conturilor de bază, integrați-vă cu sistemele furnizorilor și facilitați colaborarea cu conturile de încasat pentru a vă asigura că aveți vizibilitate completă și control asupra ieșirilor de numerar și a intrărilor de numerar. Acest lucru este deosebit de important pentru scurtarea ciclului de conversie a numerarului.
• creați și urmăriți valorile utilizate pentru monitorizarea și eficientizarea proceselor legate de gestionarea intrărilor și ieșirilor de numerar, inclusiv:
  • zile vânzări restante (DSO)
  • zile inventar la îndemână (DIO)
  • zile de plătit restante (DPO)

1. creați o cultură de numerar-Savvy

pentru a fi cu adevărat de succes în utilizarea optimă a capitalului lor de lucru, companiile trebuie să se asigure că toată lumea de la CEO la contabilii din conturile de plătit și de primit înțelege importanța gestionării eficiente a fluxului de numerar.

C-Suite poate începe procesul oferind nu doar instrucțiuni, ci și conducere și îndrumare în prioritizarea unei abordări strategice a fluxului de numerar pozitiv. Legarea managementului disciplinat al fluxului de numerar la obiectivele mai mari ale companiei pentru creștere, inovație, marje de profit și forță competitivă va merge mult spre încurajarea membrilor echipei de la toate nivelurile să ajungă pe aceeași pagină.

în departamentele de contabilitate și achiziții, dezvoltarea și implementarea politicilor care promovează atât disciplina financiară, cât și cheltuielile strategice centrate pe valoare pot facilita obținerea conformității, monitorizarea performanței și identificarea zonelor problematice care au nevoie de îmbunătățiri.

alte departamente și unități de afaceri pot fi stimulate să sprijine disciplina financiară (și să gestioneze cu atenție cheltuielile de numerar) prin conectarea bonusurilor departamentale, bugetelor sau chiar salariilor la obiectivele fluxului de numerar.

introducerea instrumentelor software care simplifică proiecțiile fluxului de numerar, bugetarea și previziunile necesare pentru a urmări această strategie vor face lucrurile mai simple.

asigurarea că toată lumea este instruită cu privire la instrumentele software, înțelege și este de acord să respecte politicile financiare și de gestionare a fluxului de numerar și își cunoaște rolurile și responsabilitățile în sprijinirea urmăririi sănătății financiare a companiei va oferi un strat final de întărire necesar pentru a-i face pe toți să lucreze împreună spre succes comun și o mai bună gestionare a numerarului.

1. adoptați o abordare proactivă a facturării

chiar și o afacere profitabilă are nevoie de numerar în mână pentru a merge cu numerele sănătoase din bilanț. Eficientizarea fluxurilor de lucru de facturare pentru acuratețe și viteză aduce facturile dvs. în mâinile clienților dvs. cât mai curând posibil—și bani în contul dvs. bancar mai devreme.

Automatizați fluxurile de lucru pentru facturare. Colaborați îndeaproape cu clienții pentru a vă asigura că fiecare factură are o comandă de achiziție corespunzătoare pentru a minimiza excepțiile, rambursările și întârzierile. În loc să legați dispersia facturilor la o anumită zi, luați în considerare trimiterea acestora ori de câte ori atingeți o țintă prestabilită, cum ar fi un anumit număr de proiecte finalizate.

1. eficientizați gestionarea inventarului

inventarul care se stinge în depozitele sau depozitele dvs. nu generează venituri pentru afacerea dvs. Prioritizați stocarea pentru vânzătorii puternici și dispuneți de sisteme pentru lichidarea stocului mort și minimizarea sau eliminarea reordonărilor, după cum este necesar.

1. prioritizează agilitatea, îmbunătățirea continuă și reziliența afacerii

în timp ce economia globală este cu siguranță un loc extrem de competitiv, cel mai dur concurent atunci când vine vorba de obținerea unei performanțe optime va fi întotdeauna propria afacere. Companiile care își întorc microscopul pentru a evalua și îmbunătăți practicile de afaceri (inclusiv operațiunile de afaceri, activitățile financiare, aprovizionarea strategică etc.) poate tăia grăsimea în timp ce găsește noi modalități de a stoarce valoarea din fluxurile lor de lucru.

practicarea achizițiilor agile și prioritizarea rezistenței lanțului de aprovizionare nu numai că va facilita urmărirea datelor financiare și eficientizarea fluxurilor de lucru, dar va elimina, de asemenea, deșeurile, erorile umane și întârzierile costisitoare, asigurându-vă în același timp că compania dvs. are o bază flexibilă care promovează profitabilitatea, protejând în același timp împotriva perturbatorilor (izolând în continuare soldul de numerar de turbulențele neașteptate).

rezultatul net este o organizație mai slabă, mai concentrată, care poate implementa mai ușor disciplina financiară în procesele sale de afaceri și poate valorifica mult mai eficient capitalul de lucru.

1. nu vă feriți de finanțare

atât finanțarea pe termen scurt, cât și pe termen lung pot fi extrem de utile în furnizarea unei infuzii de numerar atunci când aveți nevoie cel mai mult sau doriți să profitați de o oportunitate excepțională de investiții.

finanțarea pe termen scurt, cum ar fi o linie de credit, vă poate ajuta să închideți decalajul atunci când aveți nevoie de capital de lucru rapid. Mai bine, puteți configura o linie de credit cu creditorul dvs. înainte de a avea nevoie de ea. Acest lucru nu numai că vă oferă o liniște sufletească suplimentară, dar poate genera o rată a dobânzii mai favorabilă, deoarece negociați atunci când sunteți la culoare, mai degrabă decât să veniți la instituția dvs. financiară cu pălăria în mână (ca să spunem așa).

proprietarii de afaceri mici și startup-urile pot profita cu siguranță de alte opțiuni de finanțare pe termen scurt, cum ar fi cardurile de credit, cu condiția să traseze o linie clară și grea între personal și profesionist, stabilind un cont bancar separat și carduri de credit pentru afacere.

păstrarea lucrurilor separate vă permite, de asemenea, să integrați mai ușor achizițiile de carduri de credit de afaceri cu sistemul dvs. general de gestionare a cheltuielilor, oferind informații valoroase pe care le puteți utiliza pentru a vă rafina gestionarea fluxului de numerar și pentru a vă reduce dependența de plastic în previziunile viitoare ale fluxului de numerar.

finanțarea pe termen lung este o opțiune mai bună decât capitalul de lucru atunci când investiți în achiziții majore, cum ar fi echipamente de fabricație, Imobiliare etc. Puteți spațiu plăți și depreciere pe durata de viață a activului, și în timp ce va trebui să păstreze un ochi pe ratele dobânzilor, poziția de numerar va fi mult mai puternic.

1. echilibrează morcovul cu bățul

crearea unei politici de colectare clare și cuprinzătoare este crucială pentru menținerea fluxului de numerar sub control. Formalizați termenii de plată, clarificați penalitățile pentru întârzierea plăților și asigurați-vă că distribuiți cea mai recentă versiune a politicii dvs. tuturor clienților dvs., precum și personalului dvs. la intervale regulate.

puteți integra procesul de colectare cu fluxurile de lucru conturi de primit pentru a monitoriza datele scadente și sumele și emite automat memento-uri de colectare, de asemenea. Acest lucru va încuraja plata rapidă, păstrând în același timp lucrurile prietenoase (sau cel puțin profesionale) cu clienții.

asta e bățul. Morcovul vine sub formă de reduceri pentru plata anticipată. Reducerile vă pot ajuta să obțineți mai mulți bani, mai repede, chiar dacă primiți puțin mai puțin de la fiecare client care profită de reducere. Sacrifica 5% sau 10% dintr-o factură pentru a obține bani în mână în termen de 10 zile este bine meritat dacă vă împiedică să ia un împrumut pe termen scurt și să plătească taxe voinic interes.

asigurați-vă că capitalul dvs. de lucru își face treaba

pentru a supraviețui pe piața competitivă de astăzi, trebuie să păstrați inima financiară a companiei dvs. bătând cu un flux constant de numerar bine gestionat. Creați o cultură a atenției fluxului de numerar, investiți într-o soluție software fiabilă și cuprinzătoare și dezvoltați și implementați astăzi strategii eficiente de prognoză și gestionare a fluxului de numerar și veți avea resursele de care aveți nevoie atunci când este timpul să plătiți facturile, să faceți investiții strategice și să acoperiți situațiile de urgență care prezintă un risc pentru sănătatea financiară a companiei dvs.