structura de guvernanță și Comitetul director în Managementul Proiectului

un comitet director (uneori numit “echipa de guvernanță a proiectului”) este un grup de persoane care sunt responsabile pentru supravegherea, funcționarea și livrarea proiectelor, programelor și portofoliilor. Acestea clarifică deciziile cu privire la modul în care poate fi îndeplinit domeniul de activitate convenit.

comitetele directoare supraveghează procesul de livrare și stabilesc politici și proceduri de guvernanță a proiectului pentru a ajuta echipele de proiect să se asigure că proiectele rămân pe drumul cel bun și să obțină rezultatele dorite. Acesta reconciliază diferențele și problemele conflictuale în rolurile și responsabilitățile părților interesate și se asigură că toate rezultatele sunt de calitate și îndeplinesc domeniul de aplicare convenit. Un comitet de guvernanță a proiectului este eficient atunci când asigură livrarea la timp și eficientă a rezultatelor satisfăcătoare.

în acest articol, vom defini termenul “comitetul director” pentru managementul de proiect și vom descrie ce roluri și componente sunt de obicei implicate în structurile de guvernanță ale proiectului.

ce este un comitet director în managementul proiectelor?

un comitet director de proiect (denumit și “Consiliul de proiect”) este o autoritate de luare a deciziilor în cadrul structurii de guvernanță a proiectului, care constă din manageri și lideri de top care oferă, revizuiesc și monitorizează direcția strategică și orientarea politică a echipei de proiect și a altor părți interesate. Comitetul de proiect oferă, de asemenea, recomandări privind abordările de livrare și participă la discutarea strategiilor generale și a oportunităților de planificare și implementare.

de obicei, părțile interesate de rang înalt și reprezentanții la nivel înalt ai clienților proiectului sunt membrii unui comitet director al proiectului. În cadrul guvernanței proiectului, membrii comitetului sunt poziționați strategic pentru a promova în mod eficient obiectivele organizațiilor lor respective. Diversitatea va face, de obicei, Consiliul de administrație al proiectului flexibil și va îmbunătăți procesul decizional.

cine poate fi membru al unui comitet de guvernare a proiectului:

• Manager de proiect
• Sponsor de proiect
• proprietar de proiect
• analist de afaceri
• reprezentanți clienți

unele responsabilități ale membrilor comitetului director:

• planificare strategică și revizuire
• verificarea modificărilor aduse documentului de Business Case
• aprobarea Cartei proiectului pentru acuratețea și conformitatea cu Business Case.
• monitorizarea și controlul proiectului
• gestionarea relației și conflictelor dintre echipa de livrare și alte părți interesate din proiect
• definirea politicilor și procedurilor legate de livrarea proiectului
• recomandarea ajustărilor resurselor și alocarea acestora

Lista de verificare a Cartei proiectului

fundația unui comitet director este în general pusă de conducerea superioară sau de alți factori de decizie din cadrul unei organizații. Adesea, acesta va fi un reprezentant al organizației care a contribuit la viziunea inițială a proiectului, care va conduce comitetul.

ce este o structură de guvernanță a proiectului?

o structură de guvernanță a proiectului este un cadru de autoritate și responsabilitate care determină modul în care părțile interesate ale unui proiect vor lua, comunica și implementa decizii strategice și vor rezolva problemele care apar pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

structurile eficiente de guvernanță a proiectelor ajută managerii de proiect să echilibreze problemele conflictuale și să ia decizii în cunoștință de cauză. Aceste structuri identifică liniile de comunicare, drepturile decizionale și relațiile de raportare pentru persoanele care aprobă cererile de modificare a domeniului de aplicare al proiectului, a bugetului sau a programului. Există trei tipuri de structuri de guvernare care sunt utilizate în proiecte și programe: centralizate, distribuite sau hibride. Următoarele secțiuni le descriu în continuare.

3 Modele De Guvernanță A Proiectelor

1. Centralizat

o structură de guvernanță centralizată transmite toate deciziile de la comitetul director la echipa de proiect și părțile interesate și, în unele cazuri, și în direcția opusă. Acest tip de guvernanță este foarte frecvent în proiectele mari, unde există puțin timp pentru coordonarea și schimbul de informații între comitete.

un alt motiv pentru adoptarea unei structuri de guvernanță centralizată este că oferă o direcție consecventă pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Se asigură că proiectul este pe drumul cel bun și respectă domeniul de activitate convenit. Un alt plus este că simplifică comunicațiile și reduce costurile și riscurile.

3. Distribuit

spre deosebire de guvernanța centralizată, structurile de guvernanță distribuite mențin autoritatea decizională dispersată între toate părțile interesate. Acest lucru permite o mai mare flexibilitate în deciziile de proiect, menținând în același timp o mai bună responsabilitate.

într-o structură de guvernanță distribuită, autoritatea decizională este păstrată în mâinile echipei de proiect, cu revizuiri periodice efectuate de comitetul director. Într-un sistem de guvernanță distribuit, nu există bariere în calea schimbărilor în domeniul de aplicare sau buget.

3. Hybrid

o structură de guvernanță hibridă îmbină elementele pozitive ale modelelor centralizate și distribuite. Comitetul director al unui model hibrid acționează ca un comitet director intern; cu toate acestea, este susținut de un grup consultativ extern (sau grup).

structura hibridă este cel mai des utilizată în proiecte complexe, multifazice, care necesită luarea deciziilor strategice centrale în fazele ulterioare ale proiectului. Scopul principal al acestui tip de guvernare este de a profita de cele mai bune proprietăți De la alte tipuri, evitând în același timp orice deficiențe grave.

calea critică în managementul de proiect – definiție, metodă, exemplu MS Excel

6 Întrebări și răspunsuri frecvente

mai jos vă oferim răspunsuri la unele dintre cele mai frecvente întrebări despre subiect.

1. De ce să creați un comitet director în proiecte?

comitetele de conducere sunt formate pentru a permite managerului de proiect să comunice mai eficient cu părțile interesate cheie și să primească mai multe informații în timp util și exacte despre procesul de livrare decât se realizează într-o structură tradițională de management de proiect de sus în jos.

2. Care este dimensiunea ideală a comitetului director al proiectului?

dimensiunea ideală a unui comitet director pentru un proiect este între 8-15 membri, dar se recomandă ca dimensiunea Comitetului pentru orice proiect să nu fie mai mare de 10 persoane.

3. Ce este ședința Comitetului Director?

reuniunea comitetului director este un eveniment de forum obișnuit prin care managerul de proiect comunică cu părțile interesate cheie pentru a revizui progresul lucrărilor, programele, cheltuielile etc., și să distribuie responsabilitățile între membrii echipei.

4. Care este scopul unui cadru de guvernanță a proiectului?

este necesară o structură de guvernanță a proiectului din două motive principale: (1) pentru a se asigura că proiectele oferă rezultate acceptabile la timp și (2) pentru a ajuta la protejarea sponsorilor de riscurile asociate cu cele trei etape ale oricărui proiect – planificare, livrare și închidere.

5. Care ar trebui să fie componența unui comitet director de proiect?

componența unui comitet director va varia în funcție de tipul de proiect și se va baza pe următoarele:

• Sponsor de proiect: acesta este proprietarul proiectului și este responsabil pentru obținerea angajamentelor de la sponsori pentru finanțarea și implementarea proiectelor.
• Manager de proiect: managerul de proiect este responsabil de implementarea obiectivelor și viziunii Comunicate de sponsor în SARCINI acționabile care pot fi finalizate în timp și în limitele bugetului.
• Manager de portofoliu de proiecte: această persoană este responsabilă pentru evaluarea proiectelor de capital în funcție de capacitatea lor de a oferi valoare afacerii. El / ea ar trebui să poată înțelege factorii de afaceri pentru proiectele de capital, să ia decizii de compromis adecvate între proiecte și să accepte sau să respingă proiecte noi pe baza încadrării lor în portofoliu. Acest rol este, de asemenea, responsabil pentru comunicarea priorităților strategice Sponsorului și managerului de proiect.

6. Există vreo diferență între structura de guvernare a proiectului și biroul de management al proiectului?

nu există nicio diferență aparentă între cele două. Cu toate acestea, primul are multe semnificații. Este mai probabil ca acest articol să descrie ce este structura de guvernanță a proiectului și pentru ce poate fi utilizată. Aflați mai multe despre PMO.