testarea nediscriminării: 401 (k) conformitatea

la interesul uman, lucrăm zilnic la testarea nediscriminării (NDT) pentru întreprinderile mici. Monitorizăm toate conturile clienților noștri pentru a—i anunța atunci când riscă să eșueze și ajutăm la stabilirea unor planuri care să îi împiedice să eșueze în primul rând-toate incluse. Poate fi dificil și, din moment ce nu am găsit o resursă bună care să explice toate componentele NDT într-un mod simplu și simplu, am decis să ne facem propriul ghid!

dacă sunteți complet nou în lumea NDT, vă recomandăm să începeți prin citirea secțiunilor de mai jos pentru a înțelege elementele de bază. Ne aprofundăm în mai multe detalii despre cum să realizăm NDT și sub-subiecte mai oneroase în postarea noastră despre planurile Safe Harbor 401(k).

sperăm să vă fie de ajutor! Dacă doriți să configurați un 401 (k) în care vă puteți simți încrezător, contactați echipa noastră și vom fi bucuroși să vă răspundem la orice alte întrebări pe care le aveți.

acronime: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

vom folosi mai multe acronime în walkthrough nostru de testare nediscriminare. Pentru a asigura claritatea, le-am enumerat mai jos (toate acestea sunt explicate în detaliu în secțiunile ulterioare):

• NDT: testarea nediscriminării

• SMB: afaceri mici și mijlocii, de obicei orice companie cu mai puțin de 100 de angajați

• HCE: angajat foarte compensat

• NHCE: angajat necompensat

• testul ADP: testul procentual real de amânare

• testul ACP: testul procentual efectiv al contribuției

ce este testarea nediscriminării?

testarea nediscriminării necesită ca angajații cu un anumit statut (angajați cu înaltă compensație și angajați cheie) să rămână într-o rată de contribuție specifică, determinată de rata de contribuție a NHCEs. (Vom defini acești Termeni și vom schița diferitele teste și abordări mai detaliat mai jos.)

aceste teste măsoară nivelurile de participare ale HCEs și NHCEs pentru a se asigura că planurile nu sunt utilizate excesiv de HCEs. Aceste teste urmează reglementările federale care au fost stabilite pentru fiecare tip de plan de beneficii, inclusiv planurile de pensionare. Anul planului în cauză este adesea numit ” anul determinării.”

în timp ce testele se concentrează pe nivelurile de participare pentru toate tipurile de angajați din cadrul unei organizații, mai mulți factori pot juca un rol în această participare—și dacă o companie trece sau nu testele de nediscriminare.

de ce există testarea nediscriminării pentru planurile 401(k)?

deoarece guvernul SUA oferă beneficii fiscale substanțiale prin 401 (k) planuri de economii de pensionare, doresc să se asigure că planurile nu beneficiază pe nedrept proprietarii de companii (angajați cheie) și HCEs peste NHCEs. Pentru a se asigura că un plan 401(k) nu” discriminează ” sau favorizează anumiți angajați, acesta trebuie să treacă un set de teste anuale. Această responsabilitate revine companiei care oferă 401 (k) angajaților săi.

în timp ce majoritatea companiilor tradiționale, mari, nu au probleme de trecere, testele nu au fost concepute având în vedere startup-urile și IMM-urile și pot fi confuze și dificil de navigat. Dar nu vă descurajați—faceți un lucru minunat oferind angajaților dvs. un 401(k). Suntem aici pentru a ajuta la a face partea de Conformitate un pic mai puțin intimidant. Știți că IRS nu încearcă să vă sperie de la înființarea unui 401(k). De fapt, guvernul încurajează angajatorii să ofere beneficii de pensionare prin credite fiscale și deduceri (a se vedea articolele pentru angajator 401(k) impozitul pe contribuție și 401(k) costul pentru angajatori).

HCE (angajați cu înaltă compensare) și nhce (angajați fără înaltă compensare)

un HCE este definit din punct de vedere tehnic ca un angajat care îndeplinește oricare dintre următoarele calificări, așa cum este subliniat de Internal Revenue Service:

• proprietate: Atunci când determinăm cine este un HCE datorită proprietății, trebuie să evaluăm două perioade de timp: anul planului testat (anul de determinare) și anul precedent (anul de retrospectivă). Dacă un angajat deținea mai mult de 5% din participația în afacere în orice moment în cursul anului de determinare sau al anului de retrospectivă, indiferent de cât de multă compensație a câștigat sau a primit acea persoană, acea persoană este un HCE. Angajații legați de un HCE bazat pe proprietate vor fi, de asemenea, tratați ca HCE (“înrudit” este definit prin atribuirea familiei—soț, copii, părinți și bunici—dar nu socri, frați sau nepoți).

• compensare: compensația este definită de IRS include salarii și salarii, bonusuri, sfaturi și beneficii marginale. Atunci când determinăm cine este un HCE din cauza compensației, luăm în considerare compensarea doar în anul de retrospectivă. Un angajat va fi un HCE bazat pe compensație dacă compensația anuală a angajatului în anul de retrospectivă a fost de 135.000 USD sau mai mult (dacă anul precedent este 2021). Planul poate limita numărul de HCEs pe baza compensației prin alegerea în documentul planului pentru a utiliza” alegerea grupului cel mai bine plătit”, după cum se explică mai jos. HCEs și NHCEs sunt categorii care se exclud reciproc, astfel încât toți ceilalți angajați eligibili care nu îndeplinesc testele de mai sus sunt considerați NHCEs.

de exemplu, dacă NDT se desfășoară pentru anul planului 2021 (anul determinării), vom căuta HCEs pe baza compensației plătite în 2020—și vom căuta HCEs pe baza proprietății atât în 2020, cât și în 2021.

angajări noi, la jumătatea anului: rețineți că un angajat foarte plătit nu va fi un HCE bazat pe compensații în primul an în care este angajat, deoarece nu are compensații în anul de retrospectivă. Deci, s-ar putea să aveți mai multe NHCEs decât credeți!

notă pentru companiile HCE-heavy: O distincție opțională de top 20% se numește ” alegeri de grup plătite de top.”Grupul cel mai bine plătit” reprezintă primele 20% în compensarea întregului grup de participanți. Această caracterizare este utilizată în mod normal numai atunci când există un număr relativ mare de HCEs. Acesta este un caz de utilizare foarte specific, deci dacă aveți întrebări despre acest lucru, anunțați-ne! Documentul planului trebuie să includă alegerile de grup plătite în mod special înainte de a putea fi utilizat.

angajați cheie

separat de distincțiile HCE și NHCE, cineva este considerat un angajat cheie Dacă oricare dintre calificările de mai jos sunt îndeplinite pentru anul de determinare (anul testat pentru statutul de top heavy):

• compensație: orice ofițer a cărui compensație anuală este de 200.000 USD sau mai mult (pentru anul de determinare 2022; 185.000 USD pentru anul de determinare 2021).

• proprietate sau relație: orice angajat care deține mai mult de 5% din companie sau este direct legat de cineva care o face.

• proprietate și compensare: orice angajat care deține mai mult de 1% din companie și câștigă mai mult de 150.000 USD (nu este indexat).

abordările standard: testul ADP și testul ACP

testele ADP și ACP se aplică planurilor “tradiționale” 401(k) (adică planuri de port non-safe).

procentaj real de amânare (ADP) test

acest test compară procentul mediu din salariul pe care HCEs-urile participante îl amână cu procentul mediu pe care NHCEs îl amână. Acest procent arată cât de relativ angajat în plan este fiecare tip de angajat dintr-o privire. Acest test nu dezvăluie numărul total sau procentul de angajați care fac amânări. În schimb, măsoară nivelul de implicare.

există două procente pe care trebuie să le calculați:

1. rata anuală a contribuției HCE: grupați HCEs împreună și calculați rata medie anuală de amânare a angajaților ca procent din compensația totală a acestora.

2. rata anuală a contribuției NHCE: Grupați non-HCEs împreună și calculați rata medie anuală de amânare a angajaților ca procent din compensația totală a acestora.

acest tabel reprezintă o relație de cauzalitate: rata anuală a contribuției NHCE dictează contribuția maximă permisă pentru HCEs. De exemplu, dacă NHCEs a contribuit cu 1%, HCEs, ca medie, poate contribui doar cu 2% (sau mai puțin).

o notă privind calcularea salariilor HCE pe anul precedent vs. anul curent: “anul precedent” înseamnă că rata medie de amânare pentru HCE în anul curent (adică. anul plan testat) va fi comparat cu rata medie de amânare pentru CNH-urile din anul calendaristic anterior. Acest lucru este în general avantajos, deoarece veți cunoaște limita HCE în avans (consultați tabelul din secțiunea de testare ADP de mai sus), mai degrabă decât să încercați să gestionați împotriva unei ținte în mișcare care se schimbă pe tot parcursul anului. Cu toate acestea, impactul oricărei creșteri a participării din cauza campaniilor educaționale nu va fi recunoscut până în anul următor.

dacă configurați un nou 401(k) care utilizează testarea anului anterior, nu veți avea un “an anterior” pentru a compara—deci, IRS vă permite să vă asumați 3% ca medie a angajaților care nu este foarte compensată (coloana din stânga din tabelul de testare ADP). Pentru primul an de administrare a unui 401(k), angajații dvs. foarte compensați vor putea contribui în medie cu până la 5% din compensația lor dacă alegeți să utilizați alegerile de testare din anul precedent.

un plan poate alege, de asemenea, să utilizeze metoda de testare “anul curent”. Această metodă compară rata medie de amânare a HCE pentru anul curent cu rata medie de amânare a NHCE pentru anul curent. Un plan poate fi modificat pentru a trece de la testarea anului anterior la testarea anului curent în orice moment. Cu toate acestea, odată ce Modificarea este aprobată, planul trebuie să utilizeze, în general, metoda anului curent timp de cinci ani consecutivi înainte de a reveni la metoda anului precedent.

procentaj real de contribuție (ACP) test

acest test se aplică numai companiilor care oferă o potrivire de 401(k) sau contribuții post-impozitare. Calculele și defalcările sunt aceleași ca și în cazul ADP, dar includ potrivirea angajatorului și contribuțiile post-impozitare atunci când se calculează o rată medie de contribuție pentru HCEs și NHCEs.

un al treilea “test”: determinarea maximă

deși din punct de vedere tehnic nu este un test de nediscriminare, această determinare poate duce la contribuțiile necesare participanților dvs.-așa că o explicăm aici. Testul top-heavy urmărește să vadă dacă angajații cheie dețin mai mult de 60% din activele totale ale planului, comparând soldul contului angajaților cheie cu angajații non-cheie folosind date din ultima zi a perioadei de testare anterioare de 12 luni. Pentru primul an al planului (fără active în anul precedent), determinarea maximă se face în ultima zi a anului curent.

dacă soldul total al contului angajaților cheie depășește 60% din soldurile cheie și non-cheie, Planul este extrem de greu. În cazul în care un plan este de top-grele, angajatorul trebuie să facă, în general, o contribuție minimă de 3% din compensația fiecărui participant non-cheie. Orice contribuție a angajatorului făcută pentru anul (de exemplu, meci, împărțirea profitului, contribuții Safe harbor) poate fi utilizată pentru a compensa orice contribuție minimă maximă datorată unui participant.

pași de acțiune pentru testele ADP, ACP și top-heavy

pentru a vă asigura că planul 401(k) al companiei dvs. nu este nici discriminatoriu, nici top-heavy, este necesar din punct de vedere legal ca administratorul 401(k) să efectueze teste anual. Susținem cu tărie monitorizarea și urmărirea proactivă și regulată a procentelor de contribuție (interesul uman vă poate ajuta compania în acest sens). A rămâne vigilent pe tot parcursul anului vă poate ajuta compania să facă ajustări ale reținerii angajaților, după cum este necesar, fără riscul de a eșua testele sau de a face ajustări majore aproape de sfârșitul anului plan.

este important ca pe tot parcursul anului, angajatorii să încurajeze NHCEs să contribuie la planurile lor 401(k), astfel încât raportul să nu fie înclinat prea mult la HCEs. Acesta este atât un lucru util de făcut dintr-o perspectivă NDT, cât și un lucru bun de făcut pentru angajații dvs. în ceea ce privește alfabetizarea financiară. (Notă: după cum sa discutat mai devreme, beneficiul creșterii înscrierii NHCE va fi întârziat pentru planurile care utilizează testarea anului anterior.).

iată trei sfaturi pentru a-și crește ratele de contribuție care pot fi făcute proactiv înainte de testarea anuală:

1. 401(k) plan: acest lucru este demonstrat de a crește ratele generale de participare. De fapt, unele date arată că, printre noii angajați, înscrierea automată crește ratele de participare la planurile de contribuție definită la 91%.

2. faceți experiența 401 (k) ușoară: tabloul de bord al interesului uman este necomplicat și ușor de utilizat pentru angajați, făcându-i mai predispuși să se înscrie și să își ajusteze contribuțiile după cum este necesar.

3. educați NHCEs despre importanța contribuției la un 401 (k): nu doar pentru a ajuta compania să treacă NDT, ci pentru propriile lor contracte futures financiare.

pe de altă parte (dar din aceleași motive de conservare a raportului), ar trebui să notificați HCEs că există o limită la cât de mult ar putea contribui (citiți 401(k) limite de contribuție). Dacă sunt comunicate în mod corespunzător, acestea ar trebui să înțeleagă că un astfel de plafon este necesar, astfel încât afacerea să nu eșueze testele de conformitate IRS—mai ales dacă alternativa nu are deloc un beneficiu de pensionare. Acesta este un scenariu mult mai bun pentru toți cei implicați decât să trebuiască să vă notificați HCEs după ce au contribuit deja prea mult pentru a putea fi rambursați.

dacă se suspectează că planul dvs. este de top-heavy, puteți, de asemenea, să excludeți angajații cheie sau să le cereți să nu contribuie pentru anul în curs, astfel încât angajatorul să poată evita contribuția minimă de 3% top-heavy, dacă este necesar.

cea mai ușoară cale: Safe harbor design

utilizarea unui proiect de plan Safe harbor scutește automat planul de testele ADP și ACP (în majoritatea cazurilor). Atâta timp cât nu contribuiți cu contribuții suplimentare într-un an plan, 401(k) poate fi scutit automat de testul top-heavy.

avantajele unui design sigur al portului:

• ajută întreprinderile să treacă automat ADP și ACP de testare, pot satisface cerințele de testare top-grele

• oferă un stimulent extraordinar pentru angajați pentru a economisi pentru viitorul lor și permite tuturor angajaților să contribuie cu sumele maxime admise la 401(k).

• include o contribuție obligatorie, deductibilă fiscal angajator la un 401 (k), care poate oferi, de asemenea, un avantaj pentru recrutarea și păstrarea angajaților talentați

contra unui design sigur al portului:

• în cadrul proiectului Safe harbor, trebuie să vă angajați la un an (care trebuie reînnoit anual).

• taxele de reziliere pot fi percepute de unii deținători de înregistrări 401 (k) dacă vă răzgândiți vreodată (deși interesul uman nu percepe niciodată taxe de tranzacție)

• există termene specifice. Dacă decideți să oferiți o contribuție Safe harbor, este posibil să vă limitați la pornirea acesteia la un anumit moment.

• poate fi relativ scump, în funcție de salariile angajaților dvs.

ce se întâmplă dacă nu reușesc NDT? Ce pot face?

în primul rând, vrem să spunem că eșecul testării nediscriminării este destul de comun și nu ar trebui să fii jenat sau stresat! Dacă luați măsuri corective rapid, este destul de ușor de rezolvat—și ar trebui să evitați orice consecințe și sancțiuni negative pe termen lung.

interesul uman și NDT

interesul uman este un furnizor online 401(k) și, deoarece lucrăm cu multe întreprinderi mici, am ajutat mai mulți clienți să abordeze și să rezolve problemele NDT. Iată câteva modalități prin care putem ajuta clienții cu testarea nediscriminării:

• oferiți angajatorilor un tablou de bord ușor de utilizat, în care pot analiza statistici la nivel înalt privind ratele de contribuție pentru angajați.

• comunicați angajaților dvs. regulile de testare IRS, atât în timpul instruirii, cât și prin notificări pe site-ul nostru.

• încurajarea contribuțiilor tuturor angajaților, în special a angajaților care nu sunt foarte compensați, prin ușurința utilizării și educația financiară.

• sfătuiți angajatorii cu privire la opțiunea de înscriere automată a angajaților, astfel încât aceștia să renunțe mai degrabă decât să se înscrie, ceea ce îmbunătățește, de asemenea, ratele de participare.

• efectuați rambursările necesare către HCES, dacă este necesar, astfel încât să nu existe penalități fiscale pentru angajatorul implicat.

interesul uman vă poate ajuta afacerea să descopere ce design de plan este cel mai potrivit pentru bugetele, nevoile și scenariile de testare plauzibile. Și dacă nu ați reușit testarea cu un furnizor anterior, vă putem ajuta să descoperiți rădăcina problemei. Ghidându—vă de-a lungul procesului de configurare 401(k), vă putem ajuta afacerea să evite orice probleme NDT-astfel încât să vă puteți concentra pe funcțiile de bază ale afacerii.

sperăm că ați găsit acest ghid util. Dacă sunteți în căutarea unui 401(k) excelent pentru angajații dvs., faceți clic aici pentru a solicita mai multe informații despre interesul uman.