Un ghid pentru comenzile de lucru și gestionarea comenzilor de lucru (eșantion inclus)

un ordin de lucru este țesutul conjunctiv dintre un client și munca pe care doresc să o facă. Comenzile de lucru acționează ca traseul de hârtie care definește ce trebuie făcut, când și pentru cât de mult în cadrul unei organizații. Managementul comenzilor de lucru este seva multor industrii care oferă servicii și întreținere.

cei mai mulți dintre noi au semnat sau au primit un ordin de lucru, dar, ca atât de mult din ceea ce este obișnuit, nu avem cu adevărat o idee fermă despre ceea ce este și de ce este o legătură atât de crucială în multe tranzacții de afaceri.

ce este un ordin de lucru?

o comandă de lucru este un document care descrie un loc de muncă între un client și un contractant. Comenzile de lucru pot fi generate pentru utilizare în cadrul unei organizații, probabil cu software de gestionare a muncii, dar ele servesc cel mai frecvent ca un contract între Client și oricine contractează pentru a executa lucrarea dorită.

un ordin de lucru include o descriere a postului cu o estimare a ceea ce va costa să-l facă, inclusiv munca, piese și materiale. S-ar putea să existe formulare atașate în funcție de tipul de muncă pe care îl atribuiți, care poate necesita permise sau alte documente.

comanda de lucru va avea, de asemenea, informații despre locația în care este necesară lucrarea, cine o va efectua și intervalul de timp în care ar trebui finalizată. Informațiile despre client sunt, de asemenea, incluse și pot fi utilizate ca factură pentru lucrare.

legate de: Șablon de comandă de lucru gratuit pentru Excel

pentru ce sunt utilizate comenzile de lucru?

comenzile de lucru standardizează fluxul de lucru și creează un proces simplu și rapid pentru programarea, atribuirea și urmărirea lucrărilor în timp ce documentează resursele și urmărește performanța.

comenzile de lucru sunt utilizate în principal în industria construcțiilor pentru cereri de servicii, dar pot fi utilizate și pentru produse, inspecții și audituri. Comenzile de lucru nu pot fi întotdeauna menționate ca atare. De exemplu, în fabricație, o comandă de lucru este adesea numită comandă de vânzare atunci când urmează să aibă loc o construcție sau o inginerie.

indiferent în ce industrie este utilizată o comandă de lucru, aceasta este utilizată pentru a urmări și monitoriza starea lucrării pentru a vă asigura că este terminată la timp și în limitele bugetului. Acest lucru este valabil atunci când comenzile de lucru sunt utilizate în serviciul de teren sau într-o industrie care are sarcina de a inspecta regulat. În acest sens, ele acționează aproape ca un raport de stare a proiectului.

tipuri de comenzi de lucru

în ceea ce privește structura, există mai multe tipuri de comenzi de lucru.

• Citate: acest tip de comandă de lucru este o listă de produse cu prețurile lor incluse. Aceste citate sunt capturate, iar clientul poate lua apoi decizia dacă își îndeplinesc cerințele financiare pentru lucrare. Aceste produse nu sunt angajate în inventar.
• comenzi: diferența dintre un ordin de lucru citat și un ordin de lucru bazat pe comenzi este că acesta din urmă este o listă de produse care sunt mai susceptibile de a fi achiziționate de către client. Prin urmare, acestea pot fi angajate într-un inventar.
• Comandă De Lucru Neplanificată: Aceasta se referă la lucrări care nu au fost planificate din timp, cum ar fi atunci când utilajul se defectează sau când există o întreținere urgentă, neplanificată a produsului corectiv.
• comandă de lucru planificată: când aveți o lucrare care reapare și poate fi programată din timp, cum ar fi întreținerea preventivă sau alte actualizări automate, aceasta este denumită comandă de lucru planificată.
• ordine internă de lucru: acestea sunt ordine de lucru care provin de la cineva din organizație și sunt trimise unei alte persoane din cadrul aceleiași organizații. Majoritatea comenzilor interne de lucru sunt digitale.
• ordin de lucru extern: atunci când un ordin de lucru provine din afara organizației, acesta este denumit ordin de lucru extern. Acestea sunt adesea revizuite și programate înainte de execuție.
• comandă de lucru manuală: managerii de întreținere programează adesea manual comenzile de lucru manuale după primirea unei cereri de lucru. Aceștia atribuie comenzi manuale de lucru membrului echipei corespunzătoare, fie intern, fie extern.
• Comandă Automată De Lucru: Atunci când o comandă de lucru poate fi configurată pentru a programa automat sarcini angajaților corespunzători, adesea printr-un instrument software, Aceasta este denumită comandă automată de lucru.

dacă vorbiți despre o comandă de serviciu, atunci mai degrabă decât despre un produs, detaliați programul pentru acea lucrare care urmează să fie livrată.

aceste tipuri sunt oarecum flexibile prin faptul că, odată ce comanda de lucru este făcută, aceasta poate fi schimbată de la o ofertă la o comandă, detaliind câte produse din ofertă pot fi angajate. O comandă la o ofertă are informații numai pentru comandă, cum ar fi o dată de autorizare.

exemplu de comandă de lucru

s-ar putea să vă întrebați ce ar trebui să fie pe o comandă de lucru pentru a obține cel mai eficient rezultat. Pentru a obține o idee generală mai bună despre comenzile de lucru și ce implică acestea, să ne uităm la un eșantion. ProjectManager.com are un număr de șabloane gratuite de gestionare a proiectelor, iar imaginea de mai jos este o versiune completă a șablonului nostru de comandă de lucru. Vom sublinia diferitele elemente ale ordinului de lucru și modul de utilizare a acestora.

Contact și informații interne

șablonul nostru gratuit de comandă de lucru poate fi personalizat pentru a se potrivi perimetrelor afacerii dvs., dar este complet încărcat cu elementele de bază. În partea de sus este locul în care sunt capturate o mare parte din informațiile pertinente, cum ar fi numele companiei, adresa și contactul.

există, de asemenea, un loc pentru a adăuga numărul comenzii de lucru, care este esențial pentru a urmări lucrarea și pentru a găsi rapid comanda de lucru. Datele sunt incluse atunci când este emis ordinul de lucru, atunci când lucrarea este de așteptat să înceapă, termina și atunci când este finalizată.

se poate seta un nivel de prioritate. Persoana care a solicitat comanda de lucru este identificată și este dat un ID de client pentru uz intern. Pentru organizațiile mai mari, Departamentul poate fi specificat.

Descrierea postului

carnea ordinului de lucru este, desigur, locul de muncă și munca și materialele aferente. Aici este descrisă lucrarea, cine este facturat este identificat și, dacă este necesar, unde va fi expediată lucrarea.

urmează o descriere detaliată a muncii care trebuie făcută și câte ore va dura pentru a face fiecare timp de linie, precum și rata lucrătorului însărcinat cu slujba. Acest lucru este apoi totalizat.

materiale necesare

următoarea secțiune din eșantionul nostru de comandă de lucru listează materialele necesare pentru finalizarea lucrării, cât din fiecare, costul și orice taxă aplicabilă. Toate acestea se adaugă la totalul de mai sus pentru un subtotal. Orice taxe suplimentare sunt adăugate la acest subtotal pentru a ajunge la prețul total al comenzii de lucru.

în cele din urmă, există spațiu pentru a adăuga informații suplimentare. Apoi, există o semnătură și dateline. Din nou, acesta este un exemplu de comandă de lucru, dar câteva modificări se pot aplica la aproape orice comandă de lucru pe care trebuie să o produceți.

principiile cheie ale bunei gestionări a comenzilor de lucru

o comandă de lucru este de fapt o sarcină. Este o modalitate de a descrie, atribui și urmări un loc de muncă pentru a vă asigura că este finalizat la timp și într-un buget convenit. Gestionarea creării și fluxului unui ordin de lucru pe măsură ce trece de la inițiere la execuție și finalizare este esențială.

procesul de gestionare a comenzilor de lucru urmează trei pași simpli:

1. creați o nouă ordine de lucru: indiferent dacă este o ordine de lucru tangibilă sau digitală, este important să taskați persoana(persoanele) corectă (e) cu detalii despre această activitate, inclusiv informații precum scopul, nivelul de prioritate, informații descriptive și multe altele.
2. trafic prin organizație: asigurați-vă că destinatarul are informațiile necesare de care are nevoie pentru a finaliza comanda de lucru conform specificațiilor dvs.
3. închideți comanda de lucru când este finalizată: Pentru a menține fluxul de lucru organizat, asigurați-vă că toate comenzile de lucru sunt finalizate înainte de a crea o nouă comandă de lucru.

în ceea ce privește cei care sunt implicați în gestionarea comenzilor de lucru, aceștia includ persoana care a solicitat lucrarea, persoana care este autorizată să o aprobe și cei care o efectuează.

având unele mecanism de raportare va ajuta, de asemenea, pentru a urmări de lucru și asigurați-vă că este terminat până la termenul limită. Când ați terminat, este necesară plata și, prin urmare, salarizarea trebuie implicată pentru a gestiona orice plăți în avans și apoi plata finală.

Cum ProjectManager.com simplifică gestionarea comenzilor de lucru

ProjectManager.com este un software premiat care ajută la organizarea muncii și la eficiența unității. Generarea, urmărirea și plata comenzilor de lucru este îmbunătățită de instrumentul nostru bazat pe cloud, care vă oferă date în timp real pentru a ști întotdeauna dacă vă mențineți programul.

plăcile Kanban pot fi utilizate pentru a crea comenzi de lucru, pentru a adăuga atașamente, pentru a stabili priorități și pentru a urmări progresul. Aceste plăci sunt deosebit de atrăgătoare pentru cei care preferă un flux de lucru vizual. Comenzile de lucru sunt făcute pe carduri digitale care sunt apoi plasate sub coloane care reprezintă fazele lucrării, care pot fi personalizate pentru a se potrivi cu nomenclatura organizației dvs.

Urmăriți progresul pentru rezultate mai bune

Urmăriți progresul pe tablourile de bord care reflectă automat actualizările de stare și calculați valori precum timpul, sarcinile, costurile și multe altele. De exemplu, dacă alcătuiți o comandă de lucru mecanică și echipajul dvs. este pe teren, atâta timp cât au conectivitate la internet, își pot actualiza starea sau colabora comentând la nivel de activitate.

timpul conectat la locul de muncă poate fi, de asemenea, urmărit cu foi de pontaj care simplifică și salarizarea. Sunt sigure și ușor de utilizat. Spațiul nostru nelimitat de stocare a fișierelor înseamnă că puteți utiliza instrumentul ca hub centralizat pentru a vă gestiona toate comenzile de lucru.

Manager de proiect.com este un instrument bazat pe cloud care organizează munca și lucrătorii pentru o productivitate mai mare. Gestionați comenzile de lucru și să păstreze echipa ta de lucru oriunde s-ar afla sau ori de câte ori lucrează. Încercați ProjectManager.com astăzi, luând această încercare gratuită de 30 de zile.