urmărirea timpului și gestionarea timpului: 9 pași pentru facturarea mai multor ore

în 2020, erau 64,6 milioane de freelanceri care lucrau doar în Statele Unite. Până în 2028, se estimează că acest număr va crește la 90,1 milioane. Pe scurt, freelancing-ul devine un mod mai comun ca niciodată de a-ți câștiga existența cu libertate și flexibilitate. Cheia unei cariere de succes (citiți: lucrative) de freelancing? Gestionarea eficientă a timpului.

fiind capabil de a gestiona cu succes timpul ca un freelancer nu înseamnă doar că ești mare la stabilirea obiectivelor, cu toate acestea. De asemenea, înseamnă că vă conectați mai multe ore facturabile cu clienții dvs., urmărind timpul productiv și raportând acel timp într-un format clar și precis.

provocarea este că freelancerii pot fi adesea prinși în munca neproductivă-fie că este vorba de timp pierdut pentru sarcini “administrative” (cum ar fi verificarea inutilă a căsuței de e-mail), timpul petrecut pe social media sau fluxurile de lucru ineficiente care vă scurg timpul și atenția de la un “flux” cu adevărat productiv.”

pe măsură ce începem un nou an proaspăt (ne vedem 2020!!!), ne luăm ceva timp pentru a ne reseta obiceiurile de viață profesională–și anume, capacitatea noastră de a factura mai multe ore (și de a face mai mulți bani).

aruncați o privire la lista noastră cuprinzătoare de pași pentru a vă ajuta să facturați mai multe ore în 2021–și să dezvoltați o carieră de freelancing mai reușită.

9 pași pentru facturare mai multe ore

cheia pentru facturare mai multe ore și de gestionare a timpului bun? Strategie, Strategie, Strategie.

Iată 9 sfaturi de gestionare a timpului pentru a începe să aplicați astăzi pentru a face o treabă mai bună la gestionarea timpului, uciderea sarcinilor dvs. și, în cele din urmă, facturarea mai multor ore cu clienții.

mulți freelanceri pierd de fapt o mulțime de ore facturabile, deoarece nu reușesc să utilizeze urmărirea automată a timpului. Urmărirea manuală a timpului va duce aproape întotdeauna la o subestimare a orelor facturabile, dar urmărirea automată a timpului poate ajuta profesioniștii solo să capteze cu exactitate toate orele și minutele de lucru.

nu numai asta, dar urmărirea automată a timpului poate ajuta freelancerii să creeze facturi mai precise, fără a pierde ore întregi la verificarea retroactivă a muncii lor. Rezultatul final? Mai multe ore facturabile și timpul economisit pe muncă și administrare.

Timing este o platformă automată de urmărire a timpului care urmărește automat toate orele și minutele de lucru, fără autentificare/deconectare sau cronometre manuale necesare. Calendarul nu va urmări doar orele și minutele; va clasifica cu exactitate acele ore și minute pentru a crea un instrument eficient de gestionare a proiectelor pentru freelanceri.

la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare, puteți arunca o privire la fila de revizuire (prezentată mai jos) pentru a vedea a) câte ore și minute ați petrecut pe diverse sarcini, proiecte și clienți și B) cât de bine ați rămas în activitate pe parcursul zilei (și când ați finalizat sarcinile).

sincronizarea generează automat facturi pe baza rezultatelor urmăririi timpului–creând un sistem de facturare convenabil și fiabil pe care freelancerii îl pot utiliza pentru a raporta timpul…și, cel mai important, pentru a fi plătit (vom explica mai detaliat în Sfat #8).

la sincronizare, suntem cu toții despre gestionarea excelentă a timpului. Noi credem că gestionarea timpului bine nu începe doar cu îndemânare; începe cu punerea în aplicare a instrumentelor potrivite pentru a vă oferi o bază pentru succes.

#2. Învață să faci ” muncă profundă.”

autorul și profesorul Cal Newport este inovatorul”muncii profunde” –o teorie și o strategie în spatele obținerii celei mai bune lucrări într-un mod eficient și productiv. Potrivit Newport, ” munca profundă este capacitatea de a te concentra fără distragere asupra unei sarcini solicitante cognitiv.”

ideea Newport pentru o mai bună gestionare a timpului este simplă, dar profundă: mai degrabă decât să fii prins în ignorarea intenționată a distragerilor, îmbrățișează pur și simplu opusul. Opusul de a fi într-o stare distrasă este “munca profundă”, iar în secolul 21, acest tip de concentrare echivalează cu a avea o superputere.

când vine vorba de freelancing, desigur, munca profundă poate fi transformatoare. Învățând să intre într–o stare de concentrare profundă, solopreneurs își pot realiza cea mai bună muncă într-un timp eficient-și, ca rezultat, pot produce mai multe ore facturabile. Faceți clic pentru a Tweet

munca profundă ia intenționalitate. Iată câteva sfaturi pentru a intra în zonă:

• evitați social media. Să fim sinceri: social media este inamicul unei bune gestionări a timpului. Fiți dispuși să vă închideți conturile și să vă urmăriți productivitatea.
• practică plictiseala. O parte din motivul pentru care ne distrăm este că refuzăm să ne plictisim. Îmbrățișarea momentelor silențioase, fără distragere a atenției, ne poate ajuta în cele din urmă să devenim mai buni în a rămâne concentrați la locul de muncă.
• opriți comutarea sarcinilor. Una dintre cheile de la munca profundă este de a rămâne rectificata pe o singură sarcină pentru o perioadă prelungită de timp. Rezistați dorinței de a deschide file noi și rămâneți singuri în sarcina la îndemână.

la sfârșitul zilei, stăpânirea muncii profunde nu este doar o chestiune de a fi mai productiv și de a factura mai multe ore. De asemenea, vă poate ajuta să obțineți un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată-și chiar o carieră mai împlinită.

#3. Eliminați distragerile.

mulți freelanceri lucrează de acasă și, ca rezultat, se pot confrunta cu o serie întreagă de distrageri unice în afara “ping-urilor” de pe smartphone-ul lor. Treburile casnice, animalele de companie, colegii de cameră și zgomotul din cartier pot deveni distrageri pentru freelancerul WFH, reprezentând un obstacol semnificativ în calea unei bune gestionări a timpului.

pentru a produce mai multe ore facturabile–și pentru a intra într-o stare de muncă profundă, așa cum este descris mai sus–freelancerii pot elimina distragerile folosind următoarele strategii:

• alegeți un loc de muncă consistent–de preferință cât mai departe de distragerea atenției. (Nu toată lumea are un birou la domiciliu, dar o masă de bucătărie curată și căști de anulare a zgomotului ajută!)
• pune telefonul pe modul avion în timp ce faci munca cea mai dificilă sau provocatoare.
• blocați site-urile web sau aplicațiile care pot deveni “găuri de iepure” pentru dvs., cum ar fi site-urile de știri sau YouTube (Focus este un instrument excelent pentru blocarea strategică a distragerilor).
• faceți pauze scurte. Oferindu-vă creierului pauze scurte de 10-20 de minute vă poate ajuta să rămâneți mai concentrat pentru perioade mai lungi de timp. Cu toate acestea, în loc să vă uitați la iPhone, faceți o scurtă plimbare afară sau alocați timp pentru a vă întinde.
• fiți vigilenți! La sfârșitul zilei, a rămâne concentrat este la fel de multă disciplină pură pe cât este strategia. Luați o decizie de a nu vă distrage atenția și de a vă lipi de ea.

în cele din urmă, rămâneți responsabil pentru a nu vă distrage atenția verificând gestionarea timpului la sincronizare. La fel cum sincronizarea va afișa orele și minutele productive, va arăta și unde ați pierdut timpul (adică YouTube sau Facebook). Când ați identificat chiuvete de timp specifice, faceți un plan pentru a le elimina din următoarea zi lucrătoare (sau săptămână de lucru). Puteți chiar să vă stabiliți obiective pentru a elimina complet aceste distrageri din ziua dvs. de lucru–creând o zi de lucru mai eficientă și potențial mai scurtă.

dacă doriți să citiți mai multe despre cum să rămâneți pe drumul cel bun în timp ce lucrați de acasă, citiți articolele noastre despre “utilizarea urmăririi timpului pentru a vă concentra acasă” sau cum să vă ” creșteți productivitatea: Elimina Chiuvete De Timp & Proiecte Neterminate.”

#4. Stabiliți priorități.

o cheie neglijată pentru o mai bună gestionare a timpului este capacitatea de a stabili priorități.

prea des, putem fi inundați de cereri “urgente”, dar neimportante–cum ar fi răspunsul la un anumit e-mail sau modificarea unui document. În loc să le punem deoparte strategic pentru a ne concentra mai întâi pe sarcini importante, le permitem să domine utilizarea timpului nostru. În momentul în care “stingem incendiile”, rămânem cu puțin timp sau energie pentru a ne îndeplini obiectivele inițiale.

matricea Eisenhower este o abordare a prioritizării care poate permite Freelancerilor să-și împartă sarcinile în patru cadrane: sarcini importante și urgente; sarcini importante, dar care nu sunt urgente; sarcini neimportante, dar urgente; și sarcini neimportante și non-urgente.

ideea, inventată de președintele american Dwight Eisenhower, este că majoritatea oamenilor sunt de fapt atrași în sarcini urgente (descrise mai sus). Rezistând dorinței de a răspunde mai degrabă la imediatitate decât la importanță, putem realiza în cele din urmă mult mai mult și, cel mai important, să facem o muncă productivă.

de exemplu, atunci când vă uitați la programul zilei, este posibil să rețineți următoarele sarcini/proiecte/responsabilități:

• Prioritatea # 1: proiect complet A pentru clientul X–un proiect de mare de plată, care trebuie să fie terminat ASAP pentru a îndeplini un anumit termen limită. Necesită câteva ore de “muncă profundă”.”
• prioritatea #2: Client de e–mail y despre creșterea ratei-o sarcină non-urgentă, dar importantă; va afecta rata de plată luna viitoare, deci ar trebui finalizată în curând.
• prioritatea #3: organizați foaia de calcul Z–o sarcină neurgentă, neimportantă. Va afecta organizația dvs. pe termen lung.

folosind abordarea Eisenhower, vă puteți gândi cum doriți să “împărțiți și să cuceriți” aceste sarcini de lucru pe parcursul zilei (în acest caz, de exemplu, v-ați concentra mai întâi pe Prioritatea #1).

gândind prin obligații și responsabilități în acest fel, freelancerii pot învăța să acorde prioritate mai strategic–și, în cele din urmă, să facă o treabă mai bună la facturarea mai multor ore.

#5. Fii strategic când îți verifici căsuța de e-mail.

un studiu publicat de Forbes a susținut că o persoană obișnuită își verifică căsuța de e-mail de 15 ori pe zi. Dar când acest număr a fost redus la doar 3 ori pe zi, lucrătorul a experimentat niveluri reduse de stres.

nu numai asta, dar unii dintre cei mai productivi (și de succes) oameni din lume sunt extrem de strategici și selectivi cu privire la modul în care “fac” e-mailurile. CEO-ul LinkedIn, Jeff Weiner, de exemplu, evită trimiterea de e-mailuri, astfel încât să poată primi mai puține e-mailuri. Și CEO-ul Intuit, Brad Smith, atinge fiecare e-mail “o singură dată” pentru a-l ajuta să ajungă rapid la inbox zero în fiecare zi.

linia de jos? Deși verificarea căsuței de e-mail s-ar putea simți ca o sarcină importantă și productivă, de obicei este doar un fraier de timp. Oamenii de succes știu asta–și refuză să-și lase căsuțele poștale să le fure timpul de la sarcini mai importante.

iată câteva strategii pentru a reduce verificarea inbox–ul de e-mail-a face mai mult timp pentru munca profundă și productiv, ore facturabile:

• programați un timp pentru a vă verifica e-mailul. De exemplu, poate doriți să vă verificați căsuța de e-mail la începutul zilei de lucru, la jumătatea zilei și apoi încă o dată la sfârșitul zilei.
• închideți fila inbox. Un hack simplu este de a păstra fila inbox închis. Acest lucru vă ajută să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână, mai degrabă decât memento-ul tentant că este posibil să aveți un nou e-mail care vă așteaptă.
• răspundeți imediat la e-mailuri. Faceți o practică de a răspunde rapid la e-mailuri. Puteți păstra chiar și o listă de răspunsuri scurte pentru a face trimiterea și răspunsul rapid și ușor.

în cele din urmă, puteți utiliza calendarul pentru a rămâne responsabil pentru a petrece timp minim în căsuța de e-mail. Din nou, pur și simplu verificați fila de revizuire la sfârșitul fiecărei zile pentru a verifica câte minute (sau ore) ați petrecut în căsuța de e-mail.

#6. “Înghiți o broască” dimineața.

sunt șanse ca majoritatea zilelor dvs. de lucru ca freelancer să implice cel puțin o sarcină dificilă, fie că este vorba de editarea unui videoclip, scrierea unei postări lungi pe blog sau codificarea unei funcții specifice pentru o aplicație personalizată. Deși ar putea fi tentant să vă petreceți dimineața abordând sarcini mai ușoare–cum ar fi răspunsul la un e–mail sau facturarea clienților-ați face mai bine să profitați la maximum de energia dvs., angajându-vă mai întâi la cea mai dificilă sarcină.

chiar dacă nu sunteți o persoană “dimineața”, există anumite teme comune care sunt adevărate pentru majoritatea dintre noi în AM. Odată ce am ieșit din” starea de somn”, avem tendința de a avea mai multă energie dimineața. Nu am fost încă copleșiți de așa-numita oboseală a deciziei și abordăm problemele într-o stare mentală proaspătă.

în cele din urmă, dimineața tinde să fie un moment mai calm al zilei–atât în interiorul, cât și în afara spațiului de lucru–și mai puțin probabil să vă distragă atenția.

linia de jos? Prin utilizarea dimineața bine, esti mult mai probabil pentru a realiza munca productivă–și ceas în ore facturabile.

pentru a verifica cât de productiv sunteți dimineața, puteți verifica fila Prezentare generală a Timing pentru a arunca o privire asupra cât de activ/productiv sunteți în primele ore. De asemenea, poate doriți să setați memento-uri de calendar pentru a vă ping pe sarcini specifice în AM.

în orice caz, luați o abordare structurată pentru a vă face mai întâi cea mai bună lucrare–și este posibil să finalizați sarcinile mai repede.

#7. Delegați sau externalizați SARCINI cu valoare redusă.

ca freelancer, valoarea ta ca profesionist este în capacitatea ta de a face exact ceea ce ești plătit să faci, fie că este vorba de a scrie, edita, proiecta, codifica, filma sau gestiona.

acestea fiind spuse, nu permiteți orelor și minutelor de lucru să meargă la sarcini cu valoare scăzută care a) nu produc venituri și B) sunt o scurgere de energie și efort. Aceasta ar putea include gestionarea comunicării cu clienții, gestionarea conturilor de social media sau sarcini administrative de bază în diferite instrumente software. În schimb, luați în considerare externalizarea acestor sarcini de bază către un asistent virtual (VA) sau un alt freelancer (cum ar fi un manager de social media).

în cele din urmă, veți economisi bani prin posibilitatea de a realiza o muncă de mare valoare…și de a produce mai multe ore facturabile.

#8. Automatizați facturarea.

automatizarea proceselor administrative vă poate ajuta, de asemenea, să economisiți timp și să rezervați energie pentru o muncă mai productivă.

crearea unui proces de automatizare a facturării, de exemplu, vă va economisi timp și vă va ajuta să fiți plătit corect și la timp. Prea des, freelancerii încearcă să preia controlul asupra propriilor procese de facturare, urmărind manual orele și minutele de lucru. Rezultatul este, de obicei, mai puține ore facturabile, facturi nespecifice și o durere de cap administrativă petrecută încercând să pună cap la cap o lună de muncă.

utilizând sincronizarea, puteți automatiza facturarea generând rapoarte detaliate bazate pe rezultatele automate de urmărire a timpului. Puteți grupa munca ta de diferite intervale de timp; alege timp de urmărire pentru a fi detaliate și specifice sau mai generale; și chiar exporta raportul finit într-o varietate de formate (inclusiv JPG, PDF, CSV, și mai mult).

în cele din urmă, utilizarea acestui proces pentru facturarea clienților nu numai că asigură o mai bună gestionare a timpului; de asemenea, vă ajută să oferiți o experiență mai bună clienților dvs.

#9. Nu mai amâna.

sfatul nostru final? Nu mai amâna.

s-ar putea să folosești instrumentele, strategiile și sistemele potrivite, dar dacă nu depășești niciodată amânarea, nu vei fi niciodată bun la gestionarea timpului. După cum știe orice freelancer, cheia supremă pentru a-ți gestiona bine timpul este simplă: autodisciplina.

iată câteva tactici mentale pentru a evita amânarea:

• nu te simți vinovat de amânare. O atitudine de auto-înfrângere nu va face decât să înrăutățească problema. Pur și simplu se angajează să o facă diferit.
• Rasplateste-te in moduri mici pentru a-ti indeplini sarcinile imediat. Spuneți-vă că, odată ce ați îndeplinit o sarcină, puteți lua o scurtă pauză sau puteți cumpăra o ceașcă de cafea.
• evitați suprarezervarea. Simțirea copleșită de un program împachetat nu poate decât să facă mai tentant să amâne.

la sfârșitul zilei, amânarea este un obicei. Eliminați obiceiul de a amâna lucrurile și nici nu o veți mai considera o opțiune. La rândul său, veți experimenta o creștere semnificativă a productivității, o mai bună gestionare a timpului și chiar un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată.

încercați Calendarul gratuit

urmărirea automată și precisă a timpului este un schimbător de jocuri pentru freelanceri. Elimină povara înregistrării și raportării propriilor ore și minute de lucru și produce rezultate mai bune pentru dvs. și clientul dvs. Nu numai asta, dar vă ajută să obțineți o perspectivă clară și valoroasă asupra obiceiurilor dvs. de lucru pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului-și capacitatea dvs. de a obține un venit ridicat.

după cum sa explicat mai sus, Timing este o platformă automată de urmărire a timpului care vă poate ajuta să utilizați aceste sfaturi de gestionare a timpului. Pentru a încerca Calendarul gratuit–și pentru a vedea cum vă poate transforma productivitatea–faceți clic aici.