Seguimiento y Gestión del Tiempo: 9 Pasos para Facturar más Horas

En 2020, había 64,6 millones de freelancers trabajando solo en los Estados Unidos. Para 2028, se prevé que esa cifra aumente a 90,1 millones. En resumen, el trabajo independiente se está convirtiendo en una forma más común que nunca de ganarse la vida con libertad y flexibilidad. ¿La clave para una carrera profesional independiente exitosa (léase: lucrativa)? Gestión eficaz del tiempo.

Sin embargo, ser capaz de administrar con éxito tu tiempo como freelancer no solo significa que eres excelente fijando objetivos. También significa que está registrando más horas facturables con sus clientes al realizar un seguimiento del tiempo productivo e informar de ese tiempo en un formato claro y preciso.

El desafío es que los freelancers a menudo pueden quedar atrapados en un trabajo improductivo, ya sea tiempo perdido en tareas “administrativas” (como revisar innecesariamente su bandeja de entrada), tiempo dedicado a las redes sociales o flujos de trabajo ineficientes que drenan su tiempo y atención lejos de un flujo “productivo”.”

Al comenzar un nuevo año (¡nos vemos en 2020!!!), nos estamos tomando un tiempo para restablecer nuestros hábitos de vida laboral, es decir, nuestra capacidad de facturar más horas (y ganar más dinero en efectivo).

Echa un vistazo a nuestra lista completa de pasos para ayudarte a facturar más horas en 2021 y desarrollar una carrera profesional independiente más exitosa.

9 Pasos para Facturar más Horas

¿La clave para facturar más horas y una buena gestión del tiempo? Estrategia, estrategia, estrategia.

Aquí hay 9 consejos de administración del tiempo para comenzar a aplicar hoy para hacer un mejor trabajo en la administración de su tiempo, la eliminación de sus tareas y, en última instancia, la facturación de más horas con los clientes.

Muchos freelancers en realidad pierden muchas horas facturables porque no utilizan el seguimiento automático del tiempo. Llevar un registro manual del tiempo casi siempre resultará en una subestimación de las horas facturables, pero el seguimiento automático del tiempo puede ayudar a los profesionales que trabajan solos a capturar con precisión todas las horas y minutos de trabajo con precisión.

No solo eso, sino que el seguimiento automático del tiempo puede ayudar a los autónomos a crear facturas más precisas sin perder horas revisando retroactivamente su trabajo. El resultado final? Más horas facturables y tiempo ahorrado en mano de obra y administración.

Timing es una plataforma de seguimiento de tiempo automático que rastrea automáticamente todas las horas y minutos de trabajo, sin necesidad de iniciar sesión/cerrar sesión ni temporizadores manuales. El cronometraje no solo hará un seguimiento de las horas y los minutos, sino que categorizará con precisión esas horas y minutos para crear una herramienta de gestión de proyectos eficiente para los freelancers.

Al final de cada día de trabajo, puede echar un vistazo a la pestaña de revisión (que se muestra a continuación) para ver a) cuántas horas y minutos ha dedicado a varias tareas, proyectos y clientes, y b) qué tan bien se mantuvo en la tarea durante todo el día (y cuándo completó sus tareas).

Timing genera automáticamente facturas basadas en los resultados del seguimiento del tiempo, creando un sistema de facturación conveniente y confiable que los freelancers pueden usar para informar el tiempo…y, lo más importante, recibir un pago (explicaremos con mayor detalle en el Consejo #8).

En Timing, todo se trata de una excelente gestión del tiempo. Creemos que administrar bien su tiempo no solo comienza con la habilidad; comienza con la implementación de las herramientas adecuadas para brindarle una base para el éxito.

#2. Aprende a hacer “trabajo profundo”.”

El autor y profesor Cal Newport es el innovador del “trabajo profundo”, una teoría y estrategia detrás de hacer su mejor trabajo de una manera eficiente y productiva. Según Newport, ” El trabajo profundo es la capacidad de enfocarse sin distracción en una tarea cognitivamente exigente.”

La idea de Newport para una mejor gestión del tiempo es simple pero profunda: En lugar de quedar atrapado en ignorar intencionalmente las distracciones, simplemente acepta lo contrario. Lo opuesto a estar en un estado distraído es “trabajo profundo”, y en el siglo XXI, ese tipo de enfoque equivale a tener un superpoder.

Cuando se trata de trabajar de forma independiente, por supuesto, el trabajo profundo puede ser transformador. Al aprender a entrar en un estado de enfoque profundo, los solopreneurs pueden lograr su mejor trabajo en una cantidad de tiempo eficiente y, como resultado, producir más horas facturables. Haz clic Para Twittear

El trabajo profundo requiere intencionalidad. Aquí hay consejos para entrar en la zona:

• Evita las redes sociales. Seamos honestos: las redes sociales son el enemigo de una buena gestión del tiempo. Esté dispuesto a cerrar sus cuentas y ver cómo su productividad se dispara.
• Practica el aburrimiento. Parte de la razón por la que nos distraemos es que nos negamos a ser aburrido. Abrazar momentos silenciosos y sin distracciones puede, en última instancia, ayudarnos a mantenernos mejor enfocados en el trabajo.
• Detener las tareas de conmutación. Una de las claves para el trabajo profundo es mantenerse enfocado en una sola tarea durante un período prolongado de tiempo. Resista el impulso de abrir nuevas pestañas y manténgase firme en la tarea que tiene entre manos.

Al final del día, dominar el trabajo profundo no es solo una cuestión de ser más productivo y facturar más horas, sin embargo. También puede ayudarlo a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, e incluso una carrera más satisfactoria.

#3. Elimina las distracciones.

Muchos freelancers trabajan desde casa, y como resultado, pueden encontrarse lidiando con una gran cantidad de distracciones únicas fuera de los “pings” en su teléfono inteligente. Las tareas domésticas, las mascotas, los compañeros de cuarto y el ruido del vecindario pueden convertirse en distracciones para el trabajador independiente de la FMH, lo que representa un obstáculo importante para una buena gestión del tiempo.

Para producir más horas facturables–y para obtener un estado de trabajo profundo, como se describió anteriormente, los freelancers pueden eliminar las distracciones utilizando las siguientes estrategias:

• Elija un lugar de trabajo consistente, preferiblemente lo más alejado posible de la distracción. (No todo el mundo tiene una oficina en casa, pero una mesa de cocina limpia y auriculares con cancelación de ruido ayudan!)
• Ponga su teléfono en modo avión mientras hace su trabajo más difícil o desafiante.
• Bloquea sitios web o aplicaciones que pueden convertirse en “agujeros de conejo” para ti, como sitios de noticias o YouTube (Focus es una gran herramienta para bloquear estratégicamente distracciones).
• Tome descansos cortos. Darle a su cerebro descansos cortos de 10 a 20 minutos en realidad puede ayudarlo a permanecer más concentrado durante períodos de tiempo más largos. Sin embargo, en lugar de mirar tu iPhone, da un corto paseo al aire libre o reserva tiempo para estirarte.
• ¡Estén atentos! Al final del día, mantenerse enfocado es tanto disciplina pura como estrategia. Toma la decisión de no distraerte y apégate a ella.

Finalmente, manténgase responsable de no distraerse revisando su gestión del tiempo en el cronometraje. Así como el Tiempo mostrará tus horas y minutos productivos, también mostrará dónde has perdido el tiempo (es decir, YouTube o Facebook). Cuando haya identificado sumideros de tiempo específicos, haga un plan para eliminarlos del siguiente día de trabajo (o semana laboral). Incluso puedes establecer metas para eliminar por completo esas distracciones de tu jornada laboral, creando una jornada laboral que sea más eficiente y potencialmente más corta.

Si desea leer más sobre cómo mantenerse en el camino mientras trabaja desde casa, lea nuestros artículos sobre “Uso del seguimiento del tiempo para mantenerse enfocado en casa “o cómo” Aumentar su productividad: Eliminar Sumideros de Tiempo & Proyectos Inacabados.”

#4. Establezca prioridades.

Una clave que se pasa por alto para una mejor gestión del tiempo es la capacidad de establecer prioridades.

Con demasiada frecuencia, podemos vernos abrumados por demandas “urgentes” pero sin importancia–como responder a un correo electrónico específico o realizar un cambio en un documento. En lugar de apartarlos estratégicamente para centrarnos primero en tareas importantes, les permitimos dominar nuestro uso del tiempo. Para cuando “apagamos los incendios”, nos queda poco tiempo o energía para completar nuestros objetivos originales.

La Matriz Eisenhower es un enfoque de priorización que puede permitir a los trabajadores independientes dividir sus tareas en cuatro cuadrantes: tareas importantes y urgentes; tareas importantes pero no urgentes; tareas sin importancia pero urgentes; y tareas sin importancia y no urgentes.

La idea, acuñada por el presidente estadounidense Dwight Eisenhower, es que la mayoría de la gente en realidad es absorbida por tareas urgentes (descritas anteriormente). Al resistir el impulso de responder a la inmediatez en lugar de a la importancia, en última instancia, podemos lograr mucho más y, lo que es más importante, hacer un trabajo productivo.

Por ejemplo, al mirar su horario para el día, puede tener en cuenta las siguientes tareas / proyectos / responsabilidades:

• Prioridad # 1: Completar el Proyecto A para el Cliente X: un proyecto de alto pago que debe terminarse lo antes posible para cumplir con una fecha límite específica. Requiere varias horas de “trabajo profundo”.”
• Prioridad # 2: Cliente de correo electrónico Y sobre el aumento de tarifas – una tarea no urgente pero importante; afectará su tarifa de pago el próximo mes, por lo que debe completarse pronto.
• Prioridad # 3: Organizar la hoja de cálculo Z-una tarea no urgente y sin importancia. Afectará a su organización a largo plazo.

Usando el enfoque de Eisenhower, puede pensar en cómo desea “dividir y conquistar” estas tareas de trabajo a lo largo del día (en este caso, por ejemplo, primero se enfocaría en la Prioridad #1).

Al pensar en las obligaciones y responsabilidades de esta manera, los freelancers pueden aprender a priorizar de manera más estratégica y, en última instancia, hacer un mejor trabajo facturando más horas.

#5. Sea estratégico cuando revise su bandeja de entrada.

Un estudio publicado por Forbes afirmó que la persona promedio revisa su bandeja de entrada de correo electrónico 15 veces al día. Pero cuando ese número se redujo a solo 3 veces al día, el trabajador experimentó niveles reducidos de estrés.

No solo eso, sino que algunas de las personas más productivas (y exitosas) del mundo son altamente estratégicas y selectivas sobre cómo “hacen” el correo electrónico. Jeff Weiner, CEO de LinkedIn, por ejemplo, evita enviar correos electrónicos para poder recibir menos correos electrónicos. Y el CEO de Intuit, Brad Smith, toca cada correo electrónico “solo una vez” para ayudarlo a llegar rápidamente a la bandeja de entrada cero todos los días.

¿El resultado final? Aunque revisar tu bandeja de entrada puede parecer una tarea importante y productiva, por lo general es solo una pérdida de tiempo. Las personas exitosas lo saben–y se niegan a dejar que sus bandejas de entrada roben su tiempo de tareas más importantes.

Aquí hay algunas estrategias para reducir la comprobación de su bandeja de entrada de correo electrónico, dedicando más tiempo a un trabajo profundo y a horas facturables y productivas:

• Programe una hora para revisar su correo electrónico. Por ejemplo, es posible que desee revisar su bandeja de entrada al comienzo de su día de trabajo, al mediodía y luego una vez más al final de su día.
• Cierra la pestaña bandeja de entrada. Un simple truco es mantener la pestaña de la bandeja de entrada cerrada. Esto te ayuda a concentrarte en la tarea que tienes entre manos, en lugar del tentador recordatorio de que es posible que tengas un nuevo correo electrónico esperándote.
• Responda a los correos electrónicos de inmediato. Haga una práctica de responder rápidamente a los correos electrónicos. Incluso puede mantener una lista de respuestas de fórmula corta para que el envío y la respuesta sean rápidos y fáciles.

Finalmente, puedes usar el tiempo para mantenerte responsable de pasar un tiempo mínimo en tu bandeja de entrada. De nuevo, simplemente revisa la pestaña de revisión al final de cada día para comprobar cuántos minutos (u horas) has pasado en tu bandeja de entrada.

#6. “Traga una rana” por la mañana.

Lo más probable es que la mayoría de tus días de trabajo como freelancer impliquen al menos una tarea desafiante, ya sea editar un video, escribir una publicación de blog larga o programar una función específica para una aplicación personalizada. Si bien puede ser tentador pasar la mañana abordando tareas más fáciles, como responder a un correo electrónico o facturar a los clientes, sería mejor aprovechar al máximo su energía comprometiéndose primero a su tarea más difícil.

Incluso si no eres una persona” matutina”, hay ciertos temas comunes que son ciertos para la mayoría de nosotros en la mañana. Una vez que salimos de nuestro “estado de sueño”, tendemos a tener más energía por la mañana. Todavía no nos hemos sentido abrumados por la llamada fatiga de decisión, y nos estamos acercando a los problemas en un estado mental fresco.

Finalmente, la mañana tiende a ser un momento más tranquilo del día, tanto dentro como fuera de tu espacio de trabajo, y es menos probable que te provoque distracciones.

¿El resultado final? Al utilizar el pozo de la mañana, es más probable que realice un trabajo productivo y reloj en horas facturables.

Para comprobar qué tan productivo eres por la mañana, puedes consultar la pestaña Resumen de Timing para ver qué tan activo / productivo eres en las primeras horas. También es posible que desee configurar recordatorios de calendario para que le hagan ping en tareas específicas en la AM.

En cualquier caso, adopte un enfoque estructurado para hacer su mejor trabajo primero–y es probable que complete las tareas más rápidamente.

#7. Delega o externaliza tareas de bajo valor.

Como freelancer, tu valor como profesional está en tu capacidad de hacer exactamente lo que te pagan por hacer, ya sea escribir, editar, diseñar, codificar, filmar o administrar.

Dicho esto, no permita que sus horas y minutos de trabajo se destinen a tareas de bajo valor que a) no generen ingresos y b) consuman su energía y esfuerzo. Esto puede incluir la gestión de la comunicación con el cliente, la gestión de cuentas de redes sociales o tareas administrativas básicas en diferentes herramientas de software. En su lugar, considera subcontratar estas tareas básicas a un asistente virtual (VA) u otro profesional independiente (como un administrador de redes sociales).

En última instancia, ahorrará dinero en efectivo al poder realizar un trabajo de alto valor…y producir más horas facturables.

#8. Automatice la facturación.

La automatización de los procesos administrativos también puede ayudarle a ahorrar tiempo y energía para un trabajo más productivo.

Crear un proceso para automatizar la facturación, por ejemplo, le ahorrará tiempo y le ayudará a cobrar con precisión y a tiempo. Con demasiada frecuencia, los freelancers intentan tomar el control de sus propios procesos de facturación haciendo un seguimiento manual de las horas y los minutos de trabajo. El resultado suele ser menos horas facturables, facturas no específicas y un dolor de cabeza administrativo que se gasta tratando de juntar un mes de trabajo.

Mediante el uso de la sincronización, puede automatizar su facturación generando informes detallados basados en los resultados de seguimiento de tiempo automático. Puede agrupar su trabajo por diferentes marcos de tiempo; elegir el seguimiento de tiempo para que sea detallado y específico o más general; e incluso exportar su informe terminado en una variedad de formatos (incluidos JPG, PDF, CSV y más).

En última instancia, el uso de este proceso para facturar a los clientes no solo permite una mejor gestión del tiempo, sino que también le ayuda a ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.

#9. Deja de procrastinar.

Nuestro consejo final? Deja de procrastinar.

Puede usar las herramientas, estrategias y sistemas adecuados, pero si nunca supera la dilación, nunca será bueno en la administración del tiempo. Como cualquier freelancer sabe, la clave definitiva para administrar bien tu tiempo es simple: la autodisciplina.

Aquí hay algunas tácticas mentales para evitar la dilación:

• No te sientas culpable por posponer las cosas. Una actitud contraproducente solo empeorará el problema. Simplemente comprométete a hacerlo de manera diferente.
• Recompénsate de pequeñas maneras por hacer las tareas de inmediato. Dígase a sí mismo que una vez que logre una tarea, puede tomarse un breve descanso o comprar una taza de café.
• Evite el overbooking. Sentirse abrumado por un horario apretado solo puede hacer que sea más tentador posponer las cosas.

Al final del día, la dilación es un hábito. Elimina el hábito de posponer las cosas, y ya ni siquiera lo considerarás como una opción. A su vez, experimentará un aumento significativo en la productividad, una mejor gestión del tiempo e incluso un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Pruebe la sincronización de forma gratuita

El seguimiento de tiempo automático y preciso es un cambio de juego para los freelancers. Elimina la carga de registrar y reportar sus propias horas y minutos de trabajo, y produce mejores resultados para usted y su cliente. No solo eso, sino que le ayuda a obtener una visión clara y valiosa de sus hábitos de trabajo para ayudarlo a mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y su capacidad para obtener ingresos altos.

Como se explicó anteriormente, Timing es una plataforma de seguimiento automático del tiempo que puede ayudarlo a usar estos consejos de administración del tiempo. Para probar el cronometraje de forma gratuita y ver cómo puede transformar su productividad, haga clic aquí.