Sistemas de Información de Recursos Humanos

¿Qué es el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software que proporciona un repositorio centralizado de datos maestros de empleados que el grupo de gestión de recursos humanos (HRM) necesita para completar los procesos básicos de recursos humanos (core HR).

Algunas personas también lo explican como un paquete de software desarrollado para ayudar a los profesionales de recursos humanos a administrar datos. Los profesionales de recursos humanos utilizan estos sistemas para facilitar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y almacenar y recopilar información. Varias compañías ofrecen paquetes HRIS a los empleadores. Los paquetes HRIS se pueden personalizar según las necesidades y requisitos específicos del empleador.

¿Cuáles son los beneficios de los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS)?

Tener un repositorio centralizado de datos de empleados elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, que pueden dañarse fácilmente, así como la necesidad de buscar en archivos de empleados grandes basados en papel para encontrar información. Dependiendo del tipo de software del Sistema de Información de Recursos Humanos, debe generar varios informes, proporcionar capacidades de informes ad hoc y ofrecer análisis de recursos humanos sobre métricas importantes, como el número de empleados y la rotación. El software HRIS moderno también ofrece capacidades de visualización para los datos de los empleados, como gráficos organizacionales renderizados automáticamente o cuadrículas de nueve cajas.

Ventanilla única de compras

Una de las ventajas mencionadas con más frecuencia de un HRIS es que ingresa información solo una vez para muchas tareas de empleados relacionadas con recursos humanos. Y, de manera similar, debe actualizar solo un lugar cuando cambie la información de los empleados.

Integración de datos

Además, las diferentes partes del sistema pueden “comunicarse entre sí”, lo que permite una capacidad de presentación de informes y análisis más significativa, incluidas las evaluaciones y auditorías internas y la preparación de datos para personas externas.

Precisión

Es probable que la precisión mejorada asuma que los datos se ingresan y manipulan correctamente.

Autoservicio

Esta característica puede ser un excelente ahorrador de tiempo para recursos humanos. Los empleados pueden ingresar al sistema para cambiar datos (por ejemplo, cambiar sus propias direcciones) y los gerentes y supervisores pueden ingresar al sistema para ingresar datos (por ejemplo, revisiones de desempeño) o para recuperar datos sin molestar a Recursos Humanos.

5. Recordatorios automatizados

Los sistemas pueden programar eventos, como evaluaciones de desempeño y plazos de beneficios, notificando y empujando automáticamente si no se han realizado acciones.

Alojamiento de documentos relacionados con la empresa

El sistema puede alojar materiales como manuales para empleados, procedimientos y directrices de seguridad. Los materiales se actualizan fácilmente en un solo lugar.

Administración de prestaciones

Esto podría incluir inscripción, avisos, cambios e informes.

Gestión de reclutamiento

Esto puede incluir el seguimiento, la administración y la presentación de informes de los solicitantes.

¿Cuáles son los componentes de los HRIS(Sistemas de Información de Recursos Humanos)?

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1. Base de datos

La oferta principal del Sistema de Información de Recursos Humanos incluye una base de datos para almacenar información de los empleados. Los profesionales de recursos humanos pueden introducir todos los datos de personal en el sistema, a los que se puede acceder desde cualquier lugar, durante todo el día. Los tipos de datos que los profesionales de recursos humanos recopilan en la base de datos incluyen el historial de compensación, la información de contacto de emergencia y la revisión del desempeño. La base de datos central también se puede ver como una copia de seguridad en línea para archivos en papel.

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2. Gestión del Tiempo y de la Mano de Obra

Actividades como la gestión del tiempo y la mano de obra pueden llevar mucho tiempo. El paquete HRIS permite a los empleados ingresar sus propias horas trabajadas y permite a los gerentes verificar inmediatamente las solicitudes de vacaciones, y los datos se envían directamente a la nómina. La gestión del tiempo y el trabajo también mejora la capacidad del departamento de Recursos Humanos para hacer un seguimiento de la puntualidad y la asistencia.

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3. Función de Nómina

La función de nómina de sueldos es otro componente importante de un modelo de HRIS. Recursos Humanos puede descargar o descargar fácilmente las horas de los empleados, y emitir cheques o depósitos de nómina a los empleados. Los empleados asalariados también pueden ser pagados con un riesgo sustancialmente reducido de errores. El software de nómina HRIS generalmente mejora el cumplimiento tributario para ubicaciones con múltiples niveles de impuestos.

Beneficios

Algunos empleadores de HRIS permiten a los empleadores establecer y mantener beneficios médicos e inversiones de jubilación a través de su software. Estas aplicaciones permiten a los empleadores tener una experiencia de compra única para todas sus necesidades de gestión de datos de recursos humanos. Otros paquetes de HRIS facilitan beneficios médicos y deducciones de inversión de jubilación para la nómina, pero no el establecimiento de esos beneficios.

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5. Interfaz de Empleado

La mayoría de los paquetes HRIS permiten que un empleado tenga acceso limitado de usuario. Los usuarios empleados acceden a una parte de la base de datos donde pueden actualizar su información personal, revisar las escalas salariales, cambiar los programas de beneficios de jubilación, actualizar la información de depósito directo o descargar documentos de elección de beneficios.

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6. Contratación y Retención

Por último, se puede decir que la contratación y la retención son los componentes más importantes de las instituciones de derechos humanos. Huelga decir que es el ancla de todas las políticas y sistemas de recursos humanos. Encontrar nuevos talentos, adquirirlos, mantenerlos comprometidos y finalmente poder retenerlos es la tarea principal de una persona de recursos humanos. HRs también tiene que asegurarse de que los empleados no solo puedan hacer su trabajo, sino que también reciban la capacitación necesaria; reciban una compensación y beneficios adecuados de la organización.

¿Cuáles son los tipos de Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)?

I. Operacional HRIS

Operativa HRIS es de gran ayuda para el administrador. Proporciona al gerente todos los datos necesarios para respaldar decisiones de recursos humanos rutinarias y repetitivas

1. Sistemas de Información para los Trabajadores

2. Sistemas de control de posición

3. Sistemas de Gestión de la Actuación Profesional

II. HRIS tácticas

El sistema táctico de información de recursos humanos ayuda en gran medida a los administradores con opciones que subrayan la asignación de recursos.

1. Sistemas de Información sobre Contratación

2. Sistemas de Información sobre Remuneración y Prestaciones

3. Marcos de Capacitación y Desarrollo de los empleados

III. Instituciones estratégicas de Derechos Humanos

Las HRIS estratégicas se centran en la gestión de las negociaciones laborales, la organización de la fuerza laboral y cierta programación de recursos humanos en particular.

1.Sistema de Planificación de la Fuerza de Trabajo

2. Software Específico del Sistema de Información de Recursos Humanos

IV. HRIS completas

La automatización de HRIS ha incorporado una base de datos que colabora con los registros de activos humanos, documentos de empleados, posiciones de empleados, registros de existencias, políticas organizativas, monitoreo de empleados y muchos otros registros de activos humanos. Se desarrollan de una manera planificada que las aplicaciones pueden proyectar fácilmente informes válidos de cualquiera de los segmentos de gestión de recursos humanos.

HCM vs HRIS

HRIS consiste en Gestión de Ausencias, Portal de Autoservicio, Reclutamiento, Capacitación y Desarrollo, Gestión de Compensaciones, Seguimiento de Personal, Flujos de Trabajo y Administración de Beneficios.

HCM es un paso por encima de él. Lo que eso implica es que contiene todo en lo que consiste un HRIS y tiene más características. Estas características son Rendimiento de los Empleados, Control de Posición, Soporte Global, Incorporación, Análisis y servicios de Recursos humanos.

¿Por qué fallan las HRIS?

La automatización exitosa de los procesos de negocio puede mejorar la eficiencia operativa y reducir el riesgo, lo que permite a los empleadores centrarse en la gestión de su negocio. Con la implementación y el soporte adecuados, un sistema de este tipo puede hacer la vida más fácil para todos. Muchos empleadores no entienden la complejidad del proceso de implementación ni el compromiso que requiere. Este es un momento crucial que a menudo determina el éxito del sistema. Si bien algunos empleadores pueden estar equipados para ejecutar una implementación adecuada, muchos no lo están. Estas son las principales causas de la implementación fallida del sistema

Falta de Tiempo y Recursos

Cuando se hace correctamente, este proceso puede tomar al menos dos meses, si no más, y requerirá la atención de aquellos gerentes o profesionales de recursos humanos dentro de la empresa que se han encargado de facilitar el proceso de implementación. Esto le quitará tiempo a sus tareas laborales típicas, lo que causará una tensión en el negocio y el estrés de los empleados. Los empleadores que no están preparados para dedicar el tiempo o suministrar estos recursos adicionales, no podrán lograr los resultados deseados.

Falta de Comunicación

Hay mucho que decir para una comunicación clara entre proveedor y cliente. No todos los sistemas son iguales, por lo que no todas las implementaciones serán iguales. El proveedor de tecnología debe ser capaz de proporcionar información clave que pueda ayudar a los empleadores a prepararse para una implementación exitosa. Esto es especialmente útil cuando las necesidades del empleador se han comunicado e interpretado claramente.

Mala Gestión del Proyecto

La implementación de un nuevo sistema es un proyecto complejo con bastantes partes móviles. Incluso los empleadores que se sienten preparados antes del proceso de implementación pueden ser víctimas de una mala gestión del proyecto. Es importante que el empleador establezca expectativas realistas y plazos a cumplir, especialmente en lo que respecta a los procesos comerciales que requieren tiempo, como la nómina de sueldos.