10 Tips om hur man kör en virtuell händelse eller virtuell konferens

gör det roligt med frågesporter och tävlingar!

Scavenger jakter, frågesporter och roliga tävlingar hör hemma på en virtuell konferens lika mycket som på en traditionell. De är också ett bra sätt att se till att deltagarna lär känna varandra och ser utbudet av virtuellt innehåll de har tillgång till under ditt evenemang. Interaktiva videofunktioner som quizzing, hot spots och välj-du-egna-äventyrsvideovägar kan vara en del av hur du gör ditt evenemang roligt.

glöm inte leverantörer

leverantörer har alltid varit en stor del av konferenser, och inte bara för swag. Leverantörsnärvaro på konferenser gynnar alla: leverantörerna kan göra försäljning. Värdorganisationen kan ha en del av sina kostnader defrayed. Och deltagarna får tillgång till en rad relevanta produkter och tjänster på ett och samma ställe. Det är en möjlighet att se vad som ligger i framkant och få en känsla av marknaden utan att behöva göra mycket forskning. Leverantörer är absolut intresserade av virtuella evenemang av samma skäl som alla andra är, och fördelarna för dem är likartade. Dina leverantörer skickar inte skrymmande hallskärmar till ditt virtuella konferensevenemang, men du vill fortfarande ställa in dem med virtuella försäljningsområden med märkesvaror som gör att de kan visa upp sina produkter och interagera med kunder.

se till att du skapar en lättnavigerad, välplacerad virtuell utställningshall så att deltagarna enkelt kan bläddra bland några av de coola produkterna som erbjuds. Enbart logotyper kommer inte att räcka för att locka dem—se till att det finns en kort beskrivning och kanske till och med en höjdpunktrulle för att locka dem in i varje leverantörs område, på samma sätt som en väldesignad monter ger webbläsare en uppfattning om huruvida de vill prata med repen eller inte. när de är i montern, se till att det finns ett sätt för dem att enkelt prata med en rep och utforska produkterna lite. Du vill att deltagarna ska ha en lika bra upplevelse här som någon annanstans!

använd analytics för att justera när du går… och planera för nästa gång

Vad fungerar och vad är det inte? Använd analytics för att ta hand om hur ditt online-evenemang går i realtid. Märker du en avhopp i paneldeltagande efter en timme? Överväg att förkorta vissa händelser. Är varje session på vissa ämnen helt packad? Kanske kan du lägga till en bonussession i ditt schema.

Analytics är inte bara bra för att hantera din virtuella konferens i realtid, de kan också hjälpa dig att planera för nästa och kommunicera mer effektivt med deltagarna om vad de letar efter från din organisation framöver.

gör register över evenemangsinnehåll tillgängligt för deltagare efteråt

allt ditt offentliga konferensinnehåll har värde – för din organisation, för dina deltagare och för personer som inte kunde delta i evenemanget. Från att använda video av virtuella evenemangspaneler som säkerhet för att marknadsföra nästa års konferens till att ge inspelningar av virtuella keynotes till dina deltagare, försvinner ditt virtuella konferensinnehåll inte när det är över. Detta faktum kan vara en betydande försäljningsargument för ditt evenemang. Trots allt, med en virtuell konferens, deltagare betalar inte bara för en engångshändelse. De registrerar sig för livstid tillgång till bra innehåll och otroliga resurser. Denna viktiga institutionella kunskap kan till och med tjäna pengar genom att sälja tillgång till virtuella evenemangsinspelningar till dem som inte kan delta.

Välj rätt virtuell evenemangsplattform

precis som med en traditionell konferens är nyckeln till att ha en bra virtuell konferens värd den på rätt plats, och det betyder att välja rätt teknik. Du vill välja en virtuell evenemangsplattform som kan rymma den typ av innehåll du vill tillhandahålla och antalet deltagare du förväntar dig. Du vill också se till att virtual event platform fungerar med befintlig teknik i din organisation, så att din IT-avdelning inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Vilken typ av support som finns tillgänglig för din virtuella konferenslösning är också en nyckelfaktor att tänka på.

du vill också leta efter verktyg som är modulära, så att du kan implementera de funktioner som är vettiga för ditt evenemang och din publik, utan att tvingas lägga till funktioner som inte är vettiga för dina behov.

eftersom virtuella konferenser kräver utvärdering och uppföljning efter evenemanget precis som traditionella konferenser, vill du också välja en virtuell konferensplattform som kan ge dig de insikter du behöver, växa med dig när ditt evenemang växer och ge en ryggrad för andra

slutsats

virtuella konferenser är här för att stanna. Även i en post COVID-19-värld kommer virtuella evenemang fortfarande att ge möjligheter och fördelar som fortsätter att förbättra och förändra vårt sätt att göra affärer. Att tänka i förväg på hur du kör ditt virtuella evenemang och vilken virtuell evenemangsplattform som är rätt för dig kommer att göra skillnaden mellan en livlig, minnesvärd online-händelse och en dud. Med rätt teknik, support och planering är framgångsrika virtuella evenemang helt inom räckhåll.