13 viktigt för ett effektivt kommunikationssystem / Företagsledning (Swedish

vid utvecklingen av ett effektivt kommunikationssystem bör ledningen överväga följande väsentligheter för effektiv kommunikation:

(1) tydlighet i Information:

i en kommentar till ‘kommunikation realism’ Terry säger att första väsentliga för effektiv kommunikation är att ‘informera dig helt’. Det innebär att kommunikatören först och främst måste vara tydlig i sitt sinne med den information han vill kommunicera. Kommunikation ska alltid vara gemensamt och lättförståeligt språk så att det inte kan missförstås av de personer som tar emot det.

(2) meddelandets tillräcklighet:

meddelandet som ska kommuniceras bör vara tillräckligt och fullständigt i alla avseenden eftersom ofullständig information visar sig vara farlig ur affärssynpunkt. Huruvida den information som överförs är tillräcklig beror på de berörda parternas intellektuella förmåga.

(3) meddelandets konsistens:

meddelandet som ska kommuniceras bör inte vara ömsesidigt motstridigt, utan det bör vara i linje med organisationens övergripande mål, policyer, program och förfaranden. Självmotsägande budskap skapar alltid kaos och förvirring i organisationen vilket är mycket skadligt för företagets effektiva drift. Om meddelandet ändras från det föregående, bör faktumet tydligt anges så att risken för förvirring kan minskas.

(4) Feedback:

Feedback är en viktig metod för att säkerställa effektiv kommunikation. Det hänvisar till bekräftelsen av tanken som kommuniceras om meddelandet har förstått av mottagaren i samma mening som avsändaren gör eller om mottagaren är överens eller oense med Kommunikatörens förslag, gör det viktigt för avsändaren att bekräfta det från mottagaren.

vid kommunikation ansikte mot ansikte är det lättare att få feedbackinformation som observerar känslor och uttryck på mottagarens ansikte. Men för skriftlig kommunikation bör ledningen utforma eller utveckla lämpliga medel och sätt att göra kommunikationen effektivare.

(5) förstå mottagaren:

förståelse är huvudsyftet med kommunikation. Kommunikationen måste skapa korrekt förståelse i mottagarens sinne. Killian rådde, ” kommunicera med en medvetenhet om den totala fysiska och mänskliga miljön där informationen kommer att tas emot.

bild arbetsplatsen; bestämma mottagarnas mottagnings-och förståelsesnivåer; var medveten om det sociala klimatet och tullen, ifrågasätta informationens aktualitet. Fråga Vad, när och på vilket sätt du skulle vilja kommuniceras med om du befann dig i en liknande miljö och position.”

(6) samråd:

det är i allmänhet önskvärt att konsultera andra i planering kommunikation. Detta kommer att ge ytterligare insikt och objektivitet i meddelandet. En viktig fördel med samråd kommer att vara att de som har tagits i förtroende när de planerar kommunikation kommer att ge aktivt stöd.

(7) Bestäm Medium:

efter att ha bestämt ämnet bör det bestämmas hur bäst detta meddelande ska kommuniceras. Alla aspekter av muntlig eller skriftlig kommunikation måste noggrant undersökas.

(8) ton och innehåll:

kommunikatören måste vara försiktig med det språk han använder när han talar eller skriver. Hans ton, uttryck och känslor kommer att ha en bestämd inverkan på effektiviteten eller på annat sätt av vad han försöker kommunicera.

(9) tidpunkt och aktualitet:

korrekt uppmärksamhet bör ägnas åt tidpunkten och aktualitet i kommunikationen. Samma meddelande kommer att tas emot eller besvaras olika av olika individer och grupper på en gång och olika av samma individer och grupper vid olika tidpunkter.

även i en nödsituation vågar man inte förbise den situationella, psykologiska och tekniska aspekten av timing. Dessutom är det också nödvändigt att information ges i tid eftersom föråldrad information är lika dålig som eller sämre än ingen alls.

(10) stöd med Åtgärd:

det är mycket nödvändigt att Kommunikatörens handlingar stöder hans kommunikation. Detta beror på att handling talar högre än ord. Den mest övertygande kommunikationen, det bör noteras, är inte vad man säger utan vad man gör.

(11) lyssna:

en mycket viktig aspekt av effektiv kommunikation är att chefer och handledare ska vara bra lyssnare. Det är farligt att vara ouppmärksam eller likgiltig när andra försöker kommunicera. De tio budorden i American Management Association tillstånd: “lyssna är en av de viktigaste, svåraste och mest försummade färdigheter m kommunikation.

det kräver att vi inte bara koncentrerar oss på de uttryckliga betydelser som en annan person uttrycker, utan på de implicita betydelserna, outtalade orden och undertonerna som kan vara mycket mer betydelsefulla. Därför måste vi lära oss att lyssna med innerörat om vi ska känna den inre människan. “

(12) miljö av förtroende och förtroende:

F. E. Fischer har påpekat att’kommunikation växer bäst i ett klimat av förtroende’. Alla ansträngningar bör därför göras för att vinna förtroende genom att rapportera fakta ärligt. Anställda måste vara övertygade och känna att företaget är sanningsenligt och uppriktigt i sina kontakter.

Paul Arnold, VD för Arnold Bakeries: “om din medarbetares relationsprogram är sund, om din avsikt är sann, om ditt folk tror på den avsikten och i den sanningen, då och bara då kommunicerar du framgångsrikt.”

(13) Att hålla systemet alltid vid liv:

kommunikationssystemet bör hållas öppet och levande året runt. Det är bara genom ärliga försök att goda kommunikationsrelationer kan utvecklas.