4 Anledningar till att kommunikationen misslyckas (och vad man ska göra åt det)

har du någonsin lämnat ett möte osäker på vad du ska göra nästa? Vad sägs om att spendera timmar på ett utkast bara för att ta reda på riktningen som ändrats för en vecka sedan?

varför är kommunikation viktigt? Tja, det är en av de första sakerna vi lär oss att växa upp (vi har till och med grader i kommunikation) och visar sig fortfarande vara en av de tuffaste färdigheterna att förfina. Ändå är det onekligen viktigt att leda och hantera ett framgångsrikt team.

en ledare som inte kan ställa förväntningar kommer att ha ett lag i kaos. Deadlines kommer att saknas. Argument kommer att uppstå om vem som gjorde vad eller vem som skulle göra det. Otaliga möten hålls för att bekämpa detta Kommunikationsfel, men de slösar bara allas tid.

oroa dig inte. Vi har några effektiva kommunikationstips att tänka på nästa gång du ger feedback eller funderar på att schemalägga det mötet. Du lär dig att förbättra kommunikationsförmågan på arbetsplatsen och ute.

det är för mycket att prata

vi använder flera verktyg och taktik som används varje dag för att göra kommunikationen så enkel som möjligt. Dessutom planerar vi också möten ovanpå möten för att uttrycka vårt arbete, tankar och mål.

men fungerar alla dessa initiativ för att genomdriva effektiv kommunikation? Enligt vår Arbetsledningsundersökning deltar mer än en fjärdedel av de anställda i 6 eller fler möten i veckan. Men bara 46% säger att de lämnar ett möte med en tydlig förståelse för vad de ska göra nästa.

så vad gör vi fel? För mycket prat, för lite lyssnande.

bra antropologer dyker upp till en scen och samlar helt enkelt feedback. Istället för att känna att de har något att bevisa, ställer de frågor och lyssnar noga på svaren. Men det är inte så i de flesta möten.

det finns alltid en person eller två som dominerar ett möte när de kämpar för att deras tankar ska höras. Dela uppmuntras i dessa möten. Men när resten av rummet inte kan få ett ord i edgewise eller känner ingen kommer att lyssna på dem, du har ett problem.

prova detta: tänk på dig själv, Vad skulle en antropolog göra? Vid ditt nästa möte, fokusera på att skapa en dialog kontra en monolog. I början av mötet, ge dig själv tre minuter (tid själv om du måste) för att prata om syftet med mötet och eventuella tankar du hade på förhand. Efter de tre minuterna är upp, öppna golvet upp till alla andra och bara lyssna. Detta gör det möjligt för deltagarna att känna att deras ideer värderas och låter dig öva på att lyssna snarare än att tänka på vad du ska säga nästa.

det är för fragmenterat

så du har utarbetat en rapport som ska vara redo för design I slutet av veckan. Du skickar det till alla viktiga intressenter plus några andra vars input du behöver. En efter en börjar du få feedback.

en del av feedbacken är spridd över olika versioner av ditt delade dokument. En del av det i e-posttråden. En person kommer fram till dig på kontoret och berättar vad de skulle vilja se ändras.

du börjar få lite mer feedback via snabbmeddelanden och telefonsamtal. I slutet av veckan närmar sig, och istället för att skicka din rapport till design organiserar du din feedback. Låter bekant?

med så många olika kommunikationstyper och kommunikationsmedel kan det vara ett heltidsjobb som bara organiserar feedbacken och integrerar allas tankar och tankar. Det är nästan omöjligt att få kortfattad och handlingsbar feedback från intressenter utan en enda plats för att hysa all feedback för ett visst projekt.

prova detta: investera i verktyg för fjärrteamkommunikation som gör att du kan trampa all kommunikation som är relevant för ett specifikt projekt på en enda, tillgänglig plats. Denna enda källa till sanning kommer att vara en frälsande nåd när det gäller att samla in och genomföra tankar och feedback. I slutändan kommer det att spara massor av tid som tidigare spenderats med att organisera och pussla ihop allt.

Håll all din kommunikation på ett ställe. Starta en Wrike gratis testperiod.

det finns en baktanke

någonsin varit i ett möte där du känner människor talar ut för sin egen fördel och inte företagets? Eller upplevt konflikt med en anställd och avsiktligt slutat samarbeta med dem?

Detta är en produkt av att låta något negativt påverka hur du kommunicerar. I slutet av dagen arbetar ni alla i slutändan mot samma mål och måste arbeta tillsammans. Att främja en plats för samarbete där alla stöds och känner att de har en röst är absolut nödvändigt för god kommunikation.

enligt Dan Scalco, grundare och marknadschef på Digitalux, “håll inte din status över andra människor eller använd tvång eller rädsla som motivatorer. Fokusera istället på att få en ärlig, positiv och ego-mindre attityd till varje situation som uppstår. Att tjäna som cheerleader istället för en autokrat hjälper till att upprätthålla moral och kan till och med underlätta kreativitet och effektiv problemlösning.”

prova detta: skriv ner de högsta målen i början av ett projekt eller ett möte. När du är värd för ett möte och konflikter bryter ut eller det finns motstridiga feedback på ett projekt som går ur hand, titta tillbaka på dina mål på hög nivå och fråga dig själv, hjälper det oss att nå våra mål? Detta gör att du kan ta ett steg tillbaka och utvärdera vad som faktiskt är konstruktivt och vad som behöver hanteras.

det finns inget förtroende

att inte uppfylla tidsfrister eller falla igenom ett löfte kan förstöra ditt lags förtroende för dig. Om du är någon som överlöfter och underlevererar kan ditt team inte lita på dig. Även om du känner att du gör det motsatta och underlöfte och överleverans, är du fortfarande inte ärlig och det skadar kommunikationen över ditt team.

“ingenting kommer att få folk att ställa ut snabbare än att lukta BS”, säger Karin Hurt, författare och grundare av Let ‘ s Grow Leaders. “Om du vill att folk verkligen ska lyssna, se till att de kan tro vad du säger. En kultur av verklig kommunikation kan bara hända när människor kan räkna med varandra för uppriktighet. Uppmuntra öppenhet och sanningsberättelse, börja högst upp.

prova detta: var ärlig — det är så enkelt som det. Dela information om du känner till dem, säg att du inte gör det om du inte gör det. värd regelbundna en-mot-en när det är nödvändigt och alltid vara så transparent som möjligt i dessa möten. Ditt team kommer att uppskatta din uppriktighet och ärlighet, och belöna dig med förtroende och hårt arbete.

för vidare läsning om hur man förbättrar kommunikationsförmåga:

• 5 Viktiga kommunikationsförmåga att katapult din karriär: titta på detta webinar för att lära sig om de typer av kommunikationsförmåga som får dig till toppen och bortom.
• 14 beprövade sätt att förbättra dina kommunikationsförmåga: ta ditt ledarskap till nästa nivå genom att omsätta dessa färdigheter i praktiken.
• 6 strategiska sätt att hålla din teamkommunikation strömlinjeformad: vill du skära ner på allt ljud? Läs den här artikeln om hur du tilldelar specifika roller och gör en ordlista kan hålla din teamkommunikation tydlig och koncis.
• 9 sätt att förbättra kommunikationen på jobbet: det här stycket erbjuder praktiska tips och till och med några tips om vad du kan säga för att uppmuntra bättre kommunikation över ditt team.