5 steg att inkludera i din Business Process Review (BPR)

alla behöver en plan

varje organisation bör ha en pågående plan för kontinuerlig förbättring. I en konkurrensutsatt miljö, någon chans att förbättra en process kan ge kanten ett företag behöver för att överleva—och i slutändan frodas. En bra Business Process Review (BPR) Mall är ett värdefullt första steg i den planen.

När ska du göra en Affärsprocessgranskning?

för att hålla det enkelt, låt oss diskutera två olika affärsscenarier där en BPR skulle vara till hjälp.

Scenario 1: Ditt företag är på marknaden för en ny ERP-lösning (Enterprise Resource Planning).

när du letar efter ett ERP-paket som passar dina behov måste du först samla så mycket information som möjligt för att inse vad dessa behov är. En detaljerad Affärsprocessgranskning skulle ge tydlighet till kraven för varje avdelning i organisationen, tillsammans med att identifiera integrationen mellan avdelningar. Alla ERP-lösningar du väljer ska inte bara passa dina nuvarande processer, men ännu viktigare bör det förbättra och förbättra dessa processer.

letar du efter ERP-programvara för ditt företag? Gör en grundlig utvärdering av dina alternativ med hjälp av denna gratis ebook.

Scenario 2: Du har redan en ERP-lösning och vill dokumentera dess användning och effektivitet.

ett av de största misstagen som vissa företag gör när de implementerar en ny ERP-lösning är inte korrekt att dokumentera sina nya förfaranden. Det blir en eftertanke mitt i genomförandet. Under åren sker kunskapsosion när nya anställda kommer, gamla anställda lämnar och så vidare. En Affärsprocessgranskning kan hjälpa “rätt fartyget” och få lösningen tillbaka på rätt spår som den ursprungligen var avsedd.

båda scenarierna skulle dra nytta av en BPR; den största skillnaden mellan de två är hur BPR används. En processgranskning i scenario 1 skulle vara en “As Is” – granskning, vilket ger en faktisk representation av hur du bedriver verksamhet idag.

i scenario 2 skulle BPR vara en “som borde vara” recension. Det skulle identifiera vad processen ska vara, jämfört med vad den är för närvarande.

5 Viktiga steg för granskning av affärsprocesser

oavsett vilket scenario som passar ditt företag ovan krävs en specifik metod för granskning av affärsprocesser för att BPR ska lyckas. Din checklista för granskning av affärsprocesser bör innehålla dessa fem viktiga steg:

1. Bygg en översikt över processflödet

skapa ett flödesschema som visar hela verksamheten ur ett högnivåperspektiv. Det ska visa hur utvecklingen av arbetet flyter mellan avdelningar, och vilka verktyg och rapporter varje avdelning kan använda.

2. Skapa processflödesdetalj

när du har identifierat hur processen flyter mellan avdelningar, skapa ett mer detaljerat processflödesschema som är specifikt för varje avdelning. Med hjälp av försäljningsorder post som ett exempel, diagram hur en order tas emot och bearbetas under hela orderingången, och hänvisa till någon annan avdelning process documention som ordern fortskrider till dessa avdelningar. Om det till exempel är en ny kund kan beställningen behöva flöda till kreditavdelningen först för godkännande och sedan återgå till orderingången.

3. Skriv operationsproceduren

när du har identifierat varje steg i en avdelnings procedur i processflödesdetalj, kommer du nästa gång att ge en skriftlig förklaring och en definition för varje “box” och “decision” – objekt i flödesdiagrammet. Detta steg hjälper till att definiera syftet och omfattningen av enskilda procedurer och refererar till motsvarande processflödesuppgifter och arbetsinstruktionsdokument.

4. Utveckla en detaljerad arbetsinstruktion

arbetsinstruktionsdokumentet är det mest detaljerade lagret av alla processgranskningssteg. Här lägger du till steg-för-steg-instruktioner för varje avdelningsprocedur i det tidigare operativprocedurdokumentet. Detta är dokumentet som nya anställda ska kunna hänvisa till för att hjälpa till att utföra sina uppgifter—med liten eller ingen hjälp från någon annan. Naturligtvis gör denna detaljnivå arbetsinstruktionen det största steget i en processgranskning, och utan tvekan den mest kritiska. Det är det största försvaret mot ” kunskap erosion.”

5. Ha en Plan för kontinuerlig processförbättring

varje bra Affärsprocessgranskning bör sammanfattas med ett avsnitt för processförbättring. Att gå tillbaka till Scenario 1 i början kan slutresultatet vara en rekommendation att implementera en ERP-lösning för att förbättra föråldrade eller ojämna processer. Scenario 2 rekommendationer skulle kanske innehålla bättre sätt att effektivisera det nuvarande förfarandet, eller en förklaring av hur mer utbildning kan gynna processen.

även om varje företag är unikt på något sätt och antalet steg kan säkert variera, kan en korrekt Affärsprocessgranskning kraftigt öka ditt företags effektiva användning av alla ERP-lösningar. Om du vill diskutera en BPR, klicka nedan.