5 Tips för att organisera ditt fastighetskontor / the Zebra Blog

det verkar som att få ett kontor organiserat har varit på de flesta av mina kunders sinnen i Januari. Men som många upptagna människor kan det vara svårt att veta var man ska börja. Om detta låter som du, här är en lista över områden som du kanske vill ta itu med under de kommande veckorna:

1. Arkivering-om du har högar på dina skrivbord och varje plan yta, kan du känna dig överväldigad bara in på ditt kontor. Även om vi flyttar till en mer papperslös värld finns det fortfarande fysiskt pappersarbete som måste hanteras. Om du börjar med högar är det första steget att se till att du har stängt dina klientfiler korrekt med ditt kontor och arkiverat de fysiska filerna korrekt. Det kan kräva att du först går igenom högarna och separerar allt pappersarbete som avser en transaktion som måste arkiveras. Lägg alla dessa papper i en låda. Nu blir lådan ett separat projekt, men eftersom det finns, blir det mindre överväldigande. Du kanske kan sortera igenom dessa papper på en eftermiddag.

nu när du tar itu med resten av papper på skrivbordet, fråga dig själv var dessa papper går? Var är deras hem? Är resten av dina papper gamla betalda räkningar? MLS memos? Broschyrer och flygblad från den sista NAR mässa du deltog? Problemet de flesta människor har är att eftersom pappersarbete inte har ett hem, det bara högar upp. Men om du har mappar för dina räkningar och kontoutdrag, en mapp för inspiration och ideer, och du kasserar memos efter att du läst dem, kommer du att ha mycket större kontroll över de papper som du måste sikta igenom.

en sak jag gillar att göra för gamla betalda räkningar som fortfarande skickas till dig i posten är att samla dem alla tillsammans efter år och sedan lägga dem i en låda som går till lagring i slutet av det året. Så när du sorterar och stöter på information för 2015 och 2016 kan du enkelt arkivera den direkt till lådan och få den ur ditt kontor.

2. Rymdorganisation-ofta lever vi med ett system eller utrymme som vi skapade för år sedan. Det kan ha fungerat för hur du gjorde affärer då, men fungerar det för dig nu? Ta en titt på ditt utrymme med ett kritiskt öga. Har du använt allt i ditt utrymme det senaste året? Var noga med att titta i skrivbordslådor, på hyllor, och, naturligtvis, skrivbordet. Tjänar allt det nuvarande syftet? Om du till exempel har extra 3-ringpärmar som du sparade från ett projekt som du gjorde för fem år sedan men du inte kan se hur du kan använda dem i framtiden, låt dessa objekt gå. Samma med gamla läromedel, böcker och till och med gammal datorprogramvara. Om du hamstrar pennor, gå även igenom dem och ge bort de skrivredskap som inte ger dig glädje att använda.För några år sedan började jag göra en New Years 100 Item Challenge. Målet var att redigera 100 objekt ur mitt hus. Du kanske vill prova på ditt kontor.

nu när du har redigerat allt du inte behöver, låt oss överväga hur det behöver ändras för största effektivitet och glädje.

3. Skapa ett lugnt utrymme – ditt kontor ska vara en lugn tillflyktsort där du kan fokusera och hitta inspiration. Ta en titt runt ditt kontor. Använder du naturligt ljus? Är din skrivbordsstol bekväm? Behöver du en kontorsanläggning? Vad sägs om konstverket? Behöver du jazz upp väggarna med lite färg? Tänk på 7-10 saker som du skulle ändra eller lägga till på ditt kontor för att ge dig mest glädje. Kom ihåg att om ditt kontor känns som en grotta eller det är obekvämt, kommer du inte att vilja spendera mycket tid där.

4. Grab and Go-Tänk på de olika aktiviteter som du uppmanas att göra på en regelbunden basis – initial köpare möte, notering presentation, öppet hus, visningar, erbjuda presentationer, i väntan på att stänga, och mer. Är ditt kontor konfigurerat på ett sådant sätt att materialet du behöver för var och en av dessa är lättillgängligt och grupperat så att du inte glömmer någonting? Har du en hylla eller ett utrymme för redan tryckta köpare och säljare paket eller broschyrer? Har du en ny klient filer prepped och redo att gå så om du får ett telefonsamtal medan på kontoret, du kan piska ut ditt intag form och göra anteckningar? Undersök ditt utrymme och dina processer med ett kritiskt öga och gör förändringar baserat på dina behov.

5. Allt har ett hem – jag nämnde detta tidigare i redigeringsavsnittet, men du måste också tänka på dina processer för nya objekt som kommer in på ditt kontor. Till exempel, var går kvitton? Var går dina nya köparklientfiler? Om du placerar en annons i en tidning och du bestämmer dig för att hålla fast vid den tidningen, vart går det? Allt måste ha en plats att gå.

även om du verkligen kan revolutionera ditt kontor på en dag, om du inte har en hel dag att spara, utvecklas från var du är nu till ditt idealiska utrymme. Börja med redigering och lägg sedan till eller ändra för att göra det till ett lugnt och produktivt utrymme. Gör 2017 året som du säger, ” Ahhhhh!!”när du går in på ditt kontor och inte,” Eh.”